Supportverträge#
Allgemein#
Mit dem Supportvertragsmodul verwalten Sie die Supportverträge Ihrer Kunden welche periodisch abgerechnet werden können. Im Supportvertrag können verschiede Produkte, Module, Supportpakete oder sonstige Leistungen definiert werden. Eine Lizenzverwaltung erleichtert die Zuordnung der Kunden zur Lizenz und diese wiederum zum Supportvertrag. Die Abrechnung erfolgt über ein Supportprojekt in welchem die Supportvertragserlöse aber auch die Supportaufwände gesammelt werden.
Im Supportvertrag wird grundsätzlich zwischen Update und Service unterschieden. Beides wird getrennt kalkuliert, ausgewiesen und fakturiert.
Einrichtung#
Supportvertrag Einrichtung#
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Supportverträge verw. | Aktivieren Sie den Schalter, um die Funktionalitäten der Supportverträge nutzen zu können. Ist der Schalter nicht gesetzt, sind die Supportverträge nicht sichtbar. |
Inforegister Nummerierung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Supportvertragsnummern | In dem Feld "Supportvertragsnummern“ können Sie eine Nummernserie für die Supportverträge hinterlegen. |
Inforegister Vertrag#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Freies Startdatum | Aktivieren Sie den Schalter, sofern Sie andere Anfangsdaten als den ersten eines Monats definieren möchten. |
| Länger als 12 Monate | Aktivieren Sie den Schalter, wenn die Supportverträge länger als 1 Jahr Laufzeit haben sollen. Ist der Schalter nicht gesetzt, so müssen für jedes neue Vertragsjahr neue Versionen der Supportverträge errichtet werden. |
| AP-Filter Artikelverkauf | Um Informationen zu sogenannten updaterelevanten Projektposten zu erhalten (hat sich die Basis zur Berechnung des Updatevertrages geändert?), wird in diesem Feld das Arbeitspaket definiert, mit welchem die updaterelevanten Artikel fakturiert werden. Auf Basis der Erlösposten zu diesem Projekt werden die updaterelevanten Projektposten ermittelt. |
| AP-Filter Dienstleistung | Um Informationen zu sogenannten updaterelevanten Projektposten zu erhalten (hat sich die Basis zur Berechnung des Updatevertrages geändert?), wird in diesem Feld das Arbeitspaket definiert, mit welchem die updaterelevanten Dienstleistungen fakturiert werden. Auf Basis der Erlösposten zu diesem Projekt werden die updaterelevanten Projektposten ermittelt. |
| Basis Update % | Das ist ein Default für die Updategebühren. Kann im Supportvertrag aber geändert werden. |
| Vertragsstunden pro Quartal | Default bei Neuverträgen, wird dort aber überschrieben, wenn im Supportvertrag ein Supportpaket eingetragen wird. Generell ist das eine reine Info ohne Funktion. |
Supportvertragsmatrix#
Mit der Supportvertragsmatrix wird definiert, mit welchem Artikel, Ressource oder Sachkonto welche Vertragsleistung abgerechnet werden soll. Hierzu rufen Sie sich die "Supportvertragsmatrix“ über die Anwendersuche auf.
Supportpakete#
Die Supportpakete, welche den Kunden angeboten werden, können Sie über den Aufruf "Supportpakete“ über die Anwendersuche definieren.
Das Feld "Stunden pro Quartal“ dient als Information und ist ohne Funktion.
Sonstige Leistungen#
Sonstige Leistungen können ebenfalls für die Supportverträge definiert werden. Dies können Ergänzungen zu Supportpaketen sein wie z.B. zusätzliche Stundenkontigente.
Sonstige Leistungen können Sie über den gleichnamigen Aufruf über die Anwendersuche definieren.
Lizenztypen#
Sofern Sie verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Lizenzen vertreiben, werden diese in den "Lizenztypen“ eingerichtet.
Ein definierter Lizenztyp kann als Standardlizenztyp über das Feld "Standard" definiert werden. Dieser Lizenztyp wird bei neuen Servicevertragszeilen automatisch verwendet. Die anderen Felder dienen als Informationsfelder, die Ihnen anzeigen, wie tief dieser Lizenztyp in Produkttypen, Produkte, Versionen und Servicepacks definiert wurde.
Produkttypen#
Zu einem Lizenztyp werden unterschiedliche Produkttypen definiert. Hierzu rufen Sie sich über das Menüband "Zugehörig“ > "Produkttypen“ auf.
Beispiel:
Es wird als Lizenztyp "Branchenlösung“ eingerichtet. In den Produkttypen werden die einzelnen Branchenausrichtungen "Project“, "Trade“, "Factory“ und "Healthcare“ definiert.
Der Produkttyp bestimmt im Wesentlichen die Ausrichtung einer Kundenlizenz. Daher wird im Feld "Verwendung“ definiert, ob ein Produkttyp in einer Lizenz mehrfach vorkommen darf oder nur einfach oder ob er sogar die Version der Lizenz bestimmt.
Im Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Umfeld bestimmt natürlich Microsoft Dynamics 365 Business Central1-Standard die Version der Kundenlizenz.
Die Vertragsart unterscheidet zwischen (eigenen) Produkten und Fremdprodukten sowie der Basis, im Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Umfeld ist natürlich Microsoft Dynamics 365 Business Central1-Standard die Basis.
Produkte#
Den einzelnen definierten "Produkttypen“ können zugehörige Produkte zugeordnet werden. Hierzu rufen Sie sich über das Menüband > "Zugehörig“ > "Produkte“ auf.
Beispiel:
Es wird ein Produkttyp "Apps“ definiert. Zu diesem Produkttyp werden in der Tabelle "Produkte“ die einzelnen Applikationen "Sanktionsprüfung“ und "Versandabwicklung“ hinterlegt.
Auf dieser Stufe kann ebenso eine Jahresupdategebühr in % vom Lizenzwert angegeben werden.
Versionen#
Über das Menüband der Produkte Karte können über "Zugehörig“ > "Versionen“ die Versionen definiert werden, die für ein Produkt zur Verfügung stehen.
Servicepacks#
Bei Bedarf kann mit Servicepacks zu den einzelnen Versionen gearbeitet werden, dies ist dann die unterste Stufe.
Kundenlizenzen#
Die Lizenzen der Kunden werden über die "Kundenlizenzen“ verwaltet. Hierzu rufen Sie sich die "Kundenlizenzen“ über die Anwendersuche auf.
Nachfolgend werden Ihnen die Felder der Lizenzkarte näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lizenznr. | Die Kundenlizenzen werden durch eine Lizenznummer, welche manuell vergeben werden kann, definiert. |
| Debitorennr. | Über die Debitorennummer weisen Sie die Lizenz einem Debitor zu, automatisch wird dabei davon ausgegangen, dass es sich um die Hauptlizenz handelt, wenn es zum Debitor noch keine Hauptlizenz gibt. |
| Debitorname | Gibt den Debitorennamen in Abhängigkeit des Feldes "Debitorennr.“ an. |
| Lizenznehmer | Gibt den Lizenznehmer in Abhängigkeit des Feldes "Debitorennr.“ an. |
| Lizenznehmer 2 | Gibt den "Name 2“ des Lizenznehmers in Abhängigkeit des Feldes "Debitorennr“ an. |
| Lizenzdatum | Gibt das Lizenzdatum an. |
| Ablaufdatum | Gibt das Ablaufdatum der Lizenz an. |
| Hauptlizenz | Über die Hauptlizenz werden später im Supportvertrag die Modulversionen gezogen. Das Feld "Hauptlizenz“ wird automatisch gesetzt, sobald der Lizenztyp eingetragen wird welcher als Standard definiert wurde. Voraussetzung ist aber, es wurde keine andere Lizenz als Hauptlizenz für diesen Debitor markiert. |
| Hauptdebitorennr. | Die Hauptdebitornr. wird mit der Hauptlizenz automatisch gesetzt. Die Hauptdebitornummer kann manuell auf einen anderen Debitor (z.B. Konzern) geändert werden. |
| Hauptdebitorname | Gibt den Hauptdebitornamen in Abhängigkeit des Feldes "Hauptdebitornr.“ an. |
| Lizenztyp | Gibt den Lizenztypen aus der Auswahl der Tabelle "Lizenztypen“ an. |
| Interne Beschreibung | In diesem Feld kann eine interne Beschreibung definiert werden. |
Konfiguration#
Jede Lizenz wird in der "Lizenzkonfiguration“ konfiguriert. Hierüber wird festgelegt, aus welcher Basis und welchen Zusatzmodulen die Lizenz besteht.
Um die Lizenzkonfiguration vorzunehmen, rufen Sie sich über die gewünschte Lizenzkarte über das Menüband den Menüpunkt "Zugehörig“ > "Konfiguration“ auf.
In der Lizenzkonfiguration werden aus den Produkttypen und –codes die Bausteine ausgewählt. Der Produkttyp wiederum bringt die Schalter technische Version und Anwendungsversion mit sich, wenn es sich um einen Produkttyp mit der Einstellung Verwendung = Version handelt.
Module#
Module, welche nicht über die Lizenzkonfiguration abgebildet werden, sondern über den Verkauf von Artikeln, können über die "Module“ definiert werden. Diese Lizenzmodule können später auch im Supportvertrag mit angedruckt werden (Feld "Vertragsdruck").
Um die Modulkonfiguration vorzunehmen, rufen Sie sich über die gewünschte Lizenzkarte über das Menüband den Menüpunkt "Zugehörig“ > "Module“ auf.
Die beiden Felder "Anzahl neue updaterelevante Posten“ und "Summe neue updaterelevante Posten“ geben an, ob es innerhalb eines bestimmten Zeitraumes weitere Verkäufe von diesem Artikel gab.
In den nachfolgenden Abschnitten wird vorgestellt, wie die updaterelevanten Posten ermittelt werden.
Weitere Verkäufe bedeuten auch in der Regel eine Erhöhung der für die Lizenz relevanten Gesamtmenge.
Beispiel:
Ein Artikel wird pro UserIn verkauft. Beim Start werden 20 UserInnen angenommen und 20 Stück von dem Artikel verkauft. Im folgenden Jahr werden 5 weitere UserInnen vom Kunden gekauft. Dies wiederum ergibt einen Erlösposten im Projekt. Über eine Funktion (in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben) werden diese Projektposten in die Tabelle "neue updaterelevante Posten“ geschoben. Dadurch wiederum ist zu erkennen, dass es zu einem verkauften Artikel mittlerweile neue Verkäufe gibt, welche die Menge des Lizenzmodules erhöhen.
Projekte#
Über die Lizenzprojekte wird die Verbindung der Lizenz zu verschiedenen Projekten definiert.
Beispiel:
In einem Projekt sollen die Support- als auch Updaterechnungen fakturiert werden. In einem anderen Projekt werden die Anpassungen (Dienstleistungen) realisiert und über ein weiteres Projekt werden die Artikel verkauft welche später updaterelevante Posten ergeben.
Um diese Definition vorzunehmen, rufen Sie sich über die gewünschte Lizenzkarte über das Menüband den Menüpunkt "Zugehörig“ > "Projekte“ aus.
Zugehörige Supportverträge#
Über die Menüpunkte "Supportverträge“ und "Supportvertragszeilen“ im Menüband der Lizenzkarte, haben Sie die Möglichkeit, direkt auf die aktiven Supportverträge bzw. –zeilen zu verzweigen.
Supportvertrag#
Ein Supportvertrag wird mit einem Kunden für eine Lizenz abgeschlossen. Ein Supportvertrag kann in mehreren Versionen vorliegen, eine davon kann als die gerade aktive markiert werden, diese kann fakturiert werden. Weitere Versionen können bereits in Vorbereitung sein. Abgeschlossene Versionen werden am besten archiviert.
Supportverträge können Jahresverträge sein, sie können aber auch länger gültig sein, wenn dies in der "Supportvertrag Einrichtung" entsprechend markiert wurde. Kürzere Laufzeiten als 1 Jahr sind jederzeit möglich.
Das Startdatum eines Supportvertrags ist klassischerweise der Beginn eines Monats. Durch entsprechendes Setting kann der Start aber auch innerhalb eines Monats sein. Egal ob Monatsbeginn oder innerhalb eines Monats, die Vertragslaufzeit muss volle Monate ergeben, denn die Kalkulation und Abrechnung erfolgt immer in Monatsbeträgen (unabhängig ob es sich um eine monatliche, Quartals- oder Jahresabrechnung handelt).
Beispiele:
Zulässig:
01.01.2022 – 31.12.2022 (= 12 Monate)
15.01.2022 – 14.07.2023 (= 18 Monate)
Nicht zulässig:
01.01.2022 – 20.07.2023 (= 18 Monate + 6 Tage)
Um einen Supportvertrag anzulegen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Supportverträge“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Supportvertrag anlegen.
Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Vertragsnummer wird automatisch aus der in der Einrichtung hinterlegten Nummernserie gezogen. |
| Version | Wird automatisch hochgezählt mit dem Erstellen einer Version über die Funktion "neue Version“. |
| Aktiv | Gibt an, ob die Vertragsversion aktiv ist. Nur eine Version eines Vertrages kann aktiv sein und kann somit fakturiert werden. |
| Debitornr. | Hier wird der Debitor der Lizenz eingetragen. An diesem wird später fakturiert. |
| Debitorname | Gibt den Debitornamen in Abhängigkeit des Feldes "Debitornr.“ an. |
| Debitor Ort | Gibt den Ort des Debitors, in Abhängigkeit des Feldes "Debitornr.“, an. |
| Installationsort | Gibt den Installationsort in Abhängigkeit des Feldes "Debitornr.“ an. |
| Installationsort Name | Gibt den Installationsort Namen in Abhängigkeit des Feldes "Debitornr.“ an. |
| Externe Belegnummer | Hier kann eine Belegnummer hinterlegt werden, welche in die Rechnungen in das Feld "externe Belegnummer" übertragen wird, so dass der Kunde in der Rechnung eine für ihn identifizierende Belegnummer bekommt. Diese bleibt für alle Rechnungen zu diesem Supportvertrag gleich. |
| Lizenznr. | Nur zum Debitor definierte Lizenzen können in diesem Feld eingetragen werden. |
| Vertragsdatum | Gibt das Vertragsdatum an. |
| Startdatum Endedatum |
Vertragslaufzeit über welche der Vertrag auch fakturiert wird. Muss Monatsanfang bzw. –ende sein. |
| Abrechnungsperiode | Gibt an, in welchem Rhythmus die Abrechnung erfolgen soll. Wahlweise jährlich, halbjährlich, pro Quartal oder monatlich. |
| Stunden pro Quartal | Wird automatisch gefüllt aus dem Vorgabewert der Support Einrichtung oder übersteuert, wenn ein Supportpaket in den Vertrag eingetragen wird. |
| Zlg.-Bedingungscode | Der Zahlungsbedingungscode wird aus dem Debitorenstamm vorbelegt. Er kann aber manuell geändert werden. Bei der Erstellung einer Rechnung für diesen Supportvertrag wird dieser Zahlungsbedingungscode verwendet und nicht jener aus dem Debitorenstamm. |
| Neue Artikel (VK-Betrag) | Gibt den Verkaufsbetrag der neuen updaterelevanten Posten an. Dies ist eine Orientierung, ob der Supportvertrag angepasst werden muss, da zusätzliche Artikel zum relevanten Projekt fakturiert wurden. |
| Kalkulationsdatum | Datum der letzten Kalkulation mit der Funktion "Vertrag kalkulieren“. |
| Nächster Rechnungsanfang Nächstes Rechnungsende |
Vor allem dann relevant, wenn nicht 1x pro Jahr fakturiert wird. Damit ist ersichtlich, für welchen Zeitraum die nächste Rechnung fällig ist. Die Anzahl der Monate zwischen diesem Datum bestimmt die Höhe der nächsten Rechnung. |
| Aus Rechnungsstapellauf ausschließen | Mit diesem Schalter kann der Supportvertrag aus den periodischen Rechnungsläufen (Stapelläufen) ausgeschlossen werden, womit dieser manuell mit der Funktion fakturiert werden muss. |
| Update- und Help-Desk-Betrag pro Monat | Mit der Funktion "Vertrag kalkulieren“ werden diese Beträge aus den Werten der Vertragszeilen summiert. Update und Help-Desk werden in den Supportvertragszeilen gesondert aufgeführt. Im Kopf sind jeweils die Summen aus den Zeilen aufgeführt. Mit den Monatsbeträgen werden die Beträge pro Rechnung kalkuliert in dem die Monate zwischen nächstes Rechnungsbeginndatum und Rechnungsenddatum herangezogen werden. |
| Update- und Help-Desk-Betrag pro Jahr | Mit der Funktion "Vertrag kalkulieren“ werden diese Beträge aus den Werten der Vertragszeilen summiert. Update und Helpline werden in den Supportvertragszeilen gesondert aufgeführt. Im Kopf sind jeweils die Summen aus den Zeilen aufgeführt. Update und Help-Desk ergeben den Gesamtbetrag. In den Feldern pro Jahr steht der anteilige Jahresbetrag, sprich wenn die Vertragslaufzeit < 1 Jahr ist, dann steht hier ein anteiliger Wert entsprechend der Vertragslaufzeit in Monaten. |
| Update- und Help-Desk-Betrag über Vertragslaufzeit | Mit der Funktion "Vertrag kalkulieren“ werden diese Beträge aus den Werten der Vertragszeilen summiert. Update und Help-Desk werden in den Supportvertragszeilen gesondert aufgeführt. Im Kopf sind jeweils die Summen aus den Zeilen aufgeführt. Update und Help-Desk ergeben den Gesamtbetrag. In den Feldern / Vertragslaufzeit steht der Betrag für die aktuelle Vertragslaufzeit. |
| Update- und Help-Desk-Betrag pro Rechnung | Mit der Funktion Vertrag kalkulieren werden diese Beträge aus den Monatsbeträgen * Monate der nächsten Faktura (zwischen dem nächsten Rechnungsstart- und Enddatum). Diese Beträge richten sich also nach dem Faktura Intervall der Abrechnungsperiodenart. Der tatsächliche Rechnungsbetrag der einzelnen Vertragszeilen richtet sich aber nach deren individuellen Start- Enddatum, sprich ob die Zeile bereits oder noch abgerechnet werden darf. |
| Supportprojekt | Es wird automatisch das erste zur Lizenz definierte Projekt angezeigt. |
Inforegister Vertragszeilen#
Die Vertragszeilen definieren den Inhalt des Vertrages. Es gibt keinen Automatismus diese Zeilen erstellen zu lassen.
Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art / Produktcode | Über die beiden Felder werden die Leistungen und Produkte eingetragen. Darüber wird auch gesteuert was als Update und was als Help-Desk-Betrag abgerechnet wird. |
| Update % | Jährliche Updategebühren in %. Wird über den Standardwert vom Produkt übernommen und kann an dieser Stelle manuell geändert werden. |
| Startdatum / Enddatum | Wird vom Vertragskopf übernommen und kann an dieser Stelle bei Bedarf manuell abgeändert werden (falls z.B. eine Leistung erst später dazugekauft wurde). Auch hier gelten die gleichen Regeln wie beim Start- Enddatum im Vertragskopf |
| Lizenznr. | Auch das Feld wird vom Kopf übernommen und kann bei Bedarf manuell abgeändert werden (wenn ein Produkt zu einer anderen Lizenz des Kunden gehört). |
| Relevante Basis | Das ist der Verkaufsbetrag eines Produktes, von welchem die Updategebühren berechnet werden sollen. Hier findet keine Preisfindung statt. Der Preis muss aus den Verkaufsposten oder Vertragsunterlagen ermittelt werden. |
| Updatebetrag pro Jahr | Jahresupdategebühr für Produkte, ermittelt sich aus relevanter Basis und Update %. |
| Help-Desk-Betrag pro Jahr | Jahreshelplinebetrag für Supportpakete, kommt aus dem Supportpaket. |
| Help-Desk-Betrag pro Monat | Monatlicher Helplinebetrag für Supportpakete. Jahresbetrag / 12, dient zur anteiligen Berechnung falls die Zeile eine kürzere Laufzeit als 1 Jahr hat und wird in den Kopf summiert, um den monatlichen Helplinebetrag des Vertrages zu berechnen Hinweis: Bei der Faktura wird der monatliche Betrag * relevanter Monate berechnet (siehe Erklärung relevanter Monate unten). |
| Updatebetrag pro Monat | Monatlicher Updatebetrag. Jahresbetrag / 12, dient zur anteiligen Berechnung falls die Zeile eine kürzere Laufzeit als 1 Jahr hat und wird in den Kopf summiert, um den monatlichen Updatebetrag des Vertrages zu berechnen. Hinweis: Bei der Faktura wird der monatliche Betrag * relevanter Monate berechnet (siehe Erklärung relevanter Monate). |
| Monate | Monate dieser Vertragszeile, zwischen Start und Enddatum dieser Zeile. |
| Updatebetrag über Vertragslaufzeit | Zeigt den Updatebetrag in der Vertragslaufzeit an. |
| Help-Desk-Betrag in der Vertragslaufzeit | Zeigt den Help-Desk-Betrag in der Vertragslaufzeit an. |
Relevante Monate für die Faktura#
Wie oben bereits beschrieben, können je nach Einrichtung, Serviceverträge mit unterschiedlichen Laufzeiten erstellt werden. Wobei immer nur volle Monate gültig sind. Bei Verträgen die weniger als 12 Monate laufen oder länger als 1 Jahr wird der Jahresbetrag auf den Einzelmonat umgerechnet und mit den tatsächlichen Monaten multipliziert. Für die Faktura eines Vertrages sind die Start- und Enddaten der einzelnen Zeilen maßgeblich.
Interessant wird es, wenn die Rechnung nicht 1x pro Jahr sondern als ½ Jahres, ¼ Jahres oder monatliche Abrechnung erfolgt. Vor allem dann, wenn in den Vertragszeilen auch noch unterschiedliche Laufzeiten gelten.
Beispiel:
Die Beträge pro Rechnungsperiode zeigen den maximalen Wert, wenn alle Beträge zu einer Abrechnungsperiode fällig wären. Was dann tatsächlich berechnet wird hängt vom Abrechnungszeitraum und dem Gültigkeitszeitraum der einzelnen Zeile ab. In den Feldern "Updatebetrag / Rechnung“, "Helplinebetrag / Rechnung“ und "Gesamtbetrag / Rechnung“ werden die zur nächsten Rechnung fälligen Beträge angezeigt.
Leistungsschein#
Ein Leistungsschein zum Vertrag kann wahlweise mit einem Unterschriftsblock ausgeduckt werden. Druckbare Vertragstexte können unter dem Menüpunkt "Vertragstext“ eingegeben werden.
Faktura#
Die Abrechnung des Servicevertrages erfolgt über die Funktion "Rechnung erstellen“. Für den Zeitraum zwischen nächstes Rechnungsstartdatum und nächstes Rechnungsenddatum wird die Faktura durchgeführt. In den Feldern Betrag / Rechnung sind die Beträge bereits als Information aufgeführt. Für die tatsächliche Faktura sind jedoch die Vertragszeilen relevant. Deren Start- und Enddatum bestimmen, ob die Zeile innerhalb der vorgesehenen Rechnungsperiode zur Faktura anstehen. Auch eine Teilfaktura könnte anstehen. Wenn z.B. bei einer Quartalsabrechnung eine Rechnungsperiode vom 01.04. bis 30.06. geht, und eine Vertragszeile erst ab 01.05. gilt, so wird diese mit 2-monatigem Anteil fakturiert.
Mit dem Ausführen der Funktion "Rechnung erstellen“ wird eine ungebuchte Verkaufsrechnung vorbereitet, welche sofort geöffnet werden kann.
Auf dem Inforegister "Rechnungen“ kann aber auch noch später auf die Infos der ungebuchten aber auch gebuchten Rechnungen und Gutschriften zugegriffen werden. Über einen Klick auf die hellblauen Infofelder kann, auf die nicht gebuchten und gebuchten Belege bequem zugegriffen werden.
Rechnungsstapellauf#
Über die Funktion "Rechnungen für Supportverträge erstellen“ (man beachte das Plural) können im Gegensatz zur oben genannten Funktion gleich für mehrere Supportverträge die Rechnungen erstellt werden, dabei können Filter (z.B. Debitorenfilter) verwendet werden. Berücksichtigt werden nur aktive Supportverträge und jene welche nicht im Feld "aus Rechnungsstapellauf ausschließen“ markiert sind. Diese Funktion steht nur in der Übersichtsliste der Supportverträge bereit und nicht in der Supportvertragskarte.
Ungebuchte Rechnung#
Wird eine ungebuchte Rechnung zu einem Supportvertrag geöffnet, so ist dort auf dem Inforegister "Supportvertrag“ die Referenz zum Supportvertrag sowie der Abrechnungszeitraum zu sehen.
In den Zeilen sind die zu fakturierenden Vertragszeilen. Auch die Vertragszeilen sind mit dem Supportvertrag entsprechend verknüpft.
Gebuchte Rechnungen#
Mit dem Buchen der Rechnung entsteht die gebuchte Rechnung mit den entsprechenden Posten. Auf dem Supportvertrag sind diese Informationen der gebuchten Belege auf dem Inforegister "Rechnungen“ einzusehen.
Die gebuchten Belege können mit einem Klick auf die blauen Informationsfelder aufgerufen werden. Mit der neuen Rechnung sind die Felder "letzte Rechnung (Start / Enddatum)“ und "Geb. Rechnungen“ aktualisiert. Ebenso aktualisiert sind die Felder "nächstes Rechnungsstartdatum“ und "nächstes Rechnungsenddatum“.
Gutschriften#
Es gibt keine Funktion, um Gutschriften aus dem Servicevertrag zu erstellen. Verwenden sie dazu die Funktion "Beleg kopieren“ in einer neuen Gutschrift. Damit werden auch die Servicevertragsfelder analog zur gebuchten gutzuschreibenden Rechnung gefüllt.
Mit dem Buchen der Gutschrift wird auch der nächste Faktura Zeitraum wieder zurückgesetzt.
Neue Version und Archivieren#
Ist eine Version eines Servicevertrages nach spätestens 1 Jahr komplett fakturiert, so kann diese Version archiviert werden. Damit Sie mit dem Servicevertrag weiterarbeiten können, sollten Sie zuvor eine neue Version erstellen. Zu einem Servicevertrag kann es mehrere Versionen geben, eine ist die aktive, weitere sind schon in Vorbereitung und erledigte sind im Archiv.
Neue Version#
Um eine neue Version zu erstellen, öffnen Sie dazu den Servicevertag zu welchem Sie eine neue Version erstellen wollen. Im Menüband unter "Aktionen“ > "Vertrag“ > "neue Version“ können Sie eine neue Version erstellen.
Hinweis
Sie müssen jetzt die Datumsfelder manuell bearbeiten. Wenn es also eine Folgeversion einer bestehenden Version sein soll, dann müssen die Start- und Enddaten um 1 Jahr verlängert werden.
Aktive Version#
Nur eine Version eines Supportvertrages kann auf "Aktiv“ gesetzt werden. Um eine neue Version auf aktiv setzen zu können, muss die bisher aktive entweder deaktiviert oder archiviert werden (wenn diese Version erledigt sprich komplett fakturiert wurde).