Lager und Logistik#

Lagerbestand Übersicht#

Mit der „Lagerbestand Übersicht“ kann der Lagerbestand mit der entsprechenden Artikelverfolgung angezeigt und gefiltert werden. Die Lagerbestand Übersicht ist sowohl über die Anwendersuche als auch auf der Artikel Übersicht sowie auf einer entsprechenden Artikelkarte aufrufbar. Im Kopf werden die Filterkriterien festgelegt. Zwingend einzutragen sind:

• Lagerort
• Artikel
• Buchungscode

Über die Funktion „Lagerbestand“ > „Berechnen“ werden entsprechend des Filters die Bestände berechnet und angezeigt. Die Anzeige der Infoboxen kann über den Menüpunkt „Infobox anzeigen“ ausgewählt werden. Es gibt die Möglichkeit folgender Infoboxen aufzurufen:

• Zeilendetails (Infos zu einer speziellen Zeile der Auflistung)
• Gesamt gemäß Berechnungsparameter (Info bezieht sich auf Filterung im Kopf)
• Gesamt (Infos pro Lagerort, Artikel, Buchungscode & ggfs. Variante)

In der Infobox werden die Verfügbarkeiten und weitere Informationen angezeigt. Wenn Mengen eines Artikels auf einem Lagerplatz wie z.B. „QS“ liegen, sind sie nicht für die Kommissionierung verfügbar. Diese Lagerplätze sind speziell gekennzeichnet und können über den Lagerort, verzweigt in die Lagerplatzübersicht, eingesehen werden. Das Feld „Gesamtmenge“ gibt die Menge wieder, die unabhängig von ihrer Verfügbarkeit im Lager liegt. Die „Menge im Bestand“ sagt aus, welche Mengen sich aktuell noch im Lager befinden. Es kann also auch sein, dass sich die Mengen bereits in Kommissionierung befinden. Die „Menge im Bestand“ abzüglich der „Menge in Kommissionierung“ ergibt dann den Wert aus dem Feld „Verfügbare Menge“.

Lagerorte, Lagerplätze#

Gegenlagerort / Automatischer Gegenlagerplatz Debitor#

Der Gegenlagerort heißt standardmäßig „AH“ („Außer Haus“). Anhand der Lagerplätze auf diesem Lagerort, der automatisch nach der Nummer des jeweiligen Debitors benannt wird, kann schnell nachvollzogen werden, bei welchem Kunden die Ware in Besitz ist. Der Lagerplatz wird automatisiert erstellt, sobald in einem Verkaufsauftrag oder Lieferplan die Lieferungsart auf „Umlagerung“ gestellt wird. Eingerichtet wird der „Gegenlagerort“ und der „automatische Gegenlagerplatz Debitor“ auf der jeweiligen Lagerortkarte auf dem Inforegister „KUMAVISION med“. Sinnvoll ist diese Einrichtung auf Lagerorten, von denen aus Patienten beliefert werden.

Automatische Eingangsbuchung bei ausgehender Umlagerung#

Ist der Schalter „Uml.-Auftr.Ausg. bucht autom. Eingang“ für einen Lagerort aktiviert, wird automatisch eine Eingangsbuchung für einen Umlagerungsauftrags gebucht, sobald auf dem Ursprungslagerort der Ausgang des Umlagerungsauftrags gebucht worden ist.

Das macht vor allem dann Sinn, wenn sich auf dem Ziellagerort kein Personal befindet, welches die Ankunft der Ware durch eine Eingangsbuchung bestätigen kann.

Lagerplatzart Logistik#

Die „Lagerplatzart Logistik“ ist eine eigene Spalte in der Lagerplatztabelle am jeweiligen Lagerort. In der Logistik gibt es verschiedene Lagerplatzarten, um einen Lagerplatz entsprechend zu kennzeichnen:

• Bestand
• Eingang
• Ausgang
• Fertigung
• QS

Jedem Lagerplatz muss bei der Neuanlage eine Lagerplatzart zugewiesen werden. Die Kommissionierung greift lediglich auf Waren zu, die auf einem Lagerplatz mit der Lagerplatzart „Bestand“ liegen.

Logistikparameter#

Allgemein#

Mit Hilfe der Logistikparameter kann für Artikel bestimmt werden, nach welcher Methode diese Kommissioniert werden sollen, ob beim Ausgang eine chargenreine Kommissionierung erforderlich ist und welche Mindestlaufzeit das Ablaufdatum beim Eingang oder Ausgang der Ware haben muss.

Da je nach Lagerung oder Vereinbarung mit Kunden / Lieferanten diese Parameter von Fall zu Fall unterschiedlich sein können. Bietet KUMAVISION healthcare365 die Möglichkeit die Parameter an unterschiedlichen Stellen einzurichten umso eine Hierarchie darzustellen, die von der individuellen Vereinbarung mit dem Kunden / Lieferanten bis zu einer generellen Vorgabe aus der Lagereinrichtung reicht.

Einrichtung#

Beschreibung Logistikparameter#

In diesem Abschnitt werden die einzelnen Logistikparameter beschrieben, sowie die Stellen wo diese eingerichtet werden können.

Einrichtungsmöglichkeiten Logistikparameter#

Die Logistikparameter können an mehreren Stellen eingerichtet werden um so die Kette von individuellen Vereinbarungen mit Kunden / Lieferanten bis zu einer generellen Lagereinrichtung abbilden zu können. Nachfolgend werden die möglichen Einrichtungsstellen gemäß ihrer Priorität bei der Ermittlung der Logistikparameter vorgestellt.

1. Artikelreferenzen:
In den Artikelreferenzen können die Logistikparameter gemäß individuellen Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten pro Artikel und Variante festgelegt werden.

2. Lagerhaltungsdaten:
In den Lagerhaltungsdaten können die Logistikparameter spezifisch für einen Lagerort und Artikel / Variante / Buchungscode – Kombination festgelegt werden.

3. Artikelkarte:
In der Artikelkarte können die Logistikparameter generell für einen Artikel festgelegt werden, egal auf welches Lager dieser eingeht oder von welchem Lager dieser ausgeht und von welchem Lieferanten dieser Artikel kommt oder für welchen Kunden dieser Artikel bestimmt ist.

4. Artikelkategorie:
In der Artikelkategorie können die Logistikparameter für eine Kategorie von Artikeln eingerichtet werden. Diese Einrichtung hat keinen Bezug zum einzelnen Artikel oder Lagerort sowie Kunden oder Lieferanten.

5. Lagerort:
Die Einrichtung der Logistikparameter auf der Lagerortkarte bezieht sich auf den jeweiligen Lagerort, unabhängig davon welcher Artikel auf dem Lagerort eingeht oder ausgeht und von welchem Lieferanten oder für welchen Kunden die Ware bewegt wird.

6. Lagereinrichtung:
Die Einrichtung der Logistikparameter in der Lagereinrichtung stellt die unterste Hierarchiestufe der Logistikparameter dar. Hier werden die Parameter generell festgelegt, egal um welchen Lagerort oder Artikel es sich handelt.

Ermittlung#

Die Prüfung der Logistikparameter erfolgt in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge der Stammdaten. Dadurch wird sichergestellt, dass individuelle Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, den generellen Einrichtungen z.B. in der Lagereinrichtung vorgezogen werden.

Die Ermittlung der Logistikparameter erfolgt in folgender Reihenfolge der Einrichtungsdaten:

1) Artikelreferenzen

2) Lagerhaltungsdaten

3) Artikelkarte

4) Artikelkategorie

5) Lagerort

6) Lagereinrichtung

Bei der Prüfung der Logistikparameter in den Einrichtungsdaten wird geschaut, ob die Logistikparameter überhaupt aktiv sind (Schalter „Spezifische Logistikparameter“ auf der jeweiligen Datenkarte z.B. Lagerortkarte). Weiter wird geprüft, ob der entsprechende Parameter gefüllt ist. (z.B. Feld „Ausgang Mind. Laufzeit Ablaufdatum“ hat einen Wert).Trift beides zu, so wird der Parameter verwendet. Ist das nicht der Fall, so prüft das System die Logistikparameter in den folgenden Einrichtungsdaten gem. der Prüfungsreihenfolge.

Dabei werden die einzelnen Logistikparameter unabhängig voneinander geprüft. So kann es z.B. sein, dass die Chargenreine-Kommissionierung aus den Artikelreferenzen herangezogen, da aber dort die Mind. Laufzeit Ablaufdatum nicht angegeben wurde, wird die Mind. Laufzeit aus den Daten der Artikelkarte ermittelt.

Die Logistikparameter können auch in Stammdaten eingerichtet werden, die keinen direkten Bezug zum Artikel bzw. der Artikelverfolgung haben (z.B. Artikelkategorie, Lagerort, Lagereinrichtung). Hier können dann trotzdem die Parameter Kommissioniermethode = „FEFO“, Chargenreine Produktion = „JA“, Ausgang Min. Laufzeit Ablaufdatum und Eingang Min. Laufzeit Ablaufdatum gesetzt werden.

Diese Parameter werden dann nur auf Artikel mit entsprechender Artikelverfolgung angewandt. D.h. werden diese Parameter für einen Artikel geprüft, für den Chargenverfolgung und Ablaufdatumsverfolgung eingerichtet wurde, so finden diese Parameter ihre Anwendung.

Wird hingegen ein Artikel verwendet, der nicht über eine entsprechende Artikelverfolgung verfügt, so wird die Kommissioniermethode „FEFO“ automatisch als „FIFO“ betrachtet. Die Logistikparameter „Chargenreine Produktion“, „Ausgang Min. Laufzeit Ablaufdatum“ und „Eingang Min. Laufzeit Ablaufdatum“ finden in diesem Fall keine Anwendung.

Lagerortberechtigung#

Allgemeine#

Bei Neueinrichtung eines Mandanten sind keine Voreinrichtungen vorgenommen, d.h. zu diesem Zeitpunkt hat kein/e AnwenderIn/BenutzerIn die Möglichkeit, Lagerorte in Belegen zu verwenden, bzw. zu buchen.

Aus diesem Grund muss bei der Einrichtung eines neuen Mandanten die für den gewünschten Einsatzzweck notwendige Einrichtung / Berechtigungssteuerung vorgenommen werden.

Die nachfolgende Einrichtung muss für alle BenutzerInnen/AnwenderInnen vorgenommen werden, für die keine Lagerorte unter Lagermitarbeiter vorgenommen wurden. D.h. ist ein/e AnwenderIn als LagermitarbeiterIn für ein oder mehrere Lagerorte eingerichtet, kann diese/r AnwenderIn diese Lagerorte auswählen und buchen.

Einrichtung#

Berechtigung Lagerorte#

Um die Einrichtung von Lagerort und Lagerplatz vorzunehmen, rufen Sie sich die „Berechtigung Lagerorte“ über die Anwendersuche auf.

Auf der Berechtigung Lagerorte-Übersicht können Sie über „Neu“ für Rollen oder für BenutzerInnen Berechtigungen auf Lagerortebene vergeben.

Einrichtung „Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“#

Um BenutzerInnen nur Buchungen auf einen eigenen Lagerplatz zu erlauben, sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Lagermitarbeiter#

Der/die BenutzerIn darf nicht, für den besagten Lagerort, als LagermitarbeiterIn hinterlegt sein. Diese Einrichtung würde die individuelle Einrichtung „Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“ in der „Einrichtung Lagerorte“ übersteuern.

Benutzer Einrichtung#

In der jeweiligen Benutzer Einrichtung darf das Häkchen „Berechtigung für alle Lagerorte“ im Inforegister „Allgemein“ nicht gesetzt sein. Diese Einrichtung würde die individuelle Einrichtung „Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“ in der „Einrichtung Lagerorte“ übersteuern.

Zusätzlich muss das Feld „Verk./Einkäufercode“ mit dem Verkäufer/Einkäufer gepflegt werden. Sollte der/die BenutzerIn noch nicht als Verkäufer/Einkäufer angelegt worden sein, muss dies vorrangig erfolgen.

Verkäufer / Einkäufer Tabelle#

In der Tabelle „Verkäufer/Einkäufer“ muss bei den entsprechenden BenutzerInnen in dem Feld „Kontaktnr.“ der entsprechend angelegte Kontakt ausgewählt werden. Sollte vorab kein Kontakt angelegt worden sein, muss dies vorrangig erfolgen.

Kontakt#

Der Kontakt, welcher in der Verkäufer / Einkäufer Tabelle dem/der BenutzerIn zugeordnet wurde, muss ein Debitor zugeordnet sein.

Lagerort#

Am jeweiligen Lagerort muss ein Lagerplatz mit der jeweiligen Debitorennr. die dem Kontakt zugeordnet wurde, angelegt werden.

Einrichtung „Beschränkung auf vorhandene Lagerplätze“#

Um BenutzerInnen / einer Rolle die Buchung nur auf einen vorhandenen Lagerplatz, der nicht sein Eigen oder einem Debitor zugeordnet ist zu beschränken, rufen Sie sich über das Menüregister „Navigieren“ den Aufruf „Lagerplätze“ auf. Über diesen Aufruf haben Sie die Möglichkeit, auf Lagerplatzebene die Berechtigungen zu spezifizieren.

Funktionalität#

Lookup auf Lagerort#

In den meisten relevanten Fenstern werden im Feld „Lagerortcode“ bzw. „Neuer Lagerortcode“ nur Lagerorte angezeigt, die der/die BenutzerIn verwenden darf. Dies betrifft folgende Fenster:

• Verkaufsbelege (Kopf und Zeile)
• Einkaufsbelege (Kopf und Zeile)
• Umlagerung (Kopf)
• Alle Artikelbuchblätter
• Bestell- und Planvorschlag
• Prüfaufträge
• Fertigungsaufträge

Realisierung der Prüfung in 3 Stufen:#

a) Buchung
Bei jeder Lagerbuchung wird exakt auf die Berechtigungseinstellungen abgeprüft und ggf. mit entsprechender Meldung abgebrochen. Dies gilt für alle Lagerbuchungen, unabhängig davon, ob über Belegbuchung, ein Buchblatt oder sonstige Lagerbuchungen.

b) Freigabe
Als Ebene davor dient die Freigabe von Belegen. Auch hier wird geprüft. Aber nur die Buchung der Belegzeile selbst. Theoretisch könnten sich in der Belegbuchung weitere Folge – Lagerbuchungen ergeben, die vorab nicht geprüft werden können. Bei einer Freigabe erfolgt nur eine Prüfung, wenn noch mindestens eine Zeile eine Lagerbewegung auslöst, d.h. eine Restmenge nicht geliefert ist. Die Freigabeprüfung erfolgt bei Einkauf-, Verkauf- und Fertigungsbelegen.

c) Lookup
Nochmals vorgelagert sind in Belegen und Buchblättern die Lookups auf Lagerorte je nach Berechtigung eingeschränkt. Die Sicht auf die Lagerorte ergibt sich aus der momentanen Einstellung der Belegzeile / Buchblattzeile (z.B. Umlagerung). Dies ist als Komfort – Funktion konzipiert, d.h. beim Eintippen sind alle Lagerorte erlaubt. Bei der Pflege von Stammdaten und bei Filterungen zu Auswertungen findet keine Einschränkung der Sicht statt. Eigentumsverhältnisse werden auch nicht berücksichtigt.

Ausgenommen von der Prüfung sind:#

• Wertrechnungen und Wertgutschriften.
• Der Bericht 5008626 zum Erstellen von Anlagegütern

Rolle/Benutzer#

Ein/e BenutzerIn kann höhere Rechte besitzen als eine ihm zugewiesene Rolle. Er kann auch weniger Rechte besitzen, wenn explizit das Recht auf „Nein“ gesetzt wurde. Es werden nacheinander alle Rollen des Benutzers auf Berechtigungen geprüft. Gibt es weder für die BenutzerInnen noch für die Rollen eine Lagerortberechtigung, so haben diese keine Buchungserlaubnis.

Buchungscodes, Lieferhierarchie#

Die Buchungscodes steuern das Eigentumsverhältnis und werden automatisch im Prozess eingesteuert. Mit der Lieferhierarchie wählt das System automatisch, je nach Verfügbarkeit und Einrichtung, in einer festgelegten Reihenfolge Anlagevermögen, Umlaufvermögen und Fremdeigentum für den Warenausgang aus. Die Buchungscodes und deren Lieferhierarchie sind bereits vorparametrisiert. Diese Einrichtung kann unter dem Aufruf „Buchungscodes“ verändert werden. Somit kann sichergestellt werden, dass, wie im o.g. Beispiel, immer zuerst Gebrauchtware (= Umlaufvermögen) geliefert wird. Findet das System keinen verfügbaren Bestand, sucht es nach verfügbaren Beständen der nächsten Buchungscodes.

Wareneingang#

Im Rollencenter „KUMAVISION Lagermitarbeiter“ wird ein neuer Wareneingang angelegt:

Artikelverfolgung#

Wenn der einzulagernde Artikel eine Artikelverfolgung besitzt (Chargen- oder Seriennummer), ist dies in der Infobox „Artikeldetails Lager“ im Feld „Artikelverfolgungscode“ ersichtlich. Mit einem Klick auf das Feld „Menge“ auf Zeilenebene öffnet sich die Artikelverfolgungszeilen-Karte auf der Sie die Artikelverfolgung eingetragen müssen. Über die farbliche Mengenkennzeichnung ist zu erkennen, ob bereits eine Artikelverfolgung eingetragen/vergeben wurde:

• ROT: Keine Artikelverfolgung hinterlegt
• BLAU: Artikelverfolgung teilweise hinterlegt
• GRÜN: Artikelverfolgung vollständig hinterlegt

Sollte ein Artikel „Merkmalspflichtig“ gekennzeichnet sein, so sind diese Merkmale auf der über „Zugehörig“ > „Zeile“ > „Merkmalsklasse“ anzugeben. Sofern es im Artikelverfolgungscode („Betriebsstundenpflicht“) eingerichtet ist, müssen im Anschluss an die Buchung die Betriebsstunden erfasst werden. Die Erfassungsmaske erscheint automatisch.

Kred.-Lieferungsnr. & Barcode für DMS#

Um im späteren Verlauf die eingehende Rechnung des Kreditors einfach zuordnen zu können, muss standardmäßig das Feld „Kred.-Lieferungsnr.“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der Lieferscheinnr. des Kreditors ausgefüllt werden. In KUMAVISION healthcare365 kann der Kreditorenlieferschein optional über die Eingabe des Barcodes für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorbereitet werden. Dazu wird ein Barcode-Aufkleber von einer Rolle auf den Eingangslieferschein geklebt auf dem sich auch eine fortlaufende Nummer (in Klarschrift) befindet, die für das System eindeutig zuordenbar ist. Die Nummer wird in das Feld „Barcode“ gescannt, das System erstellt dann eine virtuelle Hülle im DMS. Wenn der Eingangslieferschein im späteren Verlauf eingescannt wird, erkennt das System aufgrund des Aufklebers, in welche „Hülle“ der Lieferschein gehört und hängt das Dokument an den dazugehörigen „gebuchten Wareneingang“.

Automatischer Etikettendruck im Wareneingang#

Auf der Artikelkarte im Menüband über den Aufruf „Artikeldaten“ gibt es die „Etiketteninformationen“. Hier kann für jeden beliebigen Artikel eingerichtet werden, dass ein Etikett beim Buchen des Wareneingangs automatisch ausgedruckt wird. Für das Etikett kann bestimmt werden, ob es im Wareneingang gedruckt werden soll. Ebenfalls kann die Größe der Umverpackung hinterlegt werden. Würde man hier beispielsweise „5“ eintragen, würden bei einer Lieferung von „15“ drei Etiketten ausgedruckt werden. Da es sich um ein einfaches logistisches Etikett handelt, werden nur die Artikelnummer und die Artikelverfolgung (z.B. Charge-/Seriennummer) als Barcode angedruckt. Außerdem gibt es die Möglichkeit einen Text zu hinterlegen, der immer mit auf dem Etikett stehen soll.

Rückstandsauflösung im Wareneingang#

Die Rückstandsauflösung bietet die Möglichkeit bei der Verbuchung des Wareneingangs Verkaufsrückstände direkt aufzulösen. Als Verkaufsrückstand sind überfällige Lieferungen oder Umlagerungsausgänge zu verstehen. Über Einrichtungsparameter kann die Rückstandsauflösung so konfiguriert werden, dass grundsätzlich kein manueller Eingriff mehr notwendig ist. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, ein Rückstandsfenster anzeigen zu lassen, so dass AnwenderInnen eine Eingriffsmöglichkeit heben, wenn z.B., weniger Ware eingeht, als im Rückstand ist.

Dabei bekommen AnwenderInnen in übersichtlicher Form die rückständigen und lieferbaren Auftrags-/Umlagerungszeilen angezeigt und kann manuell den Wareneingang auf die entsprechenden Belege verteilen.

Durch diese Option sollen Logistikprozesse verkürzt werden (keine Einlagerung, wenn Ware direkt versendet werden kann), aufbauend auf die bereits im Standard vorhandene Funktionalität des Rampendrehers (Cross-Document).

Automatisierte Zuordnung beim Buchen des Wareneingangs erfüllt automatisch die Aufträge (Bedarfe). Je nach Auswahl (Reservierung, Erzeugung Warenausgang, Buchung Verkaufslieferschein) wird beim Buchen des Wareneinganges die Ware im Auftrag reserviert, ein Warenausgang erstellt oder bereits der Verkaufslieferschein gebucht und gedruckt. Zusätzlich können diese Möglichkeiten über eine Berechtigung pro AnwenderIn gesteuert werden.

Einrichtung#

Benutzer Einrichtung#

In der "Benutzer Einrichtung" wird zunächst für jeden einzelnen AnwenderIn definiert, ob dieser eine Rückstandsauflösung mit bzw. ohne Reservierung durchführen darf. Diese Einrichtung kann über das Feld „Berecht. Rückstandsauflösung“ auf dem Inforegister „KUMAVISION“ vorgenommen werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Keine Rückstandsauflösung: Das Fenster zur Rückstandsauflösung wird nicht angezeigt. Die Verbuchung des Wareneingangs erfolgt ohne zusätzliche Funktionalität.

Rückstandsauflösung mit Reservierung: Das Fenster zur Rückstandsauflösung wird nicht angezeigt. Eine Rückstandsauflösung erfolgt mit den bereits reservierten Mengen.

Rückstandsauflösung mit und ohne Reservierung: Das Fenster zur Rückstandsauflösung wird angezeigt. BenutzerInnen können die Zuordnung der Mengen ändern. Eine Rückstandsauflösung erfolgt mit den bereits reservierten sowie mit den von dem/der BenutzerIn verteilten Mengen.

Einkaufsbestellarten#

Ob eine Rückstandsauflösung im Wareneingang möglich ist, wird zum einen durch das Feld „Rückstandsauflösung“ in den Einkaufsbestellarten gesteuert. Hierbei stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Reservierung: Die zugeordneten Mengen werden für die Bedarfszeile reserviert.

Erzeugen der (ausgehenden) Logistikbelege: Die zu verteilenden Mengen werden zunächst wie zuvor beschrieben reserviert. Zu allen betroffenen Aufträgen wird jeweils ein Warenausgang erzeugt und die reservierten Mengen eingetragen. Ist für den Lagerort Kommissionierung erforderlich, wird der Kommissionierbeleg erzeugt und ggfs. die reservierten Mengen und die Lagerplätze eingetragen. (nicht bei gesteuerter Kommissionierung).

Buchen der (ausgehenden) Lieferungen: Der Ablauf ist der gleiche wie bei a) und b). Anschließend wird ggfs. die Kommissionierung registriert und der Warenausgang verbucht. Sollte der Lagerort die Option Einlagerung erforderlich verwenden, so wird die erzeugte Einlagerung automatisch registriert.

Keine: Keine Rückstandsauflösung

Abhängig von der jeweiligen Option und der Bestellart in der Bestellung wird bei der Verbuchung des Wareneinganges ein Fenster angezeigt, in dem AnwenderInnen die Art der Rückstandsauflösung auswählen können.

Die Art der Rückstandauflösung in diesem Fenster wird von der Art der Rückstandsauflösung aus der Einkaufsbestellart der Bestellung vorbelegt und kann pro Wareneingangs-Buchungsvorgang noch mal individuell von den AnwenderInnen (sofern diese die notwendigen Berechtigungen besitzen) geändert werden.

Ablauf#

Wird ein Wareneingang gebucht, wird folgendes ausgeführt:

Es wird ermittelt, ob für die Wareneingangszeilen relevanten Bedarfszeilen bestehen. Die Bedarfe werden für folgende Belege ermittelt:

• VK-Auftragszeilen
• Umlagerungszeilen
• FA-Komponenten
• Einkaufsreklamationen
• Servicezeilen

Zusätzlich kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung auf dem Inforegister „KUMAVISION“ im Feld „Tage Rückstandsauflösung“ die Datumsformel für die Berechnung des Datums hinterlegt werden. Anhand dieser Datumsformel wird die Ermittlung der Bedarfszeilen datumsmäßig eingeschränkt, ausgehend vom heutigen Systemdatum.

Wird mindestens eine Bedarfszeile ermittelt, dann wird das Fenster mit der Abfrage nach der Art der Rückstandsauflösung geöffnet.

Bei zu kleiner Lieferung kommt der Hinweis, dass die Verteilung nicht automatisch, sondern nur manuell erfolgen kann.

Wurde keine einzige Bedarfszeile ermittelt, wird das Fenster mit der Abfrage nach der Art der Rückstandsauflösung nicht geöffnet und die Rückstandsauflösung nicht ausgeführt.

Abhängig vom Warenausgangsdatum der Bedarfszeile wird die noch nicht reservierte Wareneingangsmenge in „Menge für Zuordnung“ bzw. „Menge für Zuordnung (Basis)“ als Vorschlag eingetragen. Die Zeile mit dem frühesten Lieferdatum/Fälligkeitsdatum hat die höchste Priorität beim Mengenvorschlag. BenutzerInnen haben die Möglichkeit, die Eintragung zu ändern und dabei auf die einzelnen Bedarfszeilen zu verteilen. Abschließend kann er die Angaben bestätigen. Die im Feld Menge für Zuordnung (Basis) eingetragenen Mengen werden für die Bedarfszeilen reserviert.

Tausch von Kommissionsartikel#

Im Wareneingangsfenster gibt es auf Zeilenebene eine Aktion “Komm.-Artikel ändern“. Es erscheint das Fenster „Artikel und Variante auswählen“ in dem die Artikelnr. und/oder ggfs. der Variantencode geändert werden können.

Warenausgang#

Kommissioniervorgang#

Im Menüband des Warenausgangbelegs gibt es, sobald Warenausgangszeilen in den Beleg geholt wurden, die Möglichkeit, eine Kommissionierliste über den Aufruf „Kommissionierliste drucken“ auszudrucken.

Prozess Warenausgang löschen#

Es kann vorkommen, dass ein Warenausgang gelöscht werden muss, weil der Kunde die Ware nicht mehr benötigt oder z.B. vergessen wurde, den Kommissioniercode vor dem Buchen des Warenausgangs zu entfernen.

Die Kommissionierung wird automatisch beim Buchen des Warenausgangs registriert. Auch wenn beim Buchen des Warenausgangs ein Fehler auftritt. Eine solche Abbruchmeldung kann beispielsweise durch den Kommissioniercode hervorgerufen werden.

Wenn die Kommissionierung registriert wurde, wurde die Ware vom ursprünglichen Lagerplatz auf den Standard-Warenausgangslagerplatz „WA“ gebucht.

In der untenstehenden Konstellation wurde die Kommissionierung registriert, deshalb gibt es keine Kommissionierzeilen in der Ansicht.

Bevor der Warenausgang gelöscht werden kann, muss der Status des Warenausgangs im Menüband zurückgesetzt werden.

Im Anschluss erscheint der Hinweis, dass die Artikel kommissioniert wurden und es wird gleichzeitig gefragt, ob die Artikel wieder auf ihre Ursprungslagerplätze umgelagert werden sollen. Diese Meldung muss mit „Ja“ beantwortet werden.

In der darauffolgenden Meldung wird darauf hingewiesen, dass Umlagerungsbuchblattzeilen in einem Buchblatt erzeugt wurden und ob dieses gleich geöffnet werden soll.

Voraussetzung hierfür ist, dass in der „Benutzer Einrichtung“ das Feld „Eigener Buch.-Blatt Name“ gepflegt ist.

Wird diese Abfrage ebenfalls mit „Ja“ beantwortet, öffnet sich das o.g. Buchblatt mit der erzeugten Buchblattzeile und abermals einer Abfrage.

In der letzten Abfrage erfolgt der Hinweis, dass die Artikel auf dem Lagerplatz „WA“, also dem Versandbereich, liegenbleiben, wenn sie nicht umgelagert werden und ob der Warenausgang wirklich gelöscht werden soll.

Bei Bestätigung mit „Ja“ wird der Warenausgang gelöscht und es muss nur noch umgelagert werden.

Multi Order Picking#

Multi Order Picking wird aus dem Kommissioniervorschlag aufgerufen und ermöglicht eine wegeoptmierte, zeitsparende Kommissionierung. Mit Multi Order Picking werden mehrere Kommissionierungen aus verschiedenen Warenausgängen zusammengefasst oder je nach Filterung, getrennt und mit anderen Kommissionierzeilen kombiniert.

Grundsätzlich werden alle Kommissionierzeilen abgerufen, deren Kommissionierbeleg noch nicht ausgedruckt worden ist. In der Übersicht, nach Abruf von Multi Order Picking, können dann nochmals explizit eine bzw. mehrere Zeilen von der Berücksichtigung ausgeschlossen werden. Dies erfolgt über Aktivieren der Checkbox „In MOP berücksichtigen“.

Um Multi Order Picking abrufen zu können, werden zuerst mehrere Warenausgänge + Kommissionierung als Basis erstellt.

Anschließend wird der Aufruf „Multi Order Picking abrufen“ im Menüband gestartet. Es öffnet sich das Fenster „Kommissionierauswahl“, in welchem eine Vorauswahl getroffen kann, wie viele Warenausgangszeilen maximal in einem Warenausgang enthalten sein dürfen, um beim Multi Order Picking berücksichtigt zu werden. So kann z.B. sichergestellt werden, dass Warenausgänge ab einer gewissen Anzahl von Zeilen nicht mehr getrennt werden.

Die Kommissionierauswahl kann einzeln auf Basis von Warenausgängen, abgerufen werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, Fertigungs- und/oder Montageaufträgen miteinzubeziehen.

Nach Abruf und je nach Filterkriterien erhalten Sie eine Listenansicht aller Warenausgangszeilen, bei denen die „Anzahl gedruckt“ = 0 ist.

In der Listenansicht befinden sich einige nützliche Informationen wie die „Bewegungsmenge“, die „verfügbare Menge“ oder aber die „Anzahl Artikelzeilen im Auftrag“. Sind in der Kommissioniervorschlagsübersicht Zeilen vorhanden, die nicht in Multi Order Picking berücksichtigt werden sollen, können diese über die Checkbox in der Spalte „In MOP berücksichtigen“ ausgeschlossen werden, in diesem Fall muss die Checkbox deaktiviert werden.

Nachdem die Vorauswahl abgeschlossen ist, wird im Menüband die Funktion „Multi Order Kommissionierung erstellen…“ aufgerufen.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem anhand zahlreicher Optionen sehr flexibel und ebenso präzise definiert werden kann, mit welchen Parametern das System die Kommissionierbelege erstellen soll:

Nachdem die Kommissionierungen erstellt und deren Belege gedruckt wurden, kann wie gewohnt kommissioniert, gepackt und der Lieferschein gebucht werden.

Inventur#

Für die Inventur müssen die folgenden, vorbereitenden Maßnahmen getroffen werden:

• Die Geschäftsprozesse, in denen Ware bewegt wird, müssen abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass
• Ware, die physisch geliefert wurde, auch buchhalterisch gebucht sein muss.
• Umlagerungsaufträge dürfen nicht auf dem Lagerort „TRANSIT“ stehen, sondern müssen komplett abgeschlossen sein.
• Ware, die geliefert wurde, müssen auch von den Lagerplätzen entnommen werden.
• Die Lagerregulierung muss durchgeführt und gebucht worden sein. Dadurch sollten alle Artikel auf „reguliert“ stehen.

Einrichtung#

Inventur Lagerorteinrichtung#

Über die „Inventur Lagerorteinrichtung“ können bereits im Vorfeld einzelne Inventurbereiche vordefiniert und einrichtet werden, in welche Inventurbuchblätter sie aufgeteilt werden sollen. In der Einrichtung wird definiert, welcher Bereich in welches Inventurbuchblatt aufgeteilt werden soll, z.B. um vorab einen Lagerort nach gewissen Bereichen (Reihen, Gänge) aufzuteilen. Das spart vor allem bei einer Vielzahl an Artikeln langwierige Lagerbestandsberechnungen. Die entsprechenden Inventurbuchblätter müssen im Voraus angelegt worden sein. In der „Inventur Lagerorteinrichtung“ wird der Lagerort und die Von- bzw. Bis Lagerplatzcodes eingerichtet.

Buchungssperre während der Inventur#

In der KUMAVISION MED Einrichtung kann im Inforegister „Lagerbestand“ definiert werden,

• ob alle Lagerorte gesperrt werden sollen, sobald ein Inventurbuchblatt gefüllt wurde
• ob nur die Lagerorte gesperrt werden sollen, welche sich in allen vorhandenen Inventurbuchblättern befinden
• oder ob gar keine Buchungssperre erhoben werden soll

Prozess Stichtagsinventur#

Berechnung des Lagerbestandes#

Nachdem per Doppelklick das entsprechende Inventur Buch.-Blatt ausgewählt wurde, wird im nächsten Schritt das Buchblatt befüllt. Dazu müssen unter „Lagerbestand berechnen“ diverse Parameter angegeben werden. Besonders wichtig sind hierbei die Felder „Buchungsdatum“, „Belegnr.“ und Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum“. Das Buchungsdatum und die Belegnummer werden in den jeweiligen Posten mitgeschrieben. Somit kann im Nachhinein problemlos nachvollzogen werden, was in welcher Inventur beim jeweiligen Artikel gezählt wurde. Genauso wie das Datum der Inventur.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich durch den Filter des Lagerortes und des Lagerplatzes. Über diesen Filter wird der Bereich, über den sich das Buchblatt erstrecken soll, festgelegt. Sind alle Einstellungen für das Inventurbuchblatt getätigt, kann die Berechnung mit „OK“ ausgeführt werden.

Im Feld „Menge (berechnet)“ steht der vom System kalkulierte Lagerbestand. Da die Option „Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum“ aktiviert war, wurde pro Seriennummer eine Zeile berechnet. Die „Inventurmenge“ wird mit dem erwarteten Wert mit samt der Artikelverfolgung vorbelegt.

Zählliste#

Die Zählliste wird über die Funktion „Drucken…“ im Menüband ausgedruckt. Im Auswahlmenü kann gesteuert werden, ob die berechneten Mengen und/oder die Artikelverfolgung angedruckt werden soll. Des Weiteren kann die Liste noch um ein Druck- und Zähldatum ergänzt werden.

Erfassung der Inventur#

Nachdem die entsprechenden Mitarbeiter die physische Inventur abgeschlossen und die Spalte „Inventurmenge“ auf der Liste ausgefüllt haben, wird die Liste manuell in das Inventur Buch.-Blatt übertragen. Wenn bei einem Artikel ohne Artikelverfolgung oder einem Artikel mit Chargennummernpflicht eine Abweichung festgestellt wird, kann diese ganz normal im Feld „Inventurmenge“ erfasst werden, jedoch muss vor Erfassung der gezählten Menge die Artikelverfolgung entfernt und nach Erfassung wieder zugewiesen werden. Wird ein Artikel mit Seriennummernpflicht gefunden, muss manuell eine neue Zeile hinzugefügt werden. Außerdem muss die dazugehörige Artikelverfolgung manuell in der Artikelverfolgungszeile zu diesem Artikel erfasst werden.

Nachzählung#

Die Nachzählung kann ebenfalls mit einer Inventurliste dokumentiert werden. Wenn der Filter entsprechend gesetzt wird, z.B. „Abweichungen <15“ oder „Menge <> 0“.

Prozess der permanenten Inventur#

Berechnung des Lagerbestands#

Bei der permanenten Inventur wird üblicherweise nur eine begrenzte Anzahl von Lagerplätzen gezählt. Darum ist es sinnvoll, kleinere Abschnitte von Lagerplätzen in einem Inventurbuchblatt zu berechnen. Diese Filterung wird unter dem Punkt „Summenberechnung einschränken auf:“ vorgenommen. Außerdem ist es wichtig, über die Inventurart zu definieren, welche Bestände berechnet werden sollen. Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle (Stichtagsinventur)
• Ohne permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände ohne das Merkmal („gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)
• Nur permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände mit dem Merkmal („gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)

Anschließend wird der Schalter „Permanente Inventur J/N“ aktiviert. Automatisch aktiviert das System dann auch den Schalter „Lagerplatz sperren“ und „Artikel nicht auf Lager“. Somit ist zum einen gewährleistet, dass auf den definierten Lagerplätzen keine Buchungen stattfinden und zum anderen, dass auch leere Lagerplätze inventarisiert werden.

Zählliste#

Auch bei der permanenten Inventur muss eine Zählliste erstellt werden, weiterführende Informationen können Sie dem Abschnitt „Prozess Stichtagsinventur > Zählliste“ entnehmen.

Erfassung der Inventur#

Die Erfassung der Inventur erfolgt analog des in Abschnitt „Prozess Stichtagsinventur > Erfassung der Inventur“ beschriebenen Vorgehens. Zusätzlich müssen jedoch, unmittelbar vor dem Buchen der Inventurzeilen, die Merkmale für die permanente Inventur gesetzt werden. Den dazu benötigten Aufruf „Permanente Inventur eintragen“ finden Sie im Bereich „Aktionen“ des Menübands.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die „Zählbelegnr.“ und das „Zähldatum“ eintragen.

Die eingetragenen Daten werden dann auf alle in diesem Buchblatt berechneten Inventurzeilen übertragen. Ebenfalls werden die Merkmale in die Inventurposten geschrieben und im Lagerplatzinhalt angezeigt:

Kommt nun ein neuer Artikel auf die bereits gezählten Lagerplätze dazu und diese werden mit o.s. Parametern neu abgerufen, dann werden nur die neu hinzugekommenen Posten (= Mengen) berechnet. Alle bereits gezählten Artikel werden durch die Inventurart „ohne permanente Inventur“ abgegrenzt.

Nachzählung der erfassten Inventurzeilen#

Die Nachzählung bei der permanenten Inventur ist identisch zu dem Verfahren bei einer Stichtagsinventur, weiterführende Informationen siehe im Abschnitt „Prozess Stichtagsinventur > Nachzählung“.

Besonderheiten der Inventur#

Besitzer und Eigentümer#

Bei Fremdeigentum muss für die Abwicklung der Besitzer und/oder Eigentümer erfasst werden. Hierzu muss das Feld „Eigentum-/Besitzverhältnis“ entsprechend gefüllt werden.

Erfassung Anlagevermögen#

Anlagevermögen sollte entweder mit dem Buchungscode UV-AKT oder einem gesonderten Buchungscode erfolgen.

Wird ein gesonderter Buchungscode genutzt, muss zwischen Kunde und Fachberatung abgestimmt werden, ob dieser „bewertet“ oder „unbewertet“ ist.

Wird der Buchungscode UV-AKT verwendet, muss der Posten im Anschluss an die Zugangsbuchung durch den Aktivierungslauf aktiviert werden.

Bei einer Abgangsbuchung von Anlagevermögen wird im Hintergrund die Anlagennummer mitgeschrieben, damit im Nachgang der Anlagenspiegel kontrolliert werden kann.

Umlagerungsbuchblatt „Lagerplatzinhalt holen“#

Das Umlagerungsbuchblatt wird zur Umbuchung innerhalb eines Lagerortes von Lagerplatz zu Lagerplatz verwendet. Die Funktion „Lagerplatzinhalt holen“ (im Menüband des Umlagerungs Buch.Blatts zu finden) berücksichtigt im Umlagerungs Buch.-Blatt die unterschiedlichen Buchungscodes, die zur Trennung der verschiedenen Eigentumsverhältnisse benötigt werden.

Damit ist es möglich, dass Umlagerungs Buch.-Blatt mit dem gesamten Inhalt eines Lagerplatzes oder mehrerer Lagerplätze zu befüllen. Beim Berechnen der Zeilen wird auch die Artikelverfolgung berücksichtigt und in diesem Zuge eingetragen.

In der Auswahlmaske müssen entsprechende Filter gesetzt werden. Darauf basierend berechnet und befüllt das System das Umlagerungs Buch.-Blatt.

Über das Feld „Mengenart“ wird maßgeblich das Systemverhalten beeinflusst. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl:

• Gesamtmenge
  -Es werden alle noch nicht registrierten Kommissionierzeilen sowie Zuweisungsposten gelöscht, die den entsprechenden Lagerplatzinhalt betreffen.

• Bewegliche Menge
  -Vorhandene Zuweisungsposten zum entsprechenden Lagerplatzinhalt werden gelöscht. Mengen, die in Kommissionierung oder gesperrt sind, werden nicht bei der Berechnung berücksichtigt und bleiben bestehen.

• Verfügbare Menge
  - Für die Berechnung werden nur verfügbare Mengen beachtet. Zugewiesene, gesperrte, oder Mengen, die sich in einer Kommissionierung befinden, werden nicht berücksichtigt und bleiben bestehen. Nach der Auswahl der Mengenart wird ein aussagekräftiger Hinweis direkt unter dem Auswahlfeld angezeigt. Dort sind die einzelnen Parameter ebenfalls beschrieben. Über die „Benutzer Einrichtung“ wird gesteuert, ob der/die BenutzerIn alle drei Optionen verwenden darf (Schalter gesetzt), oder nur die „verfügbaren Mengen“ berechnet werden dürfen (Schalter nicht gesetzt).

Nachdem BenutzerInnen den Ziellagerort und den Ziellagerplatz für die erstellten Zeilen eingetragen hat, kann er das Umlagerungs Buch.-Blatt über die Aktionen „Buchen“ oder „Buchen & Drucken“ umlagern. Dadurch wird die Ware im System auf die definierten Ziellagerorte und Ziellagerplätze gebucht.

Umlagerungsauftrag „Ausgang bucht automatisch Eingang“#

Durch KUMAVISION healthcare365 wurde der Umlagerungsauftrag um die Funktion „Ausgang Bucht Automat. Eingang“ erweitert. Diese Funktion bietet sich immer dann an, wenn vom Ziellagerort keine Empfangsbestätigung zu erwarten ist oder der Ziellagerort keine Möglichkeit besitzt, den Wareneingang im System zu buchen (Einstellung am Lagerort “Wareneingang erforderlich = Nein“). Um diese Funktion zu nutzen, wird der Schalter „Ausgang Bucht Automat. Eingang“ im jeweiligen Umlagerungsauftrag auf dem Inforegister „Allgemein“ aktiviert.

Ladenhüterverwaltung#

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit den Lagerbestand auszuwerten, welche Artikel vor oder nach Erreichen des Ablaufdatum verkauft sein werden oder nicht. Auf dieser Basis können Sie dann Aktionen planen, um den Lagerbestand vor Ablauf zu verkaufen.

Einrichtung#

Verkauf Empfohlene Mindestlaufzeit Ablaufdatum#

Auf der „Artikelkarte“ und in der „Lager Einrichtung“ gibt es das neue Feld „Verkauf Empf. Mind.Laufzeit Ablaufdatum“. Dieses Feld wird in der Ladenhüterverwaltung verwendet, um Risikoartikel zu identifizieren. Wenn das Feld im Artikel nicht gefüllt ist, so wird der Wert aus der Lager Einrichtung verwendet. Wenn beide Felder „leer“ sind, gibt es keine Einstufung als Risikoartikel.

Verbrauchsberechnung#

Die Verbrauchsberechnung erfolgt über das „Verbrauchs Gewichtungsschema“ welches an die u.a. Stellen im System hinterlegt werden kann. Die Ermittlung der Verbrauchsberechnung erfolgt ebenso in folgender Reihenfolge:

1. Artikelkarte
2. Produktgruppe
3. Artikelkategorie
4. KUMAVISION med Einrichtung

Ausgehend vom Arbeitsdatum ist es möglich, der Berechnung des Gewichtungsschemas über eine Datumsformel das Startdatum vorzugeben. Das Datum wird in der KUMAVISION med Einrichtung auf dem Inforegister „Lagerbestand“ im Feld „Vorgabedatum Lade“ definiert. Ist das Feld leer ist das Startdatum das Arbeitsdatum.

Ladenhüter verwalten#

Um die Ladenhüter zu ermitteln und zu verwalten, rufen Sie sich zunächst die „Ladenhüterverwaltung“ über die Anwendersuche auf.

Folgende Aufrufe stehen Ihnen im Menüband zur Verfügung:

Aufruf „Berechnen“#

Über die Aktion „Berechnen“ werden alle offenen Artikelposten, d.h. Artikelposten mit Restmenge analysiert. Für jeden offenen Artikelposten wird ein Eintrag erstellt. Wenn bereits ein Eintrag existiert, wird dieser aktualisiert. Wenn der Artikelposten inzwischen geschlossen ist, wird der Eintrag gelöscht.

Folgende Felder werden dabei berechnet:

Farbgebung: Wenn kein Problem aufgetreten ist, wird die Zeile Grün, bei Risikoartikeln Schwarz, bei Risikoposten Blau und bei Problemposten Rot dargestellt.

Aufruf „Aktion“#

Es erfolgt der Aufruf des Fensters „Ladenhüterzeile Aktion“ zur aktuellen Zeile.

Im Fenster Aktion werden im oberen Bereich Details zu dem Posten angezeigt. Hier können Aktionen protokolliert und komfortabel die Wiedervorlage gesetzt werden. Dabei kann entschieden werden, ob die Wiedervorlage nur für den Posten oder alle Problemposten des Artikels gelten soll.

Durch Auswahl der verschiedenen Aktionen wird das Feld „Wiedervorlagedatum“ im Fenster Ladenhüterverwaltung gesetzt. Wurde das Wiedervorlagedatum gesetzt, wird der Datensatz beispielsweise nicht mehr in der Ansicht „Problemartikel“ angezeigt.

Die Aktion „Verf-HB-2M“ bedeutet: Wiedervorlagedatum, 2 Monate bevor der Artikel verfällt. Die Aktion „Alle Setzen“ bedeutet: Die Aktion soll für alle Posten zu diesem Artikel gelten. Die Aktion „Setzen“ bedeutet: Die Aktion soll nur für diesen Posten gelten.

Im Feld Grund/ Aktion können Sie Beschreibungstexte eintragen.

Feld Lösung ist ein Optionsfeld. Wählen Sie hier z. B. „Retournieren“, wenn Sie den Artikel zurückschicken möchten.

Die Einträge in den Feldern Bemerkung und Bemerkung Lager werden im Fenster Ladenhüterverwaltung angezeigt. Beispiel für Bemerkung Lager: „Bitte auf Sperrlager umlagern“

Wiedervorlage am: Dies bezieht sich nicht auf die normale Wiedervorlage im System (z. B. Wiedervorlage bei den Belegen), sondern nur innerhalb der Ladenhüterverwaltung.