DMS & ECM Interface#

Grundlegendes zum DMS & ECM Interface#

Das DMS & ECM Interface stellt eine generische Schnittstelle zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und verschiedenen DMS- und ECM-Systemen her.

Im ersten Schritt werden hierüber die Systeme Microsoft¹ SharePoint Online sowie Hyland Saperion ECM² angebunden. Anschließend erfolgt die Integration von ELO Digital Office³. Über die Bereitstellung einer Interface-Struktur ist die Schnittstelle generell in der Lage auch weitere Systeme anzubinden und somit die Integration generisch bereitzustellen.

Die Schnittstelle kann verwendet werden, um strukturierte Dokumentenanzeigen in den Stamm- und Bewegungsdaten von Business Central anzuzeigen, als auch datenbezogen Dokumente auf eine einfache und komfortable Art strukturiert abzulegen. Des Weiteren können beliebige Belege und Berichte aus dem ERP-System automatisiert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.

Unterstützte DMS & ECM Systeme#

Aktuell werden die folgenden Systeme unterstützt:

• Microsoft¹ SharePoint Online (unter Verwendung der MS Graph API)

• Hyland Saperion ECM²

In Planung befindet sich die Anbindung von ELO Digital Office³.

Struktur & Grundprinzipien der Schnittstelle#

Da die Schnittstelle generisch erstellt wurde und somit keine herstellerabhängigen Merkmale der DMS- & ECM-Systeme berücksichtigt werden mussten, ist die grundsätzliche Strukturierung der Einrichtungsparameter sowie die Nutzung der Schnittstelle unabhängig vom DMS-/ECM-System immer identisch.

Um die Abläufe und Strukturen besser verstehen zu können, wird im Folgenden das Grundprinzip der unterschiedlichen, einzurichtenden Definition erklärt. Die Einrichtung der Anbindung selbst folgt erst im Kapitel Installation & Einrichtung.

Ablagedefinitionen#

Ablagedefinition beschreiben, wie der Name bereits vermuten lässt, die Art und Eigenschaften wie Dokumente zu den einzelnen Business Central-Datensätzen abgelegt werden sollen.

Dies bezieht sich zum Einen auf die Dokumentenablage per "Drag & Drop" und zum Anderen auf die automatische Ablage der Dokumente aus Business Central (z.B. über die Berichtsarchivierung).

Die Ablagedefinitionen basieren immer auf einer zugrunde liegenden Tabelle aus Business Central (z.B. Tabellennummer 18 für Debitoren-Datensätze). Für weitere Eingrenzungen können Filter auf die jeweilige Tabelle gesetzt werden, so dass bei übergreifenden Tabellen (z.B. Tabellennummer 36 - Verkaufskopf), in denen verschiedene Daten gespeichert werden, jeweils unterschiedliche Definitionen erstellt werden können. Bei Bedarf können pro Tabelle auch mehrere Ablagedefinitionen angelegt werden um bestimmte Teilbereiche abdecken zu können.

In den Ablagedefinitionen wird darüber hinaus das Verzeichnis bzw. der Verzeichnispfad für die Speicherung der Daten hinterlegt. Außerdem kann eine Ordnerstruktur für die manuelle Auswahl von Unterverzeichnissen bei der Ablage hinterlegt werden.

Zuletzt beinhaltet die Ablagedefinition die Zuordnung der Indexbegriffe aus dem DMS- / ECM-System zu den Feldern oder Funktionen aus Business Central. Hier wird hinterlegt, welche Indexbegriffe automatisiert oder manuell durch den Benutzer pro Dokument zugeordnet werden sollen.

Suchdefinitionen#

Die Suchdefinitionen werden verwendet, um eine dynamische Zuordnung der Suchkriterien und der Einstellungen für die Dokumentensuche zu hinterlegen.

Auch die Suchdefinitionen basieren immer auf einer zugrunde liegenden Tabelle aus Business Central (z.B. Tabellennummer 18 für Debitoren-Datensätze).

Neben den grundsätzlichen Einstellungen werden an dieser Stelle die Indexfelder für die Filterung sowie die zu durchsuchenden Verzeichnisse eingerichtet.

Anzeigedefinitionen#

Über die Anzeigedefinitionen wird, neben den generellen Anzeigeeinstellungen, festgelegt, welche Indexbegriffe in der Dokumentenliste in Business Central angezeigt werden sollen. Des Weiteren können hier Gruppierungen für die hierarchische Einordnung der Dokumente festgelegt werden.