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Service#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Service in Microsoft Dynamics 365 Business Central1.

Einrichtung#

Rollencenter#

Für den Servicebereich in KUMAVISION medtec365 wurde ein entsprechendes Rollencenter konzipiert. Hierdurch haben AnwenderInnen einen direkten Überblick auf deren Arbeitsvorrat und können bequem in die entsprechenden Übersichten navigieren.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "medtec Service“ zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Technik Einrichtung#

Um den Service Wareneingang nutzen zu können, müssen vorab in der Technik Einrichtung folgende Parameter festgelegt werden:

Feld Beschreibung
Service Call Nummern Muss hinterlegt werden, damit bei Anlage eines Serviceauftrag automatisch ein Call angelegt werden kann.
Servicewareneingangs Nummernserie Nummernserie für erstellte Service Wareneingänge.
geb. Servicewareneingangs Nummernserie Nummernserie für gebuchte Service Wareneingänge.
Standard Buchungscode Standard Buchungscode für die Artikel in den Servicezeilen.
Vorgabe Auftragsart Rücksendung Bei Buchung eines Service Wareneingangs wird die Auftragsart automatisch in die gebuchte Verkaufsreklamation hinterlegt.

Bei Erstellung einer Verkaufsreklamation aus dem Serviceauftrag, wir die Auftragsart automatisch gezogen.
Service In-Haus Lager Gibt den Lagerort für den Service Wareneingang an.
Service In-Haus Lagerplatz Gibt den Lagerplatz für den Service Wareneingang an.
Rücknahme Buchungscode Gibt den Buchungscode für den Service Wareneingang an.
Prozessart Rücknahme Gibt die Prozessart für den Call der zur VK-Reklamation erstellt wird (gilt nur für seriennummernpflichtige Geräte) an.

Serviceeinrichtung#

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Service Auftragsart Reparatur Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit und der Seriennummerinformationskarte über die Funktion “Neuer Call und Serviceauftrag Reparatur” automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Service Auftragsart Wartung Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit und der Seriennummerinformationskarte über die Funktion “Neuer Call und Serviceauftrag Wartung” automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Service Auftragsart Wareneingang Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags durch Buchung eines Service Wareneingangs automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Arch. Aufträge Aktivierung bzw. Deaktivierung der Archivierung der Servicebelege.
Angebote archivieren Bei Aktivierung der Archivierung kann festgelegt werden, wann der Beleg archiviert werden soll.

Zur Auswahl stehen folgende Einrichtungen:
• Niemals
• Auf Anfrage
• Immer

Inforegister Vorgabe#

Feld Beschreibung
Service Lagerortcode
Service Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz an, der bei Neuanlage eines Serviceauftrags automatisch in den Servicekopf hinterlegt wird.

Dieser Lagerort und -platz wird auch bei Anlage eines Service Wareneingangs automatisch im Service Wareneingangskopf hinterlegt.
Leihe Lagerortcode
Leihe Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für die Leihversorgungen, die über einen Serviceauftrag erstellt werden, an.
Ersatz Lagerortcode
Ersatz Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für Ersatzartikel, die über einen Serviceauftrag versendet werden, an.
Service Verbrauch Lagerortcode
Service Verbrauch Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für die Artikel an, die in den Servicezeilen mit der Tätigkeitsart = "Service Verbrauch“ vorbelegt werden.
Debitor Lagerortcode Gibt den Lagerort an, der für Umlagerungen von Artikel zum Debitor vorbelegt wird.

Als Lagerplatz wird immer die Debitorennummer verwendet.
Kreditor Lagerortcode Gibt den Lagerort an, der für Umlagerungen von Artikel zum Kreditor vorbelegt wird.

Als Lagerplatz wird immer die Kreditorennummer verwendet.
Gratis Rabattgrundcode Bei rein logistischen Zu- und Abbuchungen, z.B. von Fremdeigentum, gibt es keine finanziellen Bewegungen, die im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 in Einkauf-, Verkauf- und Servicebelegen jedoch immer aktiv sind.

Um dies zu verhindern, muss mit 100% Rabatt und einem Rabattgrund gebucht werden, der hier vorgegeben werden kann und obligatorisch ist.
Buchungscode Fremdeigentum Gibt den Buchungscode für die Artikel an, die zur Reparatur zugebucht werden.

Um Wertbuchungen zu verhindern, sollte die Ware, die im Service zugebucht wird, als Fremdeigentum behandelt werden.
Buchungscode Umlaufvermögen Gibt den Buchungscode für die Artikel an, die in den Servicezeilen eingefügt werden.

Verkäufe und Verbräuche im Rahmen des Service werden in der Regel als Umlaufvermögen gebucht. Ist kein Buchungscode vorgegeben, wird Umlaufvermögen angenommen.
Vorgabe Aktueller Ort Gibt den aktuellen Ort an, der bei Anlage eines Serviceauftrags vorbelegt werden soll.

Zur Auswahl stehen:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor

Der aktuelle Ort wird aus der Serviceeinrichtung in die Serviceartikelzeilen übernommen und kann manuell geändert werden.
Vorgabe Tätigkeitsort Gibt den Tätigkeitsort an, der bei Anlage eines Serviceauftrags vorbelegt werden soll.

Zur Auswahl stehen:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor

Der Tätigkeitsort wird aus der Serviceeinrichtung in den Serviceauftragskopf und Serviceartikelzeilen übernommen und kann manuell geändert werden.

Mit Buchung einiger Belege, wie z.B. Einkaufsrücksendung, wird das Feld automatisch geändert.
Vorgabe Ziel Belegart In dem Feld kann die Ziel Belegart hinterlegt/ausgewählt werden, welche verwendet wird, wenn ein Artikel oder eine Ressource manuell in die Serviceangebotszeilen oder in den Serviceauftragszeilen hinterlegt wird.

Andernfalls wird die Ziel Belegart aus den Standard Service Code aus der ausgewählten Stückliste gezogen. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Zielbelegart in Serviceangebot / Serviceauftrag“.

Inforegister Tätigkeit#

Auf dem Inforegister "Tätigkeit“ werden die entsprechenden Tätigkeiten vorbelegt, die in den Serviceartikelzeilen und in den Servicezeilen über das Menüband im schnellen Zugriff gestartet werden können.

Feld Beschreibung
Tätigkeitsgruppe Rep. Stückliste Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Reparatur Stückliste.
Tätigkeitsgruppe Service Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Reparatur.
Tätigkeitsgruppe Kostenvoranschlag Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für den Kostenvoranschlag.
Tätigkeitsgruppe VK-Rücknahme Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verkaufsrücknahme.
Tätigkeitsgruppe VK-Lieferung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verkaufslieferung.
Tätigkeitsgruppe EK-Rücksendung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Einkaufsrücksendung.
Tätigkeitsgruppe Verschrottung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verschrottung.

Inforegister Verschrottung#

Feld Beschreibung
Verschrottung Lagerortcode
Verschrottung Lagerplatzcode
Hier können Lagerdaten vorbelegt werden, die verwendet werden, wenn die Verschrottung zweistufig erfolgt. D.h. zunächst erfolgt eine Umlagerung auf einen speziellen "Schrottlagerort“ und im zweiten Schritt eine manuelle Abbuchung von diesem Schrottlagerort.
Verschrottung Seriennr. Status Ist hier ein Wert eingetragen, so wird dieser Wert beim Verschrotten in der Seriennr.-Informationskarte im Feld "Status“ übernommen.
Verschrottung Herkunftscode Ist hier ein Wert eingetragen, so wird dieser Wert beim Verschrotten in der Artikelbuchung im Feld "Herkunftscode“ übernommen.

Inforegister Rollencenter Filter#

Auf dem Inforegister sind pro Kachel die entsprechenden Filter auf den Reparaturstatus definiert. Bei Bedarf können die Filter entfernt oder ergänzt werden.

Inforegister Frei definierbare Kacheln#

Auf diesem Inforegister können vier Kacheln nach Bedarf beschrieben und anhand vom Reparaturstatus gefiltert werden.

Mit der Funktion "Start Test“ werden bei einem neuen Mandanten (in dem noch keine Einrichtungen hinterlegt wurden) die Felder der Inforegister "Vorgabe, Tätigkeit, Verschrottung, Rollencenter Filter“ und die dazugehörigen Tabellen automatisch hinterlegt.

Serviceauftragsarten#

Im Bereich Service können Sie mit den Serviceauftragsarten arbeiten, um zum einen die Serviceaufträge in unterschiedliche Arten zu unterteilen und zum anderen können Sie pro Serviceauftragsart unterschiedliche Einrichtungen hinterlegen.

Um eine Serviceauftragsarte zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Serviceauftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle erstellen:

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code für die Serviceauftragsart hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung der Serviceauftragsart hinterlegt.
Verkaufsauftragsart Preisfindung Wenn für eine Serviceauftragsart andere Preise vereinbart wurden, kann hier die entsprechende Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.
Standard Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags, wird die Standard-Serviceauftragsart vorbelegt.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass nur eine Serviceauftragsart als "Standard“ gekennzeichnet werden kann.
Serviceauftragstyp Jeder Serviceauftragsart kann eine Klassifizierung hinterlegt werden.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Leer
• Reparatur
• Wartung

Die Klassifizierung wird automatisch in den Service Call im Feld "Call Klassifizierung“ hinterlegt.

Über die Funktion "Aktionen – Service Tätigkeitsvorlagen Einrichtung“ im Menüband können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit Tätigkeit Vorlagencodes verknüpft werden.

Der Tätigkeit Vorlagencode wird automatisch im Serviceauftrag in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die Tätigkeiten aus der Tätigkeitvorlage automatisch in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ hinterlegt.

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit oder aus der Seriennummerinformationskarte über die Funktion "neuer Call“ und "Serviceauftrag Wartung“ oder "Serviceauftrag Reparatur“, wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart für die Reparatur und Wartung in den Feldern "Service Auftragsart Reparatur“ und "Service Auftragsart Wartung“ hinterlegt werden. Sind die Felder in der Serviceeinrichtung leer, wird keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Service Wareneingang wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart im Feld "Service Auftragsart Service Wareneingang“ hinterlegt werden. Ist das Feld in der Serviceeinrichtung leer, wird auch keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einer Verkaufsreklamation heraus, wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ gezogen.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Wartungscockpit, wird die Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag gezogen.

Service Tätigkeitsgruppe#

In der Service Tätigkeitsgruppe werden einzelne Tätigkeiten (z.B. Kostenvoranschlag, Leihversorgung, Verschrottung) angelegt, die im Laufe einer Reparatur vorkommen können.

Jeder Tätigkeit können unterschiedliche Einstellungen mitgegeben werden, womit es zu mehreren möglichen Tätigkeiten in der Tätigkeitsgruppe kommen kann. Als Beispiel ist der Service selbst zu sehen. Dieser kann abhängig vom Ort der Ausführung unterschiedlich sein.

Die Anwendung reduziert beim Ausführen einer Tätigkeitsgruppe abhängig von den Parametern des aktuellen Servicefalls die möglichen Tätigkeiten.

Spezielle Service Tätigkeitsgruppen können in der Serviceeinrichtung im Register "Tätigkeit“ hinterlegt werden, damit diese in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen aus dem Menüband heraus gestartet werden können.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Die Service Tätigkeitsgruppen können in den Service Tätigkeitsvorlagen, im Sinne eines Arbeitsplanes, zusammengestellt werden.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code wird vergeben.
Beschreibung Eindeutige Beschreibung wird vergeben.
Service Tätigkeitsart Jedem Code wird die entsprechende Tätigkeit hinterlegt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Reparatur
• Wartung
• Ersatz
• Leihe
• Dienstleistung
• Verschrottung
• Kostenvoranschlag
• Logistik
Artikelnr. benötigt Hier wird festgelegt, ob für diese Tätigkeit eine Artikelnummer benötigt wird.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Nein
• Optional
• Immer
Text benötigt Hier wird festgelegt, ob für diese Tätigkeit ein Text benötigt wird, z.B. bei einer Beschriftung.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Nein
• Optional
• Immer

Service Tätigkeitsvorlagen#

Mithilfe von Service Tätigkeitvorlagen können beliebig viele Vorlagen mit einzelnen Tätigkeitsschritten definiert werden, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen.

Durch die Verknüpfung mit der Serviceauftragsart und der Serviceartikelgruppe wird die entsprechende Tätigkeitsvorlage automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags in die Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Prozessschritte in die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgelistet.

In den Service Tätigkeitsvorlagen wird ein Code und eine Beschreibung eingegeben.

In der Service Tätigkeitsvorlagenkarte können die einzelnen Service Tätigkeitsgruppen in den Tätigkeitsvorlagenzeilen hinterlegt werden.

Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung#

In der Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit "Tätigkeit Vorlagencodes“ verknüpft werden.

Wird ein Artikel im Serviceauftrag hinterlegt, wird anhand der Serviceauftragsart und Serviceartikelgruppencode geprüft, ob eine Verknüpfung mit einem "Tätigkeit Vorlagencode“ besteht.

Falls eine Verknüpfung vorhanden ist, wird der Tätigkeit Vorlagencode automatisch in das gleichnamige Feld in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Tätigkeitsschritte in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgeführt.

Standard Servicecodes#

In den "Standard Servicecodes“ erhält man eine Übersicht über alle vorh. Standard Service Codes (Tätigkeiten) und der entsprechenden Einrichtung im Standard-Servicecodekopf.

Die Einrichtung erfolgt in der Standardservicecodekarte.

Die "Standard Servicecodes“ werden genutzt, um einzelne Tätigkeiten (z.B. Stücklistenanlage, KV, Leihversorgungen, Rücknahmen, Verschrottung, usw.) mit gewissen Parametern zu verknüpfen.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Sobald eine Tätigkeit im Serviceauftrag oder in den Servicezeilen gestartet wird, werden die Felder aus der Einrichtung automatisch vorbelegt.

Standardservicecodekarte#

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Serviceauftragsart In diesem Feld kann eine Serviceauftragsart hinterlegt werden.

Wenn an dieser Stelle eine Serviceauftragsart hinterlegt wird, ist dieser Standardservicecode nur bei Serviceaufträgen mit derselben Serviceauftragsart sichtbar.
Service Tätigkeitsgruppe In diesem Feld wird die entsprechende Service Tätigkeitsgruppe hinterlegt.
Vor Ort
Im Haus
Beim Kreditor
Die Tätigkeitsorte "Vor Ort, Im Haus, Beim Kreditor“ sind mit dem Serviceauftrag verknüpft und somit für den Prozess relevant.

Im Serviceauftrag können nur die Tätigkeiten gestartet werden, die im Standardservicecode den entsprechenden Tätigkeitsort aktiviert haben.

Beispiel
Im Standard Servicecode "ERSATZ“ sind die Tätigkeitsorte "Im Haus“ und "Beim Kreditor“ aktiviert. Wird im Serviceauftrag der Tätigkeitsort "Vor Ort“ hinterlegt, kann die Tätigkeit "ERSATZ“ nicht gestartet werden.
Inforegister Zeilen#
Feld Beschreibung
Ausgewählt Das Feld wird genutzt, wenn die "Service Tätigkeitsgruppe = Stückliste“ ist.

Wird der Haken in der Stückliste bei Artikeln und/ oder Ressourcen gesetzt, werden die Zeilen mit den Haken in der Stückliste im Serviceangebot und Serviceauftrag automatisch vorbelegt.
Zeile drucken Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile (Serviceangebotszeilen / Serviceauftragszeilen) übernommen.
Bezug Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Die Auswahl "Leer“ bedeutet, dass kein Bezug vorhanden ist, z.B. bei Stücklisten.

Auswahlmöglichkeiten:
• Leer
• Serviceartikel
• Ersatzartikel
• Leihartikel
Art Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.
Nr. Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wenn das Feld "Bezug“ gefüllt ist (Serviceartikel, Leihartikel oder Ersatzartikel), wird die Artikelnummer aus der Serviceartikelzeile verwendet. Das Feld "Nr.“ sollte in diesem Fall leer bleiben.
Nullposition Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wenn ein Wert berechnet werden soll, dann sollte "Nein“ eingetragen werden, ansonsten "Gratis“.
Ziel Belegart Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Beim Ausführen der Servicezeile wird der angegebene Beleg mit den Daten aus der Servicezeile erzeugt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Service Verbrauch
• Service Verkauf
• Service Angebot
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrücknahme
• Verkaufsauftrag Umlagerung
• Verkaufsrücknahme Umlagerung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrücksendung
• Umlagerungsauftrag
• Zubuchung Artikelbuchblatt
• Abbuchung Artikelbuchblatt
• Umlagerung Artikelbuchblatt
Richtung Das Feld steuert die Richtung des Warenflusses.

Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Bei Buchungen, die das Servicegerät selbst ansprechen, sollte die Richtung angegeben werden, damit diese beim Buchen den aktuellen Ort in der Serviceartikelzeile aktualisieren kann.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Leer
• Deb -> Serv
• Serv -> Deb
• Kred -> Serv
• Serv -> Kred
• Deb -> Kred
• Kred -> Deb
Lagerortcode
Lagerplatzcode
Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Es ist nur bei speziellen Fällen notwendig, hier einen abweichenden Wert einzutragen, da zunächst die Werte aus der Einrichtung verwendet werden und durch dieses Feld individuell überschrieben werden können.

Für Zeilen mit Bezug "Serviceartikel“ wird generell der Lagerort aus der Serviceartikelzeile verwendet. Bei Bezug "Ersatzartikel oder "Leihartikel“ sind die Werte aus der Einrichtung relevant. Für Zeilen mit Verbrauch ist der entsprechende Lagerort aus der Serviceeinrichtung maßgeblich. Ebenso bei Zeilen mit Umlagerung von/zum Debitor oder Kreditor.
Buchungscode Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Es ist nur bei speziellen Fällen notwendig, hier einen abweichenden Wert einzutragen, da zunächst die Werte aus der Einrichtung verwendet werden und durch dieses Feld individuell überschrieben werden können.

Für Zeilen mit Bezug "Serviceartikel“ wird generell der Buchungscode aus der Serviceartikelzeile verwendet, für Zeilen mit Verbrauch der Buchungscode für Eigentum aus der Serviceeinrichtung.
Beleg autom. erstellen Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Nachdem eine Tätigkeit eingefügt wurde, wird die erste Servicezeile, in der dieses Feld gesetzt ist, ausgeführt, d.h. der Beleg erzeugt und ggfs. die Artikelverfolgung gesetzt.
Beleg autom. anzeigen Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wurde zur Servicezeile ein neuer Beleg erzeugt, wird dieser angezeigt, wenn das Feld gesetzt ist.
Reparaturstatus Wenn hier ein Wert hinterlegt ist, kann durch die Buchung eines in den Zeilen definierten Beleges auch der Reparaturstatuscode aktualisiert werden.
Auftragsart Die Auftragsart wird für die Einkaufs- und Verkaufsbelege verwendet, die aus dem Serviceauftrag heraus angelegt werden, z.B. VK-Rücknahme.

In den Servicebelegen hat die Auftragsart keine Verwendung.

Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Je nachdem ob die Ziel Belegart den Einkauf, Verkauf, Lager oder Service anspricht, gilt der Bezug zur jeweiligen Auftragsart.

Standard-Serviceartikelgruppen-Codes#

Mithilfe von den Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können eine oder mehrere Stücklisten für die Reparaturen und Wartungen angelegt werden. Artikel und Ressourcen, die für Reparaturen oder Wartungen wichtig sind, werden in die Standardservicecodekarte hinterlegt. Bei Bedarf, kann bereits die Menge definiert werden.

Die Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können Sie über das Menüband der jeweiligen Serviceartikelgruppen aufrufen.

Pro Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp (Reparatur/Wartung) ausgewählt werden.

Nach der Einrichtung der Serviceartikelgruppe mit entsprechenden Standard-Serviceartikelgruppen-Codes wird die Serviceartikelgruppe im gleichnamigen Feld auf der Artikelkarte hinterlegt.

Hinweis

Die Serviceauftragsart hat keine Funktion und ist rein informativ.

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein Standard Servicecode ausgewählt.
Beschreibung Nach Auswahl des Standard Servicecodes wird die Beschreibung automatisch befüllt.
Service Typ Jedem Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp mitgegeben werden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Leer
• Reparatur
• Wartung
autom. Übergabe an Servicezeile Das Feld hat aktuell keine Funktion.
Serviceauftragsart Eine Serviceauftragsart kann hinterlegt werden.

Die Serviceauftragsart hat keine Auswirkung und ist rein informativ.

Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung#

Auf der Seite "Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung" können Serviceartikelgruppencodes mit Standard Service Codes verknüpft werden.

Wenn keine Verknüpfung hinterlegt ist, gilt die Tätigkeit für alle Serviceartikelgruppencodes.

Tipp

Es empfiehlt sich, die Stücklisten mit den entsprechenden Serviceartikelgruppencodes zu verknüpfen, da sonst im Serviceauftrag und im Serviceangebot alle vorhandenen Stücklisten angezeigt werden.

Reparaturstatus Einrichtung#

In den Serviceartikelzeilen kann pro Zeile ein Reparaturstatus gesetzt werden. Je nach Einrichtung werden einige Reparaturstatus mit Buchung eines Beleges automatisch umgesetzt. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Reparaturstatus manuell zu setzen bzw. zu ändern.

Anhand vom Reparaturstatus ist jederzeit ersichtlich, auf welchem Stand sich die Serviceartikelzeile befindet. Zusätzlich werden die Kacheln auf dem Rollencenter anhand vom Reparaturstatus gefiltert.

Über den Menüpunkt "Status“ in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen sind weitere Status vorhanden, die manuell gesetzt werden können und zum Teil auch eine Funktion haben.

Alle benötigten Reparaturstatus werden in der "Reparaturstatus Einrichtung“ angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung hinterlegt wird.

Feld Beschreibung
Tätigkeitsstatus In den Serviceartikelzeilen und in den Servicezeilen unter dem Menüpunkt "Status“ kann der Reparaturstatus manuell geändert werden.

Damit der richtige Reparaturstatus gesetzt wird, muss pro Reparaturstatuscode der entsprechende Tätigkeitsstatus hinzugefügt werden.

Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Funktionen:
• Leer
• Auftrag erstellt
• WE ungeprüft
• WE geprüft
• Ware kontrolliert
• Befundung ausstehend
• Befundung erstellt
• Bestellung erstellt
• KV gesendet
• KV senden
• KV nicht notwendig
• KV akzeptiert
• KV abgelehnt
• Service freigegeben
• Service begonnen
• Service OK
• Service nicht OK
• WA geprüft
• Verschrottet
• Beendet

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Einrichten von Status für Serviceaufträge und Reparaturen".

Service Befundungsgruppen#

In der Serviceartikelzeile und Servicezeile kann der Artikel über eine zweistufige Hierarchie befundet werden.

Zur obersten Ebene, der Befundungsgruppe, können jeweils beliebig viele Befundungen hinterlegt werden.

Auf der Seite "Service Befundungsgruppen“ werden alle vorhandenen Befundungsgruppen angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung eingegeben wird.

Über den Menüpunkt "Befundungen“ hinterlegen Sie jeweils alle möglichen Ausprägungen, die später zur Verfügung stehen sollen.

Service Befundungen Einrichtung#

In der "Service Befundungen Einrichtung“ werden alle möglichen Defekte pro Befundungsgruppe hinterlegt.

Pro Befundungsgruppe können mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Hinweis

Aktuell kann eine Befundungsgruppe nicht mit einer Artikelkarte verknüpft werden.

Service Vertrag Einrichtung#

In der "Service Vertrag Einrichtung“ werden Vereinbarungen, die mit Kunden getroffen wurden, hinterlegt.

Durch die Einrichtungen werden entsprechende Felder im Serviceauftrag automatisch vorbelegt. Somit erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu diesem Serviceauftrag auf einem Blick.

Feld Beschreibung
Vertragsart In dem Feld wird hinterlegt, um was für eine Vertragsart es sich handelt.

Zur Auswahl stehen:

Kostenvoranschlag
Mit der Auswahl wird der KV-Grenzbetrag im Feld "Grenzbetrag Kostenvoranschlag“ hinterlegt.

Lösungscode
Mit der Auswahl kann im Feld "Lösungscode“ ein Wert ausgewählt werden. Der Lösungscode ist frei definierbar und kann z.B. genutzt werden, um zu hinterlegen, dass ein Artikel verschrottet werden kann, wenn eine Reparatur nicht mehr möglich ist.

Beide Felder sind in der Serviceartikelzeile ersichtlich.
Debitorennr. In dem Feld kann eine Debitorennummer hinterlegt werden, für den die Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Debitoren zu.
Lief. an Code Bei Auswahl einer Debitorennummer kann zusätzlich ein "Lief an Code" ausgewählt werden.
Serviceartikelgruppencode In dem Feld kann ein Serviceartikelgruppencode hinterlegt werden, für den diese Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Serviceartikelgruppencode zu.
Serviceauftragsart In dem Feld kann eine Serviceauftragsart hinterlegt werden, für den diese Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Serviceauftragsarten zu.
Grenzbetrag Kostenvoranschlag In dem Feld kann ein Grenzbetrag hinterlegt werden, wenn die Vertragsart = Kostenvoranschlag ist.
Lösungscode In dem Feld kann ein Lösungscode hinterlegt werden, wenn die Vertragsart = Lösungscode ist.

Lösungscode#

Mithilfe von Lösungen können Absprachen mit Kunden, hinterlegt werden.

Die Lösungscodes werden auf der Seite "Service Vertrag Einrichtung“ hinterlegt. Durch die entsprechende Einrichtung wird der Lösungscode in den Serviceartikelzeilen automatisch angezeigt.

Im Fenster Lösungen kann bei Bedarf das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ eingeblendet werden. Dies stellt eine zweite Möglichkeit dar, das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ in der Serviceartikelzeile vorzubelegen.

Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Hierzu rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen.

Im Service Wareneingang und im Serviceauftrag wird die Menge autom. mit dem Wert 1 vorbelegt und kann auch nicht geändert werden. Soll z.B. die gleiche Chargennummer mehrfach repariert werden, so muss pro Menge eine Zeile erfasst werden. Wenn in der Verkaufsreklamation eine Zeile mit z.B. Menge "5" eingebucht wird und aus der Zeile ein Serviceauftrag erstellt wird, werden im Serviceauftrag automatisch fünf Zeilen mit Menge "1" eingefügt.

Sobald ein neuer Service Wareneingang erstellt wird, wird der Lagerort und -platz automatisch aus der Serviceeinrichtung vorbelegt. Bei Bedarf können die Felder manuell geändert werden. Das Feld "Ext. Belegnr.“ ist ein Pflichtfeld und muss vor Buchung manuell gepflegt werden. Das Feld "Ihre Referenz“ ist kein Pflichtfeld und kann bei Bedarf gepflegt werden.

Die Debitorennummer kann manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden. Zusätzlich kann ein Lief. an Codes des Debitors ausgewählt werden.

Die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer können manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden.

Sobald die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer erfasst werden, öffnet sich eine Erfassungsmaske. Bereits bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden die Felder in der Erfassungsmaske automatisch entsprechend vorbelegt.

Sollte eine Seriennummer bzw. Chargennummer im System unbekannt sein, kann in der Erfassungsmaske die Artikelnummer mit ggf. zugehörigen Variantencode, Ablaufdatum, Herstelldatum und Debitor für die Einbuchung hinterlegt werden.

Sollte der Artikel laut der hinterlegten Artikelverfolgung Varianten-, Ablauf- und/oder Herstelldatum pflichtig sein, wird dies systemseitig erkannt und die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sind editierbar. Andernfalls sind diese Felder grau hinterlegt und somit nicht editierbar.

Sobald die Eingabe mit "OK“ bestätigt werden, wird die Zeile automatisch in das Inforegister "Geräteeingangszeilen“ geschrieben.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird automatisch eine Verkaufsreklamation gebucht und ein neuer Serviceauftrag erstellt.

Falls die Seriennnummer / Chargennummer im System nicht bekannt ist, wird zusätzlich die entsprechende Informationskarte automatisch angelegt.

Zudem wird in der Call-Nr. die gebuchte Verkaufsreklamation automatisch hinterlegt und ist somit jederzeit ersichtlich.

Hinweis

Der Service Wareneingang erkennt aktuell noch nicht, ob ein Artikel betriebsstundenpflichtig ist. Zusätzlich erfolgt aktuell noch keine Prüfung auf bereits vorhandene Verkaufsreklamationen und/ oder Serviceaufträge.

Verkaufsreklamation aus einem Serviceauftrag erstellen#

Im Serviceauftrag kann über die Funktion "VK-Rücknahme erstellen“ automatisch eine Verkaufsrücksendung auf Basis der Serviceauftragsartikelzeilen erstellt werden.

Infobox VK-Zeilendetails in Verkaufsreklamation#

In der Verkaufsreklamation ist pro Verkaufszeile in der Infobox "VK-Zeilendetails“ durch das Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ ersichtlich, wie viele offene Serviceaufträge für den Debitor mit diesem Artikel bestehen.

Auf die Anzahl im Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ kann jederzeit abgetaucht werden. Bei Bedarf kann auch der Serviceauftrag geöffnet werden.

Hinweis

Im Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ wird auf der Debitorennummer und Artikelnummer gefiltert. Es findet keine Filterung auf der Artikelverfolgung statt.

Artikelverfolgung in Serviceauftragszeilen#

Der Serviceartikel wurde um die Chargennummer erweitert. Wenn aufgrund der Serviceartikelgruppe automatisch beim Verkauf ein Serviceartikel erstellt wird (Serviceartikel erstellen= Ja), dann wird die Chargennummer ebenfalls mitberücksichtigt.

Auf der Serviceartikelkarte kann über den Assit Button […] am Feld "Chargennummer“ die Chargennr.-Informationsliste geöffnet werden.

Hinweis

Zurzeit kann einem Serviceartikel nur eine existierende Seriennummer oder eine existierende Chargennummer zugewiesen werden.

In der Serviceartikelzeile wird nicht zwischen Seriennummer und Chargennummer unterschieden.

Die Artikelverfolgung wird in das Feld "Artikelverfolgungsnr.“ in der Serviceartikelzeile hinterlegt.

Das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Artikel mit einer Serien- oder Chargennummer handelt.

In der Serviceartikelzeile kann über die Funktion "Zeile“ die Serieninformationskarte bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Zielbelegart in Serviceangebot / Serviceauftrag#

In den Standard Service Codes werden die benötigten Stücklisten angelegt, die im Serviceangebot / -auftrag aufgerufen werden können. Pro Zeile kann in der Stückliste hinterlegt werden, ob die Zeile die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ hat.

Hinweis

Wenn ein Artikel oder eine Ressource manuell in die Serviceangebotszeilen oder in den Serviceauftragszeilen hinterlegt wird, wird die Zielbelegart aus der Serviceeinrichtung (Feld: Vorgabe Ziel Belegart) gezogen.

Zusätzlich kann der Haken "Zeile drucken“ gesetzt werden. Die Einrichtungen aus dem Standard Service Codes werden beim Einfügen der Stückliste in das Serviceangebot und -auftrag übernommen und können bei Bedarf geändert werden.

Serviceauftrag#

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein (Serviceauftragskopf) wurde das Feld "Tätigkeitsort“ hinzugefügt. Das Feld füllt sich automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Serviceeinrichtung und kann im Serviceauftrag manuell umgestellt werden.

Der Tätigkeitsort dient zur Vorbelegung des gleichnamigen Feldes in der Serviceartikelzeile.

Hinweis

Wird der Tätigkeitsort im Kopf geändert, werden die Zeilen nicht aktualisiert.

Inforegister Zeilen#

In den Serviceartikelzeilen wurden folgende Felder ergänzt:

Feld Beschreibung
Tätigkeit Vorlagencode Über die Serviceauftragsart und den Serviceartikelgruppencode lassen sich die Tätigkeitsvorlagen automatisch in die Serviceartikelzeile einsteuern.

Der Tätigkeit Vorlagencode kann jederzeit manuell hinzugefügt oder geändert werden.

Durch das Einfügen einer Tätigkeitsvorlage werden die einzelnen Tätigkeiten in die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ hinzugefügt.
Zustand Bei Anlage eines Serviceauftrags wird das Feld automatisch auf "Service ausstehend“ gesetzt.

Das Feld wird durch einige Tätigkeiten und Status automatisch umgestellt und kann zusätzlich manuell geändert werden.

Es dient als Information und zur Steuerung von Abläufen.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Service ausstehend
• Service durchgeführt
• Service nicht möglich
• Verschrottet
Tätigkeitsort Das Feld wird durch das gleichnamige Feld im Servicekopf vorbelegt.

Der Tätigkeitsort sagt aus, wo die Reparatur durchgeführt werden soll.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor
Aktueller Ort Beim Hinzufügen eines Artikels wird das Feld autom. mit dem Wert aus der Serviceeinrichtung vorbelegt und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Der aktuelle Ort sagt aus, wo sich der Artikel aktuell befindet. Das Feld wird automatisch aktualisiert, wenn z.B. der Artikel an einen Kreditor zur Reparatur versendet wird.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Ihnen zur Verfügung:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor
Reparaturstatuscode
Reparaturstatus Geändert am/um
Das Feld "Reparaturstatuscode“ ist ein Standardfeld. Dieses wurde um eine Historientabelle erweitert, die bei jedem Statuswechsel automatisch gefüllt wird.

Im Feld "Reparaturstatus geändert am/um“ ist immer der letzte Änderungszeitpunkt zu sehen. Beim Klick auf das Feld wird die Historie angezeigt.
Artikelverfolgungsnr.
Ersatz Artikelverfolgungsnr.
Leihe Artikelverfolgungsnr.
Der Begriff "Artikelverfolgung“ steht für die Seriennummer oder die Chargennummer, je nach Konfiguration des aktuellen Artikels.

Das Feld "Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert der jeweiligen Artikelverfolgungsnummer des Artikels.

Das Feld "Ersatz Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert eines Ersatzartikels.

Das Feld "Leihe Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert einer Leihversorgung.

Die Felder sind in beiden Richtungen aktiv. Ist eine der Artikelverfolgung bereits im Vorfeld bekannt, so kann diese entsprechend eingetragen werden. Die weiteren Prozesse verwenden immer deren Inhalt.

Wird eine Artikelverfolgung erst im Laufe des Prozesses in der Logistik erfasst, so wird diese beim Buchen eines über die Call Nummer verknüpften Beleges automatisch an dieser Stelle eingetragen und entsprechend wieder in den Folgeprozessen verwendet.

Handelt es sich bei der Artikelverfolgung um eine Seriennummer, so wird beim Setzen des Feldes geprüft, ob in der Seriennr.-Informationskarte ein Garantiedatum für die Reparatur angegeben ist. Wenn das "Garantiedatum Reparatur" nicht nach dem Auftragsdatum liegt, wird das Feld "Garantie" gesetzt.
Grenzbetrag Kostenvoranschlag Der Grenzbetrag kommt aus der "Service Vertrag Einrichtung“ und kann manuell geändert werden.
Lösungscode Der Lösungscode kommt aus der "Service Vertrag Einrichtung“ und kann manuell geändert werden.
Kreditorennr.
Kred.-Artikelnr.
Beim Hinzufügen eines Artikels werden die Felder "Kreditorennr.“ und "Kred.-Artikelnr.“ automatisch mit dem Wert aus der Artikelkarte vorbelegt und können bei Bedarf manuell geändert werden.

Die Felder werden benötigt, wenn ein Artikel an einen Kreditor versendet wird.

Zubehör#

Über das Menüband "Zeilen > Zeile“ der Serviceartikelzeile kann über den Menüpunkt "Zubehör“ das erfasste Zubehör aus dem Service Wareneingang einsehen werden.

Seriennr.-/Chargennr. Infokarte#

Mit den Menüpunkten "Seriennr. Infokarte“ und "Chargennr. Infokarte“ kann jederzeit in die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte abgetaucht werden.

Status setzen#

Die Aktionen im Bereich "Status" setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Geprüft
  • Befundung erstellt
  • KV gesendet
  • KV senden
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt
  • Service freigegeben
  • Service begonnen
  • Service OK

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Die Aktion "Service erstellen“ kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

  • VK-Rücknahme erstellen
  • EK-Rücksendung erstellen
  • KV erstellen
  • Service erstellen
  • VK-Lieferung erstellen
  • Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen – Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Servicezeilen#

Öffnet die Servicezeilen-Karte.

Zeilen#

Folgende Felder wurden in den Zeilen hinzugefügt:

Feld Beschreibung
Zeile drucken Gibt an, ob die Zeile in gedruckten Belegen ausgegeben wird.
Service Tätigkeitsschritt Der Service Tätigkeitsschritt wird zum einen dazu genutzt, die Tätigkeiten zu sortieren und zum anderen, um innerhalb einer Serviceartikelzeile eindeutige Tätigkeitsnummern zu vergeben.
Bezug Das Feld steuert bei Buchungen, welche Daten auf der Serviceartikelzeile aktualisiert werden.

Werte:
• Leer
• Serviceartikel
• Ersatzartikel
• Leihartikel
Ziel Belegart Beim Ausführen der Servicezeile wird der angegebene Beleg mit den Daten aus der Servicezeile erzeugt.

Werte:
• Service Verbrauch
• Service Verkauf
• Service Angebot
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrücknahme
• Verkaufsauftrag Umlagerung
• Verkaufsrücknahme Umlagerung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrücksendung
• Umlagerungsauftrag
• Zubuchung Artikelbuchblatt
• Abbuchung Artikelbuchblatt
• Umlagerung Artikelbuchblatt
Richtung Bei Buchungen, die den Serviceartikel selbst ansprechen, sollte die Richtung angegeben werden, damit diese beim Buchen den aktuellen Ort in der Serviceartikelzeile aktualisieren kann.

Die Richtung kann bereits in den Standard Servicecodes vorbelegt werden.
Ziel Belegnr. Wird ein Zielbeleg erzeugt, wird dessen Belegnummer hier eingetragen.
Beim Löschen des Beleges wird die Nummer automatisch entfernt.

Das Feld sollte nur in Ausnahmefällen und gezielt manuell geändert werden.
Ziel geb. Belegnr. Wird ein Zielbeleg gebucht, wird dessen gebuchte Belegnummer hier eingetragen.

Das Feld sollte nur in Ausnahmefällen und gezielt manuell geändert werden.
Artikelverfolgungsnr. Das Feld wird aus der Serviceartikelzeile vorbelegt und bei der Erzeugung von Zielbelegen verwendet.
Service Kreditorennr. Der Wert wird mit der Kreditorennummer aus der Artikelkarte vorbelegt und muss beim Erzeugen von Einkaufsbelegen gefüllt sein.
Erledigt Sobald eine Zeile gebucht wird, wird automatisch ein Haken im Feld gesetzt.
Auftragsart Der Wert wird als Vorgabe für zu erzeugende Belege verwendet. Je nachdem ob die Ziel Belegart den Einkauf, Verkauf, Lager oder Service anspricht, gilt der Bezug zur jeweiligen Auftragsart.
Beleg autom. erstellen Nachdem eine Tätigkeit eingefügt wurde, wird die erste Servicezeile, in der dieses Feld gesetzt ist, ausgeführt. D.h. der wird Beleg erzeugt und ggfs. die Artikelverfolgung gesetzt.
Beleg autom. anzeigen Wurde zur Servicezeile ein neuer Beleg erzeugt, wird dieser angezeigt, wenn das Feld gesetzt ist.
Service Tätigkeitsart Dieses Optionsfeld klassifiziert die Tätigkeit.

Werte:
• Reparatur
• Wartung
• Ersatz
• Leihe
• Dienstleistung
• Verschrottung
• Kostenvoranschlag
• Logistik

Hinweis

Eine Servicezeile ohne Bezug kann gelöscht werden, auch wenn eine Belegnummer enthalten ist.

Funktionen im Menüband#
Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Geprüft
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt
  • Service freigegeben
  • Service begonnen
  • Service OK
  • Service nicht OK

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Tätigkeit#

Diese Aktionen sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Aktion Beschreibung
Service erstellen Diese Aktion kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine Einkaufsrücksendung ausgelöst worden sein.
Zeile starten Erzeugt den "Ziel Beleg“ in der aktuellen Zeile, wenn noch nicht vorhanden. Ist der Ziel Beleg ein Service Verkauf oder Service Verbrauch, ist der Beleg bereits vorhanden und es wird ggfs. die Artikelverfolgung aus der Serviceartikelzeile an die Servicezeile übertragen. Final wird in jedem Fall die (erzeugte) Belegnummer eingetragen.
Zeile beenden Beendet die Zeile, egal, ob der Beleg gebucht wurde oder nicht. Diese Aktion darf nur in besonderen Fällen ausgeführt werden.
Artikelumlagerungen in Servicezeile#

Soll ein Artikel während der Reparatur umgelagert werden, kann die Umlagerung direkt aus der Servicezeile erfolgen. Hierfür kann eine entsprechende Tätigkeit angelegt oder manuell die entsprechenden Felder gepflegt werden.

Für eine manuelle Hinterlegung müssen folgende Felder in der Servicezeile gepflegt werden:

Feld Wert
Service Tätigkeitsart Logistik
Bezug Serviceartikel (durch diese Hinterlegung werden die restlichen Zeilen mit dem Reparaturartikel automatsich gefüllt)
Ziel Belegart Umlag. Buchblatt
Lagerortcode
Lagerplatzcode
Angabe des Lagerorts und -platzes, wohin der Artikel umgelagert werden soll. Standardmäßig wird hier der Lagerort und -platz hinterlegt, auf dem der Artikel aktuell sich befindet.

Über die Funktion "Aktionen > Tätigkeit > Zeile starten" wird der Artikel automatisch umgelagert. Um den Artikel wieder zurück zu lagern, werden die gleichen Schritte, wie oben aufgeführt, erneut durchgeführt.

Service#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Buchung#

Über die Funktion "Verbrauch buchen“ werden generell alle Zeilen ohne Bezug zum Service-/Leih-/Ersatzartikel gebucht, egal ob die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ ist.

Über "Verkauf buchen“ werden alle Zeilen gebucht, die einen Wert zu fakturieren aufweisen und die Zeilen Belegart "Service Verkauf“ ist.

Infoboxen#

Die Infoboxen sind identisch wie die im Serviceauftrag.

Infoboxen Serviceauftrag#

Serviceartikelzeile Status#

Die Infobox "Serviceartikelzeile Status“ dient als Informationssammler, um sich über die markierte Zeile einen schnellen Überblick zu verschaffen.

In der Infobox werden folgende Informationen angezeigt:

  • Call Nr. und Call Zeile
  • Tätigkeitsort
  • Aktueller Ort
  • Reparaturstatus
  • Grenzbetrag KV

Service Tätigkeitsgruppen#

Die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ ist mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft. Die zur Serviceartikelzeile gehörigen "Service Tätigkeitsgruppen“ können automatisch über das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ oder manuell eingesteuert werden.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeitsgruppen“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Funktion Beschreibung
Neu Diese Aktion zeigt die Liste aller Tätigkeitsgruppen an, aus welcher eine Gruppe ausgewählt werden kann. Neue Gruppen werden nie automatisch ausgeführt.
Löschen Löscht die angewählte Tätigkeitsgruppe.
Ausführen Wählt die konkrete Tätigkeit, abhängig von der aktuellen Konstellation, aus, fügt diese in die Liste der Servicetätigkeiten ein und führt diese sofort aus.

Service Tätigkeiten#

Die Infobox "Service Tätigkeiten“ ist immer mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft und zeigt alle Tätigkeiten an, die für die markierte Zeile erstellt, gebucht und hinzugefügt wurden. Anhand der Farben ist der Stand der Tätigkeit erkennbar.

Farbe Beschreibung
Grün Beleg wurde bereits gebucht.
Rot Beleg wurde erstellt, aber noch nicht gebucht.
Schwarz Beleg wurde in die Infobox hinzugefügt, aber noch nicht erstellt.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeiten“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Call Belege#

Jeder Beleg, der aus dem Serviceauftrag heraus gestartet und gebucht wurde, wird automatisch in den Call abgelegt. Mit Klick auf die Zahl unter dem Punkt "Anzahl Datensätze“ kann der gewünschte Beleg geöffnet werden.

Hinweis

Die Belege sind nicht Zeilen, sondern auf dem gesamten Serviceauftrag bezogen.

Serviceauftrag abschließen#

Wird ein Serviceauftrag als “Erledigt” befunden, wird dieser vom System nicht automatisch gelöscht. Das Löschen eines Serviceauftrag erfolgt manuell.

Dabei ist zu beachten, dass ein Serviceauftrag erst dann gelöscht werden kann, wenn alle Servicezeilen auf erledigt gesetzt sind (Feld: "Erledigt"). Ist dies nicht der Fall, wird der Serviceauftrag archiviert, aber nicht gelöscht.

Sobald alle Servicezeilen auf "erledigt" gekennzeichnet sind, und der Serviceauftrag gelöscht wird, wird der Serviceauftrag gleichzeitig archiviert.

Mit der Löschung des Serviceauftrags wird der Serviceauftrag aus der Liste der offenen Serviceaufträge entfernt. Zusätzlich wird der zugehörige Call aus der Übersicht "Calls" in die Übersicht "Beendete Calls" auf der Debitorenkarte und der Serieninformationskarte verschoben.

Serviceangebot#

Inforegister Allgemein#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, wird die Serviceauftragsart (Feld: "Serviceauftragsart") und die Call Nummer (Feld: "Call Nr.") aus dem Serviceauftrag in das Serviceangebot mitgegeben.

Inforegister Zeilen#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, werden die Zeilen mit den entsprechenden Werten in das Serviceangebot übernommen.

Serviceangebotszeilen#

Folgende Felder wurden in den Serviceangebotszeilen ergänzt:

Feld Beschreibung
Service Tätigkeitsschritt Der Service Tätigkeitsschritt wird zum einen dazu genutzt, die Tätigkeiten zu sortieren und zum anderen, um innerhalb einer Serviceartikelzeile eindeutige Tätigkeitsnummern zu vergeben.
Ziel Belegart Die Zielbelegart wird automatisch aus der Stückliste eingefügt. Die erste Zeile ist die Reparaturzeile. Die Zeile hat die Ziel Belegart "Service Angebot“. Die weiteren Zeilen können die Ziel Belegart "Service Verkauf“ und/oder "Service Verbrauch“ haben.

Die Ziel Belegart kann manuell geändert werden.
Ziel Belegnr. In dem Feld wird automatisch die Ziel Belegnummer eingetragen, wenn die Artikel und Ressourcen aus der Stückliste eingefügt werden.

Werden die Artikel und Ressourcen manuell eingegeben/ ausgewählt, muss die Ziel Belegnummer manuell eingefügt werden. Hierzu kann die Funktion "Alle Zeilen in KV“ genutzt werden.

Die Ziel Belegnummer ist die Serviceauftragsnummer.
Artikelverfolgung In dem Feld wird die Artikelverfolgung des zu reparierenden Artikels automatisch aus dem Serviceauftrag in die Serviceangebotszeilen hinterlegt.
Funktionen im Menüband#
Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Befundung erstellt
  • KV gesendet
  • KV senden
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Zusätzlich sind weitere Funktionen vorhanden:

Funktion Beschreibung
Alle Zeilen in KV Sobald Artikel und Ressourcen über eine Stückliste in die Serviceangebotszeilen hinzugefügt werden, wird automatisch das Feld "Ziel Belegnr.“ befüllt.

Über die Funktion "Keine Zeilen in KV“ können alle Ziel Belegnummern gelöscht werden (außer vom zu reparierenden Artikel).

Mit der Funktion "Alle Zeilen in KV“ wird in allen Positionen die Ziel Belegnummer eingetragen.
Keine Zeilen in KV In allen Serviceangebotszeilen, außer vom zu reparierenden Artikel, wird die Ziel Belegnummer gelöscht.

Durch das Löschen der Ziel Belegnummer können die Zeilen nicht in den Serviceauftrag übernommen werden.
Verbrauch summieren Alle Artikel in der Serviceangebotszeile, die die Ziel Belegart = "Service Verbrauch“ gesetzt haben, können mit der Funktion "Verbrauch summieren“ auf die erste Zeile mit der Tätigkeitsart "Service Angebot“ raufgerechnet werden, sodass eine Gesamtposition für die Reparatur entsteht.

In den einzelnen Positionen wird automatisch ein Rabatt von 100% und die Nullposition "Gratis“ gesetzt.
Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Service Einrichtung definierten Tätigkeitsgruppen aufgeführt.

Die Aktion "Service erstellen" kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

  • VK-Rücknahme erstellen
  • EK-Rücksendung erstellen
  • KV erstellen
  • Service erstellen
  • VK-Lieferung erstellen
  • Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Service erstellen

Mit der Tätigkeit "Service erstellen“ können die Artikel und Ressourcen, die in den Serviceangebotszeilen hinterlegt wurden, in den Serviceauftrag übertragen werden.

Mit Klick auf "Service erstellen“ öffnet sich die Seite "Serviceangebot Zeilen“. Alle Artikel und Ressourcen werden automatisch markiert.

Über "Liste bearbeiten“ kann die Markierung einzelner Zeilen entfernt werden.

Über "Auswahl löschen“ wird die Markierung für alle Zeilen gelöscht.

Über "Alle auswählen“ wird die Markierung in allen Zeilen gesetzt.

Stückliste#

In der Stückliste können die benötigten Artikel und Ressourcen ausgewählt werden, indem ein Haken im Feld "Ausgewählt“ gesetzt wird. Zusätzlich muss die benötigte Menge eingegeben werden. Ist der Artikel variantenpflichtig, kann die entsprechende Variante ausgewählt werden.

Bei Bedarf kann die Menge bereits in der Stückliste vorbelegt werden. Durch die Vorbelegung der Menge wird automatisch der Haken "Ausgewählt“ gesetzt.

Über den Menüpunkt "Alle auswählen“ werden alle Zeilen markiert. Über den Menüpunkt "Auswahl löschen“ wird die Markierung in allen Zeilen entfernt.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Haupttätigkeiten#

Logistische Bewegungen#

Die logistischen Bewegungen betreffen im Normalfall die, für den Service bestimmte Artikel.

Dazu wird in den "Standard Servicecodezeilen“ die Art = "Artikel“ und als Bezug = "Serviceartikel“ eingetragen.

Es wird automatisch der Buchungscode der Serviceartikelzeile verwendet. Abweichende Werte erfordern eine Vorgabe im Feld "Buchungscode“ in der "Standard Servicecodezeile“.

Logistische Umbuchungen beinhalten keinen Wertefluss. Deshalb sollte das Feld "Nullposition“ den Wert "Gratis“ enthalten.

Ist das Feld "Richtung“ eingetragen, kann durch die Buchung der logistischen Bewegung der aktuelle Ort des Serviceartikels aktualisiert werden.

Wenn gewollt, kann durch die Buchung auch der Reparaturstatuscode aktualisiert werden.

Typische Belegarten wären:

  • die Verkaufsrücknahme für die Einbuchung des Artikels des Debitors und
  • der Serviceauftrag selbst für die Lieferung zurück an den Debitor möglich. Alternativ wäre auch ein Verkaufsauftrag möglich.

Bei Fremdreparatur wären

  • die Einkaufsrücksendung für den Versand des Artikels zum Kreditor und
  • die Einkaufsbestellung für den Rückweg des Artikels vom Kreditor zurück ins Haus möglich. Die Einkaufsbestellung kann jedoch auch als Servicetätigkeit angesehen werden und unter dieser Tätigkeitsgruppe aufgenommen werden.

Leihversorgungen#

Bei der Leihe handelt es sich ebenfalls um eine logistische Bewegung, aber es wird nicht der Serviceartikel, sondern ein zusätzlicher Artikel bewegt, der sich im Regelfall im Eigentum befindet.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss deswegen "Leihartikel“ sein.

Eine Leihe besteht im Regelfall mehr als einer Warenbewegung, weswegen eine Vorlage auch beide Richtungen des Leihartikels enthalten kann. Alternativ wäre es jedoch auch möglich, für beide Wege getrennte Vorlagen zu erzeugen.

Der Lagerortcode in den "Standard Servicecodezeilen“ hat höchste Priorität, womit es hier möglich ist einen abweichenden Lagerort für die Leihgeräte zu hinterlegen.

Soll eine Leihe lt. Aufwand abgerechnet werden, kann dafür bereits ein Platzhalter, z.B. in Form einer Ressourcenzeile konfiguriert werden.

Serviceangebot/ Kostenvoranschlag#

Der Kostenvoranschlag (d.h. die Befundung ergänzt um Preisangaben) wird in Form eines Serviceangebots aus dem Serviceauftrag heraus, erstellt.

Im Serviceangebot können die Befundungscodes hinterlegt werden. Zudem können die geplanten Verbräuche und Verkäufe eingetragen werden. Dazu ist es möglich, die Servicestückliste abzurufen.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein. Die "Ziel Belegart“ muss "Service Angebot“ sein. Da der Kostenvoranschlag Preise liefert, sollte das Feld "Nullposition" auf "Nein“ stehen.

Service#

Bei der Servicetätigkeit gibt es die meisten Abhängigkeiten. Deshalb wird es sicher mehrere Vorlagen zur Tätigkeitsart Reparatur bzw. Wartung geben.

Grundsätzlich wird der Service für jeden Tätigkeitsort (Vor Ort, Im Haus, Beim Kreditor) unterschiedlich ablaufen. Zudem kann auch die Serviceauftragsart eine Rolle spielen.

Typische Fälle wären:

  • Auswahl der Stückliste
  • Auswahl der Stückliste aus Befundung bzw. akzeptiertem Kostenvoranschlag
  • Erstellen einer Bestellung beim Kreditor

Verschrottung#

Eine zweistufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Umlagerung“. D.h. es erfolgt zunächst eine Umlagerung auf einen speziellen "Schrottlagerort“ laut Serviceeinrichtung und im zweiten Schritt eine manuelle Abbuchung von diesem.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein.

Eine einstufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Abbuchung“.

Ersatzartikel#

Ersatz ist in der Regel eine Lieferung von Neuware und somit als Umlaufvermögen auszuweisen.

Über die Vorlage kann entschieden werden, ob der Ersatz den üblichen Beschaffungsweg geht, also wenn vorhanden vom Lager, ansonsten über die interne Wiederbeschaffungslogik, oder direkt beim Kreditor bestellt wird.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Ersatzartikel“ sein.

Dienstleistungen#

Es ist möglich, im Prozess Dienstleistungen wie z.B. Qualitätssicherung, Beschriftung, Sterilisation usw. zu integrieren. Dies erfolgt mit Hilfe von Ressourcen.

Service Call (Informationssammler)#

Beim Erstellen eines Serviceauftrags wird automatisch ein Service Call angelegt und entsprechend klassifiziert. Die Call Klassifizierung wird aus der Serviceauftragsart entnommen und zeigt an, ob es sich um eine Reparatur oder Wartung handelt. Pro Serviceauftragsart kann im Feld "Serviceauftragstyp“ eine Call Klassifizierung (Reparatur oder Wartung) hinterlegt werden. Bleibt das Feld "leer“, wird bei Anlage eines Serviceauftrags automatisch die Call Klassifizierung "Reparatur“ hinterlegt. Bei Änderung einer Serviceauftragsart, z.B. von Reparatur auf Wartung, wird die Call Klassifizierung entsprechend geändert.

Die Call-Nummer wird im Serviceauftragskopf und in den Serviceauftragszeilen automatisch hinterlegt. Über die Debitorenkarte, das Marketing Cockpit und auch die Serieninformationsliste kann über die Funktion "Calls“ der Call geöffnet werden.

Jede Servicezeile aus einem Serviceauftrag wird mit allen Informationen (wie z.B. Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer, Chargennummer, Variantencode, Menge) automatisch in den Service Call hinterlegt. Zusätzlich wird jeder erstellte und gebuchte Beleg in den Service Call zurückgeschrieben.

Mithilfe des Service Calls können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Serviceauftrag verschaffen und bei Bedarf, direkt aus dem Service Call heraus eine Wiedervorlage erstellen, die Debitorenkarte oder einen erstellten bzw. gebuchten Beleg öffnen.

Damit ein Service Call automatisch angelegt werden kann, muss in der Serviceeinrichtung die Nummernserie des Calls im Feld "Service Call Nummern“ hinterlegt werden.

Wird aus einem Serviceauftrag ein weiterer Beleg erstellt, z.B. Serviceangebot, Verkaufsauftrag oder Einkaufsreklamation, wird die Call Nr. automatisch in den erstellten Belegen mitgegeben. Somit ist zum einen erkennbar, ob ein Einkaufs- oder Verkaufsbeleg zu einem Serviceauftrag gehört und welche Belege miteinander verknüpft sind.

Hinweis

Der Call dient als "Informationssammler“ und kann nicht bearbeitet werden.

SN/CN-Informationskarte mit Serviceartikel verbinden#

Pro Serviceartikelgruppe kann ein Haken im Feld "Serviceartikel erstellen“ gesetzt werden. Damit eine Verknüpfung zwischen Artikel und Serviceartikelgruppe entsteht, muss die Serviceartikelgruppe auf der jeweiligen Artikelkarte im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beim Verkauf eines Artikels wird geprüft, ob auf der Artikelkarte eine Serviceartikelgruppe mit dem Kenner "Serviceartikel erstellen“ vorhanden ist. Falls ja, wird mit Buchung eines Lieferscheins automatisch für den betroffenen Artikel ein Serviceartikel erstellt.

Ist der verkaufte Artikel Serien- oder Chargennummer gefühlt, wird die Nummer automatisch in den Serviceartikel geschrieben.

Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Serviceartikel und der Serien- bzw. Chargeninformationskarte. Über den Drill Down im Serviceartikel kann die Serien- bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Befindet sich der Serviceartikel in einem Serviceauftrag, wird automatisch auch die Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt. Auch aus dem Serviceauftrag ist es jederzeit möglich, die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte zu öffnen.

Wird im Serviceauftrag ein Serviceartikel ausgewählt, werden die Felder "Artikelnummer, Seriennummer, Chargennummer“ automatisch befüllt.

Wird im Serviceauftrag eine Artikelnummer und eine Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt, prüft das System automatisch, ob für die Kombination "Artikelnummer und Serien- bzw. Chargennummer“ bereits ein Serviceartikel angelegt ist. Falls ja, wird die Serviceartikelnummer automatisch eingefügt. Falls nicht, kann jederzeit aus einem Serviceauftrag ein Serviceartikel erstellt werden.

Hinweis

Einem Serviceartikel kann nur eine existierende Seriennummer und Chargennummer zugewiesen werden.

Preisgestaltung bei Serviceverträgen#

Die Preisfindung wurde für Servicearbeiten (Dienstleistungen und Teile) um die Serviceauftragsart und Vertragsnummer erweitert.

Durch die Erweiterung können kundenspezifische Preise für:

  • Service/Reparaturen die über einen Servicevertrag erbracht werden (Vertragsnummer)
  • Serviceaufträge die direkt angelegt werden ohne Bezug zu einem Servicevertrag

ermittelt werden.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsart#

Richten Sie zunächst eine Verkaufsauftragsart für die Preisfindung ein. Hierbei müssen lediglich die Felder "Code“ und "Beschreibung“ gefüllt werden. Alle anderen Felder haben keine Auswirkung.

Serviceauftragsart#

In der jeweiligen Serviceauftragsart wird die Verkaufsauftragsart, welche für die Preisfindung definiert wurde, im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ hinterlegt.

Debitorenrabattgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenrabattgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. Hierzu wird die entsprechende Debitorenrabattgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "Zeilenrabatt %“ festgelegt.

Debitorenpreisgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenpreisgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. In der Preisliste wird die entsprechende Debitorenpreisgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "VK-Preis“ hinterlegt.

Servicevertrag#

Im Servicevertrag wird die Serviceauftragsart und die Debitorenpreisgruppe bzw. Debitorenrabattgruppe in den gleichnamigen Feldern hinterlegt.

Ablauf#

Sobald ein Serviceauftrag erzeugt wurde, wird in die Servicezeile, sofern vorhanden, die spezielle Debitorenpreisgruppe und/oder Debitorenrabattgruppe berücksichtigt. Im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ wird die ermittelte Verkaufsauftragsart, welche der Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag zugewiesen ist, eingetragen.

Hinweis

Wenn über die Debitorenrabattgruppe ein 100% Rabatt ermittelt wird, dann wird das Feld Nullposition automatisch auf "Gratis“ gesetzt.

Wartungsplan und Wartungscockpit#

Um die Serviceeinsätze besser planen zu können, wurde zwischen den Serviceverträgen und den Serviceaufträgen ein Zwischenschritt, das Wartungscockpit, implementiert.

Mithilfe des Wartungscockpits können alle fälligen Wartungen angezeigt, geplant und die benötigten Serviceaufträge erstellt werden.

Einrichtung#

Prüfarten#

Richten Sie zunächst die von Ihnen benötigten Prüfarten (Form eines Services z.B. Instandhaltung) ein. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Prüfarten“ auf. Es können beliebig viele Prüfarten angelegt werden.

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code (Kürzel) für die Prüfart hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung der Prüfart hinterlegt.
Zeitintervall Das Zeitintervall dient zur Vorbelegung des Serviceintervalls in der Servicevertragszeile.
Intervall-Typ Bei der Berechnung des nächsten Servicetermins nach einem Service ist die Intervallart entscheidend.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Geplantes Servicedatum
• Tatsächliches Servicedatum
Serviceauftragsart Die Serviceauftragsart wird als Filter auf das gleichnamige Feld im Servicevertrag verwendet, um den entsprechenden Servicevertrag zum Debitor zu ermitteln.

Stimmt die Serviceauftragsart der Prüfart mit der Serviceauftragsart des Servicevertrags nicht überein, wird die Prüfart nicht in den Servicevertrag hinterlegt.

Bleibt das Feld leer, wird die Prüfart, unabhängig der Serviceauftragsart im Servicevertrag, im Servicevertrag hinterlegt.

Wartungsplan Vorlagenliste#

Die Wartungsplan Vorlagen bilden den Wartungsplan eines Geräts. So können diesem alle notwenigen Wartungen bzw. Kontrollen in Form der vorab definierten Prüfarten zugeordnet werden.

Um eine Wartungsplan Vorlage zu definieren, rufen Sie sich zunächst die "Wartungsplan Vorlageliste“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Wartungsplan Vorlage definieren.

In der Wartungsplan Vorlagenkarte werden die benötigten Prüfarten hinterlegt. Die Felder "Zeitintervall“ und "Intervallart“ sind berechnete Felder und stammen aus der Prüfart.

Artikelkarte#

Um eine Verknüpfung zwischen einem Artikel und der Wartungsplan Vorlage herzustellen, muss die entsprechende Wartungsplan Vorlage auf der Artikelkarte im Feld "Wartungsplan Vorlage“ hinterlegt werden.

Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#

Über die "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker-Liste“ können Sie beliebig viele TechnikerInnen angelegen. Für zukünftige Zwecke können diese mit einer Ressource, einer Anlage und einem Lagerort verknüpft werden. Zudem kann eine Zuordnung von Zuständigkeitseinheiten erfolgen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer-ID“ gefüllt, so werden diese beim Eintragen der TechnikerInnen in den Serviceauftrag übernommen.

Feld Beschreibung
Art Gibt die Art des Datensatzes an. Zur Auswahl stehen:

• Fahrzeuge
• Fahrer
• Techniker

Hinweis:
Aktuell hat nur die "Art = Techniker“ eine Funktion und kann im Wartungscockpit und im Serviceauftrag hinterlegt werden. Die Arten "Fahrzeuge und Fahrer“ haben aktuell keine Auswirkung auf den Prozess.
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code (Kürzel) für das Fahrzeug, den Fahrer oder Techniker hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung für das Fahrzeug, den Fahrer oder Techniker hinterlegt.
Mitarbeiternr. Über das Feld können Sie eine/n MitarbeiterIn dem Datensatz zuordnen.
Ressourcennr. Über das Feld können Sie eine Ressource dem Datensatz zuordnen.
Inventarnr. In dem kann ein Wert eingegeben werden.
Das Feld hat aktuell keine Auswirkungen.
Anlagennr. Über das Feld können Sie eine Anlage dem Datensatz zuordnen.
Zuständigkeitseinheit Über das Feld können Sie festlegen, für welchen Standort / welche Filiale der angelegte Datensatz zuständig ist.
Lagerortcode Über das Feld können Sie einen Lagerort dem Datensatz zuordnen.
Benutzer ID Über das Feld können Sie ein/e BenutzerIn dem Datensatz zuordnen.
Gesperrt Durch das Setzen der Checkbox können Sie den Datensatz sperren. Dieser steht Ihnen anschließend innerhalb der Prozesse nicht mehr zur Verfügung.
Sperrgrund Sollten Sie einen Datensatz für die Benutzung gesperrt haben, so können Sie in diesem Feld einen Grund für die Sperrung hinterlegen.

Wartungsplan im Servicevertrag#

Mit Buchung einer Verkaufslieferung wird systemseitig geprüft, ob der Artikel einer Serviceartikelgruppe zugehörig ist, für die bei der Lieferung automatisch ein Serviceartikel erstellt wird.

Sollte dies zutreffen, wird im Vorgang ein gültiger Servicevertrag ermittelt und pro Prüfart eine Zeile mit dem Zeilenwert 0,01 Euro hinzugefügt. Somit ist es möglich, dass ein Serviceartikel mehrfach in einem Servicevertrag vorkommen kann.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass der Zeilenwert manuell angepasst werden.

Hinweis

Serviceverträge mit dem Status "Storniert“ werden nicht berücksichtigt.

In den Servicevertragszeilen ist ersichtlich, wann das Startdatum der Zeile ist, um welche Prüfart es sich handelt, in welchem Zeitraum der Serviceintervall stattfindet, wann der letzte Service war, wann der letzte geplante Service ist und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Das "Startdatum“ in der Servicevertragszeile ist das Datum der gebuchten Verkaufslieferung und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Hinweis

Im Servicevertrag können aktuell keine Zeilen mit einem späteren Zeitraum als dem Fakturierungsintervall hinterlegt werden.

Es ist jederzeit möglich, manuell eine Zeile im Servicevertag hinzuzufügen. Eine Zeile im Servicevertrag kann gelöscht werden, solange der Status sich auf "Offen“ befindet und der Haken in der Vertragszeile im Feld "Neue Zeile“ gesetzt ist. Sobald der Vertrag auf "Vertrag sperren“ gesetzt wird, kann die Zeile im Servicevertrag nicht gelöscht werden. Um die Zeile zu beenden, muss im Feld "Vertragsablaufdatum“ ein Datum hinterlegt werden.

Hinweis

Das Feld "Zu fakturieren (Jahr)“ auf dem Inforegister "Rechnungsdetails“ muss aktuell manuell auf den Wert im Feld "Berech. Zu fakturieren (Jahr)“ geändert werden.

Hinweis

Der Status im Feld "Status ändern“ wird automatisch auf "Offen“ gesetzt und muss manuell auf "Gesperrt“ gesetzt werden.

Wartungscockpit#

Über das Wartungscockpit können die bevorstehenden Serviceeinsätze besser geplant werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst das Wartungscockpit über den gleichnamigen Suchbegriff über die Anwendersuche auf.

Über die Aktion "Wartungscockpitposten erzeugen“ können bis zu einem beliebigen Datum alle fälligen Servicezeilen abgerufen werden. Des Weiteren können diese mit Hilfe der Filter für die Felder des Servicevertragskopfs weiter eingegrenzt werden.

Hinweis

Die Artikel, die in den Serviceverträgen keine Prüfart enthalten, werden bei der Funktion "Wartungscockpitposten erzeugen“ nicht mit abgerufen.

Pro Wartungscockpitposten sind die wichtigsten Informationen aus den zugehörigen Servicevertrag einsehbar.

Hierunter wird angegeben, um welches Gerät es sich handelt, bei welchem Debitor das Gerät steht, um was für eine Prüfart es sich handelt, wann das letzte Servicedatum war und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

In den Spalten "Geplantes Datum“ und "Geplanter Techniker“ werden die Servicedaten eingetragen und eine Zeile final mit dem Setzen eines Häkchens im Feld "Geplant“ abgeschlossen.

Über die Aktion "Servicebelege erzeugen“ ist es anschließend möglich, aus den geplanten Zeilen die Serviceaufträge zu erzeugen. Über die Option "Zeilen zusammenfassen“ können mehrere Vertragszeilen in einen Serviceauftrag abgerufen werden. Dies ist nach Serviceartikel und Debitor möglich.

Bei der Erstellung eines Serviceauftrags wird die Belegnummer der jeweils erzeugten Belegzeile im Wartungscockpitposten eingetragen. Über die Belegnummer kann der Serviceauftrag geöffnet werden.

Die Vertragsnummer wird automatisch in den Serviceauftragskopf und in der Serviceauftragszeile hinterlegt. Die Serviceauftragsart, die im Servicevertrag hinterlegt ist, wird in den Serviceauftrag übernommen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer“ bei den TechnikerInnen gefüllt, so werden diese beim Eintragen des Technikers in den Serviceauftrag übernommen. Zusätzlich wird die Prüfart in die Zeile geschrieben.

Werden Serviceaufträge gelöscht, so werden die Belegdaten im Wartungscockpitposten wieder entfernt.

Werden Serviceaufträge gebucht, so werden die Wartungscockpitposten gelöscht.

Hinweis

Das Datum im Wartungscockpit im Feld "Nächster geplanter Service am“ wird im Serviceauftrag in das Feld "Reagieren bis (Datum)“ auf dem Inforegister "Allgemein“ und in das Feld "Auftragsdatum“ auf dem Inforegister "Details“ geschrieben. Bitte beachten Sie, sollte in der Serviceeinrichtung oder im Serviceartikel eine Reaktionszeit hinterlegt sein, wird die Reaktionszeit mit berechnet.

Das Datum im Wartungscockpit im Feld "Geplantes Datum“ wird im Serviceauftrag in das Feld "Startdatum“ auf dem Inforegister "Details“ geschrieben. Das Arbeitsdatum wird in den Feldern "Buchungsdatum und Belegdatum“ auf dem Inforegister "Fakturierung“ geschrieben.

Die Felder "Buchungsdatum“ und "Belegdatum“ im Serviceauftrag können manuell überschrieben werden. Alle Felder, außer das Feld “Reagieren bis (Datum)” können manuell geändert werden.

Mit Buchung der Servicelieferung werden die Felder "Letzter geplanter Service am“ und "Nächster geplanter Service am“ im Servicevertrag neu berechnet.

Zusätzlich wird im Serviceartikel das Feld "Letzter Service am“ auf dem Inforegister "Allgemein“ aktualisiert.

Artikel-/Gerätezuordnungsposten#

Beim Buchen eines Serviceauftrags über die Funktion "Buchen: Liefern“ oder "Buchen: Liefern und verbrauchen“ wird ein gebuchter Servicelieferschein mit entsprechenden Posten erstellt.

Zusätzlich wird geprüft, ob es sich um einen Artikel handelt, der seriennummerngeführt ist. Trifft dies zu, werden die gebuchten Verbräuche in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Zusätzlich werden die Verbräuche in die Serviceposten geschrieben.

Hinweis

In der Version 22.3 werden nur die Verbräuche, die mit der Funktion "Buchen: Liefern und verbrauchen“ gebucht werden, in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Ab der nächsten Version werden auch die Verbräuche, die mit der Funktion "Buchen: Liefern“ gebucht werden, in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben.

In den Artikel-/Gerätezuordnungsposten ist die Funktion "Menge storniert ändern“ vorhanden. Dies ist eine manuelle Funktionserweiterung ohne Buchungsfunktion und dient dazu, die zugeordneten Posten über die Stornomenge zu kennzeichnen, da diese Zeile/ dieser Artikel sich nicht mehr im Gerät befindet.

Rechnungsstellung eines Servicevertrags#

Bei der Rechnungsstellung eines Servicevertrags werden die Vertragszeilen in die ungebuchte Servicerechnung geschrieben, wenn das Enddatum des Fakturierungsintervalls größer als das Startdatum in der Vertragszeile ist.

Eine Vertragszeile, dessen Startdatum größer als das Enddatum des Fakturierungsintervalls ist, wird nicht mit an die ungebuchte Servicerechnung übergeben.

Beispiel:
Die nächste Rechnung ist im September fällig. Zwei Zeilen haben das Startdatum 01.10.2023. Die Zeilen werden nicht in der Rechnung erscheinen, sondern erst mit der Rechnung im Oktober.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, kann dieses ebenfalls erfasst werden, auch wenn die Produkte nicht dem System bekannt sind.

Zubehör im Service Wareneingang#

Im Service Wareneingang kann pro Servicewareneingangszeile über die Funktion "Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. In der Maske kann auf bestehende Artikel-, Ressourcen- oder Sachkonten zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel im System nicht vorhanden ist. Die Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch eine Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird das Zubehör der jeweiligen erstellten Serviceartikelzeile zugeordnet. Dort kann das Zubehör aufgerufen und wenn gewünscht, geändert oder ergänzt werden.

Zubehör im Serviceauftrag#

Wenn eine Serviceartikelzeile manuell im Serviceauftrag erfasst wird, kann das Zubehör über die Funktion “Zubehör“ pro Serviceartikelzeile erfasst werden.

Ein Aufruf und eine Erfassung des Zubehörs sind auch im Service Artikel Arbeitsblatt möglich. Wenn eine Serviceartikelzeile gelöscht wird, dann wird auch das Zubehör mit gelöscht.

Nach Buchung einer Servicelieferung kann das Zubehör in der gebuchten Servicelieferung in der jeweiligen Gerätezeile über den Aufruf "Zubehör“ aufgerufen werden. Eine Bearbeitung des Zubehörs ist an dieser Stelle nicht mehr möglich.

Versand der Artikel nach Reparatur#

Mit dieser Funktionserweiterung können Sie die aus einem Serviceauftrag "reparierten“ und vereinnahmten Geräte ebenso wieder versenden.

Im Serviceauftrag werden bereits die vereinnahmten Mengen der Artikel / Geräte dargestellt.

Mit der Eingabe der "Menge zu liefern", erstellt sich eine Servicezeile mit dem Lagerort / Lagerplatz und der "Menge zu liefern" aus der Serviceartikelzeile. Sollte eine Seriennummer eingetragen sein, dann wird eine Artikelverfolgung zur Seriennummer erstellt. Sollte eine Chargennummer eingetragen sein, dann wird ebenfalls eine Artikelverfolgung hierzu erstellt.

Sollte Sie erneut die "Menge zu liefern" eingeben, erfolgt eine Meldung, dass bereits eine Servicezeile erstellt wurde und diese manuell geändert werden muss. Eine Automatik zur Änderung der Servicezeile ist zurzeit nicht abgebildet.

Sie können nur eine Menge zu liefern eingeben, die, die Restmenge nicht überschreitet. Die Restmenge errechnet sich aus der Menge abzüglich der gelieferten Menge.

Die Darstellung der Mengen beziehen sich auf die Basis Einheit deshalb wird im Serviceauftrag auf die Darstellung und Abwicklung in unterschiedlichen Einheiten verzichtet.

Sie können anschließend über "Für Warenausgang freigeben“ und "Warenausgang erstellen“ einen Warenausgang erzeugen, der entweder direkt aus dem Warenausgang gebucht werden kann oder aber so wie die Versandabwicklung es vorsieht – nur die Kommissionierung registrieren und dann mit dem Warenausgang einen Versandauftrag erstellen.

Beide Wege erzeugen eine Lieferung der Servicezeile und aktualisieren das Feld "Menge geliefert (Restmenge)". Es kann auch je nach Einrichtung direkt aus dem Versandauftrag oder aber Warenausgang geliefert und fakturiert werden.

Eine Verfügbarkeitsprüfung vor dem Erstellen einer Kommissionierung erfolgt für die zu liefernden Geräte nicht. Das heißt sollte der Lagerort/Lagerplatz für das eingebuchte Gerät durch eine interne Umlagerung geändert worden sein, dann wird trotzdem eine Kommissionierung erstellt. Diese kann allerdings erst registriert werden, wenn die zu kommissionierende Menge auch verfügbar ist.

Hinweis

Um im Feld “Menge zu liefern” einen Wert eintragen zu können, darf der Schalter "Zuord. Zu Serv.-Artikel notw.“ nicht gesetzt sein. Den Schalter können Sie in der Serviceeinrichtung oder direkt im Serviceauftrag auf dem Inforegister "Details" aktivieren bzw. deaktivieren.

Zuordnung zum Gerät#

Artikel-, Ressourcen- und Sachkontobuchungen können Geräten in Verkaufs- und Einkaufsbelegen über den Aufruf "Artikel-/Gerätezuordnung“ zugeordnet werden. Beim Buchen werden anschließend die entsprechenden Informationen der Gerätekarte (Seriennr.-Infokarte) in der Tabelle Gerätezuordnungsposten zugeordnet.

Beim Buchen des Beleges werden die erzeugten Artikelposten auf folgende Kriterien geprüft:

  • Ist der Ursprung der Buchung aus einem Verkaufsauftrag bzw. Einkaufsbestellung
  • Weist der Artikelposten eine Seriennummer auf
  • Die Postenart besitzt entweder den Wert "Verkauf“ oder "Einkauf“

Wird einer dieser Kriterien nicht erfüllt, löst dies ein Abbruch aus.

Hinweis

Besitzt der Artikelposten mit der Postenart "Verkauf“ oder "Einkauf“ das Kennzeichen Positiv=JA, führt dies ebenfalls zu einem Abbruch. In diesem Fall handelt es sich um einen Storno, der über eine separate Funktion (Lieferschein Stornieren) verbucht werden muss.

Sollte keins der Abbruch Kriterien erfüllt sein wird überprüft, ob es Artikel-/Gerätezuordnungen zum Beleg (VK Auftrag oder EK Bestellung) gibt. Wenn ja, dann werden diese in die Artikel- /Geräteposten zur Seriennummer-Informationskarte geschrieben.

Es werden keine Verbrauchsbuchungen oder ähnliches wie z.B. aus dem Fertigungsauftrag durchgeführt. Im Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung handelt es sich lediglich um das "Mitführen" und spätere Sichtbarmachen der Information welche Artikel (mit oder ohne Seriennr.) des gebuchten Verkaufs- bzw. Einkaufsartikel inkl. seiner Seriennr. zugeordnet waren.

Das heißt, wenn ein Seriennummernpflichtiger Artikel mit einer Menge größer 1 - zum Beispiel 10 - geliefert oder vereinnahmt wird, bedeutet dies, dass das System an dieser Stelle nicht unterscheiden kann welcher Seriennummer nun welche zugeordnete Artikel-Gerätezuordnung beinhaltet. Eine Aufteilung kann nicht stattfinden, weil die Artikel - Geräte Zuordnung auf Belegzeilen Ebene stattfinden und nicht auf Seriennummer Ebene. Die Artikel - / Geräte Zuordnungsposten können somit nur der ersten gebuchten Seriennummer zugeordnet werden.

Somit können auch keine Prüfungen auf Verfügbarkeiten der zugeordneten Seriennummern und Mengenprüfungen bei Teillieferungen durchgeführt werden. Da ebenso keine Stückliste existiert, kann auch nicht überprüft werden, ob die ausgewählten Artikel tatsächlich mit dem Zielprodukt stimmig sind.

Hinweis

Die Funktionalität basiert nur auf Seriennummern nicht auf Chargenummern.

Nach dem Buchen einer Belegzeile (egal ob Teilmenge oder Komplett) wird die Artikel- Geräte Zuordnung gelöscht.

Darstellung über Herkunft, Verbleib und Einsatz von Geräten#

Dieser Leistungspunkt ermöglicht Ihnen die Anzeige von Hersteller, Lieferant und aktuellen Standort eines Gerätes. Diese Informationen sind in der Seriennummern-Infokarte auf die dafür gesehenen Felder einsehbar.

Damit Sie diese Informationen einsehen können, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter "Infokartenpflicht“ aktiviert werden. Bei Buchung wird automatisch eine Seriennummer-Infokarte erstellt wird.


  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.