Service#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Service in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Einrichtung#

Rollencenter#

Für den Servicebereich in KUMAVISION medtec365 wurde ein entsprechendes Rollencenter konzipiert. Hierdurch haben Sie einen direkten Überblick auf den Arbeitsvorrat und können bequem in die entsprechenden Übersichten navigieren.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "medtec Service“ zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Arbeiten mit den Kacheln im Rollencenter#

Im Rollencenter "medtec Service" sind verschiedene Kacheln zur Darstellung des Bearbeitungsstands der einzelnen Serviceauftragszeilen vorhanden. Jede Kachel hat eine Filterung auf einen oder mehrere Reparaturstatus. Die Reparaturstatus pro Kachel können in der "Service Einrichtung" geändert werden. Dadurch kann die Arbeit im Service bei Bedarf hauptsächlich über die Kacheln erfolgen.

Die Kacheln sind in folgenden Abschnitten unterteilt:

Serviceaufträge – Offen

Service Aktivitäten – Techniker

Serviceaufträge – KV

Serviceaufträge – In Bearbeitung

Serviceaufträge – Freie Nutzung

Im Abschnitt "Serviceaufträge – Frei definierbare Kacheln" sind vier Kacheln vorhanden, die frei definiert werden können. Die Definition der Kacheln erfolgt in der Service Einrichtung.

Serviceeinrichtung#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vorgabe#

Inforegister Tätigkeit#

Auf dem Inforegister "Tätigkeit“ werden die entsprechenden Tätigkeiten vorbelegt, die in den Serviceartikelzeilen und in den Servicezeilen über das Menüband im schnellen Zugriff gestartet werden können.

Inforegister Verschrottung#

Inforegister Rollencenter Filter#

Auf dem Inforegister sind pro Kachel die entsprechenden Filter auf den Reparaturstatus definiert. Bei Bedarf können die Filter entfernt oder ergänzt werden.

Inforegister Frei definierbare Kacheln#

Auf diesem Inforegister können vier Kacheln nach Bedarf beschrieben und anhand vom Reparaturstatus gefiltert werden.

Serviceauftragsarten#

Im Bereich Service können Sie mit den Serviceauftragsarten arbeiten, um zum einen die Serviceaufträge in unterschiedliche Arten zu unterteilen und zum anderen können Sie pro Serviceauftragsart unterschiedliche Einrichtungen hinterlegen.

Um eine Serviceauftragsarte zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Serviceauftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle erstellen:

Über die Funktion "Aktionen – Service Tätigkeitsvorlagen Einrichtung“ im Menüband können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit Tätigkeit Vorlagencodes verknüpft werden.

Der Tätigkeit Vorlagencode wird automatisch im Serviceauftrag in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die Tätigkeiten aus der Tätigkeitvorlage automatisch in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ hinterlegt.

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit oder aus der Seriennummerinformationskarte über die Funktion "neuer Call“ und "Serviceauftrag Wartung“ oder "Serviceauftrag Reparatur“, wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart für die Reparatur und Wartung in den Feldern "Service Auftragsart Reparatur“ und "Service Auftragsart Wartung“ hinterlegt werden. Sind die Felder in der Serviceeinrichtung leer, wird keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Service Wareneingang wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart im Feld "Service Auftragsart Service Wareneingang“ hinterlegt werden. Ist das Feld in der Serviceeinrichtung leer, wird auch keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einer Verkaufsreklamation heraus, wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ gezogen.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Wartungscockpit, wird die Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag gezogen.

Serviceauftragsarten und Zahlungsbedingungen#

Serviceauftragsarten können wahlweise mit Zahlungsbedingungen versehen werden. Die Zahlungsbedingung aus der Serviceauftragsart übersteuert die Zahlungsbedingung, die in den Stammdaten des Debitors hinterlegt ist.

Um Zahlungsbedingungen einer Servicebestellart zu hinterlegen, rufen Sie sich die "Serviceauftragsarten" über die Anwendersuche auf.

Über "Neu“ im Menüband, können Sie eine neue Serviceauftragsart anlegen oder über "Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Serviceauftragsart bearbeiten.

In dem Feld "Zlg.-Bedingungscode“ können Sie der jeweiligen Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung hinterlegen.

Sollten Sie anschließend einen Serviceauftrag erstellen, wird dieser zunächst mit der Serviceauftragsart „Standard“ vorbelegt. Systemseitig wird geprüft, ob in der Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Zahlungsbedingung aus der Serviceauftragsart gezogen. Falls nicht, wird die Zahlungsbedingung aus der Debitorenkarte berücksichtigt.

Bei Änderung der Serviceauftragsart wird wiederholt systemseitig geprüft, ob die Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung hinterlegt hat und ggf. entsprechend aktualisiert.

Bei einem Wechsel des Debitors findet ebenfalls eine Prüfung statt. Sollte eine Serviceauftragsart ohne Zahlungsbedingung verwendet werden, wird somit die Zahlungsbedingung des Debitors gezogen.

Service Tätigkeitsgruppe#

In der Service Tätigkeitsgruppe werden einzelne Tätigkeiten (z.B. Kostenvoranschlag, Leihversorgung, Verschrottung) angelegt, die im Laufe einer Reparatur vorkommen können.

Jeder Tätigkeit können unterschiedliche Einstellungen mitgegeben werden, womit es zu mehreren möglichen Tätigkeiten in der Tätigkeitsgruppe kommen kann. Als Beispiel ist der Service selbst zu sehen. Dieser kann abhängig vom Ort der Ausführung unterschiedlich sein.

Die Anwendung reduziert beim Ausführen einer Tätigkeitsgruppe abhängig von den Parametern des aktuellen Servicefalls die möglichen Tätigkeiten.

Spezielle Service Tätigkeitsgruppen können in der Serviceeinrichtung im Register "Tätigkeit“ hinterlegt werden, damit diese in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen aus dem Menüband heraus gestartet werden können.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Die Service Tätigkeitsgruppen können in den Service Tätigkeitsvorlagen, im Sinne eines Arbeitsplanes, zusammengestellt werden.

Service Tätigkeitsvorlagen#

Mithilfe von Service Tätigkeitvorlagen können beliebig viele Vorlagen mit einzelnen Tätigkeitsschritten definiert werden, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen.

Durch die Verknüpfung mit der Serviceauftragsart und der Serviceartikelgruppe wird die entsprechende Tätigkeitsvorlage automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags in die Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Prozessschritte in die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgelistet.

In den Service Tätigkeitsvorlagen wird ein Code und eine Beschreibung eingegeben.

In der Service Tätigkeitsvorlagenkarte können die einzelnen Service Tätigkeitsgruppen in den Tätigkeitsvorlagenzeilen hinterlegt werden.

Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung#

In der Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit "Tätigkeit Vorlagencodes“ verknüpft werden.

Wird ein Artikel im Serviceauftrag hinterlegt, wird anhand der Serviceauftragsart und Serviceartikelgruppencode geprüft, ob eine Verknüpfung mit einem "Tätigkeit Vorlagencode“ besteht.

Falls eine Verknüpfung vorhanden ist, wird der Tätigkeit Vorlagencode automatisch in das gleichnamige Feld in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Tätigkeitsschritte in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgeführt.

Standard Servicecodes#

In den "Standard Servicecodes“ erhält man eine Übersicht über alle vorh. Standard Service Codes (Tätigkeiten) und der entsprechenden Einrichtung im Standard-Servicecodekopf.

Die Einrichtung erfolgt in der Standardservicecodekarte.

Die "Standard Servicecodes“ werden genutzt, um einzelne Tätigkeiten (z.B. Stücklistenanlage, KV, Leihversorgungen, Rücknahmen, Verschrottung, usw.) mit gewissen Parametern zu verknüpfen.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Sobald eine Tätigkeit im Serviceauftrag oder in den Servicezeilen gestartet wird, werden die Felder aus der Einrichtung automatisch vorbelegt.

Standardservicecodekarte#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

Standard-Serviceartikelgruppen-Codes#

Mithilfe von den Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können eine oder mehrere Stücklisten für die Reparaturen und Wartungen angelegt werden. Artikel und Ressourcen, die für Reparaturen oder Wartungen wichtig sind, werden in die Standardservicecodekarte hinterlegt. Bei Bedarf, kann bereits die Menge definiert werden.

Die Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können Sie über das Menüband der jeweiligen Serviceartikelgruppen aufrufen.

Pro Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp (Reparatur/Wartung) ausgewählt werden.

Nach der Einrichtung der Serviceartikelgruppe mit entsprechenden Standard-Serviceartikelgruppen-Codes wird die Serviceartikelgruppe im gleichnamigen Feld auf der Artikelkarte hinterlegt.

Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung#

Auf der Seite "Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung" können Serviceartikelgruppencodes mit Standard Service Codes verknüpft werden.

Wenn keine Verknüpfung hinterlegt ist, gilt die Tätigkeit für alle Serviceartikelgruppencodes.

Reparaturstatus Einrichtung#

In den Serviceartikelzeilen kann pro Zeile ein Reparaturstatus gesetzt werden. Je nach Einrichtung werden einige Reparaturstatus mit Buchung eines Beleges automatisch umgesetzt. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Reparaturstatus manuell zu setzen bzw. zu ändern.

Anhand vom Reparaturstatus ist jederzeit ersichtlich, auf welchem Stand sich die Serviceartikelzeile befindet. Zusätzlich werden die Kacheln auf dem Rollencenter anhand vom Reparaturstatus gefiltert.

Über den Menüpunkt "Status“ in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen sind weitere Status vorhanden, die manuell gesetzt werden können und zum Teil auch eine Funktion haben.

Alle benötigten Reparaturstatus werden in der "Reparaturstatus Einrichtung“ angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung hinterlegt wird.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Einrichten von Status für Serviceaufträge und Reparaturen".

Service Befundungsgruppen#

In der Serviceartikelzeile und Servicezeile kann der Artikel über eine zweistufige Hierarchie befundet werden.

Zur obersten Ebene, der Befundungsgruppe, können jeweils beliebig viele Befundungen hinterlegt werden.

Auf der Seite "Service Befundungsgruppen“ werden alle vorhandenen Befundungsgruppen angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung eingegeben wird.

Über den Menüpunkt "Befundungen“ hinterlegen Sie jeweils alle möglichen Ausprägungen, die später zur Verfügung stehen sollen.

Service Befundungen Einrichtung#

In der "Service Befundungen Einrichtung“ werden alle möglichen Defekte pro Befundungsgruppe hinterlegt.

Pro Befundungsgruppe können mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Service Vertrag Einrichtung#

In der "Service Vertrag Einrichtung“ werden Vereinbarungen, die mit Kunden getroffen wurden, hinterlegt.

Durch die Einrichtungen werden entsprechende Felder im Serviceauftrag automatisch vorbelegt. Somit erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu diesem Serviceauftrag auf einem Blick.

Lösungscode#

Mithilfe von Lösungen können Absprachen mit Kunden, hinterlegt werden.

Die Lösungscodes werden auf der Seite "Service Vertrag Einrichtung“ hinterlegt. Durch die entsprechende Einrichtung wird der Lösungscode in den Serviceartikelzeilen automatisch angezeigt.

Im Fenster Lösungen kann bei Bedarf das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ eingeblendet werden. Dies stellt eine zweite Möglichkeit dar, das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ in der Serviceartikelzeile vorzubelegen.

Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Hierzu rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen.

Im Service Wareneingang und im Serviceauftrag wird die Menge autom. mit dem Wert 1 vorbelegt und kann auch nicht geändert werden. Soll z.B. die gleiche Chargennummer mehrfach repariert werden, so muss pro Menge eine Zeile erfasst werden.

Es ist möglich, pro Servicewareneingangszeile einen anderen Lagerort und -platz zu hinterlegen.

Sobald ein neuer Service Wareneingang erstellt wird, wird der Lagerort und -platz automatisch aus der Serviceeinrichtung vorbelegt. Bei Bedarf können die Felder manuell geändert werden.

Das Feld "Ext. Belegnr." kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung als Pflichtfeld markiert werden. Das Feld "Ihre Referenz" ist kein Pflichtfeld und kann bei Bedarf gepflegt werden.

Die Debitorennummer kann manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden. Zusätzlich kann ein Lief. an Codes des Debitors ausgewählt werden.

Die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer können manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden.

Sobald die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer erfasst werden, öffnet sich eine Erfassungsmaske. Bereits bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden die Felder in der Erfassungsmaske automatisch entsprechend vorbelegt.

Bei der Eingabe einer Seriennummer wird zusätzlich geprüft, ob die hinterlegte Seriennummer mit dem hinterlegten Debitor in der Serieninformationskarte übereinstimmt.

Falls die hinterlegte Seriennummer, in Kombination mit der Artikelnummer und Debitorennummer nicht übereinstimmt, erscheint eine Meldung, mit dem Hinweis, mit dem entsprechenden Hinweis und ob die Seriennummer zugewiesen werden soll.

Mit Klick auf "Ja" und Buchung des Service Wareneingangs wird der Debitorenwechsel automatisch in der Serieninformationskarte zurückgeschrieben.

Sollte eine Seriennummer bzw. Chargennummer im System unbekannt sein, kann in der Erfassungsmaske die Artikelnummer mit ggf. zugehörigen Variantencode, Ablaufdatum, Herstelldatum und Debitor für die Einbuchung hinterlegt werden.

Sollte der Artikel laut der hinterlegten Artikelverfolgung Varianten-, Ablauf- und/oder Herstelldatum pflichtig sein, wird dies systemseitig erkannt und die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sind editierbar. Andernfalls sind diese Felder grau hinterlegt und somit nicht editierbar.

Sobald die Eingabe mit "OK" bestätigt wird, wird die Zeile automatisch in das Inforegister "Servicewareneingangszeilen" geschrieben.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird automatisch eine Verkaufsreklamation gebucht und ein neuer Serviceauftrag erstellt.

Mit Buchung des Service Wareneingangs werden alle Daten geprüft. Falls Daten nicht vollständig sind, z.B. weil der Debitor oder der Artikel gesperrt ist, erfolgt eine Hinweismeldung.

Zusätzlich folgt eine Meldung, dass ein Service Wareneingang nicht gebucht werden kann, wenn sich ein Artikel, welcher seriennummerngeführt ist, bereits im Haus befindet. Sobald die Lieferung des Artikels gebucht wurde, kann der Artikel erneut über den Service Wareneingang eingebucht werden, unabhängig davon, ob der Serviceauftrag offen oder abgeschlossen ist.

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Zubehör" die Seite zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. Für weitere Informationen siehe "Zubehörverwaltung".

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Befundungscode" die Seite zur Erfassung der Befundungen geöffnet werden. Somit können z.B. Transportschäden vermerkt werden. Die hinterlegten Befundungen werden mit Buchung des Service Wareneingangs in den Serviceauftrag übertragen. Für weitere Informationen siehe "Service Befundungsgruppen".

Falls die Seriennnummer / Chargennummer im System nicht bekannt ist, wird zusätzlich die entsprechende Informationskarte automatisch angelegt.

Zudem wird in der Call-Nr. die gebuchte Verkaufsreklamation automatisch hinterlegt und ist somit jederzeit ersichtlich.

Externe Belegnummer#

In den Servicebelegen ist das Feld "Externe Belegnummer" in den Serviceartikelzeilen vorhanden.

Wird im Service Wareneingang ein Wert im Feld "Ext. Belegnr." hinterlegt, wird der Wert mit Buchung des Service Wareneingangs automatisch in die Serviceartikelzeilen geschrieben. Der Wert schreibt sich automatisch in das Serviceangebot und der gebuchten Servicelieferung.

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags kann das Feld "Externe Belegnummer", wenn vorhanden, bereits befüllt werden. Wird aus dem Serviceauftrag eine Verkaufsreklamation und daraus ein Service Wareneingang erstellt, schreibt sich der Wert automatisch in die Belege mit.

Wird bei manueller Anlage die externe Belegnummer erst in der Verkaufsreklamation oder im Service Wareneingang befüllt, schreibt sich der Wert automatisch nach Buchung in die Serviceartikelzeile.

Verkaufsreklamation aus einem Serviceauftrag erstellen#

Im Serviceauftrag kann über die Funktion "VK-Rücknahme erstellen“ automatisch eine Verkaufsrücksendung auf Basis der Serviceauftragsartikelzeilen erstellt werden.

Infobox VK-Zeilendetails in Verkaufsreklamation#

In der Verkaufsreklamation ist pro Verkaufszeile in der Infobox "VK-Zeilendetails“ durch das Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ ersichtlich, wie viele offene Serviceaufträge für den Debitor mit diesem Artikel bestehen.

Auf die Anzahl im Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ kann jederzeit abgetaucht werden. Bei Bedarf kann auch der Serviceauftrag geöffnet werden.

Artikelverfolgung in Serviceauftragszeilen#

Der Serviceartikel wurde um die Chargennummer erweitert. Wenn aufgrund der Serviceartikelgruppe automatisch beim Verkauf ein Serviceartikel erstellt wird (Serviceartikel erstellen= Ja), dann wird die Chargennummer ebenfalls mitberücksichtigt.

Auf der Serviceartikelkarte kann über den Assit Button […] am Feld "Chargennummer“ die Chargennr.-Informationsliste geöffnet werden.

In der Serviceartikelzeile wird nicht zwischen Seriennummer und Chargennummer unterschieden.

Die Artikelverfolgung wird in das Feld "Artikelverfolgungsnr.“ in der Serviceartikelzeile hinterlegt.

Das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Artikel mit einer Serien- oder Chargennummer handelt.

In der Serviceartikelzeile kann über die Funktion "Zeile“ die Serieninformationskarte bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Zielbelegart in Serviceangebot / Serviceauftrag#

In den Standard Service Codes werden die benötigten Stücklisten angelegt, die im Serviceangebot / -auftrag aufgerufen werden können. Pro Zeile kann in der Stückliste hinterlegt werden, ob die Zeile die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ hat.

Zusätzlich kann der Haken "Zeile drucken“ gesetzt werden. Die Einrichtungen aus dem Standard Service Codes werden beim Einfügen der Stückliste in das Serviceangebot und -auftrag übernommen und können bei Bedarf geändert werden.

Serviceauftrag#

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein (Serviceauftragskopf) wurde das Feld "Tätigkeitsort“ hinzugefügt. Das Feld füllt sich automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Serviceeinrichtung und kann im Serviceauftrag manuell umgestellt werden.

Der Tätigkeitsort dient zur Vorbelegung des gleichnamigen Feldes in der Serviceartikelzeile.

Inforegister Zeilen#

In den Serviceartikelzeilen wurden folgende Felder ergänzt:

Menüband Serviceartikelzeilen#

Zubehör#

Über das Menüband "Zeilen > Zeile“ der Serviceartikelzeile kann über den Menüpunkt "Zubehör“ das erfasste Zubehör aus dem Service Wareneingang einsehen werden.

Seriennr.-/Chargennr. Infokarte#

Mit den Menüpunkten "Seriennr. Infokarte“ und "Chargennr. Infokarte“ kann jederzeit in die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte abgetaucht werden.

Status setzen#

Die Aktionen im Bereich "Status" setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

• Geprüft
• Befundung erstellt
• KV gesendet
• KV senden
• KV akzeptiert
• KV abgelehnt
• Service freigegeben
• Service begonnen
• Service OK
• KV erstellt (KV senden entfernen)
• Service nicht OK
• Sonstiger Reparaturstatus

Mit der Funktion "Sonstiger Reparaturstatus" öffnet sich die Liste aller vorhandenen Reparaturstatus. Hiermit besteht die Möglichkeit, für eine oder mehrere markierte Zeilen den Reparaturstatus zu ändern.

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Die Aktion "Service erstellen“ kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

• VK-Rücknahme erstellen
• EK-Rücksendung erstellen
• KV erstellen
• Service erstellen
• VK-Lieferung erstellen
• Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen – Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Servicezeilen#

Öffnet die Servicezeilen-Karte.

Zeilen#

Folgende Felder wurden in den Zeilen hinzugefügt:

Funktionen im Menüband#

Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

• Geprüft
• KV akzeptiert
• KV abgelehnt
• Service freigegeben
• Service begonnen
• Service OK
• Service nicht OK

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Tätigkeit#

Diese Aktionen sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Artikelumlagerungen in Servicezeile#

Soll ein Artikel während der Reparatur umgelagert werden, kann die Umlagerung direkt aus der Servicezeile erfolgen. Hierfür kann eine entsprechende Tätigkeit angelegt oder manuell die entsprechenden Felder gepflegt werden.

Für eine manuelle Hinterlegung müssen folgende Felder in der Servicezeile gepflegt werden:

Über die Funktion "Aktionen > Tätigkeit > Zeile starten" wird der Artikel automatisch umgelagert. Um den Artikel wieder zurück zu lagern, werden die gleichen Schritte, wie oben aufgeführt, erneut durchgeführt.

Service#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Buchung#

Über die Funktion "Verbrauch buchen“ werden generell alle Zeilen ohne Bezug zum Service-/Leih-/Ersatzartikel gebucht, egal ob die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ ist.

Über "Verkauf buchen“ werden alle Zeilen gebucht, die einen Wert zu fakturieren aufweisen und die Zeilen Belegart "Service Verkauf“ ist.

Infoboxen#

Die Infoboxen sind identisch wie die im Serviceauftrag.

Infoboxen Serviceauftrag#

Serviceartikelzeile Status#

Die Infobox "Serviceartikelzeile Status“ dient als Informationssammler, um sich über die markierte Zeile einen schnellen Überblick zu verschaffen.

In der Infobox werden folgende Informationen angezeigt:

• Call Nr. und Call Zeile
• Tätigkeitsort
• Aktueller Ort
• Reparaturstatus
• Grenzbetrag KV

Service Tätigkeitsgruppen#

Die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ ist mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft. Die zur Serviceartikelzeile gehörigen "Service Tätigkeitsgruppen“ können automatisch über das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ oder manuell eingesteuert werden.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeitsgruppen“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Service Tätigkeiten#

Die Infobox "Service Tätigkeiten“ ist immer mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft und zeigt alle Tätigkeiten an, die für die markierte Zeile erstellt, gebucht und hinzugefügt wurden. Anhand der Farben ist der Stand der Tätigkeit erkennbar.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeiten“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Call Belege#

Jeder Beleg, der aus dem Serviceauftrag heraus gestartet und gebucht wurde, wird automatisch in den Call abgelegt. Mit Klick auf die Zahl unter dem Punkt "Anzahl Datensätze“ kann der gewünschte Beleg geöffnet werden.

Lief. an Code ändern#

Der "Lief. an Code" auf dem Inforegister "Lieferung" kann geändert werden, wenn der Serviceauftrag manuell angelegt wird. Wenn der "Lief. an Code" geändert wird, werden die vorhandenen Serviceartikelzeilen und die Servicezeilen gelöscht. Daher ist zu Empfehlung, erst den "Lief. an Code" zu setzen und dann die Serviceartikelzeilen einzugeben.

Sobald eine Verkaufsreklamation gebucht wurde, kann der "Lief. an Code" nicht mehr geändert werden.

Serviceauftrag abschließen#

Wird ein Serviceauftrag als “Erledigt” befunden, wird dieser vom System nicht automatisch gelöscht. Das Löschen eines Serviceauftrag erfolgt manuell.

Dabei ist zu beachten, dass ein Serviceauftrag erst dann gelöscht werden kann, wenn alle Servicezeilen auf erledigt gesetzt sind (Feld: "Erledigt"). Ist dies nicht der Fall, wird der Serviceauftrag archiviert, aber nicht gelöscht.

Sobald alle Servicezeilen auf "erledigt" gekennzeichnet sind, und der Serviceauftrag gelöscht wird, wird der Serviceauftrag gleichzeitig archiviert.

Mit der Löschung des Serviceauftrags wird der Serviceauftrag aus der Liste der offenen Serviceaufträge entfernt. Zusätzlich wird der zugehörige Call aus der Übersicht "Calls" in die Übersicht "Beendete Calls" auf der Debitorenkarte und der Serieninformationskarte verschoben.

Serviceangebot#

Ein Serviceangebot kann über die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen" oder über die Serviceartikelzeile mit der Funktion "Tätigkeit - KV erstellen" erstellt werden.

Wird ein Serviceangebot für mehrere Artikel benötigt, müssen alle Artikel markiert werden. Über die Funktion "Tätigkeit - KV erstellen" im Zeilenmenü, wird für alle markierten Zeilen ein Serviceangebot erstellt.

Wenn bereits ein Serviceangebot vorhanden ist, und es wird für eine weitere Zeile ein Serviceangebot erstellt, öffnet sich die Seit "Serviceartikelzeilen". Serviceangebote mit dem Status "Erledigt" werden nicht angezeigt.

Auf der Seite ist ersichtlich, für welche Artikel ein Serviceangebot bereits besteht.

Soll der Artikel in ein bestehendes Angebot übertragen werden, muss die entsprechende Zeile markiert und mit "OK" bestätigt werden.

Soll für den Artikel ein neues Serviceangebot erstellt werden, muss die Seite mit "Abbrechen" verlassen werden. Durch Klick auf "Abbrechen" wird ein neues Serviceangebot für die markierte Zeile/ markierten Zeilen erstellt.

Sobald ein Serviceangebot den Status "KV akzeptiert" erhält, wird automatisch in den Servicezeilen der Haken "Erledigt" gesetzt.

Erhält ein Serviceangebot den Status "KV abgelehnt", wird in den Servicezeilen der Haken "Erledigt" nicht gesetzt. Dadurch besteht die Möglichkeit, das vorhandene Serviceangebot zu bearbeiten. Alternativ kann der Haken "Erledigt" manuell gesetzt und ein neues Serviceangebot erstellt werden.

Wird kein Serviceangebot benötigt, sollte der Haken im Feld "Erledigt" manuell gesetzt werden, da nur Serviceaufträge, die in allen Zeilen den Haken "Erledigt" gesetzt haben, nach Beendigung des Serviceauftrags auch gelöscht werden können.

Inforegister Allgemein#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, wird die Serviceauftragsart (Feld: "Serviceauftragsart") und die Call Nummer (Feld: "Call Nr.") aus dem Serviceauftrag in das Serviceangebot mitgegeben.

Inforegister Zeilen#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, werden die Zeilen mit den entsprechenden Werten in das Serviceangebot übernommen.

Serviceangebotszeilen#

Folgende Felder wurden in den Serviceangebotszeilen ergänzt:

Funktionen im Menüband#

Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

• Befundung erstellt
• KV gesendet
• KV senden
• KV akzeptiert
• KV abgelehnt

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Zusätzlich sind weitere Funktionen vorhanden:

Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Service Einrichtung definierten Tätigkeitsgruppen aufgeführt.

Die Aktion "Service erstellen" kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

• VK-Rücknahme erstellen
• EK-Rücksendung erstellen
• KV erstellen
• Service erstellen
• VK-Lieferung erstellen
• Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Service erstellen

Mit der Tätigkeit "Service erstellen“ können die Artikel und Ressourcen, die in den Serviceangebotszeilen hinterlegt wurden, in den Serviceauftrag übertragen werden.

Mit Klick auf "Service erstellen“ öffnet sich die Seite "Serviceangebot Zeilen“. Alle Artikel und Ressourcen werden automatisch markiert.

Über "Liste bearbeiten“ kann die Markierung einzelner Zeilen entfernt werden.

Über "Auswahl löschen“ wird die Markierung für alle Zeilen gelöscht.

Über "Alle auswählen“ wird die Markierung in allen Zeilen gesetzt.

Stückliste#

In der Stückliste können die benötigten Artikel und Ressourcen ausgewählt werden, indem ein Haken im Feld "Ausgewählt“ gesetzt wird. Zusätzlich muss die benötigte Menge eingegeben werden. Ist der Artikel variantenpflichtig, kann die entsprechende Variante ausgewählt werden.

Bei Bedarf kann die Menge bereits in der Stückliste vorbelegt werden. Durch die Vorbelegung der Menge wird automatisch der Haken "Ausgewählt“ gesetzt.

Über den Menüpunkt "Alle auswählen“ werden alle Zeilen markiert. Über den Menüpunkt "Auswahl löschen“ wird die Markierung in allen Zeilen entfernt.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Haupttätigkeiten#

Logistische Bewegungen#

Die logistischen Bewegungen betreffen im Normalfall die, für den Service bestimmte Artikel.

Dazu wird in den "Standard Servicecodezeilen“ die Art = "Artikel“ und als Bezug = "Serviceartikel“ eingetragen.

Es wird automatisch der Buchungscode der Serviceartikelzeile verwendet. Abweichende Werte erfordern eine Vorgabe im Feld "Buchungscode“ in der "Standard Servicecodezeile“.

Logistische Umbuchungen beinhalten keinen Wertefluss. Deshalb sollte das Feld "Nullposition“ den Wert "Gratis“ enthalten.

Ist das Feld "Richtung“ eingetragen, kann durch die Buchung der logistischen Bewegung der aktuelle Ort des Serviceartikels aktualisiert werden.

Wenn gewollt, kann durch die Buchung auch der Reparaturstatuscode aktualisiert werden.

Typische Belegarten wären:

• die Verkaufsrücknahme für die Einbuchung des Artikels des Debitors und
• der Serviceauftrag selbst für die Lieferung zurück an den Debitor möglich. Alternativ wäre auch ein Verkaufsauftrag möglich.

Bei Fremdreparatur wären

• die Einkaufsrücksendung für den Versand des Artikels zum Kreditor und
• die Einkaufsbestellung für den Rückweg des Artikels vom Kreditor zurück ins Haus möglich. Die Einkaufsbestellung kann jedoch auch als Servicetätigkeit angesehen werden und unter dieser Tätigkeitsgruppe aufgenommen werden.

Leihversorgungen#

Bei der Leihe handelt es sich ebenfalls um eine logistische Bewegung, aber es wird nicht der Serviceartikel, sondern ein zusätzlicher Artikel bewegt, der sich im Regelfall im Eigentum befindet.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss deswegen "Leihartikel“ sein.

Eine Leihe besteht im Regelfall mehr als einer Warenbewegung, weswegen eine Vorlage auch beide Richtungen des Leihartikels enthalten kann. Alternativ wäre es jedoch auch möglich, für beide Wege getrennte Vorlagen zu erzeugen.

Der Lagerortcode in den "Standard Servicecodezeilen“ hat höchste Priorität, womit es hier möglich ist einen abweichenden Lagerort für die Leihgeräte zu hinterlegen.

Soll eine Leihe lt. Aufwand abgerechnet werden, kann dafür bereits ein Platzhalter, z.B. in Form einer Ressourcenzeile konfiguriert werden.

Serviceangebot/ Kostenvoranschlag#

Der Kostenvoranschlag (d.h. die Befundung ergänzt um Preisangaben) wird in Form eines Serviceangebots aus dem Serviceauftrag heraus, erstellt.

Im Serviceangebot können die Befundungscodes hinterlegt werden. Zudem können die geplanten Verbräuche und Verkäufe eingetragen werden. Dazu ist es möglich, die Servicestückliste abzurufen.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein. Die "Ziel Belegart“ muss "Service Angebot“ sein. Da der Kostenvoranschlag Preise liefert, sollte das Feld "Nullposition" auf "Nein“ stehen.

Service#

Bei der Servicetätigkeit gibt es die meisten Abhängigkeiten. Deshalb wird es sicher mehrere Vorlagen zur Tätigkeitsart Reparatur bzw. Wartung geben.

Grundsätzlich wird der Service für jeden Tätigkeitsort (Vor Ort, Im Haus, Beim Kreditor) unterschiedlich ablaufen. Zudem kann auch die Serviceauftragsart eine Rolle spielen.

Typische Fälle wären:

• Auswahl der Stückliste
• Auswahl der Stückliste aus Befundung bzw. akzeptiertem Kostenvoranschlag
• Erstellen einer Bestellung beim Kreditor

Verschrottung#

Eine zweistufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Umlagerung“. D.h. es erfolgt zunächst eine Umlagerung auf einen speziellen "Schrottlagerort“ laut Serviceeinrichtung und im zweiten Schritt eine manuelle Abbuchung von diesem.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein.

Eine einstufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Abbuchung“.

Ersatzartikel#

Ersatz ist in der Regel eine Lieferung von Neuware und somit als Umlaufvermögen auszuweisen.

Über die Vorlage kann entschieden werden, ob der Ersatz den üblichen Beschaffungsweg geht, also wenn vorhanden vom Lager, ansonsten über die interne Wiederbeschaffungslogik, oder direkt beim Kreditor bestellt wird.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Ersatzartikel“ sein.

Dienstleistungen#

Es ist möglich, im Prozess Dienstleistungen wie z.B. Qualitätssicherung, Beschriftung, Sterilisation usw. zu integrieren. Dies erfolgt mit Hilfe von Ressourcen.

Service Call (Informationssammler)#

Beim Erstellen eines Serviceauftrags wird automatisch ein Service Call angelegt und entsprechend klassifiziert. Die Call Klassifizierung wird aus der Serviceauftragsart entnommen und zeigt an, ob es sich um eine Reparatur oder Wartung handelt. Pro Serviceauftragsart kann im Feld "Serviceauftragstyp“ eine Call Klassifizierung (Reparatur oder Wartung) hinterlegt werden. Bleibt das Feld "leer“, wird bei Anlage eines Serviceauftrags automatisch die Call Klassifizierung "Reparatur“ hinterlegt. Bei Änderung einer Serviceauftragsart, z.B. von Reparatur auf Wartung, wird die Call Klassifizierung entsprechend geändert.

Die Call-Nummer wird im Serviceauftragskopf und in den Serviceauftragszeilen automatisch hinterlegt. Über die Debitorenkarte, das Marketing Cockpit und auch die Serieninformationsliste kann über die Funktion "Calls“ der Call geöffnet werden.

Jede Servicezeile aus einem Serviceauftrag wird mit allen Informationen (wie z.B. Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer, Chargennummer, Variantencode, Menge) automatisch in den Service Call hinterlegt. Zusätzlich wird jeder erstellte und gebuchte Beleg in den Service Call zurückgeschrieben.

Mithilfe des Service Calls können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Serviceauftrag verschaffen und bei Bedarf, direkt aus dem Service Call heraus eine Wiedervorlage erstellen, die Debitorenkarte oder einen erstellten bzw. gebuchten Beleg öffnen.

Damit ein Service Call automatisch angelegt werden kann, muss in der Serviceeinrichtung die Nummernserie des Calls im Feld "Service Call Nummern“ hinterlegt werden.

Wird aus einem Serviceauftrag ein weiterer Beleg erstellt, z.B. Serviceangebot, Verkaufsauftrag oder Einkaufsreklamation, wird die Call Nr. automatisch in den erstellten Belegen mitgegeben. Somit ist zum einen erkennbar, ob ein Einkaufs- oder Verkaufsbeleg zu einem Serviceauftrag gehört und welche Belege miteinander verknüpft sind.

SN/CN-Informationskarte mit Serviceartikel verbinden#

Pro Serviceartikelgruppe kann ein Haken im Feld "Serviceartikel erstellen“ gesetzt werden. Damit eine Verknüpfung zwischen Artikel und Serviceartikelgruppe entsteht, muss die Serviceartikelgruppe auf der jeweiligen Artikelkarte im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beim Verkauf eines Artikels wird geprüft, ob auf der Artikelkarte eine Serviceartikelgruppe mit dem Kenner "Serviceartikel erstellen“ vorhanden ist. Falls ja, wird mit Buchung eines Lieferscheins automatisch für den betroffenen Artikel ein Serviceartikel erstellt.

Ist der verkaufte Artikel Serien- oder Chargennummer gefühlt, wird die Nummer automatisch in den Serviceartikel geschrieben.

Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Serviceartikel und der Serien- bzw. Chargeninformationskarte. Über den Drill Down im Serviceartikel kann die Serien- bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

In der Serieninformationsliste und -karte wird zusätzlich die Serviceartikelnummer geschrieben. Von hier aus ist ein Sprung in die Serviceartikelkarte möglich.

In der Chargeninformationsliste und -karte wird die Serviceartikelnummer nicht geschrieben, da eine Chargennummer pro Artikelnummer mehrfach vergeben werden kann.

Befindet sich der Serviceartikel in einem Serviceauftrag, wird automatisch auch die Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt. Auch aus dem Serviceauftrag ist es jederzeit möglich, die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte zu öffnen.

Wird im Serviceauftrag ein Serviceartikel ausgewählt, werden die Felder "Artikelnummer, Seriennummer, Chargennummer“ automatisch befüllt.

Wird im Serviceauftrag eine Artikelnummer und eine Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt, prüft das System automatisch, ob für die Kombination "Artikelnummer und Serien- bzw. Chargennummer“ bereits ein Serviceartikel angelegt ist. Falls ja, wird die Serviceartikelnummer automatisch eingefügt. Falls nicht, kann jederzeit aus einem Serviceauftrag ein Serviceartikel erstellt werden.

Preisgestaltung bei Serviceverträgen#

Die Preisfindung wurde für Servicearbeiten (Dienstleistungen und Teile) um die Serviceauftragsart und Vertragsnummer erweitert.

Durch die Erweiterung können kundenspezifische Preise für:

• Service/Reparaturen die über einen Servicevertrag erbracht werden (Vertragsnummer)
• Serviceaufträge die direkt angelegt werden ohne Bezug zu einem Servicevertrag

ermittelt werden.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsart#

Richten Sie zunächst eine Verkaufsauftragsart für die Preisfindung ein. Hierbei müssen lediglich die Felder "Code“ und "Beschreibung“ gefüllt werden. Alle anderen Felder haben keine Auswirkung.

Serviceauftragsart#

In der jeweiligen Serviceauftragsart wird die Verkaufsauftragsart, welche für die Preisfindung definiert wurde, im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ hinterlegt.

Debitorenrabattgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenrabattgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. Hierzu wird die entsprechende Debitorenrabattgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "Zeilenrabatt %“ festgelegt.

Debitorenpreisgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenpreisgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. In der Preisliste wird die entsprechende Debitorenpreisgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "VK-Preis“ hinterlegt.

Servicevertrag#

Im Servicevertrag wird die Serviceauftragsart und die Debitorenpreisgruppe bzw. Debitorenrabattgruppe in den gleichnamigen Feldern hinterlegt.

Preisaktualisierung %#

Im Servicevertrag, auf dem Inforegister Preisaktualisierung, gibt es das Feld "Preisaktualisierung %". Damit ist es möglich, Serviceverträgen unterschiedliche Preisaktualisierungsprozentwerte zuzuordnen.

Um die Servicevertragspreise zu aktualisieren, rufen Sie über die Anwendersuche den Bericht "Servicevertragspreise aktualisieren" auf.

Im Berichtseingabefenster gibt es das Feld "Verträge aktualisieren" mit drei möglichen Optionen:

Ablauf#

Sobald ein Serviceauftrag erzeugt wurde, wird in die Servicezeile, sofern vorhanden, die spezielle Debitorenpreisgruppe und/oder Debitorenrabattgruppe berücksichtigt. Im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ wird die ermittelte Verkaufsauftragsart, welche der Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag zugewiesen ist, eingetragen.

Wartungsplan und Wartungscockpit#

Um die Serviceeinsätze besser planen zu können, wurde zwischen den Serviceverträgen und den Serviceaufträgen ein Zwischenschritt, das Wartungscockpit, implementiert.

Mithilfe des Wartungscockpits können alle fälligen Wartungen angezeigt, geplant und die benötigten Serviceaufträge erstellt werden.

Einrichtung#

Prüfarten#

Richten Sie zunächst die von Ihnen benötigten Prüfarten (Form eines Services z.B. Instandhaltung) ein. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Prüfarten“ auf. Es können beliebig viele Prüfarten angelegt werden.

Wartungsplan Vorlagenliste#

Die Wartungsplan Vorlagen bilden den Wartungsplan eines Geräts. So können diesem alle notwenigen Wartungen bzw. Kontrollen in Form der vorab definierten Prüfarten zugeordnet werden.

Um eine Wartungsplan Vorlage zu definieren, rufen Sie sich zunächst die "Wartungsplan Vorlageliste“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Wartungsplan Vorlage definieren.

In der Wartungsplan Vorlagenkarte werden die benötigten Prüfarten hinterlegt. Die Felder "Zeitintervall“ und "Intervallart“ sind berechnete Felder und stammen aus der Prüfart.

Artikelkarte#

Um eine Verknüpfung zwischen einem Artikel und der Wartungsplan Vorlage herzustellen, muss die entsprechende Wartungsplan Vorlage auf der Artikelkarte im Feld "Wartungsplan Vorlage“ hinterlegt werden.

Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#

Über die "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker-Liste“ können Sie beliebig viele TechnikerInnen angelegen. Für zukünftige Zwecke können diese mit einer Ressource, einer Anlage und einem Lagerort verknüpft werden. Zudem kann eine Zuordnung von Zuständigkeitseinheiten erfolgen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer-ID“ gefüllt, so werden diese beim Eintragen der TechnikerInnen in den Serviceauftrag übernommen.

In der Serviceartikelkarte kann im Feld "Techniker" ein Techniker aus der Liste "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker" ausgewählt werden. Die Auswahl ist bereits auf die "Art = Techniker" vorgefiltert.

Werden im Wartungscockpit die Posten erzeugt, so wird der Wert im Feld "Techniker" automatisch übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Wartungsplan im Servicevertrag#

Mit Buchung einer Verkaufslieferung wird systemseitig geprüft, ob der Artikel einer Serviceartikelgruppe zugehörig ist, für die bei der Lieferung automatisch ein Serviceartikel erstellt wird.

Sollte dies zutreffen, wird im Vorgang ein gültiger Servicevertrag ermittelt und pro Prüfart eine Zeile mit dem Zeilenwert 0,01 Euro hinzugefügt. Somit ist es möglich, dass ein Serviceartikel mehrfach in einem Servicevertrag vorkommen kann.

In den Servicevertragszeilen ist ersichtlich, wann das Startdatum der Zeile ist, um welche Prüfart es sich handelt, in welchem Zeitraum der Serviceintervall stattfindet, wann der letzte Service war, wann der letzte geplante Service ist und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Das "Startdatum“ in der Servicevertragszeile ist das Datum der gebuchten Verkaufslieferung und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Es ist jederzeit möglich, manuell eine Zeile im Servicevertag hinzuzufügen. Eine Zeile im Servicevertrag kann gelöscht werden, solange der Status sich auf "Offen“ befindet und der Haken in der Vertragszeile im Feld "Neue Zeile“ gesetzt ist. Sobald der Vertrag auf "Vertrag sperren“ gesetzt wird, kann die Zeile im Servicevertrag nicht gelöscht werden. Um die Zeile zu beenden, muss im Feld "Vertragsablaufdatum“ ein Datum hinterlegt werden.

Wartungscockpit#

Über das Wartungscockpit können die bevorstehenden Serviceeinsätze besser geplant werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst das Wartungscockpit über den gleichnamigen Suchbegriff über die Anwendersuche auf.

Über die Aktion "Wartungscockpitposten erzeugen“ können bis zu einem beliebigen Datum alle fälligen Servicezeilen abgerufen werden. Des Weiteren können diese mit Hilfe der Filter für die Felder des Servicevertragskopfs weiter eingegrenzt werden.

Pro Wartungscockpitposten sind die wichtigsten Informationen aus den zugehörigen Servicevertrag einsehbar.

Hierunter wird angegeben, um welches Gerät es sich handelt, bei welchem Debitor das Gerät steht, um was für eine Prüfart es sich handelt, wann das letzte Servicedatum war und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Wurde ein Techniker bereits in der Serviceartikelkarte hinterlegt, wird das Feld "Techniker" automatisch vorbelegt und kann manuell geändert werden.

In den Spalten "Geplantes Datum“ und "Geplanter Techniker“ werden die Servicedaten eingetragen und eine Zeile final mit dem Setzen eines Häkchens im Feld "Geplant“ abgeschlossen.

Über die Aktion "Werte für Datensätze im Filter eingeben" öffnet eine Seite mit den Feldern: Geplant, Geplantes Datum und Geplanter Techniker. Bei Bestätigung werden die Felder in allen markierten Zeilen übernommen.

Über die Aktion "Datensätze im Filter löschen" werden alle markierten Zeilen aus dem Wartungscockpit entfernt.

Zusätzlich kann die Option "Aufteilung pro Techniker" aktiviert werden.

Je nach Einrichtung werden die Serviceaufträge wie folgt angelegt:

Über die Aktion "Servicebelege erzeugen“ ist es anschließend möglich, aus den geplanten Zeilen die Serviceaufträge zu erzeugen. Über die Option "Zeilen zusammenfassen“ können mehrere Vertragszeilen in einen Serviceauftrag abgerufen werden. Dies ist nach Serviceartikel und Debitor möglich.

Bei der Erstellung eines Serviceauftrags wird die Belegnummer der jeweils erzeugten Belegzeile im Wartungscockpitposten eingetragen. Über die Belegnummer kann der Serviceauftrag geöffnet werden.

Die Vertragsnummer wird automatisch in den Serviceauftragskopf und in der Serviceauftragszeile hinterlegt. Die Serviceauftragsart, die im Servicevertrag hinterlegt ist, wird in den Serviceauftrag übernommen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer“ bei den TechnikerInnen gefüllt, so werden diese beim Eintragen des Technikers in den Serviceauftrag übernommen. Zusätzlich wird die Prüfart in die Zeile geschrieben.

Werden Serviceaufträge gelöscht, so werden die Belegdaten im Wartungscockpitposten wieder entfernt.

Werden Serviceaufträge gebucht, so werden die Wartungscockpitposten gelöscht.

Das Datum im Wartungscockpit im Feld "Geplantes Datum" wird im Serviceauftrag zusätzlich in die Serviceartikelzeile im Feld "Startdatum" hinterlegt. Wird ein Serviceauftrag mit mehreren Zeilen angelegt, die unterschiedliche Startdatum haben, bleibt das Feld "Startdatum" auf dem Inforegister "Details" leer.

Das Arbeitsdatum wird in den Feldern "Buchungsdatum und Belegdatum“ auf dem Inforegister "Fakturierung“ geschrieben.

Die Felder "Buchungsdatum“ und "Belegdatum“ im Serviceauftrag können manuell überschrieben werden. Alle Felder, außer das Feld “Reagieren bis (Datum)” können manuell geändert werden.

Mit Buchung der Servicelieferung werden die Felder "Letzter geplanter Service am“ und "Nächster geplanter Service am“ im Servicevertrag neu berechnet.

Zusätzlich wird im Serviceartikel das Feld "Letzter Service am“ auf dem Inforegister "Allgemein“ aktualisiert.

Artikel-/Gerätezuordnungsposten#

Beim Buchen eines Serviceauftrags über die Funktion "Buchen: Liefern“ oder "Buchen: Liefern und verbrauchen“ wird ein gebuchter Servicelieferschein mit entsprechenden Posten erstellt.

Zusätzlich wird geprüft, ob es sich um einen Artikel handelt, der seriennummerngeführt ist. Trifft dies zu, werden die gebuchten Verbräuche in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Zusätzlich werden die Verbräuche in die Serviceposten geschrieben.

In den Artikel-/Gerätezuordnungsposten können Zeilen manuell als "Storniert" gekennzeichnet werden. Hierfür wird der Menüpunkt "Aktionen > Funktion > Menge storniert ändern …" aufgerufen. Die Seite "Menge storniert ändern" öffnet sich. Im Feld "Menge storniert neu" wird automatisch die vollständige Menge dieser Zeile eingetragen. Bei Bedarf kann die Menge manuell geändert werden. Mit "OK" schließt sich die Seite und in der entsprechenden Zeile wird automatisch im Feld "Menge storniert" die stornierte Menge hinterlegt.

Um in den entsprechenden Posten die "Menge storniert" automatisch zu setzen, muss in den Servicezeilen im Feld "Gerätezuordnungsposten Lfd. Nr." der Posten hinterlegt werden. Mit Buchung der Zeile wird automatisch das Feld "Menge storniert" befüllt.

Rechnungsstellung eines Servicevertrags#

Bei der Rechnungsstellung eines Servicevertrags werden die Vertragszeilen in die ungebuchte Servicerechnung geschrieben, wenn das Enddatum des Fakturierungsintervalls größer als das Startdatum in der Vertragszeile ist.

Eine Vertragszeile, dessen Startdatum größer als das Enddatum des Fakturierungsintervalls ist, wird nicht mit an die ungebuchte Servicerechnung übergeben.

Beispiel:
Die nächste Rechnung ist im September fällig. Zwei Zeilen haben das Startdatum 01.10.2023. Die Zeilen werden nicht in der Rechnung erscheinen, sondern erst mit der Rechnung im Oktober.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, kann dieses ebenfalls erfasst werden, auch wenn die Produkte nicht dem System bekannt sind.

Zubehör im Service Wareneingang#

Im Service Wareneingang kann pro Servicewareneingangszeile über die Funktion "Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. In der Maske kann auf bestehende Artikel-, Ressourcen- oder Sachkonten zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel im System nicht vorhanden ist. Die Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch eine Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird das Zubehör der jeweiligen erstellten Serviceartikelzeile zugeordnet. Dort kann das Zubehör aufgerufen und wenn gewünscht, geändert oder ergänzt werden.

Zubehör im Serviceauftrag#

Wenn eine Serviceartikelzeile manuell im Serviceauftrag erfasst wird, kann das Zubehör über die Funktion “Zubehör“ pro Serviceartikelzeile erfasst werden.

Ein Aufruf und eine Erfassung des Zubehörs sind auch im Service Artikel Arbeitsblatt möglich. Wenn eine Serviceartikelzeile gelöscht wird, dann wird auch das Zubehör mit gelöscht.

Nach Buchung einer Servicelieferung kann das Zubehör in der gebuchten Servicelieferung in der jeweiligen Gerätezeile über den Aufruf "Zubehör“ aufgerufen werden. Eine Bearbeitung des Zubehörs ist an dieser Stelle nicht mehr möglich.

Zuordnung zum Gerät#

Artikel-, Ressourcen- und Sachkontobuchungen können Geräten in Verkaufs- und Einkaufsbelegen über den Aufruf "Artikel-/Gerätezuordnung“ zugeordnet werden. Beim Buchen werden anschließend die entsprechenden Informationen der Gerätekarte (Seriennr.-Infokarte) in der Tabelle Gerätezuordnungsposten zugeordnet.

Beim Buchen des Beleges werden die erzeugten Artikelposten auf folgende Kriterien geprüft:

• Ist der Ursprung der Buchung aus einem Verkaufsauftrag bzw. Einkaufsbestellung
• Weist der Artikelposten eine Seriennummer auf
• Die Postenart besitzt entweder den Wert "Verkauf“ oder "Einkauf“

Wird einer dieser Kriterien nicht erfüllt, löst dies ein Abbruch aus.

Sollte keins der Abbruch Kriterien erfüllt sein wird überprüft, ob es Artikel-/Gerätezuordnungen zum Beleg (VK Auftrag oder EK Bestellung) gibt. Wenn ja, dann werden diese in die Artikel- /Geräteposten zur Seriennummer-Informationskarte geschrieben.

Es werden keine Verbrauchsbuchungen oder ähnliches wie z.B. aus dem Fertigungsauftrag durchgeführt. Im Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung handelt es sich lediglich um das "Mitführen" und spätere Sichtbarmachen der Information welche Artikel (mit oder ohne Seriennr.) des gebuchten Verkaufs- bzw. Einkaufsartikel inkl. seiner Seriennr. zugeordnet waren.

Das heißt, wenn ein Seriennummernpflichtiger Artikel mit einer Menge größer 1 - zum Beispiel 10 - geliefert oder vereinnahmt wird, bedeutet dies, dass das System an dieser Stelle nicht unterscheiden kann welcher Seriennummer nun welche zugeordnete Artikel-Gerätezuordnung beinhaltet. Eine Aufteilung kann nicht stattfinden, weil die Artikel - Geräte Zuordnung auf Belegzeilen Ebene stattfinden und nicht auf Seriennummer Ebene. Die Artikel - / Geräte Zuordnungsposten können somit nur der ersten gebuchten Seriennummer zugeordnet werden.

Somit können auch keine Prüfungen auf Verfügbarkeiten der zugeordneten Seriennummern und Mengenprüfungen bei Teillieferungen durchgeführt werden. Da ebenso keine Stückliste existiert, kann auch nicht überprüft werden, ob die ausgewählten Artikel tatsächlich mit dem Zielprodukt stimmig sind.

Nach dem Buchen einer Belegzeile (egal ob Teilmenge oder Komplett) wird die Artikel- Geräte Zuordnung gelöscht.

Darstellung über Herkunft, Verbleib und Einsatz von Geräten#

Dieser Leistungspunkt ermöglicht Ihnen die Anzeige von Hersteller, Lieferant und aktuellen Standort eines Gerätes. Diese Informationen sind in der Seriennummern-Infokarte auf die dafür gesehenen Felder einsehbar.

Damit Sie diese Informationen einsehen können, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter "Infokartenpflicht“ aktiviert werden. Bei Buchung wird automatisch eine Seriennummer-Infokarte erstellt wird.

Garantiezeiten#

Auf der Artikelkarte können die Felder: Garantielaufzeit Kunde, Garantielaufzeit Lieferant und Garantielaufzeit Reparatur gepflegt werden.

Mit Buchung des Wareneingangs wird eine Seriennummer-Informationskarte angelegt und das Feld "Garantie Lieferant bis" anhand des Wareneingangsdatum errechnet.

Mit Buchung eines Warenausgangs wird das Warenausgangsdatum in das Feld "Inbetriebnahmedatum" auf der Seriennummer-Informationskarte hinterlegt. Zusätzlich wird das Feld "Garantie Kunde bis" berechnet.

Wird ein Serviceartikel erzeugt, dann wird das Garantieende (sofern gepflegt) aus der Seriennummer-Informationskarte aus dem Feld "Garantie Kunde bis" übernommen.

Wird in der Serviceartikelzeile ein Serviceartikel verwendet, so werden dessen Garantiewerte eingetragen. Wird in der Serviceartikelzeile kein Serviceartikel verwendet, so werden die Garantiefelder der Seriennummer-Informationskarte verwendet. Das Garantieende ergibt sich hier aus dem größeren Wert aus "Garantie Kunde bis" und "Garantie Reparatur bis".

Wird der vom Service betroffene Artikel aus dem Serviceauftrag zurück an den Debitor geliefert, so wird das Datum "Garantie Reparatur bis" (sofern die "Garantielaufzeit Reparatur Artikel" gepflegt ist) anhand des Belegdatums der Lieferung auf der Seriennummer-Informationskarte aktualisiert.

Archivierte Belege im Service#

Im Service werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard die Belege Angebot und Auftrag nicht archiviert. Da archivierte Belege im Verkauf jedoch standardmäßig vorhanden sind und im täglichen Ablauf immer wieder hilfreich sind, wurde in KUMAVISION medtec365 für die Servicebelege ebenfalls ein Archiv geschaffen.

In der Service Einrichtung kann vorgegeben werden, ob Angebot und Aufträge immer oder nur manuell archiviert werden sollen.

Wenn immer archiviert wird, so wird Angebot / Auftrag immer dann archiviert, wenn der jeweilige Beleg gedruckt, gelöscht oder gebucht wird.

Neben dem automatischen Archivieren, kann ein Beleg auch manuell über die Funktion "Beleg archivieren“ archiviert werden.

Im Servicebeleg ist ersichtlich, wie viele archivierte Versionen von dem Beleg existieren. Zum einen befindet sich die Anzahl der archivierten Versionen auf dem Inforegister "Allgemein“ im Feld "Anz. Archivierte Versionen“ und zum anderen in der Infobox "Debitorenservicehistorie“. Durch Klick auf die Anzahl, können die archivierten Belege angezeigt werden.

Neben dem eigentlichen Servicebeleg werden auch die Bemerkungen zum Beleg sowie die Beleg Vor- und Nachtexte archiviert.

Existiert ein archivierter Serviceauftrag zu einem noch bestehenden offenen Serviceauftrag, so kann diese archivierte Version mit der Funktion "Wiederherstellen“, wieder hergestellt werden.