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Rezeptabwicklung Teil 2#

elektronischer Kostenvoranschlag (EKV)#

Für das elektronische Kostenvoranschlagsverfahren werden mit zertifizierten Partnern zeitsparend und nachvollziehbar Informationen ausgetauscht. Dieser Weg erleichtert die Auftragsbearbeitung und bietet die Möglichkeit, neben den Daten die erforderlichen Unterlagen kosteneffizient zu übermitteln. Zudem werden Entscheidungen direkt zugestellt und für die Weiterverarbeitung zusammengefasst.

Hinweis

Der elektronische Kostenvoranschlag (EKV) ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

EKV Einrichtung#

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Ausgehender Dateiübertragungspfad Dieses Dateiverzeichnis wird beim Export der Einrichtungsdaten (Aktion "Einrichtungsdaten in Datei sichern“ im EKV Kommunikations-Zentrum) und dem Senden einer Nachricht in eine Datei (URL-Adresse ist leer und EKV-Partner im Testmodus) verwendet. Eine entsprechende Schreibberechtigung muss vorhanden sein.
Teamcode eingehende Nachrichten Teamcode, der bei dem Erstellen eines Eintrags in der IM-Dokument Tabelle aus einer eingehenden EKV-Nachricht als Vertriebsteam eingetragen wird, wenn BenutzerInnen, die, die zugehörige ausgehende Nachricht erstellt haben, kein eindeutiges Vertriebsteam zugewiesen werden kann, oder keine ausgehende Nachricht existiert.
Intervall neuer Sendeversuch / min Ein EKV-Posten mit dem Status "Wiederholen“ wird nur erneut versendet, wenn mindestens die hier hinterlegte Zeit in Minuten seit dem letzten Sendevorgang vergangen ist.
Voller MwSt-Satz / % Gibt den Prozentsatz des vollen Mehrwertsteuersatzes an. Wird ein EKV an MIP gesendet, dann wird für den Fall, dass der aktuelle MwSt.-Prozentsatz kleiner als dieser Wert ist, das MwSt.-Kennzeichen für den reduzierten MwSt.-Satz übertragen. Anderenfalls wird das Kennzeichen für den vollen Satz übertragen. Wird ein von MIP empfangener EKV verarbeitet, dann wird bei einem übermittelten MwSt.-Kennzeichen für den vollen MwSt.-Prozentsatz dieser Wert als Prozentsatz verwendet.
Reduzierter MwSt.-Satz / % Gibt den Prozentsatz der reduzierten Mehrwertsteuer an. Wird ein von MIP empfangener EKV verarbeitet, dann wird bei einem übermittelten MwSt.-Kennzeichen für den reduzierten MwSt.-Prozentsatz dieser Wert als Prozentsatz verwendet.
Autom. Verarbeitung EKV erlauben Nur wenn dieses Feld den Wert "Ja“ hat, findet eine automatische Verarbeitung eingehender, genehmigter EKV-Nachrichten statt.
Modus autom. EKV Verarbeitung Dieses Feld steuert, ob die Einrichtung in dem Feld "Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen“ in der zugehörigen Vertragsversion, der zugehörigen Vorgangsart oder dem zugehörigen EKV-Partner Debitor einschließend oder ausschließend ist. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Nur als berücksichtigt markierte verarbeiten
Eine automatische Verarbeitung findet nur statt, wenn das Feld "Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen“ in der zugehörigen Vertragsversion, der zugehörigen Vorgangsart oder dem zugehörigen ZEKV Partner Debitor mindesten in einem Fall den Wert "Ja“ hat.

Alle verarbeiten Außer als berücksichtigt markierte
Eine automatische Verarbeitung findet immer statt, es sei denn, das Feld "Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen“ in der zugehörigen Vertragsversion, der zugehörigen Vorgangsart oder dem zugehörigen EKV-Partner Debitor hat in mindestens einem Fall den Wert "JA“.
Inforegister Vorgaben#
Feld Beschreibung
Zuzahlung Code Abrechnungsaufteilung Abrechnungsaufteilungscode für die Identifizierung von Zuzahlungen.
Eigenanteil Code Abrechnungsaufteilung Abrechnungsaufteilungscode für die Identifizierung von gesetzlichen Eigenanteilen.
Wirtschaftl. Eigenanteil Code Abrechnungsaufteilung Abrechnungsaufteilungscode für die Identifizierung von wirtschaftlichen Eigenanteilen.
Zusatzfeld OP Datum Zusatzfeld für die Ermittlung des OP-Datums.
Schema Feldnr. Belegart Feldnummer des DMS-Schemas für die Verschlagwortung der Belegart.
Rech.-an Rolle für Lieferbestätigung Dies ist die eigene Rolle, die ein Abrechnungsdebitor aufweisen muss, damit eine Lieferbestätigung erstellt wird.
Vorgabe MwSt % Reparaturartikel Über die Buchungsmatrix Einrichtung wird der Mehrwertsteuersatz für die Art "Reparatur" oder "Wartung" geprüft. Ist dazu keine Einrichtung vorhanden, wird der hier definierte Mehrwertsteuersatz verwendet.
Egeko Vorgabe Dokument Art Code
MIP Vorgabe Dokument Art Code
Sobald bei dem Versenden des elektronischen Kostenvoranschlags aus dem DMS Dokumente angehängt werden, für deren Belegart keine DMS Konvertierung hinterlegt sind, dann wird dieser Wert als Vorgabewert verwendet, um die Art des Dokuments zu definieren.
Sachbearbeiter für Stapelversand verwenden Werden SachbearbeiterInnen als Vorgangsbeteiligte im Vorgang mitgeführt, und diese stehen bei Anlage der Info Anforderung in der zugewiesenen Benutzer ID, werden die Kontaktinformationen der SachbearbeiterInnen im EKV mit übermittelt. Dies gilt derzeit nur für Egeko.

Egeko/Mip:
Eingehend wird für die SachbearbeiterInnen geprüft, welchem primären Vertriebsteam diese zugeordnet sind. Der EKV wird anschließend diesem Vertriebsteam in der eBox eingestellt.
Inforegister Datenherkunft#
Feld Beschreibung
Übertragung von Server Name Die ausgehende Nachricht wird nur übertragen, wenn der aktuelle Servername diesem Feldwert entspricht.
Übertragung von Tenant ID Die ausgehende Nachricht wird nur übertragen, wenn die aktuelle Tenant ID dem hier eingetragenen Feldwert entspricht.
Übertragung von Mandant Name Die ausgehende Nachricht wird nur übertragen, wenn der aktuelle Mandantenname diesem Feldwert entspricht. Weicht mindestens ein Feldwert von dem aktuellen ab, dann wird die Nachricht nicht übertragen und der Fehler protokolliert.

Die Felder zur Datenherkunft können nicht editiert werden. Um sie zu aktualisieren, muss die Aktion "Datenherkunft zuweisen“ ausgeführt werden. Die Felder werden dann mit den aktuellen Werten gefüllt.
Inforegister Nachrichten Löschen#
Feld Beschreibung
Datumsformel Löschen Posten Hier wird die Datumsformel hinterlegt, die verwendet werden soll, um den Tag zu ermitteln, vor dem ein beliebiger Datensatz erstellt sein muss, um gelöscht zu werden. Der Wert ist mit beispielsweise "-1M" anzugeben.

Ist das Feld leer, dann wird ein Löschen von Nachrichten nicht durchgeführt.
Maximale Anzahl gelöschter Posten Hier wird eingetragen, wieviel Datensätze maximal bei einem Aufruf gelöscht werden sollen, um bei großen zu löschenden Datenmengen das System nicht zu lange zu belasten.
Inforegister Dokumentenarchiv#

Kann auf das Dokumenten-Archiv (DMS) nicht zugegriffen werden, um einem ausgehenden EKV ein Dokument anzuhängen, dann kann eine E-Mail versendet. Hierfür richten Sie folgende Felder ein:

Feld Beschreibung
E-Mail Sender Archiv Zugriffsfehler Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse des Senders. Diese ist nur aus formalen Gründen notwendig.
E-Mail Empfänger Archiv Zugriffsfehler Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse des Empfängers der E-Mail-Benachrichtigung.
E-Mail Betreff Archiv Zugriffsfehler Dieses Feld enthält den Betreff der E-Mail.
E-Mail Text Archiv Zugriffsfehler Dieses Feld enthält den Textinhalt der E-Mail.

EKV Partner#

Feld Beschreibung
Partnernr. Nummer des Clearing-Partners.
Partnername Name des Clearing-Partners.
Inaktiv Hat dieses Feld den Wert “Ja”, dann werden EKV-Daten zwar erstellt, aber nicht versendet.
Testmodus
Test KT IK Nr.
Im Testmodus wird bei der Übergabe der EKV-Daten als "IK-Nummer des Kostenträgers" die im Feld "Test KT IK Nr.“ eingetragene Nummer und nicht die, aus den Stammdaten verwendet.
Abrechnung Zust.-Einheit Zuständigkeitseinheit, für die, die Informationen des aktuellen Datensatzes gelten.
Ablehnungsgrund notwendig Hat dieses Feld den Wert "Ja“, dann muss beim Erstellen einer Vorgangsstornierung aus dem EKV Kommunikationszentrum zwingend ein Ablehnungsgrund angegeben werden.
Nicht zum CLP übertragen Ist der Haken gesetzt, wird die Nachricht erstellt, aber nicht an den Clearing Partner übermittelt, sondern in eine Datei gespeichert. Dies gilt nur, wenn das Feld “Testmodus” aktiviert ist.
CLP Benutzername
CLP Password
Benutzername und Passwort mit dem die Anmeldung beim Clearing-Partner erfolgt.
Client Software ID Dieser Wert wird bei Egeko-Nachrichten in der XML-Struktur im Element "client-software-id“ übergeben.
Authentification Key Dieser Wert wird bei MIP-Nachrichten in der XML-Struktur im Element "md5key“ übergeben.
Software-ID Dieser Wert wird bei MIP-Nachrichten in der XML-Struktur im Element "softwareID“ übergeben.
URL Daten Versand Die hier hinterlegte URL wird für das Senden von EKV-Nachrichten verwendet.
URL Daten Empfang Die hier hinterlegte URL wird für das Abrufen von EKV-Nachrichten verwendet.
URL Mail Versand Die hier hinterlegte URL wird für das Senden von Mail-Nachrichten verwendet.
URL Mail Empfang Die hier hinterlegte URL wird für das Abrufen von Mail-Nachrichten verwendet.
URL Nachrichtenbestätigung Die hier hinterlegte URL wird für das Senden von Bestätigungen für MIP Mail-Nachrichten verwendet.
Datum und Uhrzeit erster Synchronisation Dieser Wert entspricht dem frühesten Datum, zu dem Mail-Nachrichten oder Versorgungsaufträge (Direktaufträge, Versorgungsanfragen, etc.) bei MIP abgerufen werden, wenn kein Wert in der aktuellen "EKV Partner Debitor" Seite hinterlegt ist.
URL Auftragsabruf Die hier hinterlegte URL wird für das Abrufen von MIP Direktaufträgen, Versorgungsanfragen, etc. verwendet.
URL Vorgangsbestätigung Die hier hinterlegte URL wird für das Senden von MIP Vorgangsbestätigungen verwendet.
URL Lieferbestätigung Die hier hinterlegte URL wird für das Senden der MIP-Lieferbestätigung verwendet.

EKV Partner Debitor#

Feld Beschreibung
Partnernr. In diesem Feld steht die Nummer des Clearing Partners.
Partner ID In dieses Feld wird automatisch der Name des Clearing Partners eingetragen.
Debitornr. Gibt die Nummer des Kostenträgers an.
Debitorname In dieses Feld wird automatisch der Name des Kostenträgers eingetragen.
Herkunft IK Nr. KK Dieser Eintrag bestimmt die Herkunft des im EKV übergebenen Wertes der Kostenträger IK-Nummer.
Kostenträger EKV IK Hat das Feld "Herkunft IK Nr. KK“ den Wert "Kostenträger EKV IK“, dann wird der Wert dieses Feldes als Kostenträger IK-Nummer übergeben.
Kostenträger EKV ID Diese ID wird benötigt, um bei MIP Mail-Nachrichten, Direktaufträge und Versorgungsanfragen, etc. abzurufen.
Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen Dieses Feld steuert, ob bei einer automatischen Verarbeitung eingehender, genehmigter EKVs diejenigen der aktuellen Krankenkasse berücksichtigt werden.

Das Feld ist editierbar, sofern in der "EKV Einrichtung" das Feld "Autom. Verarbeitung EKV erlauben“ aktiviert ist.
Antwort Qualität EKV Verarbeitung Bei der automatischen Verarbeitung eingehender, genehmigter EKVs wird die hier hinterlegte Antwort Qualität verwendet. Ist das Feld leer, wird die Qualität "Kopie“ verwendet. Das Feld ist editierbar, sofern in der EKV Einrichtung das Feld "Autom. Verarbeitung EKV erlauben“ aktiviert ist.
Nachrichten aktiviert Dieses Feld steuert, ob für die aktuelle Krankenkasse, Mail-Nachrichten an MIP versendet werden.
Letzter Nachrichtenabruf Datum / Uhrzeit des letzten Abrufs von E-Mail-Nachrichten.
Letzter Auftrag erstellt am Datum / Uhrzeit des letzten Erstellens von Versorgungsaufträgen (Direktaufträge, Versorgungsanfragen, etc.).
Intervall Abruf KV Antwort / min Zeitraum in Minuten, der mindestens vergangen sein muss, bevor Antworten zu Kostenvoranschlägen erneut abgerufen werden.
Frühester Abruf KV Antwort Frühester Zeitpunkt, an dem ein Abruf von Antworten zu Kostenvoranschlägen stattfindet. Ist ein Intervall für den Abruf hinterlegt, dann wird der Wert dieses Feldes aus diesem und dem Zeitpunkt des letzten Abrufs ermittelt. Eine manuelle Eingabe des Wertes ist möglich.
MIP Intervall Abruf Aufträge / min Zeitraum in Minuten, der mindestens vergangen sein muss, bevor Versorgungsaufträge (Direktaufträge, Versorgungsanfragen, etc.) erneut bei MIP abgerufen werden. Wert ist für Egeko ohne Bedeutung.
MIP Frühester Abruf Aufträge Frühester Zeitpunkt, an dem ein Abruf von Versorgungsaufträgen bei MIP stattfindet. Ist ein Intervall für den Abruf hinterlegt, dann wird der Wert dieses Feldes aus diesem und dem Zeitpunkt des letzten Abrufs ermittelt. Eine manuelle Eingabe des Wertes ist möglich. Der Wert ist für Egeko ohne Bedeutung.
Lieferbestätigung senden Definiert, ob für diese Krankenkasse eine automatische Lieferbestätigung gesendet werden kann.
Manuelle Lieferbestätigung erlaubt Definiert, ob für diese Krankenkasse eine manuelle Lieferbestätigung gesendet werden kann. Das Feld "Lieferbestätigung senden“ muss aktiviert sein, damit eine manuelle Lieferbestätigung möglich ist.
Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisung Code In diesem Feld kann ein Code aus der Seite der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" hinterlegt werden. Der Code definiert die zu übermittelnden Betriebs- und Nutzungsstunden.

Ablehnungsgründe#

Wird ein Kostenvoranschlag vom Clearing Partner mit dem KV-Status "Genehmigt“ oder "Teilgenehmigt“ zurückgemeldet, dann findet eine Prüfung gegen die definierten Ablehnungsgründe statt.

Wurde mindestens ein Wert der dort aufgeführten Felder der Tabellen "Kostenvoranschlag Kopf“ oder "Kostenvoranschlag Zeile“ außerhalb der Toleranz (numerische Felder) oder innerhalb der Filterbedingung (nicht numerische Felder) geändert, dann wird der KV-Status vom System auf "Abgelehnt“ geändert.

Es werden zwei Fälle unterschieden, die in der genannten Reihenfolge geprüft werden:

  1. Zum einen kann eine Filterbedingung angegeben werden, die unabhängig von den CLP geänderten Daten zu einer systemseitigen Ablehnung führt. Trifft sie zu, dann wird der KV-Status auf "Abgelehnt“ gesetzt.

  2. Zum anderen kann eine Änderung der Daten durch den CLP zu einer Ablehnung im System führen. Bei numerischen Feldern (bspw. Beträge) müssen, falls angegeben, sowohl die absolute als auch die relative Toleranz eingehalten werden.

Feld Beschreibung
Partnernr. Clearing Partner, für den diese Einrichtung Anwendung findet.
Debitornr. Krankenkasse, für die diese Einrichtung Anwendung findet.
Tabellen-ID, Feld-ID Tabellennummer und Feldnummer des Feldes, dessen Wert geprüft wird.
Tabellenname,
Feldname
Tabellenname und Feldname des Feldes, dessen Wert geprüft wird. Diese Felder werden automatisch nach Eingabe der Felder "Tabellen-ID“ bzw. "Feld-ID“ gefüllt.
absolute Toleranz absolute Toleranz, die bei einem numerischen Feld akzeptiert wird.
relative Toleranz / % relative Toleranz in Prozent des ursprünglichen Feldwertes, die bei einem numerischen Feld akzeptiert wird.
Filterbedingung,
Nur Filterbedingung prüfen
Ist das Feld "Filterbedingung“ leer, dann darf das Feld "Nur Filterbedingung prüfen“ nicht geändert werden und beide Felder haben keinen Einfluss auf die Prüfung der Ablehnung. Das Feld wird im Feldvergleich der eBox angezeigt. Ist das Feld "Nur Filterbedingung prüfen“ aktiviert, dann wird die Filterbedingung gegen den empfangenen Wert geprüft. Der EKV wird als abgelehnt gewertet, wenn die Filterbedingung erfüllt ist, unabhängig vom gesendeten und empfangenen Feldwert.

EKV Zusatzfeld Definition#

In der Einrichtung der "EKV Zusatzfeld Definition" können Felder definiert werden, deren Werte als Merkmal auf Zeilenebene an den Clearing Partner übergeben werden.

Bei Egeko und MIP finden sich diese im XML-Element "further-criteria“ bzw. "merkmale“. Die Einrichtungsseite gliedert sich in die Zusatzfeld Daten und die dazu gehörigen Tabellen-Verknüpfungen in der Unterseite "Tabellen Verknüpfung“.

EKV Zusatzfeld Definition Kopf#
Feld Beschreibung
lfd. Nr. Gibt die laufende Nummer der Zeile an, die beim Erstellen einer neuen Zeile automatisch mit der nächsten Nummer vorbelegt wird.
Gehört zu ZEKV Art Für alle Einträge, die auf die Daten auf den EKV-Kopf oder auf den EKV-Zeile referenzieren, muss hier "ZEKV Kopf“ bzw. "ZEKV Zeile“ eingetragen sein.
Art Die Art des Eintrags kann "Tabelle“ oder "Feld“ sein.
ID ID der Tabelle oder des Tabellenfeldes, abhängig vom Wert des Feldes "Art“, für den der Eintrag erstellt wird.
Name Name der mit der ID festgelegten Tabelle oder des Tabellenfeldes, abhängig vom Wert des Feldes "Art“. Das Feld wird automatisch gefüllt und ist nicht editierbar.
Feld aus Tabelle lfd. Nr. Dieses Feld wird gefüllt, wenn das Feld "Art“ den Wert "Feld“ hat. Es definiert die fortlaufende Nummer der Einrichtungszeile, in der die Tabellen-ID zu finden ist, auf die sich der Wert des Feldes "ID“ bezieht.
Tabelle verknüpft mit Tabelle lfd. Nr. In diesem Feld wird die laufende Nummer der Zeile eingetragen, in der die Tabelle steht, mit der die Tabelle der aktuellen Zeile verknüpft wird.
Tabelle Verknüpfung Ebene Hier wird die Ebene der Verknüpfungen angegeben. Die oberste Ebene hat immer den Wert "0“. Jede Verknüpfung muss jeweils den Wert um "1“ erhöhen.
Egeko Merkmal Bezeichnung Hier findet sich die Bezeichnung für das Merkmal, die an Egeko übergeben wird. Dieser Wert ist nur relevant für Zeilen der Art "Feld“.
MIP Merkmal Bezeichnung Hier findet sich die Bezeichnung für das Merkmal, die an Egeko übergeben wird. Dieser Wert ist nur relevant für Zeilen der Art "Feld“.
Filterbedingung Werden aufgrund der aktuellen Einrichtung mehrere Datensätze für den zu übertragenden Merkmalswert gefunden, dann kann in diesem Feld "findfirst“ oder "findlast“ eingegeben werden, um auf den ersten bzw. letzten Datensatz unter Berücksichtigung der Sortierreihenfolge des Primärschlüssels abzugrenzen. Soll ein Merkmal nur nach einer Parameter-Prüfung gegen die entsprechende Einrichtungs-Tabelle übermittelt werden, dann ist hier "attributecheck“ einzutragen.
Feld ID Referenz Gibt die Feld-ID der aktuellen Tabelle für den 1. Feldfilter an.
Feld Name Filter 1 Name des durch die Feld-ID Referenz definierten Feldes für den 1. Feldfilter. Das Feld ist nicht editierbar und wird automatisch gefüllt.
Referenzfeld Filter Value Filterwert, der auf das durch die "Feld-ID Referenz" definierte Feld angewendet wird.
Name ist Wert ID Feld-ID der aktuellen Tabelle für den 2. Feldfilter.
Feld Name Filter 2 Name des durch die Feld-ID definierten Feldes für den 1. Feldfilter. Das Feld ist nicht editierbar und wird automatisch gefüllt.
Name ID Filterwert Filterwert, der auf das durch die Feld-ID definierte Feld angewendet wird.
Ist Betriebsstunden Kennzeichnet das Feld, welches den Wert der Betriebsstunden enthält.
Ist Gesamt Nutzungsstunden Kennzeichnet das Feld, welches den Wert der Gesamtnutzungsstunden enthält.
Ist Durchschnittl. Tägliche Nutzungsstd. Kennzeichnet das Feld, welches den Wert der durchschnittlichen täglichen Nutzungsstunden enthält.
Tabellen Verknüpfung#
Feld Beschreibung
Art Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Feld
Definiert, die Verknüpfung der Datensätze aufgrund der Gleichheit von Werten zweier Felder beider verknüpften Tabellen.

Filter
Definiert, die Verknüpfung aufgrund einer Filterbedingung, die auf das durch das im Feld "Feld ID Child“ definierte Feld angewendet wird.
Feld ID Parent ID des Feldes aus der übergeordneten Tabelle. Dieses Feld wird gefüllt, wenn die Art "Feld“ ist.
Feld Name Parent Name des durch die Feld-ID definierten Feldes für die übergeordnete Tabelle. Dieses Feld ist nicht editierbar und wird automatisch gefüllt.
Feld ID Child ID des Feldes aus der untergeordneten Tabelle. Dieses Feld wird in jedem Fall gefüllt.
Feld Name Child Name des durch die Feld-ID definierten Feldes für die untergeordnete Tabelle. Dieses Feld ist nicht editierbar und wird automatisch gefüllt.
Filterbedingung Ist die Art "Filter“, dann wird in diesem Feld die Filterbedingung hinterlegt. Der Filter wird auf das Feld angewendet, dass im Feld "Feld ID Child“ angegeben ist.
Beispiele für die Einrichtung#

Beispiel 1:
Aus der zum EKV gehörigen Vorgangsperiode soll das Feld "Gesamt Nutzungsstunden“ als Merkmale an den Clearing Partner übertragen werden.

Da sich die Daten zur Vorgangsperiode im EKV-Kopf befinden, muss sich die oberste Verknüpfungsebene ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ = 0) auf die Tabelle 5008672 "Kostenvoranschlag Kopf“ beziehen. In der nächsten Zeile wird eine Verknüpfung mit der Tabelle 5007281 "Vorgangsperiode“ hergestellt ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ =1) erstellt.

In den beiden darauffolgenden Zeilen werden die Felder definiert, deren Werte übertragen werden sollen. Zum Beispiel:

Gehört zu EKV Art Art ID Name Feld aus Tabelle lfd. Nr. Tabelle Verknüpfung Ebene
EKV Kopf Feld 80 (=Nutzungsstunden) lfd. Nr Vorgangsperiode=5 Tabelle Verknüpfung Ebene=1

Als Name des Merkmals wird bei Egeko und MIP der Eintrag des Feldes "Egeko Merkmal Bezeichnung“ (Usage Hours (total)) bzw. "MIP Merkmal Bezeichnung“ (Nutzungsstunden (gesamt)) verwendet.

Auf dem Inforegister "Tabellen Verknüpfung“ müssen für jede Verknüpfung zweier Tabellen für den Datensatz der untergeordneten Tabelle die Verknüpfungsbedingungen hinterlegt sein. Dazu muss der Datensatz dieser untergeordneten Tabelle den Fokus haben (hier die Zeile: Tabelle Vorgangsperiode). Neue Zeilen werden mit der Aktion "Neue Zeile erstellen“ erstellt. Dies ist grundsätzlich nur möglich, wenn der aktuelle Datensatz der Zusatzfeld Definition folgende Bedingungen erfüllt:

  1. Das Feld "Art“ muss den Wert "Tabelle“ aufweisen
  2. Der Wert der Felder "ID“ und "Tabelle" welche mit der Tabelle "lfd. Nr.“ verknüpft sind, muss größer als Null sein.

Für den relevanten Datensatz der Vorgangsperiode müssen folgende Einrichtungen auf dem Inforegister "Tabellen Verknüpfung" vorgenommen werden:

Feld ID Parent Feld Name Parent Feld ID Child Feld Name Child
58 Deb.-Nr. Versicherter 1 Debitorennr.
202 Vorgangsnr. 2 Vorgangsnr.
203 Vorgangsperiodennr. 3 Nr.

Beispiel 2:

Für jede EKV-Zeile soll der Wert des Feldes "Betriebsstunden (Abgelesen)“ des letzten Eintrags der Betriebsstunden zum aktuellen Gerät als Merkmale an den Clearing Partner übertragen werden.

Da sich die Daten zum aktuellen Gerät in der EKV-Zeile befinden, muss sich die oberste Verknüpfungsebene ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ = 0) auf die Tabelle 5008673 "Kostenvoranschlag Zeile“ beziehen ("lfd. Nr.“ 1).

In der nächsten Zeile ("lfd. Nr.“ 2) wird eine Verknüpfung mit der Tabelle 5007335 "Betriebsstunden“ hergestellt. In der darauffolgenden Zeile ("lfd. Nr.“ 3) wird das Feld definiert, dessen Wert übertragen werden sollen.

Als Name des Merkmals wird bei Egeko und MIP der Eintrag des Feldes "Egeko Merkmal Bezeichnung“ bzw. "MIP Merkmal Bezeichnung“ verwendet. Da der Wert aus dem neuesten (letzten) Eintrag der Betriebsstunden-Tabelle übermittelt werden soll, findet sich im Feld "Filterbedingung“ der Begriff "findlast“.

Alle hier genannten Zeilen gehören zur EKV Art = EKV Zeile.

Für den relevanten Datensatz der Betriebsstunden müssen die Werte der Felder 28 "Nr.“ und 77 "Seriennr.“ der Tabelle 5008673 "Kostenvoranschlag Zeile“ (übergeordnete Tabelle) mit denjenigen Werten der Felder 1 "Artikelnr.“ bzw. 2 "Seriennr.“ der Tabelle 5007335 "Betriebsstunden“ (untergeordnete Tabelle) übereinstimmen. Dies ist in der Tabellen Verknüpfung zu hinterlegen:

Feld ID Parent Feld Name Parent Feld ID Child Feld Name Child
28 Nr. 1 Artikelnr.
77 Seriennr. 2 Seriennr.

EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen#

An den Clearing Partner zu übermittelnde Betriebs- und Nutzungsstunden werden als Zusatzfelder auf der Seite "EKV Zusatzfeld Definition“ definiert. Um der Anforderung nachkommen zu können, dass krankenkassenabhängig Betriebs- und/oder Nutzungsstunden unter bestimmten Bedingungen nicht oder unter verschiedenen Namen übermittelt werden sollen, können auf der Seite "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen“ verschiedene Konstellationen festgelegt werden.

Über einen eindeutigen Code kann jeder Krankenkasse auf der Seite "EKV Partner Debitor" eine dieser Konstellationen zugeordnet werden. Ist dort kein Code hinterlegt, dann wird die Standard Egeko oder MIP Einrichtung verwendet. Wird kein passender Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten für Betriebs- und Nutzungsstunden unverändert.

Feld Beschreibung
Code Code für die Einrichtung der zu übermittelnden Betriebs- und Nutzungsstunden.
Priorität Die Priorität gibt an, in welcher Reihenfolge die einzelnen Datensätze desselben Codewertes geprüft werden.
Name Betriebsstunden Name, der für die Betriebsstunden bei der Übermittlung als Merkmalsbezeichnung verwendet wird.
Filter Betriebsstunden Filterbedingung, die für den Wert der Betriebsstunden gelten muss, damit der aktuelle Datensatz Verwendung findet. (z.B. ">0)
Name Gesamte Nutzungsstunden Name, der für die Gesamtnutzungsstunden bei der Übermittlung als Merkmalsbezeichnung verwendet wird. (z.B. Egeko = "BETRIEBSSTUNDEN“)
Filter Gesamte Nutzungsstunden Filterbedingung, die für den Wert der Gesamtnutzungsstunden gelten muss, damit der aktuelle Datensatz Verwendung findet.
Name Durchschnittl. Tägliche Nutzungsstunden Name, der für die durchschnittlichen täglichen Nutzungsstunden bei der Übermittlung als Merkmalsbezeichnung verwendet wird. (z.B. Egeko = "DURCHSCHNITTLICHE_NUTZUNGSDAUER“)
Filter Durchschnittl. Tägliche Nutzungsstunden Filterbedingung, die für den Wert der durchschnittlichen täglichen Nutzungsstunden gelten muss, damit der aktuelle Datensatz Verwendung findet.
Hilfsmittel Kennzeichen Filter Filterbedingung, die für den Wert des Hilfsmittel-Kennzeichens der EKV-Zeile gelten muss, damit der aktuelle Datensatz Verwendung findet. *(z.B. "09
Ist Egeko Standard Kennzeichnet den Datensatz als Standard-Zuweisungscode für den Egeko Datenaustausch. Dieser Zuweisungscode wird beim Datenaustausch mit Egeko verwendet, wenn in der aktuellen Partner Debitor Einrichtung kein Code im Feld "Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisung Code“ hinterlegt ist (das Feld leer ist).

Hinweis:
Es kann nur ein Datensatz dieses Kennzeichen erhalten. Dennoch werden alle Datensätze mit diesem Code bei der Zuweisung berücksichtigt.
Ist MIP Standard Kennzeichnet den Datensatz als Standard-Zuweisungscode für den MIP Datenaustausch. Dieser Zuweisungscode wird beim Datenaustausch mit MIP verwendet, wenn in der aktuellen Partner Debitor Einrichtung kein Code im Feld "Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisung Code“ hinterlegt ist (das Feld leer ist).

Hinweis:
Es kann nur ein Datensatz dieses Kennzeichen erhalten. Dennoch werden alle Datensätze mit diesem Code bei der Zuweisung berücksichtigt.

Parameter-Prüfungen#

Werden beim Erstellen eines EKV die zugehörigen Zusatzdaten (Gerätemerkmale) ermittelt, so werden die gefundenen Zusatzfelder gegen die Daten der Seite "EKV notwendige Parameter-Prüfungen" geprüft. Nur wenn diese Prüfungen bestanden werden, findet eine Übernahme in die Zusatzfeldtabelle statt. Diese Bedingungen müssen für die Durchführung der Parameter-Prüfungen erfüllt sein:

  1. Im Feld "Filterbedingung“ der Zusatzdaten-Definition steht an beliebiger Position der Wert "attributecheck“ (Groß-/Kleinschreibung beliebig).
  2. Die Seite "EKV notwendige Parameter-Prüfungen“ enthält mindestens einen Datensatz.
  3. Der zu übertragende Zusatzfeldwert gehört zur "Geräteparameter Belegzeile“.

Enthält die Einrichtungstabelle keinen Datensatz, dann werden alle gefundenen Zusatzfelddaten in den EKV übernommen. Ein Ausschluss von Kassen kann über die Definition in Debitornr. Krankenkassen Filter vorgenommen werden. Bsp. "§DAK“ oder "<>§AOK Bayern“

Feld Beschreibung
EKV Partner Nr. Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen das Feld "Partnernr.“ des aktuellen EKV-Kopfes. Ist dieses Feld leer, dann findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Debitornr. Krankenkasse Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen das Feld "Debitor-Nr. Krankenkasse“ des aktuellen EKV-Kopfes (wenn kein Preisfindungsdebitor hinterlegt ist) oder gegen den Preisfindungsdebitor des dort angegebenen Debitors (wenn ein Preisfindungsdebitor vorhanden ist). Ist dieses Feld leer, dann findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Leistungskennz. Abrechnung Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen den Wert des Zusatzfeldes "Leistungskennzeichen“ der aktuellen Vorgangsperiode. Ist dieses Feld leer, dann findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Hilfsmittelnr. Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen das Feld "Hilfsmittel Nr.“ der aktuellen EKV-Zeile. Ist dieses Feld leer, findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Merkmalsklassencode Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen das Feld "Merkmalsklasse Code“ des aktuellen Datensatzes der Seite "Merkmalsklasse Zusatzfeld Werte“. Ist dieses Feld leer, dann findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Merkmalscode Zusatzfeld Filter In diesem Feld steht die Filterbedingung zur Prüfung gegen das Feld "Zusatzfeldcode“ des aktuellen Datensatzes der Seite "Merkmalsklasse Zusatzfeld Werte“. Ist dieses Feld leer, dann findet für dieses Feld keine Prüfung statt.
Bemerkung Hier kann ein frei zu wählender Bemerkungstext hinterlegt werden.

EKV DMS Konvertierung#

Feld Beschreibung
Richtung Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Inaktiv:
Dieser Datensatz wird bei der Konvertierung nicht beachtet.

NAV↔CLP:
Diese Konvertierung wird beim Datenaustausch verwendet.
DMS Belegart Dieses Feld enthält die dem DMS bekannte Belegart.
Beschreibung Hier kann ein freier Beschreibungstext hinterlegt werden.
Egeko Dokument Art Code Dieses Feld enthält die der DMS Belegart entsprechende Dokumentenart, die von Egeko verwendet wird (siehe Schnittstellen-Beschreibung – "A01“ = Rezept).
MIP Dokument Art Code Dieses Feld enthält die der DMS Belegart entsprechende Dokumentenart, die von MIP verwendet wird (siehe Schnittstellen-Beschreibung – "1“ = Rezept).

Aufgabenwarteschlangenposten#

Zur Steuerung der periodischen Prozesse des Datenaustausches zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und den Clearing Partnern müssen fünf Aufgabenwarteschlangenposten mit den Parameterzeichenfolgen "send ekv“, "receive ekv“, "ekv messages“, "send ekv ship confirm“ und "del xml data records“ für die Objekt ID 5008671 erstellt werden.

Der Warteschlangenposten "ekv messages“ steuert das Versenden, Empfangen und Verarbeiten der Mail Nachrichten.

Der Warteschlangenposten "send ekv“ steuert das Versenden, Empfangen und Verarbeiten von Kostenvoranschlägen und Prozessbestätigungen.

Der Warteschlangenposten "receive ekv“ steuert das Abrufen, Empfangen und Verarbeiten von Antworten zu Kostenvoranschlägen und von Versorgungsaufträgen.

Der Warteschlangenposten "send ekv ship confirm“ steuert das Versenden der Lieferbestätigung.

Der Warteschlangenposten "del xml data records“ steuert das Löschen von EKV Posten.

Ablauf#

Das Erstellen eines neuen EKV erfolgt durch Ausführen der Aktion "Senden nach Voreinstellung“ in einer Info.-Anforderung, welche den Anforderungs-Statuscode "00 ANF ERZ“ hat.

Die Transaktionsnummer des erstellten EKV wird in einer Message Box angezeigt.

Der Anforderungs-Statuscode hat nun den Wert "10 ANF GES“.

Das Versenden des EKV erfolgt durch Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“.

Datenaustausch mit dem Clearing Partner#

In den hier dargestellten Beispielen wurden die ausgehenden EKV-Posten an das Testsystem des Clearing Partners gesendet und die von dort empfangenen Nachrichten verarbeitet.

EGEKO#
Versenden des Kostenvoranschlags#

Kostenvoranschlag abgelehnt

Ein Kostenvoranschlag wird mit dem KV Status "Ungesendet“ und dem Sendestatus "Neu“ erstellt.

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“ wird ausgeführt. Der neue ausgehende EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ wird erstellt und versendet.

Die ausgehende Nachricht enthält u. a. im Element "appendix“ die verketteten Base64-codierten Dokumente.

Für die Antwort wird ein neuer, eingehender EKV-Posten erstellt und verarbeitet.

Enthält der EKV-Posten für die eingehende Antwort u. a. den Fehlercode und den Fehlertext "HMV oder PZN erforderlich“, erfolgt die eingehende Rückmeldung mit dem KV Status "Fehlgeschlagen“ und dem Sendestatus "Partner Fehler“.

Der KV Status und der Sendestatus des zugehörigen (ursprünglichen), ausgehenden EKV wird auf "Gesendet" geändert.

Zudem wird ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" erstellt. Der Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" wird in die eBox abgerufen.

In der Infobox "EKV Änderungen“ wird das Vorhandensein von Textinformationen angezeigt.

Durch Klicken auf "Ja“ wird die Textinformation ausgegeben.

Textart: Fehlertext
Kopf: HMV oder PZN erforderlich. Bitte tragen Sie in dem Feld HMV-Nr. oder in dem Feld PZN einen Wert ein.

Kostenvoranschlag akzeptiert

Für einen Kostenvoranschlag wird der EKV-Datensatz erstellt und versendet. Der KV Status und Sendestatus des EKV-Datensatzes stehen auf "Gesendet".

Für den versendeten EKV und die empfangene Antwort wurde je ein EKV Posten erstellt. Ausgehend der Kostenvoranschlag (Status = Gesendet) und Eingehend die Rückmeldung auf den KV (Status = Verarbeitet).

Auf dem Posten mit Belegart = Kostenvoranschlag stehend, kann die XML Datei über die Funktion "XML Datei zeigen/speichern" angezeigt werden.

Der EKV-Posten der eingehenden Rückmeldung auf den KV enthält die Partner Kostenvoranschlags-Nummer (Fallnummer) des Clearing Partners.

Für die Rückmeldung wird der EKV mit dem KV Status "Ausgehend an KT" und dem Sendestatus "Empfangen" erstellt.

Zum Abrufen der aktuellen EKV-Informationen des Clearing Partners wird der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ ausgeführt. Für den Dokumenten Abruf wurde je ein aus- und eingehender EKV Posten erstellt. Dazu gehören die Posten mit der Belegart "Dokument Abruf“ und "Rückmeldung auf Dokument Abruf“.

Der EKV-Posten für den ausgehenden Dokumenten-Abruf enthält u. a. die Partner KV-Nummer.

Der EKV-Posten für die eingehende Antwort enthält u. a. den Status "1“, der anzeigt, dass sich der EKV noch in Bearbeitung der Krankenkasse befindet.

Da sich der Status nicht geändert hat, wird kein neuer EKV erstellt.

Nach der Genehmigung durch die Krankenkasse wird für den Kostenvoranschlag erneut ein Dokumentenabruf gesendet, empfangen und verarbeitet.

Der Inhalt der versendeten Abruf-Nachricht entspricht dem des vorherigen "Dokument Abrufs“, die Rückmeldung enthält jetzt den Status "2“ (genehmigt), die Genehmigungsnummer ("file-number“) und das Genehmigungsdatum (decision-at).

Auf Grundlage der Daten der Rückmeldung wird der neue EKV erstellt. Der KV- und Sendestatus ist Genehmigt bzw. Empfangen, Genehmigungsnummer und -datum werden aus der Rückmeldung übernommen.

Für den genehmigten Kostenvoranschlag wird nun ein EKV-Posten für den Medienabruf (Genehmigungsschreiben) erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Medien“ erstellt und verarbeitet.

Die Rückmeldung (Belegart = Medien) enthält u. a. das Base64-codierte Genehmigungsschreiben.

Nach dem Empfang des Genehmigungsschreibens wird ein Eintrag in den DI-IM Dokumenten erstellt.

Dieser enthält im Feld "Dokument“ das Genehmigungsschreiben.

Dadurch ist ein standardmäßiges Abrufen des genehmigten Kostenvoranschlags in die eBox möglich.

Mail Nachricht senden#

In der Karte der Info.-Anforderung wird die Aktion "E-Mail Nachricht senden“ ausgelöst.

Es öffnet sich die Nachrichtenkarte, in die der Betreff und zwei Textzeilen eingegeben werden.

Hinweis

Nur bei gefülltem Betreff erfolgt das Versenden der Nachricht.

Die Aktion "Nachricht senden“ der Nachrichtenkarte wird ausgeführt. Der Sendestatus ändert sich von "Neu" auf "In Warteschlange".

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "ekv messages“ wird ausgeführt. Für die gesendete Nachricht und die empfangene Antwort werden jeweils ein EKV-Posten erstellt. Ein Posten ausgehend mit Belegart "Nachricht“ sowie ein Posten eingehend mit Belegart "Rückmeldung auf Nachricht“.

In dem EKV-Posten der versendeten Nachricht wird u. a. die Textinformation zusammen mit der Partner KV-Nummer übergeben.

In dem EKV-Posten der empfangenen Rückmeldung findet sich u. a. die E-Mail Fallnummer des Clearing Partners.

Diese wird in den Nachrichtenkopf in das Feld "Partner Mail-Nr.“ übernommen.

Mail Nachricht empfangen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens "receive ekv“ wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Abruf Nachrichtenliste“ erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenliste“ erstellt und verarbeitet.

Der ausgehende EKV-Posten enthält zum Abruf der Mail Nachrichtenliste die Operation "getInboxUnreadMessages“.

In der Rückmeldung ist eine Liste mit den abzurufenden Mail Nachrichtennummern vorhanden.

Für jede Nachrichtenummer in der Liste wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenabruf“ erstellt und gesendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart Nachricht erstellt und verarbeitet.

Der Nachrichtenabruf enthält die Nummer der abzurufenden Mail Nachricht. Der eingehende EKV-Posten enthält den Betreff und den Text der Mail Nachricht.

Für die eingehende EKV Mail-Nachricht wird ein DI-IM Dokumenteneintrag erstellt. In der eBox können EKV Mail-Nachrichten als eBox Unterart "EKV Mail“ über die Aktion "Abrufen“ abgerufen werden.

Nach dem Abruf in die eBox werden die ausgewählten Nachrichten im Inforegister "EKV Mail Text“ angezeigt.

Abrufen von Versorgungsaufträgen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ werden nach dem Abrufen der EKV-Informationen, zusätzlich zu den offenen Kostenvoranschlägen, die Versorgungsaufträge (Direktaufträge, Versorgungsanfragen, etc.) abgerufen. Dazu wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Abruf Auftragsliste“ erstellt und versendet.

Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsliste“ erstellt.

Im EKV-Posten ruft die Operation "getInboxOrders“ alle "offenen / aktiven / unbestätigten“ Versorgungsaufträge ab.

Im EKV-Posten für die Rückmeldung sind die Egeko-Nummern der Versorgungsaufträge aufgelistet.

Bei der Verarbeitung der eingehenden Auftragsliste wird für jede Egeko-Nummer ein ausgehender EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsabruf“ mit dem Status "Neu" erstellt und beim nächsten Ausführen des Warteschlangenpostens "send ekv“ versendet.

Jeder ausgehende Auftragsabruf enthält eine zuvor zurückgemeldete Egeko-Nummer. Für die Rückmeldung jedes Auftragsabrufs wird je ein EKV-Posten erstellt und verarbeitet.

Die eingehenden Aufträge enthalten die Daten des jeweiligen Dokuments.

Aus den Werten der Elemente "derivation-type-code“, "state“ (Status) und "service-indicator“ (Leistungskennzeichen) werden die Belegart und der KV Status bestimmt und ein EKV angelegt.

Der Wert des Elements "service-indicator“ wird nur beachtet, wenn er für alle Zeilen des eingehenden Auftrags identisch ist.

Für jeden EKV-Posten zu einem eingehenden Versorgungsauftrag wird ein EKV-Posten für den Abruf der zugehörigen Anhänge mit der Belegart "Medienabruf“ und dem Status "Neu" erstellt. Beim nächsten Ausführen des Warteschlangenpostens mit der Zeichenfolge "send ekv“ wird dieser versendet und für die Rückmeldung ein EKV-Posten mit Belegart "Medien“ erstellt.

Der EKV-Posten für die Rückmeldung des Medienabrufs enthält den Base64-codierten Anhang zum Versorgungsauftrag.

Bei der Verarbeitung der Rückmeldung wird ein Eintrag in die DI-IM Dokumente erstellt.

Analog zu Kostenvoranschlägen können Direktaufträge und Versorgungsanfragen mit der Unterart "Direktauftrag“ bzw. "Versorgungsanfrage“ in die eBox abgerufen werden. Rückholungs-, Reparatur-, Auslieferungs- und Verschrottungsaufträge werden mit der Unterart "Sonstige“ in die eBox abgerufen.

Versorgungsaufträge bestätigen / stornieren#

Versorgungsaufträge können im EKV Kommunikationszentrum mit den Aktionen "Vorgang bestätigen“ und "Vorgang stornieren“ bestätigt bzw. abgelehnt werden. Die jeweilige Aktion muss bestätigt werden.

Anschließend wird geprüft, ob es für den aktuellen Versorgungsauftrag bereits eine Vorgangsbestätigung oder -stornierung gibt. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Bestätigung / Stornierung abzubrechen

Wurde eine Bestätigung / Stornierung erstellt, dann erscheint eine entsprechende Meldung.

Für diese Versorgungsaufträge, wird je ein EKV-Posten mit der Belegart "Vorgangsbestätigung“ erstellt und beim Ausführen des Warteschlangenpostens mit der Zeichenfolge "send ekv“ gesendet. Für die Rückmeldung wurde je ein EKV-Posten mit der Belegart "Antwort auf Vorgangsbestätigung“ erstellt und verarbeitet.

MIP#
Versenden des Kostenvoranschlags#

Kostenvoranschlag abgelehnt

Ein neuer EKV wird mit dem KV Status "Ungesendet" und dem Sendestatus "Neu" erstellt.

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“ wird ausgeführt. Ein neuer ausgehender EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ wird erstellt und versendet. Für die Antwort wird ein eingehender EKV Posten erstellt und verarbeitet.

Der versendete EKV-Posten mit Belegart "Kostenvoranschlag“ enthält u. a. im Element "anhaenge“ die verketteten Base64-codierten Dokumente.

Der EKV-Posten für die eingehende Antwort enthält u. a. den Fehlercode und den Fehlertext der Ablehnung. Für die eingehende Rückmeldung wird ein EKV mit dem KV Status "Fehlgeschlagen" und dem Sendestatus "Partner Fehler" erstellt.

Der KV Status und der Sendestatus des zugehörigen ausgehenden EKV wurde auf "Gesendet" geändert.

Es wird ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" erstellt, der in die eBox zur weiteren Bearbeitung abgerufen werden kann.

Der Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" wurde in die eBox abgerufen.

Kostenvoranschlag akzeptiert

Für einen neuen Kostenvoranschlag wird der EKV-Datensatz erstellt und versendet. Für den versendeten EKV und die empfangene Antwort werden je ein EKV Posten erstellt.

Der EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ enthält die ausgehenden Kostenvoranschlagsinformationen.

Der nachfolgende EKV-Posten mit der Belegart "Rückmeldung auf KV“ enthält die Partner KV-Nummer. Der Status "1“ entspricht dem Prozessschritt "In Bearbeitung".

Für die "Rückmeldung auf KV“ wird der EKV Datensatz mit dem KV Status "Ausgehend an KT" und dem Sendestatus "Empfangen" erstellt.

Zum Abrufen der aktuellen EKV-Informationen des Clearing Partners wird der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ ausgeführt. Für den Dokumenten Abruf wurde je ein aus- und eingehender EKV Posten erstellt.

Der EKV-Posten für den ausgehenden Dokumenten-Abruf enthält u.a. die Partner KV-Nummer.

Der EKV-Posten für die eingehende Rückmeldung auf Dokumenten Abruf enthält u.a. den Status (2 = Genehmigt), die Genehmigungsnummer, das Genehmigungsdatum und den Genehmigungstext.

Auf Grundlage der Daten der Rückmeldung wird ein neuer EKV Datensatz erstellt. Der KV- und Sendestatus ist Genehmigt bzw. Empfangen, Genehmigungsnummer und -datum werden aus der Rückmeldung übernommen.

Für den genehmigten Kostenvoranschlag wird nun ein EKV-Posten für den Medienabruf (das Genehmigungsschreiben) erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird dazu ein EKV-Posten mit der Belegart "Medien“ erstellt und bearbeitet.

Die Rückmeldung enthält u. a. das Base64-codierte Genehmigungsschreiben.

Nach dem Empfang des Genehmigungsschreibens wird ein Eintrag in den DI-IM Dokumenten erstellt.

Dadurch ist ein standardmäßiges Abrufen des genehmigten Kostenvoranschlags in die eBox möglich.

Mail Nachricht senden#

In der Karte der Info.-Anforderung wird die Aktion "E-Mail Nachricht senden“ ausgelöst.

Es öffnet sich die Nachrichtenkarte, in die der Betreff und die Textzeilen eingegeben werden.

Die Aktion "Nachricht senden“ der Nachrichtenkarte wird ausgeführt, der Sendestatus ändert sich von "Neu" auf "In Warteschlange".

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "ekv messages“ wird ausgeführt. Für die gesendete Nachricht und die empfangene Antwort werden jeweils ein EKV-Posten erstellt (Belegart "Nachricht“ und "Rückmeldung auf Nachricht“).

In dem EKV-Posten der versendeten Nachricht wird u. a. die Textinformation zusammen mit der Partner KV-Nummer an der EKV Partner übergeben.

In dem EKV-Posten der empfangenen Antwort findet sich u. a. die Partner E-Mail Nummer. Diese wird in den Nachrichtenkopf in das Feld "Partner Mail-Nr.“ übernommen.

Mail Nachricht empfangen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens "receive ekv“ wird für jeden Datensatz in der EKV Partner Debitor Einrichtung ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenabruf“ erstellt, der diese Bedingungen erfüllt:

  1. Der Clearing Partner ist MIP.
  2. Der Clearing Partner ist nicht inaktiv.
  3. Es ist eine Kostenträger KV ID eingetragen.
  4. Das Feld "Nachrichten aktiviert“ hat den Wert "Ja“.

Für jede eingehende Mail Nachricht wird eine Nachrichtenquittierung erstellt.

Die verarbeitete, eingegangene Mail Nachricht kann in die eBox abgerufen und dort angezeigt werden.

Abruf von Versorgungsaufträgen#

In der Partner Debitor Einrichtung muss eine Kostenträger KV ID hinterlegt sein. Für den Abruf der Versorgungsaufträge wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsabruf“ und für die Antwort ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftrag“ erstellt.

Der Auftragsabruf enthält u. a. die in der Partner Debitor hinterlegte Kostenträger ID und das Synchronisationsdatum. Dieses ist der Wert des Feldes "Letzter Auftrag erstellt am“ aus der zugehörigen Partner Debitor Einrichtung. Fand zuvor noch kein Abruf statt, so ist dieses Feld leer und es wird der Wert des Feldes "Datum und Uhrzeit erster Synchronisation“ der EKV Partner Einrichtung zur Synchronisation verwendet. Ist dieses Feld ebenfalls leer, dann wird der Tag des aktuellen Datums vor einer Woche benutzt.

Die Rückantwort enthält je Versorgungsauftrag (Direktauftrag oder Versorgungsanfrage) ein XML-Element "auftrag“ mit den zugehörigen Daten.

Für die Direktaufträge und Versorgungsanfragen wird je ein Kostenvoranschlag erstellt.

Analog zu Kostenvoranschlägen können Direktaufträge und Versorgungsanfragen mit der Unterart "Direktauftrag“ bzw. "Versorgungsanfrage“ in die eBox abgerufen werden. Rückholungs-, Reparatur-, Auslieferungs- und Verschrottungsaufträge werden mit der Unterart "Sonstige“ in die eBox abgerufen.

Versorgungsaufträge bestätigen / stornieren#

Versorgungsaufträge können mit den "Vorgang bestätigen“ und "Vorgang stornieren“ bestätigt bzw. abgelehnt werden. Die Funktion ist im EKV Kommunikationszentrum aufrufbar. Die jeweilige Aktion muss bestätigt werden.

Anschließend wird geprüft, ob es für den aktuellen Versorgungsauftrag bereits eine Vorgangsbestätigung oder -stornierung gibt. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Bestätigung / Stornierung abzubrechen.

Ist in der Partner Einrichtung hinterlegt, dass ein Ablehnungsgrund notwendig ist, öffnet sich der Texteditor, in dem der Ablehnungsgrund eingegeben werden kann.

Fehlerbehandlung#

In diesem Abschnitt wird dargestellt, wie sich die EKV-Schnittstelle verhält, wenn beim Versenden von EKV Dokumenten HTTP-Übertragungsfehler oder nicht abgefangene Fehler sowie beim Verarbeiten der eingehenden Rückmeldungen nicht abgefangene Fehler auftreten.

Versenden EKV: HTTP-Code für Übermittlungsfehler#

Ein Kostenvoranschlag wird mit dem KV Status "Ungesendet" und dem Sendestatus "Neu" erstellt.

Das Versenden der EKV Dokumente wird über den Aufgabenwarteschlangenposten "send ekv“ ausgelöst. Dabei tritt ein interner Server-Fehler (HTTP Code 500) auf. Der zugehörige ausgehende Posten hat jetzt den Status "Wiederholen", den Übertragungscode "500" und den Übertragungstext HTTP Fehler "500". Die Anzahl der Wiederholungen wird auf den Wert "1“ gesetzt. Ein Posten für die eingehende Rückmeldung wurde aufgrund des Übertragungsfehlers nicht erstellt.

Der KV Status des Kostenvoranschlags bleibt auf "Ungesendet", der Sendestatus wird auf "In Warteschlange" geändert.

Wird das Versenden der EKV Dokumente erneut ausgelöst, dann werden die ausgehenden Posten mit dem Status "Wiederholen" erneut versendet. Läuft das Versenden wieder auf einen Fehler, dann wird der Wert der Wiederholung um den Wert "1" erhöht.

Die Werte für KV Status und Sendestatus im Kostenvoranschlag bleiben unverändert.

Hat der EKV Posten mit dem Status "Wiederholen" den Wert für die Wiederholungen von "10“ und läuft das nächste Versenden wieder auf einen Fehler, dann erhöht sich der Wert des Feldes "Wiederholungen“ nicht. Der Status des Postens wechselt in diesem Fall auf "Fehler" und wird somit beim nächsten Versenden nicht mehr berücksichtigt.

Im Kostenvoranschlag wird der KV Status auf "Fehlgeschlagen" und der Sendestatus auf "HTTP Fehler" gesetzt.

Wird nach dem zweiten Fehlversuch der Kostenvoranschlag ohne Fehler versendet, dann wird im ausgehenden Posten der Status "Gesendet", der entsprechende Übertragungscode und der Übertragungstext auf Nachricht erfolgreich übertragen eingetragen. Für die eingehende Rückmeldung wird ein neuer Posten mit Belegart "Rückmeldung auf KV“ erstellt.

Die Richtung des Postens mit Belegart "Kostenvoranschlag“ wechselt zu "Eingehend", der KV Status zu "Ausgehend an KT" und der Sendestatus zu "Empfangen".

Versenden EKV: Programm-Code läuft auf Fehler#

Ein Kostenvoranschlag wird erstellt.

Während des Sendevorgangs tritt ein nicht abgefangener Fehler auf. Der Status des ausgehenden Kostenvoranschlag-Postens ist nun "Wiederholen“. Übertragungscode und Übertragungstext bleiben leer. Die Anzahl der Wiederholungen wechselt auf "1".

Über das Menüband "Fehlertext zeigen“ kann im Kommunikationszentrum der Fehlertext als Fließtext (maximal 1024 Zeichen) angezeigt werden.

Der Kostenvoranschlag bleibt im KV Status "Ungesendet" und wechselt den Sendestatus zu "In Warteschlange".

Läuft die 10. Sendewiederholung erneut auf einen Fehler, dann zeigt der Status des Postens "Kostenvoranschlag“ den Wert "Fehler" und die Anzahl der Wiederholungen bleibt bei "10".

Im Kostenvoranschlag ist der KV Status "Fehlgeschlagen" und der Sendestatus "HTTP Fehler".

Beim Wechsel in den KV Status "Fehler" oder "Fehlgeschlagen" wird jeweils ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente“ erstellt.

Ein Kostenvoranschlag mit dem KV Status "Fehler“ oder "Fehlgeschlagen“ wird bei einem erneuten Versenden nicht mehr berücksichtigt.

Wird nach einem Fehlversuch der EKV ohne Fehler versendet, dann wird im ausgehenden Kostenvoranschlag Posten der Status "Gesendet", der entsprechende Übertragungscode und der Übertragungstext auf "Nachricht erfolgreich übertragen" eingetragen. Für die eingehende Rückmeldung wird ein neuer Posten erstellt.

Im Kostenvoranschlag ist die Richtung nun "Eingehend", der KV Status "Ausgehend an KT" und der Sendestatus "Empfangen".

Verarbeiten des empfangenen EKV Dokuments#

Ein Kostenvoranschlag wird versendet, der KV Status ist "Ausgehend an KT" und der Sendestatus ist "Empfangen".

Das Versenden erfolgt ohne Fehler. Damit ist der Übertragungstext des ausgehenden Postens "Nachricht erfolgreich übertragen". Das unmittelbar anschließende Verarbeiten der eingehenden Rückmeldung bricht ab. Der Status der Belegart "Dokument Abruf“ wird auf "Wiederholen" gesetzt. Der neue Posten für die "Rückmeldung auf Dokument Abruf“ erhält den Status "Fehler", sodass zukünftig nicht mehr versucht wird, diesen zu verarbeiten. Weiterhin wird in das Feld "Wiederholungen“ derjenige Wert "1“ aus dem zugehörigen Dokumentenabruf geschrieben.

Im Kostenvoranschlag wird der Sendestatus auf "Wiederholen" gesetzt, was verhindert, dass für diesen EKV ein neuer Dokumentenabruf erstellt wird, da noch ein solcher vorhanden ist, der wiederholt werden wird.

Wird das Senden des "Dokument Abrufs“ erneut ausgeführt und läuft die Verarbeitung wieder auf einen Fehler, dann sieht der erstellte Posten für die Rückmeldung aus wie der vorherige Posten, mit dem Unterschied, dass die aktuelle Wiederholung "2“ übernommen wird.

Erfolgt die Verarbeitung der Rückmeldung des nächsten Dokumentenabrufs ohne Fehler, dann erhält der entsprechende Posten den Status "Verarbeitet" und das Feld "Wiederholungen“ bleibt leer.

Da die Rückmeldung keine Änderung des KV Status durch den Kostenträger gemeldet hat (der Kostenvoranschlag ist weiterhin in Bearbeitung beim Clearing Partner), wird nur der Sendestatus von Wiederholen auf "Empfangen" gewechselt, sodass für den aktuellen Kostenvoranschlag wieder ein neuer Dokumentenabruf erstellt werden wird.

Funktionalitäten#

Zuweisen von Versorgungseinheiten#

Die Versorgungseinheit wird über die "Gruppe gesetzliche Zuzahlung“ in der Abrechnungsplanzeile ermittelt und in das Feld "Versorgungseinheit“ der Info.-Anforderungszeile geschrieben.

Beim Erstellen der EKV-Zeile wird die Versorgungseinheit aus der zugehörigen Info.-Anforderungszeile übernommen.

Die Bestimmung der Versorgungseinheit folgt der nachfolgenden Logik:

Ist das Feld "Zuzahlung Code Abrechnungsaufteilung“ der EKV Einrichtung leer, dann werden keine Versorgungseinheiten zugewiesen (alle Versorgungseinheiten haben den Wert "0“).

Anderenfalls wird geprüft, ob der Wert des Einrichtungsfeldes dem Wert des Feldes "Abrechnungsaufteilungscode 1“, "Abrechnungsaufteilungscode 2“ oder "Abrechnungsaufteilungscode 3“ der Abrechnungsaufteilung Einrichtung entspricht. Ist dies der Fall, dann findet eine weitere Verarbeitung nur statt, wenn in der aktuellen Info.-Anforderungseile die entsprechende Abrechnungsaufteilungsgruppe genau 3 Zeichen lang ist.

Aus dem 1. und dem 3. Zeichen wird ein Prüfwert ermittelt (aus der Abrechnungsaufteilungsgruppe "GH1“ wird beispielsweise der Prüfwert "G1“ gebildet). Gibt es in der aktuellen Info.-Anforderung bereits eine Info.-Anforderungszeile mit diesem Prüfwert, dann wird deren Versorgungseinheit derjenigen der aktuellen Info.-Anforderungszeile zugewiesen, anderenfalls wird der Wert der zuletzt vergebenen Versorgungseinheit um "1“ erhöht und dann zugewiesen.

Auswahl und Sortieren der EKV-Zeilen#

Beim Erstellen eines neuen EKV wird für jede Info.-Anforderungszeile der aktuellen Info.-Anforderung, die folgende Bedingungen erfüllt, eine EKV-Zeile erstellt:

  1. Das Feld "Auswahl“ hat den Wert "Ja“.
  2. Das Feld "Aufteilungscode“ ist leer.

Die Reihenfolge der ausgewählten EKV-Zeilen entspricht nicht zwangsläufig der der zugehörigen Info.-Anforderungszeilen, sondern wird durch den Wert des Feldes "Art“ der Info.-Anforderungszeile bestimmt und folgt dieser Sortierung:

  1. Zeilen der Art "Artikel“ mit Wiedereinsatzartikel = Ja
  2. Zeilen der Art "Reparatur“
  3. Zeilen der Art "Wartung“
  4. Zeilen der Art "Gerätereferenz“
  5. Zeilen der Art "Ressource“
  6. Zeilen der Art "Artikel“ mit Wiedereinsatz = Nein
  7. Die übrigen Zeilen in der Reihenfolge wie in der Info.-Anforderung

Übertragen von Betriebs- und Nutzungsstunden#

Beim Erstellen eines EKV werden diese Zusatzfelder gemäß der Einrichtung "EKV Zusatzfeld Definition“ verarbeitet.

Der an den Clearing Partner übertragene Merkmalsname entspricht dabei demjenigen, der in der Einrichtung eingetragenen "Merkmal Bezeichnung“.

Beispiel:
In der "EKV Partner Debitor" Einrichtung ist kein Zuweisungscode für die Betriebs-/ Nutzungsstunden eingetragen.

Ein Kostenvoranschlag wird erstellt und beinhaltet vier Zeilen. Die erste Zeile davon stellt das Gerät mit Seriennummer dar.

Die Betriebsstunden können direkt der Gerätezeile (erste Zeile) zugeordnet werden. Die Nutzungsstunden entstammen der Vorgangsperiode und enthalten die Referenzwerte "Vorgangsnr.“ und "Vorgangsperiodennr.“. Über diese Referenzwerte können die Nutzungsstunden keiner Zeile, aber dem EKV-Kopf zugeordnet werden.

Vor dem Erstellen der XML-Struktur, die beim Versenden des EKV an den Clearing Partner übermittelt wird, werden die Zusatzfelddaten ggfs. modifiziert, um krankenkassenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

  1. Da alle Zusatzfelder dem Clearing Partner als Merkmale zu EKV-Zeilen übertragen werden müssen, werden alle Zusatzdaten, die dem EKV-Kopf zugewiesen wurden, allen EKV-Zeilen mit einem Gerät (Art= Artikel, Seriennummer ungleich leer) zugewiesen.
  2. Da verschiedene Krankenkassen unterschiedliche Anforderungen daran stellen, unter welchen Bedingungen Betriebs- und/oder Nutzungsstunden übertragen werden sollen, wird nach Prüfung gegen die Einrichtung der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" die Merkmals-Bezeichnung geändert.

Suche des zutreffenden Einrichtungs-Datensatzes:

  1. Ist das Feld für den Zuweisungscode in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung leer, dann wird bei Egeko Kassen derjenige Datensatz in der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" gesucht, bei dem das Feld "Ist Egeko Standard“ aktiviert ist. Bei MIP Kassen wird der Datensatz gesucht, bei dem das Feld "Ist MIP Standard“ aktiviert ist. Wird kein solcher Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten unverändert.
  2. Ist ein Zuweisungscode in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung eingetragen, dann wird in der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" aus allen Einträgen mit diesem Code mit aufsteigendem Prioritätswert der erste Datensatz ermittelt, der alle Filterbedingungen (Betriebsstunden, Gesamtnutzungsstunden, tägliche Nutzungsstunden und Hilfsmittel-Kennzeichen) erfüllt. Wird kein solcher Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten unverändert.

Ablehnen (teil)genehmigter Kostenvoranschläge#

Beim Verarbeiten abgerufener EKV-Rückantworten, die den Status "Genehmigt“ oder "Teilgenehmigt“ haben, wird das Feld "Genehmigt von Partner“ in jeder EKV-Zeile auf "Ja“ gesetzt.

Anschließend wird für den EKV-Kopf und für jede EKV-Zeile geprüft, ob ein aus Microsoft Dynamics 365 Business Central gesendeter Feldwert durch den Kostenträger geändert wurde. Die geänderten Werte werden in der eBox und im Kommunikationszentrum angezeigt.

Auf der Seite "EKV Ablehnungsgründe" werden alle Datensätze für den aktuellen Clearing Partner und die aktuelle Krankenkasse gesucht.

Von diesen Datensätzen werden alle mit einer eingetragenen Filterbedingung geprüft. Trifft die Filterbedingung für den Wert des eingehenden EKVs zu, dann wird der vom Clearing Partner (teil)genehmigte EKV von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 automatisch abgelehnt.

Im zweiten Schritt werden die vom Clearing Partner geänderten Werte darauf hin geprüft, ob es eine für sie geltende Einrichtung der Ablehnungsgründe gibt.

Dazu wird ein Einrichtungsdatensatz gesucht, der im Feld "Nur Filterbedingung prüfen“ den Wert "Nein“ hat.

Die Einrichtung wird mit folgender Hierarchie geprüft:

  1. Partnernummer - Debitorennr. - Tabellen-ID - Feld-ID
  2. Partnernummer = leer - Debitorennr. - Tabellen-ID - Feld-ID
  3. Partnernummer = leer - Debitorennr. = leer- Tabellen-ID - Feld-ID

Wird ein Einrichtungsdatensatz gefunden und das Feld ist kein numerisches Feld, dann wird der EKV von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 automatisch abgelehnt. Bei einem numerischen Feld (dezimal oder integer) wird zusätzlich noch gegen die absolute und relative Toleranz geprüft.

Für alle Felder, die zu einer automatischen Ablehnung führen, wird eine Textinformation mit der Textart "Ablehnungstext“ erstellt, die in der E-Box und im Kommunikationszentrum angezeigt werden kann.

Prüfungen vor Erstellen des Kostenvoranschlags#

Prüfen des Sendestatus eines vorhandenen Kostenvoranschlags#

Vor dem Erstellen eines Kostenvoranschlags findet eine Suche über alle aktuellen ("IstAktuell“ = "Ja“) Kostenvoranschläge der Belegart "Kostenvoranschlag“ statt. Ist in der Info.-Anforderung, aus der, der Kostenvoranschlag erstellt wird, das Feld "Partner Kostenvoranschlagsnr.“ leer, dann wird die Suche mit einer Abgrenzung auf das Feld "Info. Anforderungskopf Nr.“ mit dem Wert der Nummer der aktuellen Info. Anforderung durchgeführt. Ist das Feld "Partner Kostenvoranschlagsnr.“ gefüllt, dann findet die Abgrenzung auf die Felder "ekv Partner Nr.“ und "ekv Partner KV Nr.“ mit den entsprechenden Werten der aktuellen Info. Anforderung statt. Wird ein Kostenvoranschlag gefunden, dann wird der Sendestatus geprüft. Ist dieser leer oder hat er einen der Werte "Neu“, "In Warteschlange“ oder "Gesendet“, dann wird das Erstellen des Kostenvoranschlags mit der Meldung "Für die Info. Anforderung (IA Nummer) wurde bereits ein Kostenvoranschlag versendet und noch keine Antwort empfangen.“ abgebrochen.

Prüfen auf Wiedereinreichung#

Wurde für die aktuelle Info. Anforderung ein bereits versendeter Kostenvoranschlag mit einer Rückmeldung gefunden und ist in diesem das Feld "ekv Partner KV Nr.“ gefüllt, dann kann durch Auswahl in dem sich öffnenden Bestätigungsfenster mit dem Text "Möchten Sie den bestehenden KV (KV Nr.) erneut einreichen (Ja) oder einen neuen KV erzeugen (Nein)?“ entschieden werden, ob es sich um eine Wiedereinreichung handeln soll oder nicht.

Bei einer Wiedereinreichung werden die Felder "Partnerkostenvoranschlagsnr.“, "Genehmigungsnr.“, "Referenz Partner KV Nr.“, "KK Referenznr.“ und "Kostenvoranschlag Nr.“ aus dem ursprünglichen EKV übernommen und das Feld "Wiedereinreichung“ auf "Ja“ gesetzt. Bei einer neuen Einreichung wird eine neue Kostenvoranschlagsnummer vergeben, die anderen zuvor genannten Felder bleiben leer.

Ermitteln des Clearing Partners und der Abrechnungs-Krankenkasse#

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags wird zuerst die zugehörige Abrechnungs-Krankenkasse bestimmt. Dazu wird geprüft, ob für die im Feld "Abrechnung Deb.-Nr.“ der Vorgangsperiode eingetragene Abrechnungs-Krankenkasse ein Eintrag auf der Seite "EKV Partner Debitor" existiert.

Ist dies nicht der Fall, dann wird geprüft, ob für einen vorhandenen Preisfindungsdebitor ein Eintrag vorhanden ist.

Wird kein Datensatz gefunden, dann wird das Erstellen des Kostenvoranschlags mit der Meldung "Keine EKV Partner Zeile für KT (Debitornr. der Krankenkasse) vorhanden.“ abgebrochen.

Sind Einträge sowohl für den Debitor als auch für den Preisfindungsdebitor vorhanden, dann wird als Abrechnungs-Krankenkasse diejenige des Debitoren-Datensatzes verwendet.

Anschließend wird in der EKV Partner Einrichtung der Partner Eintrag gesucht in dem die Zuständigkeitseinheit derjenigen des Feldes "Abrechnung Zust.-Einheit“ der Vorgangsperiode entspricht.

Wird kein Datensatz gefunden, dann wird die Suche ohne Abgrenzung auf die Zuständigkeitseinheit wiederholt. Wird dann auch kein EKV Partner Datensatz gefunden, wird das Erstellen des EKV mit der Meldung "Der Clearing-Partner (MIP oder EGEKO) wurde für die Zuständigkeitseinheit (Zuständigkeitseinheit) nicht gefunden.“ abgebrochen.

Zeitgesteuerter Abruf von Antworten#

Der Abruf von Kostenvoranschlägen und Versorgungsaufträgen wird grundsätzlich durch das Ausführen der entsprechenden Aufgabenwarteschlangenposten gesteuert.

Zusätzlich ist es möglich, in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung pro Abrechnungskrankenkasse ein Intervall für Kostenvoranschläge (MIP und EGEKO) und Versorgungsaufträge (MIP) zu hinterlegen, das festlegt, wieviel Zeit mindestens zwischen zwei Abrufen vergangen sein muss.

Ist ein Intervall hinterlegt, dann wird bei jedem Abruf der früheste Zeitpunkt des nächsten Abrufs berechnet und in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung aktualisiert. Ist kein frühester Zeitpunkt für den Abruf hinterlegt, dann wird bei jedem Ausführen des Warteschlangenpostens ein Abruf durchgeführt.

Beispiel:
Für §DAK wird ein Intervall für den Abruf von Antworten auf Kostenvoranschläge und für §TK ein Intervall für den Abruf von Versorgungsaufträgen in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung eingetragen.

Erfolgt der erste Abruf von Kostenvoranschlägen und Versorgungsaufträgen um 12:00, wird der nächste Zeitpunkt des Abrufs in die Felder "Frühester Abruf KV Antwort“ (13:00) und "MIP Frühester Abruf Aufträge“ (12:30) aktualisiert.

PartnerNr. PartnerID DebitorenNr. Intervall Abruf KV Antwort/min Frühester Abruf KV Antwort MIP Intervall Abruf Aufträge / min MIP frühester Abruf Aufträge
2 MIP §DAK 60 13:00
2 MIP §TK 30 12:30

Beim anschließenden Abruf um 12:15 werden die Antworten für die Kostenvoranschläge der §DAK nicht abgerufen. Gleiches gilt für den Abruf der Versorgungsaufträge für die Kostenträger ID der §TK.

Um 12:40 werden hingegen die Versorgungsaufträge der §TK abgerufen, nicht aber die Kostenvoranschläge der §DAK.

Die frühesten Abrufe werden nach jedem erfolgten Abruf aktualisiert.

Zusatzfelder#

Zu Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Artikeln können weitere Informationen anhand von Zusatzfeldern definiert und hinterlegt werden. Diese Zusatzfelder sind frei definierbar und können mit mehreren Stammdaten-Tabellen verknüpft werden. Damit ist es möglich, einem Stammdatensatz zusätzliche Informationen zuzuordnen, wenn sie benötigt werden.

Bei der Einrichtung eines Zusatzfeldes kann zwischen unterschiedlichen Feldtypen gewählt werden. Über den Feldtyp entscheidet hier die Art der Information, die in dem Zusatzfeld abgebildet werden soll.

Als Feldarten stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  • Text
  • Datum
  • Option (frei definierbar)
  • Checkbox (Ja, Nein)
  • Erw. Checkbox (Leer, Ja, Nein)
  • Dezimal (rein numerische Werte)

Anhand der definierten Feldart werden Eingaben in den Zusatzfeldern geprüft, d.h. wurde bei einem Zusatzfeld als Art "Datum“ definiert, dann ist bei Verwendung dieses Zusatzfeldes in den Stammdaten auch nur eine Eingabe vom Typ "Datum" möglich. Gleiches gilt für die Feldart "Dezimal“. Bei der Feldart "Text“ kann zusätzlich eine "Feld Eingabeprüfung“ hinterlegt werden, so dass AnwenderInnen dazu angehalten werden können, ihre Eingabe in einem bestimmten Format anzugeben.

Beispiel:
Hinterlegung einer Prüfung, die anweist, dass die Angabe immer numerisch und 9-stellig zu erfolgen hat: Eingabeprüfung: NNNNNNNNN.

Weiter können die Feldarten "Checkbox“ bzw. "Erw. Checkbox“ verwendet werden, die dann bei der Erfassung in einer Auswahlmaske die möglichen Optionen ("Ja“ oder "Nein“ bzw. "leer“, "Ja“ oder "Nein“) anbietet.

Zusätzlich können die in der Auswahlmaske zur Verfügung stehenden Optionen in der Einrichtung frei definiert werden. Hierzu kann mittels Feldart "Option“ eine Liste der möglichen Auswahlen eingerichtet werden. Hier besteht auch die Möglichkeit, Optionswerte in Abhängigkeit zu anderen Optionen zu schalten. Damit kann zum Beispiel bei der Auswahl einer "Statistischen Hauptgruppe“, die Auswahl der nächsten Ebene "Statistische Gruppe“ und auch "Statistische Untergruppe“ jeweils in Abhängigkeit zu der Vorauswahl eingeschränkt werden.

Zusatzfeldinformationen können für den Druck auf Reports oder bei der Übermittlung der Werte durch die Prozesse (z.B. EKV, Abrechnung nach §300 oder §302) mit einem Ausgabeformat versehen werden. Dadurch ist es möglich, allein durch die Einrichtung automatisch Formatierungen mitzugeben. Beispielsweise kann für die Hilfsmittelnummer definiert werden, dass z die Ausgabe beim Druck der Rechnung nach folgendem Muster erfolgen soll: HM ##.##.##.####

Eingabebeispiel: 1234567890
Formatierte Ausgabe: HM 12.34.56.7890

Hinweis

Der Datenstandard von KUMAVISION healthcare365 bringt die für den Gesundheitsmarkt wichtigen Felder bereits mit.

Einrichtung#

Im Folgenden werden die notwendigen Einrichtungen beschrieben, um die Zusatzfelder nutzen zu können. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

  • Anlage neuer Felder
  • Zuordnung zu Stammdatentabellen
  • Indizierung der Felder

Zusatzfelder#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren.

Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Feldes "Beschreibung" in die "Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen. Weitere Sprachcodes können bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.

Auf der Seite "Zusatzfelder" werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdatentabellen erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Feld Beschreibung
Code Frei definierbares Kürzel.
Beschreibung Beschreibender Text.
Feldart Optionen sind "Text“, "Datum“, "Option“, "Checkbox“, "Erw. Checkbox“, "Dezimal“
Feld Eingabeprüfung nur wenn Feldart = "Text“: Erzwingen eines Eingabeformats, es stehen zur Verfügung A=Alphanumerisch, N=Numerisch, B=Buchstaben.

Beispiel:
Soll die Eingabeprüfung auf 9-stellige Ziffern erfolgen, wird in diesem Feld NNNNNNNNN eingetragen.
Gruppierung Thematische Gruppierung der Zusatzfelder, wird bei der Sortierung der Ausgabe in den Stammdaten berücksichtigt. Einrichtung siehe Stammdatengruppierungen.
Übernahme in VK-Beleg,
Änderungen in VK-Beleg möglich,
Übernahme in Zeilen,
Übernahme in EK-Beleg,
Änderungen in EK-Beleg möglich, Übernahme in Infokarten,
Beschreibung mitdrucken
Mit diesen Feldern kann definiert werden, in welchen Prozessen und auf welchen Belegen die Zusatzfelder mit ausgegeben werden sollen. Über den Aufruf "Ausgabeformat“ im Menüband, kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.
Aktiv Kennzeichnung, dass das Feld in den Stammdaten verwendet werden kann.

Über die "Ausgabeformate" kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart "Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Optionswerte“ hinterlegt werden.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Über die "Zusatzfelder Ebenen“ können Abhängigkeiten bei der Auswahl von Optionen abgebildet werden. Die Einrichtung erfolgt über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Ebenen Werte“. Die dort möglichen Einträge beschränken sich wiederum auf die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfeldes.

Ausgabeformate#

Für die Feldarten "Text“, "Dezimal“ und "Datum“ können Ausgabeformate (Aufruf über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart "Datum“

Ausgabe Platzhalterzeichen Beschreibung Ausgabebeispiel 03.08.21
Tag T (oder D) ggf. einstellige Ausgabe des Tags 3
Tag TT (oder DD) zweistellige Ausgabe des Tags 03
Monat M Monat als Ziffer, ggf. einstellig 8
Monat MM Monat als Ziffer 08
Monat MMM Monat abgekürzt Aug
Monat MMMM Monat komplett ausgeschrieben August
Jahr JJ (oder YY) Jahreszahl zweistellig 21
Jahr JJJJ (oder YYYY) Jahreszahl vierstellig 2021

Feldart "Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart "Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Zusatzfeldcode Wert Ausgabe Muster
ARZTNR A1212 A 1212 #####
GEB.DATUM 06.08.55 06. August 1955 TT. MMMM JJJJ
IK NR 223344556 IK 22-33-44-55-6 IK ##-##-##-##-#

Stammdaten Tabellen#

In "Stammdaten Tabellen“ können die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zugeordnet werden.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion "Neu“ hinzugefügt werden. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über die Funktion "Zusatzfelder" möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun über "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über "Prozess“, "Zusatzfelder/Suchindizes initialisieren“ initialisiert werden. Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Im- / Export von Zusatzfeldern#

Zusatzfelder können via XML importiert oder exportiert werden. Wählen Sie hierzu in den "Zusatzfeldern“ die Funktion "Prozess“ und "Im-/Export Daten“ aus und anschließend, ob sie importieren oder exportieren möchten.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für die bereits an den Stammdaten hinterlegten Zusatzfelder kann definiert werden, dass diese durch den Verkaufsprozess bis hin zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine manuelle Änderung im Beleg möglich sein soll oder nicht.

Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen können in Geschäftsbelegen in den Zeilen mitgeführt werden, Informationen zu Debitoren werden in Geschäftsbelegen auf Belegkopfebene übernommen.

Kopfbezogene Informationen aus dem "Verk. an Deb / Rech. an Debitor":
Beim Erstellen eines Beleges werden die Zusatzfelder auf Kopfebene mitgeführt.

Zeilenbezogene Informationen:
Beim Abruf eines Artikels aus einem Vertrag im Lieferplan werden die zu dem ausgewählten Produkt gespeicherten Zusatzfelder aus dem Artikel in den Lieferplan übernommen. Enthält die Vertragsversionszeile speziellere Informationen (vertragsseitig definierte Zusatzfelder wie z.B. Abrechnungshilfsmittelnummern, Positionsnummern, usw.), gehen diese vor.

Bei der Auswahl eines Artikels in einem Geschäftsbeleg werden die Zusatzfelder als Zeile übernommen, wobei Zusatzfeldwerte im Vertrag Vorrang vor den Werten aus den Stammdaten haben. Zusatzfelder aus dem Vertrag werden immer an die Zeile übergeben und übersteuern identische Informationen aus den Stammdaten Artikel, Ressource, etc.

Für Zusatzfelder in Kopf und Zeile gilt:
Alle Felder, die in einen VK-Beleg übernommen werden, können dort manuell überschrieben werden, wenn dies entsprechend in der Einrichtung der Zusatzfelder Tabelle eingerichtet ist. Für jedes Feld wird dann ein Marker "manuell geändert“ gesetzt und es wird gespeichert, von wem die Information wann geändert wurde.

Hinweis

Bei Aktionen wie Beleg kopieren, Lieferung holen, Buchen, usw. werden alle Zusatzfelder erneut aus dem Vertrag oder den Stammdaten gezogen, die nicht manuell geändert wurden.

Ablauf#

Die für die Übernahme in den VK-Beleg gekennzeichnete Zusatzfelder werden bei der Anlage mit in den Beleg übernommen. Hierbei wird zwischen Kopf und Zeilen Zusatzinformationen unterschieden.

Bei der Anlage von Lieferplanzeilen werden die eingerichteten Zusatzfeldwerte aus dem Vertrag geholt und ggfs. um fehlende Werte aus den Stammdaten ergänzt.

Eingerichtete Zusatzfelder eines Artikels werden an der Zeile hinterlegt, wie bspw. die Statistische Gruppe. Bei der Änderung eines Wertes (wenn laut Einrichtung möglich), wird dies vermerkt. Die "Planzeilen Zusatzfelder“ erhalten den Wert "Ja“ in dem Feld "Geändert“ sowie die Protokollierung in den Feldern "Geändert am“ und "Geändert von“.

Wird aus dem Lieferplan ein Auftrag abgerufen, dann werden die Zusatzfeldwerte entsprechend mit in den Beleg übernommen. Wurde eine manuelle Änderung am Lieferplan hinterlegt, dann wird diese mit höchster Priorität behandelt und erhält den Vorzug vor den Werten aus den Stammdaten und dem Vertrag.

Die Zusatzfelder können im Verkaufsauftrag ebenfalls eingesehen und geändert werden.

Kopfinformationen können über den Aufruf "Aktionen“, "KUMAVISION healthcare“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden. Kopfinformationen werden mit einer Herkunftsart (Verk. an Debitor, Rech. an Debitor) gekennzeichnet.

Die Zeileninformationen (VK-Belegzeilen Zusatzfelder) können in der Registerkarte "Zeilen“ über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden.

Erfolgt nachträglich die manuelle Änderung eines Zusatzfeldwertes, dann wird diese Änderung in die damit verbundenen Vorgänge übernommen. Bei der Buchung eines VK-Belegs erfolgt ein erneuter Abgleich der Zusatzfeldinformationen, so dass eventuelle Änderungen, die nachträglich in den Stammdaten oder am Vertrag erfolgt sind, nochmals aktuell mit in den VK-Beleg überführt werden. Zusatzfeldwerte, die als "manuell geändert“ gekennzeichnet sind, werden dabei nicht überschrieben.

Zusatzfelder im Einkauf#

Die Funktion sowie Einrichtung der Zusatzfelder in Einkaufsprozessen erfolgt analog den Zusatzfeldern in den Verkaufsprozessen.

Zusatzfelder in Vertrags- und Vorgangsperiode#

Für Vertragsperioden und Vorgangsperioden können Zusatzfelder definiert werden und in den Prozessen angewendet werden.

Einrichtung#

Die angelegten Zusatzfelder, siehe Abschnitt" Zusatzfelder Einrichtung", müssen in der Einrichtung der "Stammdaten Tabellen“ über die zugehörigen "Tabellen ID“ zugewiesen werden.

Tabelle 5007239 Vertragsversionsperiode
Tabelle 5007281 Vorgangsperiode

Vorgangsperiode:
Zusatzfelder, die für die Vorgangsperiode definiert werden, sind in der Vorgangsperiodenkarte mit Werten zu ergänzen. Die Versicherungsart wird hierbei mit "Wert im Vertrag“ vorgegeben und in die Vorgangsperiode überführt.

Vertragsversionsperiode:
Für die Vertragsversionsperioden können Zusatzfelder definiert werden, die über die Zeilen auswählbar sind. Diese Zusatzfelder werden in den Lieferplan und Abrechnungsplan überführt und somit in den Prozess eingesteuert.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

elektronische Abrechnung#

Elektronische Abrechnung nach §300#

Das Modul "eAbrechnung §300" ermöglicht Ihnen den elektronischen Datenaustausch der Abrechnungsdaten für sonstige Leistungserbringer mit den Abrechnungsstellen nach SGB V §300.

Grundvoraussetzung ist ein Rezeptvorgang mit entsprechender Abrechnungsart nach §300.

Hinweis

Für die Übertragung an den Kostenträger wird die zusätzliche Software Dakota LE von der Firma ITSG GmbH benötigt. Welche auf einen lokalen Rechner installiert werden muss. Die Software ist bei KUMAVISION zu beziehen. Sprechen Sie hierzu Ihre/n AnsprechpartnerIn an.

Zusätzlich ist der Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erforderlich. Dieser fungiert als Schnittstelle zwischen KUMAVISION healthcare365 und dem Dakota Client. Üblicherweise wird diese Software auf demselben Rechner installiert, auf dem auch die Dakota-Software vorhanden ist. Sprechen Sie hierzu ebenfalls Ihre/n AnsprechpartnerIn an.

Weiterführende Informationen zur eAbrechnung nach §300 bietet die Website GKV Datenaustausch.

Hinweis

Die "eAbrechnung §300" ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

Um die eAbrechnung nutzen zu können, müssen an folgenden Stellen im System entsprechende Einrichtungen vorgenommen werden:

Sammelrechnungsnummernserie#

Die Nummernserien werden mit dem Einrichtungsmandanten voreinstellt ausgeliefert, sollten abweichende benötigt werden, müssen diese in der jeweiligen Abrechnungsartenkarte entsprechend geändert werden.

Abrechnungsarten#

Die Abrechnungsarten werden vorparametrisiert ausgeliefert. Allerdings kann es vorkommen, dass davon abweichende Einrichtungen vorgenommen werden müssen.

Mögliche Änderungen der Vorparametrisierungen können Sie über die jeweilige Abrechnungsartenkarte vornehmen.

Rufen Sie die "Abrechnungsarten“ über die Anwendersuche auf und Öffnen Sie die "Abrechnungsartenkarte“ zum Code "P300".

Feld Beschreibung
Elektronische Abrechnungsart Option: "per P300" vorbelegt.
Abrechnungskonstellation Option: "Leistungserbringer" vorbelegt.
Zuzahlung Abrechnungsaufteilungscode Option: "ZUZAHLUNG" vorbelegt.
Eigenanteil Abrechnungsaufteilungscode Option: "EIGEN" vorbelegt.
Wirschaftl. Eigenanteil Abrechnungsaufteilungscode Option: "AUFZAHLUNG" vorbelegt.
Grund Abwarten Option: "EAB" vorbelegt.

Wird beim Erstellen des eAbrechnungsposten in den Debitorenposten geschrieben.
Solange das Kennzeichen "EAB" gesetzt, ist die Fälligkeit auf das Fälligkeitsdatum aus dem Feld "Fixes Fälligkeitsdatum“ gesetzt. Es erfolgt noch keine FiBu-Mahnung.
Fixes Fälligkeitsdatum Mit "31.12.2099" vorbelegt.
Dummy Datum damit keine FiBu-Mahnung erstellt wird.
Institutionskennzeichen IK-Kennzeichen des Leistungserbringer. (Muss gefüllt werden.)
Institutionskennzeichen Erzeuger IK-Kennzeichen des Datei Erzeugers. (Muss gefüllt werden.)
Institutionskennzeichen Abrechner IK-Kennzeichen des Abrechners. (Muss gefüllt werden.)
Leistungserbringer Abrechnungscode Mit "19" vorbelegt.
Leistungserbringer Sammelgruppenschlüssel Mit "A" vorbelegt.
Standard Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "8:00000" vorbelegt.

Da die Leistungserbringergruppe der eAbrechnung nach §300 nur 6 Stellen umfasst, die Krankenkassen im EKV oder KV aber eine 7-stellige LEG erwarten, werden die ersten beiden Stellen der LEG mit "8:" ersetzt (gemäß Technischer Anlage).
Zusatzfeld Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "ACTK300" vorbelegt.
Zusatzfeld Unfallkennzeichen Mit "UNFALL" vorbelegt.
Zusatzfeld BVG-Kennzeichen Mit "BVG" vorbelegt.
Zusatzfeld Statusgr.Verord. Mit "STATUSG" vorbelegt.
Zusatzfeld Leistungskennzeichen Mit "LKZ" vorbelegt.
Zusatzfeld Keine Rundungsdifferenz Mit "ABRUND" vorbelegt.
Zusatzfeld Anwendungsort Mit "ANTWORT" vorbelegt.
Zusatzfeld Produktart Mit "PRODART" vorbelegt.
Zusatzfeld Beschäftigtennr. Wird zurzeit nicht aktiv genutzt.
Priorität Hilfsmittelnr. Ist mit der Option: "Pharmazentralnr. - Hilfsmittelnr." vorbelegt.
Zusatzfeld Verordnungsart Mit "SSB VERORDART" vorbelegt.
Genehmigung erforderlich Mit "JA" vorbelegt.
Verordnung Image erforderlich Mit "JA" vorbelegt.
Verordnung DMS Belegunterart Mit "Rezept taxiert" vorbelegt.
Länge Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "7" vorbelegt.
Barcode Belegcode Mit "IM_VO" vorbelegt.
Taxierung Mit "Pflicht" vorbelegt.
Sammelrechnungsnummernserie Mit "V-SAMMEL" vorbelegt.
Datenträgernummer Mit "B-DISKNR" vorbelegt.
Dateipfad Ablageort der Abrechnungs- und Auftragsdatei. Notwendig und muss gepflegt werden.
Sicherungspfad Ablageort der Sicherungsdatei. Notwendig und muss gepflegt werden.
Zusätzlicher Dateipfad 1 Ablageort für die Imagedateien. Notwendig und muss gepflegt werden.
Zusätzlicher Dateipfad 2 Wird zurzeit nicht genutzt.
Zusätzliche App 1 Wird zurzeit nicht genutzt.
Zusätzliche App 2 Wird zurzeit nicht genutzt.
Externe App Mit "Dakota" vorbelegt.
Anzeige Abrechnungspostenkorrektur Mit "Pro Debitornr." vorbelegt (für die Vorfilterung).
Kürzungsdoku Rückgabegrund Code Wird zurzeit nicht genutzt.
Rechnungspräfix Wird zurzeit nicht genutzt.
KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Rufen Sie die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ über die Anwendersuche auf.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Inhaber / Geschäftsführer Hinterlegen Sie dort den Namen des Inhabers / Geschäftsführers.
Inforegister Verkauf#
Feld Beschreibung
eAbrechnungsart 300 Hinterlegen Sie dort die eAbrechnungsart für die Abrechnung nach §300.
DI-Dokumententypen#

Die DI-Dokumententypen werden mit dem Einrichtungsmandanten ausgeliefert. Durch diese Einrichtung kommt es zur Barcodevormerkung und der automatischen Archivierung des taxierten Rezeptes.

Für die Belegart "REZEPT TAXIERT" ist die Einstellung "Nur Vorderseite laden“ aktiviert.

Zum DI-Dokumententyp "REZEPT TAXIERT" sind Zusatzfelder hinterlegt. Diese dienen der korrekten Verarbeitung der Informationen aus dem Scanprozess.

Hinweis

Änderungen an den DI-Dokumententypen oder deren zugehöriger Zusatzfelder müssen immer in Zusammenarbeit mit einem Consultant der KUMAVISION erfolgen.

Fieldmapping (Taxierte Rezepte)#

Hinweis

Änderungen an den Zusatzfeldern der DI-Dokumententypen dürfen nur nach Rücksprache mit der KUMAVISION erfolgen.

Das für die eAbrechnung benötigte Fieldmapping ist für taxierte Rezepte zu hinterlegen. Dabei wird die Dokumentenart nicht durch das Fieldmapping eingesteuert, sondern kommt aus der Einrichtung der Abrechnungsart (Feld: "Verordnung DMS Belegunterart").

Einrichtung Fieldmapping Register "Allgemein“:

Feld Beschreibung
Aktionsart Archive / Archivierung
Schema KumaMed
Tabellen ID 112 Verkaufsrechnungskopf
Seiten ID 132 Geb. Verkaufsrechnung

Einrichtung Fieldmapping Register "Fieldmappingzeilen“:

Schemafeld Feld Nr. Feldbezeichnung Alternativwert
BELEGDATUM 0 [TODAY]
BELEGNR 3 Nr.
DEBITOR 2 Verk. an Deb.-Nr.
DOKART 0 [DOKART]
KONTAKTNR 0 [CONTACTSEARCHCUST]
PATIENTENNR 2 Verk. an Deb.-Nr.
Artikel – Zusatzfeld#

Die eAbrechnung nach §300 benötigt ein eigenes Zusatzfeld am Artikel, das mit den entsprechenden Werten belegt werden muss. Dies wird über den Einrichtungsmandanten realisiert. Die ausgelieferten Zusatzfeldwerte entstammen dabei der Anlage 3 der eAbrechnung nach §300. Dieses Zusatzfeld muss bei der Artikel-Neuanlage aktiv gepflegt werden.

Die dazu vorhandenen Optionswerte des Zusatzfelds entsprechen dabei den Vorgaben der Krankenkassen, die Produktdaten stammen aus der Technischen Anlage 3 des Schlüsselverzeichnisses (Schlüssel Produktart).

Aktuelle Kostenträgerdatei laden und importieren#

Für eine korrekte elektronische Abrechnung nach §300 muss die aktuelle Kostenträgerdatei im System hinterlegt sein. Prüfen Sie dazu regelmäßig, ob diese noch aktuell ist. Sollte dies nicht der Fall sein, laden Sie bitte die Datei wie folgt herunter und aktualisieren diese:

  1. Gehen Sie auf die Internetseite GKV Datenaustausch.
  2. Navigieren Sie zu "sonstige Leistungserbringer“ und laden Sie die passende Kostenträgerdatei herunter.
  3. Benennen Sie die Datei in eine *.txt-Datei um.
  4. Rufen Sie sich im System die Maske "§300 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ über die Anwendersuche auf.
    Hinweis
    Bitte beachten Sie, dass Ihnen der Aufruf nur zur Verfügung steht, wenn Sie das Rollencenter "healthcare RZ“ zugewiesen haben.
    Rollencenter > Aktionen > Office > eAbrechnung > §300 SGB V Kostenträgerdatei importieren.
  5. Nach dem Öffnen der Seite "§300 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ wählen Sie für den Import die Option "Alte Daten behalten“ und "P300“ aus.
  6. Um die zuvor heruntergeladene Kostenträgerdatei auszuwählen, nutzen Sie die Funktion zum Durchsuchen bzw. Ziehen Sie die Datei in das dafür vorgesehenen Fenster.

Anschließen können Sie den Import über die Importhistorie überprüfen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "SGB V Importhistorie“ auf.

In der Historie werden Ihnen das Einlesedatum der Datei, der Dateiname, das Gültig ab Datum und die Kontoart (§302 / §300) angezeigt.

Hinweis

Es ist zu empfehlen, einmal pro Monat die Kostenträgerdateien auf Neuerungen zu prüfen und ggf. diese wie oben beschrieben im System zu aktualisieren.

Müssen Sie mehrere bzw. alle bereits im System vorhandenen Kostenträgerdateien aktualisieren, wählen Sie beim Import der ersten Datei die Option "Alte Datei löschen, neue hinzufügen“ aus, um sicherzustellen, dass nach dem Import nur die neusten Kostenträgerdateien im System hinterlegt sind. Jede weitere Kostenträgerdatei importieren Sie dann mit der Option "Alte Datei beibehalten“.

eAbrechnung §300 Einrichtung#
Feld Beschreibung
Projekt Gibt die Gruppierung der Abrechnungskassen an.
Letzter Lauf Lfd. Nr. Gibt die zuletzt verwendete fortlaufende Nummer für die erfolgte Datei Erstellung an.
IK Datenannahmestelle Geben Sie hier das IK der elektronischen Datenannahmestelle an.
Debitorennr. Geben Sie hier den Abrechnungsdebitor an.
Zlg.-Bedingungscode Geben Sie hier einen Filter für eine Zahlungsbedingung an, die hier abgerechnet werden soll.
Letztes Abrechnungsdatum Nach Erstellung einer neuen Abrechnungsdatei wird das Feld automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt. Sie können das Feld jedoch auch manuell vorbelegen.
Datumsformel für nächste Abrechnung Geben Sie hier eine Datumsformel an, wann die nächste Abrechnung erstellt werden soll.
Nächstes Abrechnungsdatum Nach Erstellung einer neuen Datei wird hier automatisch das nächste Abrechnungsdatum anhand der Datumsformel im Feld "Datumsformel für nächste Abrechnung“ errechnet.
Kontaktnummer Angabe des festen Ansprechpartners im Haus für die elektronische Abrechnung (Pflichtfeld).
Zuständigkeitseinheitencode Geben Sie hier eine Zuständigkeitseinheit an, wenn die Abrechnung einer anderen Zuständigkeitseinheit zugeordnet werden soll.
IK Nummer Sollte die Zuständigkeitseinheit eine eigene IK-Nummer haben, können Sie diese hier angeben. Wenn Sie nicht mit Zuständigkeitseinheiten arbeiten, können Sie das Feld leer lassen.
IK Nummer Abrechnungsstelle Sollte die Zuständigkeitseinheit eine eigene IK-Nummer der Abrechnungsstelle haben, können Sie diese hier angeben. Wenn Sie nicht mit Zuständigkeitseinheiten arbeiten, können Sie das Feld leer lassen.
Zuständigkeitseinheit als Filter verwenden Rechnen Sie mit mehreren Zuständigkeitseinheiten ab, kann es sein, dass Sie dafür auch getrennte Abrechnungen erzeugen wollen. Dafür setzen Sie hier den Haken und die Abrechnungsposten werden in den Sammelrechnungen nach Zuständigkeitseinheit getrennt.
Max. Anzahl Rechnungen Hier können Sie die Anzahl der Rechnungen innerhalb einer Abrechnung begrenzen.
Neues IK 1 Auftragsdatei In dem Feld kann die IK Nummer logischer Empfänger übersteuert werden (Ausnahme, da eigentlich über Kostenträger gesteuert).
Neues IK 2 Auftragsdatei In dem Feld kann die IK Nummer physikalischer Empfänger übersteuert werden (Ausnahme, da eigentlich über Kostenträger gesteuert).
P300 Version Angewendete Version der technischen Anlage.
P300 Betrag inkl. Mwst in EFP schreiben Hiermit werden Bruttopreise übermittelt und das MWS Segment wird nicht separat ausgewiesen.

Es ist zu empfehlen, die Einstellung auf "Ja" zu setzen.
P300 Debitor Datenträger Begleitzettel Hier kann eine zur Kostenträgerdatei abweichende Adresse über einen Debitor vorgegeben werden, der auf dem Datenträger Begleitzettel angedruckt wird.
P300 Debitor Image Datenträger Begleitzettel Hier kann eine zur Kostenträgerdatei abweichende Adresse über einen Debitor vorgegeben werden, der auf dem Datenträger Begleitzettel angedruckt wird.
P300 Empfänger Abrechnung Krankenkassennr. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn in den Abrechnungsdateien nicht die Datenannahmestelle, sondern die IK Nr. des Abrechnungsdebitors hinterlegt werden soll.

Es ist zu empfehlen, den Haken bei der Abrechnung zu setzen.
Sammelabrechnung als Dienstleister mit Inkassovollmacht Erfolgt die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit Inkassovollmacht, so ist in der Sammelrechnungs-SLGA das IK der Abrechnungsstelle anzugeben.
Abweichender Abrechnungstyp Siehe Schlüsselverzeichnis 8.2.12 in der TA.
eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung#

Die Kommunikation mit dem Kostenträger erfolgt durch die Software Dakota LE, welche spezielle Daten-Dateien benötigt. Diese Dateien werden von dem separaten Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erzeugt. Dieser Dienst dient als Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und Dakota.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Dateidienst-Art Wählen Sie den Provider für die Kommunikation mit Dakota LE aus. Die Standardeinstellung "Kumavision Datei Dienst" ist optimal auf den Dienst "Kumavision Web Api File Service" abgestimmt.
Ist aktiviert Mit dieser Option können Sie die Verbindung zum Dateidienst deaktivieren.
Kultur-Info-Sprachcode In bestimmten Fällen müssen Datumsfelder entsprechend der kulturellen Normen interpretiert werden. Diese können je nach Kultur variieren. Wählen Sie "de-DE" für den deutschen Kulturbereich. Weitere Informationen zur Spracheingabe finden Sie unter "Appendix A: Product Behavior"
Inforegister Einrichtung#
Feld Beschreibung
Uri Die Uri verweist auf den Endpunkt des "Kumavision Web Api File Service". Bitte geben Sie die vollständige Uri, einschließlich Protokoll und Port im Format https://<kumavision-web-api-file-service-host>:<port>, an.

Beispiel:
https://fileservice.domain.de:7049
Client-Zertifikat (*.pfx) Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und dem "Kumavision Web Api File Service" ist geschützt, um unbefugte Dateioperationen auf dem Zielsystem zu verhindern. Anstelle eines Passworts wird hier ein Client-Zertifikat zur Authentifizierung verwendet, welches eine höhere Sicherheit bietet, da keine Passwortinformation übertragen wird. Dieses Feld zeigt an, ob bereits ein Client-Zertifikat durch den Aufruf von "Client Zertifikat hochladen (*.pfx)" hochgeladen wurde.
Server-Zertifikat (*.cer) Die Kommunikation zwischen Business Central und "Kumavision Web Api File Service" ist verschlüsselt. Hier wird angezeigt, ob das zugehörige Serverzertifikat des Dienstes "Kumavision Web Api File Service" über den Aufruf "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hochgeladen worden ist.

Im Nachfolgenden wird der Prozess zur Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 in den "Kumavision Web Api File Service" dargestellt.

Voraussetzungen#
  • Der "Kumavision Web Api File Service" ist installiert und funktionsfähig.
  • Sie kennen die "Kumavision Web Api File Service" Endpunkt-Uniform Resource Identifier (URI) und die zugehörige Portnummer.
  • Sie verfügen über das Clientzertifikat zur Authentifizierung und das Serverzertifikat zur Gewährleistung einer verschlüsselten Kommunikation.
Einrichtungsschritte#
  1. Rufen Sie über die Dienstverbindung die "eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung" auf.
  2. Laden Sie das Clientzertifikat mittels der Aktion "Client-Zertifikat hochladen (*.pfx)" hoch.
    Nach dem Hochladen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Passwort des privaten Schlüssels einmalig eingeben müssen. Bei korrekter Eingabe werden Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat angezeigt.
  3. Fügen Sie das Serverzertifikat durch die Aktion "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hinzu.
    Nach dem Hochladen öffnet sich ein Dialogfenster, welches Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat anzeigt.
  4. Tragen Sie den entsprechenden Sprachtag unter "Kultur-Info-Sprachtag" ein (z.B. "de-DE" für Deutschland).
  5. Aktivieren Sie die Option "Ist aktiviert".
  6. Überprüfen Sie die vollständige Einrichtung mittels der Aktion "Verbindung testen".

Ablauf – eAbrechnung durchführen#

Über den Vertrag wird gesteuert, welche Abrechnungsart für die Berechnung zu Grunde gelegt wird. Die daraus resultierenden Rechnungen werden durch die Erstellung einer Abrechnungsdatei weiterverarbeitet, dabei werden in der Rechnung die IK-Nummern für die Abrechnung verwendet.

Die Abrechnung wird über den Aufruf "eAbrechnung §300“ ausgeführt. Rufen Sie diesen über die Anwendersuche oder alternativ über das Rollencenter unter "Aktionen > Office > eAbrechnung" auf.

Der Prozessablauf entspricht dem Ablauf bei der Abrechnung nach §302 und ist dort beschrieben.

Da bei der Abrechnung nach §300 die Taxierung der Rezept Images notwendig ist, sind bei der Abrechnung nach §300, vor der Erstellung der elektronischen Abrechnung noch weitere Prozessschritte durchzuführen, die nachfolgend beschrieben sind.

Prozess: Rezept taxieren (Rezept bedrucken)#

Mit den sortierten Belegen erfolgt der weitere Bearbeitungsweg. Im Barcode des Rechnungsbelegs ist die Rechnungsnummer codiert, dabei stehen die Rechnungsnummer und der Barcode der Verordnung in einer Beziehung.

Rufen Sie im Rollencenter über Aktionen > Office "Geb. Verkaufsrechnung taxieren“ auf und scannen den auf der Rechnung aufgedruckten Barcode mit einem Handscanner in das Feld "Eingabe Rechnungsnr.“. Eine manuelle Eingabe ist bei Bedarf ebenfalls möglich.

Mit der Eingabe der Rechnungsnummer wird der Barcode der Verordnung ermittelt und auf der Seite hinterlegt. Es werden zusätzlich der Versicherte und die Abrechnungskasse der Krankenkasse übernommen. In den Zeilen werden Artikel und Ressourcen vom System eingetragen. Dabei kann die Verteilung der Artikel auf mehrere Verordnungsblätter und die entsprechenden Positionen in der Zeile erfolgen.

Aktivieren Sie "Workflow“ und führen die Aktion "Vorgaben bearbeiten/Scannen“ im Menüband aus. Es erscheint ein Abfragefenster. Markieren Sie je nach Art der vorliegenden Verordnung (Rezept oder Sonstige VO) mit "OK".

Legen Sie das Rezept in den Einzug des Druckers und bestätigen das nachfolgende Abfragefenster mit "Ja“.

Das Rezept wird nun taxiert bzw. bedruckt, gleichzeitig wird eine Barcodevormerkung erstellt, welche in den "DI-DMS Barcodes" ersichtlich ist. Mit diesem Eintrag wartet das System auf das Zurückscannen des taxierten Rezepts, ein entsprechender Eintrag wird erzeugt:

  • Barcode des Rezeptes,
  • Rechnungsnummer,
  • Dokumentenart,
  • Erstellt am,
  • Archiviert am > ungefüllt. Dieses Feld wird erst mit erfolgreichen Rückscan des taxierten Rezeptes gefüllt.

Hinweis

In regelmäßigen Abständen muss auf dieser Seite geprüft werden, ob ein erfolgreicher Scan erfolgt ist.

Prozess: taxiertes Rezept einscannen (Rückscan)#

Die taxierte, bedruckte Verordnung wird nun über den Dokumentenscanner über den Stapeltyp "Rezept taxiert“ gescannt.

Mit dem Scanprozess wird der Barcode gelesen. Es erfolgt eine automatische Zuweisung zur Barcodevormerkung. In den "DI-DMS Barcodes" wird in das Feld "Archiviert am“ das Tagesdatum eingetragen.

Das Image für das taxierte Rezept wir zur gebuchten Rechnung verschlagwortet. Die Dokumentenart (Rezept taxiert) wird gemäß der Einrichtung eingesteuert.

Hinweis

Es erfolgt keine Verschlagwortung zur ursprünglichen Rezept Infoanforderung.

Prozess: Images kopieren#

Für die eAbrechnung nach §300 wird das Image des taxierten Rezeptes benötigt. An die Datei sind spezielle Anforderungen gestellt. Damit die Datei genutzt werden kann, wird die Funktion "Image kopieren“, nach dem Erstellen der Auftragsdatei, ausgeführt.

Im Vorfeld muss dazu:

  • der Lauf (gewünschte Krankenkasse) ausgewählt sein.
  • die gewünschte Abrechnungsposition unter eAbrechnung Dateiinfo 300 ausgewählt werden.

Bestätigen Sie das neue Fenster mit Ihren Filterkriterien mit "OK“.

Es werden nun zwei Dateien generiert, die im hinterlegten Zielverzeichnis, der in der Abrechnungsart vorgenommenen Einrichtung, abgelegt werden.

Bei der TIF-Datei handelt es sich um das eigentliche Image, die IMG-Datei beschreibt die Image-Datei.

Prozess: Images Auftragsdatei erstellen#

In diesem Schritt wird die verschlüsselte Datei erstellt. Markieren Sie den gewünschten Datensatz und führen Sie die Funktion "Image Auftragsdatei erstellen“ aus.

Prozess: Image Datenträger Begleitzettel#

Der Begleitzettel für die Images wird über die Funktion "Image Datenträger Begleitzettel“ erstellt. Dieser gibt die Informationen zum jeweiligen Datenträger mit aus.

Prozess: Label CD Druck#

Als Abschluss wird das Label für den Datenträger gedruckt. Die Einstellung, welcher Drucker dafür verwendet wird, muss kundenindividuell angepasst werden, da unterschiedliche Drucker und/oder Druckmedien genutzt werden.

Im oberen Bereich der Seite wird der gewünschte Lauf ausgewählt. Im Bereich eAbrechnung Dateiinfo 300 wird die gewünschte Abrechnung ausgewählt. Führen Sie die Funktion "Label CD drucken“ aus.

Es öffnet sich die Seite, um den Druck zu starten. Die Diskettennummer und AnsprechpartnerInnen werden vorbelegt. Führen Sie die Funktion "Drucken“ aus. Als Beleg wird das Label gedruckt. Das Image beinhaltet Informationen zum Absender, Datenträgernummer und der hinterlegten Imagedateien.

Elektronische Abrechnung nach §302#

Das Modul "eAbrechnung §302" ermöglicht Ihnen den elektronischen Datenaustausch der Abrechnungsdaten für sonstige Leistungserbringer mit den Abrechnungsstellen nach SGB V §302.

Hinweis

Für die Übertragung an den Kostenträger wird die zusätzliche Software Dakota LE von der Firma ITSG GmbH benötigt. Welche auf einen lokalen Rechner installiert werden muss. Die Software ist bei KUMAVISION zu beziehen. Sprechen Sie hierzu Ihre/n AnsprechpartnerIn an.

Zusätzlich ist der Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erforderlich. Dieser fungiert als Schnittstelle zwischen KUMAVISION healthcare365 und dem Dakota Client. Üblicherweise wird diese Software auf demselben Rechner installiert, auf dem auch die Dakota-Software vorhanden ist. Sprechen Sie hierzu ebenfalls Ihre/n AnsprechpartnerIn an.

Hinweis

Die "eAbrechnung §302" ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

Aktuelle Kostenträgerdatei laden und importieren#

Für eine korrekte elektronische Abrechnung nach §302 muss die aktuelle Kostenträgerdatei im System hinterlegt sein. Prüfen Sie dazu regelmäßig, ob diese noch aktuell ist. Sollte dies nicht der Fall sein, laden Sie bitte die Datei wie folgt herunter und aktualisieren diese:

  1. Gehen Sie auf die Internetseite GKV Datenaustausch.
  2. Navigieren Sie zu "sonstige Leistungserbringer“ und laden Sie die passende Kostenträgerdatei herunter.
  3. Benennen Sie die Datei in eine *.txt-Datei um.
  4. Rufen Sie sich im System die Maske "§302 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ über die Anwendersuche auf.

    Hinweis:
    Bitte beachten Sie, dass Ihnen der Aufruf nur zur Verfügung steht, wenn Sie das Rollencenter "healthcare RZ“ zugewiesen haben.
    Rollencenter > Aktionen > Office > eAbrechnung > §302 SGB V Kostenträgerdatei importieren.
  5. Nach dem Öffnen der Seite "SGB V §302 Import VerknüpfDaten“ wählen Sie für den Import die Option "Alte Datei beibehalten“ und "P302“ aus.
  6. Um die zuvor heruntergeladene Kostenträgerdatei auszuwählen, nutzen Sie die Funktion zum Durchsuchen bzw. Ziehen Sie die Datei in das dafür vorgesehenen Fenster.

Anschließen können Sie den Import über die Importhistorie überprüfen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "SGB V Importhistorie“ auf.

In der Historie werden Ihnen das Einlesedatum der Datei, der Dateiname, das Gültig ab Datum und die Kontoart (§302 / §300) angezeigt.

Hinweis

Es ist zu empfehlen, einmal pro Monat die Kostenträgerdateien auf Neuerungen zu prüfen und ggf. diese wie oben beschrieben im System zu aktualisieren.

Müssen Sie mehrere bzw. alle bereits im System vorhandenen Kostenträgerdateien aktualisieren, wählen Sie beim Import der ersten Datei die Option "Alte Datei löschen, neue hinzufügen“ aus, um sicherzustellen, dass nach dem Import nur die neusten Kostenträgerdateien im System hinterlegt sind. Jede weitere Kostenträgerdatei importieren Sie dann mit der Option "Alte Datei beibehalten“.

Abrechnungsarten#

Die Abrechnungsarten werden vorparametrisiert ausgeliefert. Allerdings kann es vorkommen, dass davon abweichende Einrichtungen vorgenommen werden müssen.

Mögliche Änderungen der Vorparametrisierungen können Sie über die jeweilige Abrechnungsartenkarte vornehmen.

Rufen Sie die "Abrechnungsarten“ über die Anwendersuche auf und Öffnen Sie die "Abrechnungsartenkarte“ zum Code "P302".

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Code Code der Abrechnungsart. Vorbelegt mit "P302".
Beschreibung Beschreibung der Abrechnungsart. Vorbelegt mit "elektronische Abrechnung §302".
Inforegister eAbrechnung#
Feld Beschreibung
Elektronische Abrechnungsart Option: "per P302" vorbelegt.
Abrechnungskonstellation Option: "Leistungserbringer" vorbelegt.
Zuzahlung Abrechnungsaufteilungscode Option: "ZUZAHLUNG" vorbelegt.
Eigenanteil Abrechnungsaufteilungscode Option: "EIGEN" vorbelegt.
Wirschaftl. Eigenanteil Abrechnungsaufteilungscode Option: "AUFZAHLUNG" vorbelegt.
Grund Abwarten Option: "EAB" vorbelegt.

Wird beim Erstellen des eAbrechnungsposten in den Debitorenposten geschrieben.
Fixes Fälligkeitsdatum Mit "31.12.2099" vorbelegt.
Dummy Datum damit keine FiBu-Mahnung erstellt wird.
Institutionskennzeichen IK-Kennzeichen des Leistungserbringer. (Muss gefüllt werden.)
Institutionskennzeichen Erzeuger IK-Kennzeichen des Datei Erzeugers. (Muss gefüllt werden.)
Institutionskennzeichen Abrechner IK-Kennzeichen des Abrechners. (Muss gefüllt werden.)
Leistungserbringer Abrechnungscode Mit "19" vorbelegt.
Leistungserbringer Sammelgruppenschlüssel Mit "A" vorbelegt.
Standard Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "1900099" vorbelegt.
Zusatzfeld Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "ACTK302" vorbelegt.
Zusatzfeld Unfallkennzeichen Mit "UNFALL" vorbelegt.
Zusatzfeld BVG-Kennzeichen Mit "BVG" vorbelegt.
Zusatzfeld Statusgr.Verord. Mit "STATUSG" vorbelegt.
Zusatzfeld Leistungskennzeichen Mit "LKZ" vorbelegt.
Zusatzfeld Keine Rundungsdifferenz Mit "ABRUND" vorbelegt.
Zusatzfeld Anwendungsort Mit "ANTWORT" vorbelegt.
Zusatzfeld Produktart Mit "POS-NR" vorbelegt.
Zusatzfeld Beschäftigtennr. Wird zurzeit nicht aktiv genutzt.
Priorität Hilfsmittelnr. Ist mit der Option: "Pharmazentralnr. - Hilfsmittelnr." vorbelegt.
Zusatzfeld Verordnungsart Wird zurzeit nicht aktiv genutzt.
Genehmigung erforderlich Mit "Nein" vorbelegt.
Verordnung Image erforderlich Mit "Nein" vorbelegt.
Verordnung DMS Belegunterart Mit "Leer" vorbelegt.
Länge Leistungserbringergruppenschlüssel Mit "7" vorbelegt.
Barcode Belegcode Mit "Leer" vorbelegt.
Taxierung Mit "Optional" vorbelegt.
Sammelrechnungsnummernserie Mit "V-SAMMEL" vorbelegt.
Datenträgernummer Mit "B-DISKNR" vorbelegt.
Dateipfad Ablageort der Abrechnungs- und Auftragsdatei. Notwendig und muss gepflegt werden.
Sicherungspfad Ablageort der Sicherungsdatei. Notwendig und muss gepflegt werden.
Zusätzlicher Dateipfad 1 Wird zurzeit nicht genutzt.
Zusätzlicher Dateipfad 2 Wird zurzeit nicht genutzt.
Zusätzliche App 1 Wird zurzeit nicht genutzt.
Zusätzliche App 2 Wird zurzeit nicht genutzt.
Externe App Wird zurzeit nicht genutzt.
Anzeige Abrechnungspostenkorrektur Mit "Pro Debitornr." vorbelegt (für die Vorfilterung).
Kürzungsdoku Rückgabegrund Code Wird zurzeit nicht genutzt.
Rechnungspräfix Wird zurzeit nicht genutzt.
eAbrechnung §302#

Um die Institutionskennzeichen (IK) der Datenannahmestellen zu hinterlegen, rufen Sie sich zunächst die "eAbrechnung §302“ auf.

Der Aufruf erfolgt mit Hilfe der Anwendersuche oder aus dem Rollencenter (healthcare RZ) unter: "Aktionen > Office > eAbrechnung > eAbrechnung §302"

Es öffnet sich die Seite "eAbrechnung§302", diese besteht aus drei Bereichen:

  • Menüband mit Parameter Tabelle für die Abrechnungskassen
  • eAbrechnung Dateiinfo 302
  • Allgemein

Das Menüband beinhaltet folgende relevante Funktionsaufrufe:

  • Anzeige aller Abrechnungsposten ohne Möglichkeit des editieren
  • Abrechnungsposten Korrektur mit Möglichkeit des editieren. Die sich öffnende Ansicht ist vorgefiltert je nach der Parametrisierung in der Einrichtung der Abrechnungsarten > P302 > Anzeige Abrechnungspostenkorrektur.
  • Abrechnungsposten Korrektur Gesamt ohne Filterung mit Möglichkeit des editieren.
  • Aktion "Ändern/Abschließen" zum Editieren oder Sperren der Bearbeitung in der Parameterübersicht.

Die Daten in den Abrechnungsposten sind relevant für die Abrechnung und werden im Abrechnungsprozess mit weiterer Information angereichert (z.B. die Sammelrechnungsnummer der Abrechnung) usw.

Im oberen Teil der Karte können Sie die IK der Datenannahmestelle mit Hilfe der u.a. Tabelle hinterlegen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie die Voreinstellung für das IK der Datenannahmestelle ohne Angabe eines Debitors oder in Kombination mit einem Abrechnungsdebitoren vornehmen können. Die Kombinationsmöglichkeit ist zu empfehlen, da somit Ihnen die Funktion zur Anzeige des nächsten Abrechnungstags zur Verfügung steht.

Falls zu einem Debitor mehrere Zahlungsbedingungen hinterlegt sind, müssen Sie pro Zahlungsbedingung einen entsprechenden Eintrag vornehmen.

Mit Öffnen der Karte ist der Bereich nicht editierbar. Über die Funktion "Ändern/Abschließen“ im Menüband wird der Bereich editierbar. Nach Änderung muss die Bearbeitung mit der Funktion "Ändern/Abschließen“ abgeschlossen werden.

Feld Beschreibung
Projekt Gibt die Gruppierung der Abrechnungskassen an.
Letzter Lauf Lfd. Nr. Gibt die zuletzt verwendete fortlaufende Nummer für die erfolgte Datei Erstellung an.

Die Angabe wird vom System automatisch generiert.
IK Datenannahmestelle Gibt das Institutionskennzeichen der elektronischen Datenannahmestelle an.
Debitorennr. Geben Sie hier den Abrechnungsdebitor an.
Zlg.-Bedingungscode Geben Sie hier einen Filter für eine Zahlungsbedingung an, die hier abgerechnet werden soll.
Letztes Abrechnungsdatum 302 Das Feld wird nach Erstellung einer neuen Abrechnungsdatei automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, kann jedoch auch manuell geändert werden.
Datumsformel für Nächste Abrechnung 302 Angabe einer Datumsformel für die nächste Abrechnung.
Nächstes Abrechnungsdatum 302 Das Feld wird nach Erstellung einer neuen Abrechnungsdatei automatisch mit dem Datum der nächsten Abrechnung gefüllt. Das Datum wird mittels der "Datumsformel für nächste Abrechnung“ berechnet.
Kontaktnr. Angabe des festen Ansprechpartners im Haus für die elektronische Abrechnung (Pflichtfeld).
Zuständigkeitseinheitencode Soll die Abrechnung einer anderen Zuständigkeitseinheit zugeordnet werden, müssen Sie hier den entsprechenden Code dieser Einheit angeben.
Zuständigkeitseinheit als Filter benutzen Rechnen Sie mit mehreren Zuständigkeitseinheiten ab, dann kann es sein, dass Sie dafür auch getrennte Abrechnungen erzeugen wollen. Dafür setzen Sie hier den Haken und die Abrechnungsposten werden in den Sammelrechnungen nach Zuständigkeitseinheit getrennt.
IK Nummer Sollte die Zuständigkeitseinheit eine eigene IK-Nummer haben, können Sie diese hier angeben. Wenn Sie nicht mit Zuständigkeitseinheiten arbeiten, können Sie das Feld leer lassen.
IK Nummer Abrechnungsstelle Angabe der IK-Nummer der Abrechnungsstelle der Zuständigkeitseinheit. Das Feld ist leer, wenn keine Zuständigkeitseinheit verwendet wird.
Max. Anzahl Rechnungen Hier können Sie die Anzahl der Rechnungen innerhalb einer Abrechnung begrenzen.

Damit werden die Abrechnungsposten in entsprechend viele Sammelrechnungen und Dateien getrennt.
Paketnummer in Datei Ist hier der Wert auf "Ja" eingetragen, dann wird im TXT Segment die Paketnummer zum Lieferschein ausgegeben. Ermittelt wird die Paktnummer dabei in folgender Hierarchie:

Ist die Paketnummer im Lieferschein vorhanden, dann wird diese genommen.
Ist dort keine hinterlegt, dann wird in den gebuchten Paketen zum Lieferschein gesucht.
P302 PZN als Produktbesonderheit Manche Kassen wollen die PZN als Produktbesonderheit übergeben bekommen.

Dies ist nur nach Aufforderung anzuhaken und auch nur dann, wenn dies nicht ohnehin bereits über Vertrag und Zusatzfeldsondersteuerung erledigt ist.
P302 Einzelpreis nicht verwenden Ersetzt die Einzelpreise auf eine "statische 1". Kann bei einigen Kassen verwendet werden, die aufgrund der vergebenen 2 Nachkommastellen die Rundungsdifferenzen nicht verarbeiten können.

Hinweis
Akzeptieren nicht alle Kassen. Viele wollen lieber die Rundungsdifferenzen statt "statischer 1".
P302 Einheitencode in Beschreibung übernehmen Wird oftmals dann verwendet, wenn auch "statische 1" angehakt ist, dass dann die Kasse ggf. noch sehen will welche Packungsgröße denn abgegeben wurde. (Nur nach Aufforderung anhaken.)
P302 Testindikator Angabe, ob eine Testdatei, eine Erprobungsdatei oder eine Echtdatei versendet werden soll.
P302 Version Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültige Version gemäß der technischen Anlage.
P302 Verarbeitungskennzeichen Laut technischer Anlage 1 muss im BES Segments der Abrechnungsdatei (ESOL),
bei der Regelabrechnung (Verarbeitungskennzeichen "01“),
und der Nachforderung
(Verarbeitungskennzeichen "02“)
und der Korrekturrechnung (Verarbeitungskennzeichen "04“) übertragen werden.
P302 Einzelpreis nicht verwenden Es werden standardmäßig Einzelpreise und keine Zeilenpreise an die Schnittstelle übergeben. Sollten die Verkaufspreise nicht zweistellig gepflegt sein, muss an dieser Stelle das Kennzeichen gesetzt werden, da ansonsten die Beträge nicht korrekt übergeben werden können.
P302 Packungsmenge bei ident. Preiseinheit Manche Kassen wollen statt einer "statischen 1", die Packungseinheiten als Menge. Sobald Sie das Feld aktivieren, muss dies in der Preisfindung zu der Kasse ebenso gepflegt werden. Dann würde auch der Haken "Einheitencode in Beschreibung“ gesetzt werden.

Hinweis
Die Einstellung ändert nichts an der Menge, sondern trägt dann nur in das TXT Segment den Einheitencode ein.
P302 Rechnungsart 0 = Derzeit nicht belegt.

1 = Abrechnung von Leistungserbringer und Zahlung an IK Leistungserbringer.

2 = Abrechnung über Abrechnungsstelle (ohne Inkassovollmacht) und Zahlung an IK Leistungserbringer.

3 = Abrechnung über Abrechnungsstelle (mit Inkassovollmacht) und Zahlung an IK Abrechnungsstelle.

Dieser Schlüsselwert muss in der Sammelrechnungs-SLGA und allen zugehörigen SLGA-und SLLA-Nachrichten gleich sein.
Sammelabrechnung als Dienstleister mit Inkassovollmacht Erfolgt die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit Inkassovollmacht, so ist in der Sammelrechnungs-SLGA das IK der Abrechnungsstelle anzugeben.
P302 Abrechnungszeitraum in Versorgungszeitraum Angabe erfolgt wie vorgesehen bzw. vertraglich vereinbart.
Zentrale KV Versicherungnr. Wird hier ein Wert eingetragen, so wird bei der Erzeugung der Abrechnungsposten die Versicherungsnummer der KV Kasse mit diesem Wert überschrieben.
Art Nutzungsstunden Übermittlung der Betriebsstunden als Gesamt-Nutzungsstunden oder Durchschnittliche Nutzungsstunden.
LKZ Filter Nutzungsstunden Leistungskennzeichen Filter Nutzungsstunden.
P302 Beleginformation 0= keine Belegübermittlung zum Fall

1= Belege zum Fall per Post übermittelt

2= Belege zum Fall elektronisch (z. B. Image) übermittelt.

Der Schlüssel 2 ist erst bei flächendeckender, elektronischer Verarbeitung vorgesehen.
KK Nettopreis Logik Mir ist bekannt, dass durch Nutzung dieser Funktion die MwSt.-Berechnung abweichend, von der im Rahmen des Finanzbuchhaltungstestates geprüften Berechnungsregel erfolgt. Basierend auf den Vorgaben der Krankenkassen in Deutschland wird der MwSt. Betrag je Belegzeile und nicht je Summe je Bemessungsgrundlage=Steuersatz gebildet. Der Ausweis der MwSt. im Datensatz der elektronischen Abrechnung kann dadurch vom MwSt. Betrag der gebuchten Rechnung abweichen. Die von den Krankenkassen definierte Rechnungsregel deckt sich nicht mit den Vorgaben des Finanzamtes für Nettopreise aus Sicht des Softwareherstellers. Ich stelle den Softwarehersteller und seine Erfüllungsgehilfen für alle hieraus entstehenden Folgen frei!
KK Nettopreis Logik aktiviert Dient zur Aktivierung der Nettopreis Logik.
eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung#

Die Kommunikation mit dem Kostenträger erfolgt durch die Software Dakota LE, welche spezielle Daten-Dateien benötigt. Diese Dateien werden von dem separaten Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erzeugt. Dieser Dienst dient als Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und Dakota.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Dateidienst-Art Wählen Sie den Provider für die Kommunikation mit Dakota LE aus. Die Standardeinstellung "Kumavision Datei Dienst" ist optimal auf den Dienst "Kumavision Web Api File Service" abgestimmt.
Ist aktiviert Mit dieser Option können Sie die Verbindung zum Dateidienst deaktivieren.
Kultur-Info-Sprachcode In bestimmten Fällen müssen Datumsfelder entsprechend der kulturellen Normen interpretiert werden. Diese können je nach Kultur variieren. Wählen Sie "de-DE" für den deutschen Kulturbereich. Weitere Informationen zur Spracheingabe finden Sie unter "Appendix A: Product Behavior"
Inforegister Einrichtung#
Feld Beschreibung
Uri Die Uri verweist auf den Endpunkt des "Kumavision Web Api File Service". Bitte geben Sie die vollständige Uri, einschließlich Protokoll und Port im Format https://<kumavision-web-api-file-service-host>:<port>, an.

Beispiel:
https://fileservice.domain.de:7049
Client-Zertifikat (*.pfx) Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und dem "Kumavision Web Api File Service" ist geschützt, um unbefugte Dateioperationen auf dem Zielsystem zu verhindern. Anstelle eines Passworts wird hier ein Client-Zertifikat zur Authentifizierung verwendet, welches eine höhere Sicherheit bietet, da keine Passwortinformation übertragen wird. Dieses Feld zeigt an, ob bereits ein Client-Zertifikat durch den Aufruf von "Client Zertifikat hochladen (*.pfx)" hochgeladen wurde.
Server-Zertifikat (*.cer) Die Kommunikation zwischen Business Central und "Kumavision Web Api File Service" ist verschlüsselt. Hier wird angezeigt, ob das zugehörige Serverzertifikat des Dienstes "Kumavision Web Api File Service" über den Aufruf "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hochgeladen worden ist.

Im Nachfolgenden wird der Prozess zur Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 in den "Kumavision Web Api File Service" dargestellt.

Voraussetzungen#
  • Der "Kumavision Web Api File Service" ist installiert und funktionsfähig.
  • Sie kennen die "Kumavision Web Api File Service" Endpunkt-Uniform Resource Identifier (URI) und die zugehörige Portnummer.
  • Sie verfügen über das Clientzertifikat zur Authentifizierung und das Serverzertifikat zur Gewährleistung einer verschlüsselten Kommunikation.
Einrichtungsschritte#
  1. Rufen Sie über die Dienstverbindung die "eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung" auf.
  2. Laden Sie das Clientzertifikat mittels der Aktion "Client-Zertifikat hochladen (*.pfx)" hoch.
    Nach dem Hochladen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Passwort des privaten Schlüssels einmalig eingeben müssen. Bei korrekter Eingabe werden Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat angezeigt.
  3. Fügen Sie das Serverzertifikat durch die Aktion "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hinzu.
    Nach dem Hochladen öffnet sich ein Dialogfenster, welches Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat anzeigt.
  4. Tragen Sie den entsprechenden Sprachtag unter "Kultur-Info-Sprachtag" ein (z.B. "de-DE" für Deutschland).
  5. Aktivieren Sie die Option "Ist aktiviert".
  6. Überprüfen Sie die vollständige Einrichtung mittels der Aktion "Verbindung testen".

eAbrechnung durchführen#

Über den Vertrag wird gesteuert, welche Abrechnungsart für die Berechnung zu Grunde gelegt wird. Die daraus resultierenden Rechnungen werden durch die Erstellung einer Abrechnungsdatei weiterverarbeitet, dabei werden in der Rechnung die IK-Nummern für die Abrechnung verwendet.

Abrechnungs- und Auftragsdatei erstellen#

Für die elektronische Abrechnung werden zwei Text-Dateien erzeugt: die Abrechnungsdatei und die Auftragsdatei. Diese beiden Dateien werden nach Erstellung in dem Ordner abgelegt, den Sie in den Abrechnungsarten 302 in den Feldern Dateipfad / Sicherungspfad angegeben haben. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie diese Dateien im System erzeugen, prüfen und über Dakota versenden.

Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "eAbrechnung §302“ auf.

Die eAbrechnung §302 – Karte öffnet sich, in der Sie im obigen Teil der Karte die entsprechende Zeile auswählen können, für die Sie die Abrechnung erstellen möchten. Hierzu markieren Sie die entsprechende Zeile. Anschließend erscheinen im eAbrechnung Dateiinfo 302-Inforegister die detaillierten abzurechnenden Sammelrechnungen.

Erstellung der Abrechnungsposten#

Um die Abrechnungsposten, die für die Abrechnung notwendig sind, zu erstellen, führen Sie über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Erstelle Abr.-Posten“ aus.

Die eAbrechnung Posten erstellen – Karte öffnet sich, in der bereits automatisiert die entsprechenden Filterungen eingetragen sind:

Feld Beschreibung
Von Buchungsdatum / Bis Buchungsdatum Bestimmt den Zeitraum für die Erstellung der eAbrechnungs-Posten. Der Filterung wird automatisch immer auf den Vormonat gesetzt.
Nr. Die Filterung wird automatisch auf die entsprechenden Debitorennummern gesetzt.
Abrechnungsart Die Abrechnungsart wird automatisch auf "P302“ gesetzt.

Bei Bedarf können Sie die Vorfilterungen manuell bearbeiten und mit "OK“ Ihre Eingabe bestätigen.

Nach der erfolgreichen Erstellung der Abrechnungsposten, erhalten Sie einen Hinweis mit der Information, mit welcher fortlaufenden Nummer, wie viele Abrechnungsposten erstellt wurden.

Im Hintergrund wird im Debitorenposten das Kennzeichen gesetzt, dass der Abrechnungsposten erstellt wurde.

Abrechnungsposten prüfen#

Nachdem Sie die Abrechnungsposten erfolgreich erstellt haben, ist es wichtig, diese auf Vollständigkeit und Format zu prüfen. Hierzu rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Prüfe Abrechnungsposten“ auf.

Die eAbrechnung Prüfung Posten–Karte öffnet sich, in der die notwendigen Filter auf die Abrechnungsart und Debitorennummer bereits automatisiert vorbelegt sind. Um die Prüfung zu durchlaufen, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“.

Sobald die Prüfung der Abrechnungsposten erfolgreich war, erhalten Sie die Meldung, dass keine Fehlerposten erzeugt wurden.

Zusätzlich wird in den Abrechnungsposten das Kennzeichen "Zeile ohne Fehler" gesetzt.

Sollten für alle Abrechungspostenzeilen, welche zu einer Rechnung gehören, keine Fehler ermittelt werden, so wird zusätzlich das Kennzeichen "Beleg ohne Fehler" gesetzt.

Zeilen mit dem Kennzeichen "Zeile ohne Fehler" werden bei erneuter Prüfung nicht mehr berücksichtigt.

Nur Zeilen mit dem Kennzeichen "Beleg ohne Fehler" werden bei der Erstellung der Abrechnungsdatei (ESOL Datei) berücksichtigt.

Fehlerprotokoll bearbeiten#

Sollten bei der Prüfung der Abrechnungsposten Fehler auftreten, können Sie diese im Fehlerprotokoll einsehen und bearbeiten. Hierzu rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ das "Fehlerprotokoll“ auf.

Die eAbrechnung Fehlerprotokoll–Karte öffnet sich, in der im obigen Teil die aufgetretenen Fehler gelistet sind. Auf dem Inforegister "SGB V Abrechnungspostenkarte“ können Sie die entsprechenden Fehlerzeilen im Feld "Korrekturwert“ durch Eintragung eines Korrekturwertes korrigieren.

Hinweis

Bitte achten Sie bei der Eingabe des Korrekturwertes auf die richtige Schreibweise, da das Feld alle Arten von Text (Datum, Dezimal usw.) zulässt.

Nach Bestätigen Ihrer Eingabe mit der Enter-Taste, wird der Abrechnungsposten direkt korrigiert und der nächste Wert zur Korrektur kann eingegeben werden.

Hinweis

Die zugehörigen Stammdaten (z.B. das Rezept bei Korrektur des Rezeptdatums) werden ebenfalls aktualisiert.

Abrechnungsposten nach Fehlerkorrektur prüfen#

Sofern Sie alle Korrekturen der fehlerhaften Abrechnungsposten vorgenommen haben, rufen Sie sich im Menüband die "Abrechnungsposten Korrektur“ auf.

Die eAbrechnungsposten Korrektur–Karte öffnet sich, in der Sie die Zeilen nochmals prüfen können. In den Spalten "Zeile ohne Fehler“ und "Beleg ohne Fehler“ sollte jeweils der Haken gesetzt sein.

Anschließend rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Prüfe Abrechnungsposten“ auf und führen diese nochmals aus.

Nach dem Prüfungslauf sollten in der eAbrechnung Korrektur–Karte keine Zeilen vorhanden sein.

Sollten dennoch Zeilen in der eAbrechnung Korrektur–Karte vorhanden sein, müssen Sie die Felder jeder einzelnen Zeile erneut prüfen und ggf. korrigieren. Führen Sie anschließend nochmals einen Prüflauf aus.

Abrechnungsdatei erstellen#

Um die Abrechnungsdatei zu erstellen, wählen Sie zunächst die entsprechende Kasse aus und über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Abrechnungsdatei für neue Abrechnung erstellen“ auf.

Die SGB V Abrechnung erstellen 2008–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Abrechnungsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert.

Mit der Erstellung der Abrechnungsdatei wird eine Sammelrechnungsnummer vergeben und in den Abrechnungsosten hinterlegt. Abrechnungsposten mit hinterlegter Sammelrechnungsnummer werden bei erneutem Erstellen der Abrechnungsdatei nicht erneut abgerufen (abgesehen vom Korrekturverfahren).

Es wird auch eine neue Zeile im Bereich eAbrechnung Dateiinfo 302 mit der entsprechenden Sammelrechnungsnummer erstellt. Standardsortierung ist Sammelrechnungsnummer absteigend.

Die Zeilen in der eAbrechnung Dateiinfo 302 ist der Ausgangspunkt für weitere Prozesse.

Abrechnungsdatei für bestehende Abrechnung neu erstellen#

Falls eine Abrechnung nach Erstellung der Abrechnungsdatei korrigiert wird, müssen Sie die Abrechnungsdatei für die bestehende Abrechnung nochmals neu erstellen und versenden. Hierzu wählen Sie den erstellten Datensatz der Sammelrechnung aus und rufen sich über das Inforegister "eAbrechnung 302“ die Funktion "Abrechnungsdatei für bestehende Abrechnung neu erstellen“ auf.

Die SGB V Abrechnung erstellen 2008– Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Abrechnungsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert.

Auftragsdatei erstellen#

Um die Auftragsdatei (die sogenannte ESOL Datei) die für den Datenträgeraustausch (DTA) erforderlich ist, zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Auftragsdatei erstellen“ auf.

Die SGB V Auftragsdatei erstellen–Karte öffnet sich, in der Sie nachfolgende Felder optional mit den entsprechenden Daten pflegen können:

Feld Beschreibung
Abrechnung für Zuständigkeitseinheit Geben Sie hier die Zuständigkeitseinheit an, falls Sie eine Abrechnung für eine Filiale erstellen.
Bundeslandscode Hier können Sie den zweistelligen Bundeslandcode eingeben (z.B. "08“ für Baden-Württemberg).
Bundesland Hier können Sie das Bundesland direkt auswählen. Der Code wird automatisch aktualisiert.

Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Auftragsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert. Zusätzlich wird die ESOL und SR Nr. (Sammelrechnungsnummer) in den Debitoren- und Abrechnungsposten erstellt.

Datenträger Begleitzettel#

Um den Datenträger Begleitzettel zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Datenträger Begleitzettel“ auf.

Die SGB V Urbelege Begleitzettel–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend können Sie den Begleitzettel drucken.

Der Begleitzettel wird mit den ausgedruckten Urbelegen zu der entsprechenden Krankenkasse gesendet. Die Krankenkasse muss eine Datenannahmestelle für Papiere sein (mit Entschlüsselungsbefugnis).

Urbelege Sortierliste#

Mit der "Urbelege Sortierliste“ wird eine Liste erstellt, mit der die Urbelege (Rezept, Lieferschein, Rechnung, Kostenvoranschlag) für die Krankenkasse zusammengestellt werden können. Um die Urbelege Sortierliste zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Urbelege Sortierliste“ auf.

Die SGB V Urbelege Sortierliste–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend können Sie die Sortierliste drucken.

eAbrechnungsposten löschen#

In der eAbrechnungposten Korrektur-Übersicht besteht die Möglichkeit, Posten zu löschen. Um Abrechnungsposten zu löschen muss der gewünschte Datensatz markiert werden. Dies kann durch das setzen des Hakens im Feld "Auswahl" erfolgen. Im Menüband wird anschließend die Funktion "Markierte Posten löschen" durchgeführt.

Es erscheint die Meldung: "Es wurden x Posten markiert. Wollen Sie diese wirklich löschen?“. Sollte dies gewünscht sein, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja". Es erscheint eine weitere Meldung: "Sollen auch die Debitorenposten der zu löschenden eAbrechnungsposten zurückgesetzt werden? Wenn Sie die Debitorenposten nicht zurücksetzen, werden diese Rechnungen in den folgenden Abrechnungsläufen nicht mehr berücksichtigt.“ Bei der Auswahl "Ja" erfolgt ein zurücksetzen im Debitorenposten, damit ist ein erneuter Abruf in die eAbrechnungsposten möglich. Ein Löschen der Abrechnungsposten sollte nur mit Bedacht erfolgen.

eAbrechnungsposten erneut abrechnen#

Da es ein Korrekturverfahren gibt, welches sich auf bereits erfolgte Kommunikationsschritte bezieht, ist es zwingend notwendig auf die Historie der eAbrechnung zugreifen zu können. Deshalb werden gelöschte und gesendete eAbrechnungsposten nun archiviert. Beim manuellen Löschen wird dabei der Archivierungsgrund auf "Gelöscht“ und beim Erstellen der Auftragsdatei werden die darin enthaltenen eAbrechnungsposten automatisch auf den Archivierungsgrund auf "eAbrechnung“ gesetzt.

Mit dem Erstellen der Auftragsdatei wird der Abrechnungsposten in das Archiv überführt.

Im Fenster "eAbrechnung §302" kann das Abrechnungspostenarchiv per Aktion im Menüband oder über das Feld "Anzahl Zeilen Archiv“ im Unterfenster Dateiinfo geöffnet werden.

Es wurde mit der Erstellung der Abrechnungsdatei mit dem Eintrag:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Abrechnung erstellt.

Es existieren auf der Seite eAbrechnungspostenarchiv zwei Funktionsaufrufe:

  1. Markierte Posten löschen
  2. Markierte Posten erneut Abrechnen

Es kann notwendig sein, bereits versendete Abrechnungsdateien erneut zu erstellen.

Markierte Posten erneut Abrechnen#

War die Abrechnungsdatei nur in einem Feld falsch und diese soll nach Korrektur des Feldes 1:1 neu erstellt werden, so können die "ausgewählten“ Posten mit der Aktion "Markierte Posten erneut abrechnen“ in die offenen eAbrechnungsposten übernommen werden.

Dabei wird der Archivierungsgrund auf "eAbr. wiederholt“ gesetzt. Die Debitorenposten werden nicht zurückgesetzt.

Es können nur archivierte Abrechnungsposten mit Archivierungsgrund = eAbrechnung ausgewählt werden.

Hierzu wird zunächst die Liste auf "Bearbeiten" gesetzt und die gewünschte Zeile ausgewählt.

Führen Sie im Menüband die Funktion "Markierte Posten erneut abrechnen" aus.

Es erscheint die Meldung: "Es wurden n Posten markiert, wollen Sie diese wirklich Löschen?" Bestätigen Sie diese mit "Ja". Damit erscheint eine erneute Abfrage, auch diese mit "Ja" bestätigen.

Der Archivierungsgrund wurde auf "eAbr wiederholt" gesetzt.

Die Einträge für die Abbildung der eAbrechnung bleiben unverändert und somit ist ein erneuter Abruf in die eAbrechnungsposten nicht möglich.

In den eAbrechnung Dateiinfo 302 wurde die Anzahl Zeilen auf "1" gesetzt

Führen Sie die Funktion "Abrechnungsdatei für Bestehende Abrechnung neu erstellen" aus und hinterlegen das benötigte Verarbeitungskennzeichen.

Im Anschluss erstellen Sie die Auftragsdatei erneut.

In der Regel befinden sich die Zeilen anschließend im Archiv und die Anzahl der Zeilen ist mit der Datei Erstellung auf "0" gesetzt worden.

Im eAbrechnungspostenarchiv befindet sich zusätzlich ein weiterer Eintrag mit dem Kennzeichen:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Korrektur

Zusätzlich wird der Bezug zur Ausgangsabrechnung abgebildet (Orig. Abrechnung Sammelrechnungsnummer u.a.).

In der erstellten Abrechnungsdatei wurden im Segment FKT das Kennzeichen 04 gesetzt und im Segment URI zur Korrigierten Abrechnung gesetzt.

Markierte Posten löschen#

War die Abrechnungsdatei grundsätzlich falsch, sollten die eAbrechnungsposten komplett neu erstellt werden. Im Fenster "eAbrechnungspostenarchiv" können dazu in der Spalte "Ausgewählt“ die Posten markiert werden. Die Aktion "Markierte Posten löschen“ setzt den Archivierungsgrund auf "eAbr. gelöscht“ und setzt die Debitorenposten zurück, damit die eAbrechnungsposten erneut erstellt werden können.

Hinweis

Die Aktion "eAbrechnungsdaten zurücksetzen“ in den "Debitorenposten" kann nur ausgeführt werden, wenn im Abrechnungsposten Archiv kein archivierter Abrechnungsposten mit Archivierungsgrund = "eAbrechnung“ zur Sammelrechnungsnummer vorhanden ist. Es können nur archivierte Abrechnungsposten mit Archivierungsgrund = eAbrechnung ausgewählt werden.

Nach der Erstellung der Auftragsdatei wird das Feld "Anzahl Zeilen" auf 0 gesetzt und das Feld "Anzahl Zeilen" auf den entsprechenden Wert gesetzt.

Mit einem Klick auf die Ziffer im Feld" Anzahl Zeilen Archiv" gelangen Sie in eine Vorgefilterte Übersicht des eAbrechnungsarchivs.

Es wurde mit der Erstellung der Abrechnungsdatei mit dem Eintrag:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Abrechnung erstellt.

Der Debitorenposten der Krankenkasse wurde durch das Erstellen der Abrechnungsdatei mit den entsprechenden Einträgen versehen.

Mit dem Aufruf erscheinen Hinweismeldungen. An dieser Stelle sicherstellen ob es gewollt ist, ansonsten mit "Nein" den Prozess verlassen.

Frage ob die Debitorenposten auch zurückgesetzt werden soll, damit ist eine erneute Abrechnung möglich (erneuter Abruf der Abrechnungsposten).

Nach dem Durchführen der Funktion wurde im eAbrechnungsarchiv das Feld "Archivierungsgrund" auf "eAbr. gelöscht" gesetzt.

Der Debitorenposten der Krankenkasse wurde für eine neue Abrechnung zurückgesetzt.

In den eAbrechnung Dateiinfo 302 wurde die Felder zurückgesetzt.

Nachdem die Debitorenposten zurückgesetzt wurden, werden die Abrechnungsposten erneut abgerufen und geprüft. Im Anschluss wird die Abrechnungsdatei und Auftragsdatei neu erstellt.

Durch den Aufruf des eAbrechnungspostenarchiv aus dem Menüband gelangen Sie in eine ungefilterte Ansicht.

Für die gelöschte Position wurde der Archivierungsgrund auf "eAbr. gelöscht" gesetzt. Für die neu erstellte Position wurde der Archivierungsgrund auf "eAbrechnung" gesetzt.

Bei Vorliegen des Archivierungsgrund = "eAbr. gelöscht" ist das Löschen der Position nicht möglich.

Bei Vorliegen des Archivierungsgrund = "eAbr. wiederholen" ist das Löschen der Position nicht möglich.

Korrekturverfahren#

Bisher können in der eAbrechnung nur normale Abrechnungen gesendet werden. Das Korrekturverfahren erlaubt es, Abrechnungen zu ergänzen oder auch eine erneute Korrektur zu senden. Dies ist durch das Feld "Verarbeitungskennzeichen“ möglich. Nur wenn die Version mit Korrektur eingestellt ist, kann auch das Verarbeitungskennzeichen ausgewählt werden.

Hinweis

Nach dem Hinterlegen des P302 Verarbeitungskennzeichens, muss unbedingt die Funktion "Ändern/Abschließen" ausgeführt werden, da sonst keine Vorbelegung bei der Erstellung der Abrechnungsdatei erfolgt.

Das Feld "Verarbeitungskennzeichen“ dient hier als Vorgabewert bei der Erstellung einer neuen Abrechnungsdatei.

Bei der Aktion "Dateien zu Laufnr. erstellen“ dient das Feld als Filter. Ist das Feld leer, werden Dateien (wenn Daten vorhanden sind) zu allen vier Verarbeitungskennzeichen erstellt,

Ist das Feld "P302 Verarbeitungskennzeichen“ leer, werden die Dateien zu allen vier Verarbeitungskennzeichen erstellt.

Bisher werden die Daten immer mit dem Verarbeitungskennzeichen "Abrechnung ohne Besonderheiten“ erzeugt.

Wird das Korrekturverfahren bei der Dateierzeugung angewendet, sind auch die Korrekturkennzeichen "Nachforderung“, "Zuzahlung“ und "Korrektur“ möglich.

Das Kennzeichen "Zuzahlung“ wird aktuell nicht verwendet, da inhaltlich noch in Klärung.

Die Kennzeichen "Nachforderung“ bis "Korrektur“ setzen voraus, dass der ursprüngliche Beleg bereits abgerechnet wurde.

Diese Prüfung erfolgt auf Basis der eAbrechnungsposten mit Archivierungsgrund "eAbrechnung“. Nur wenn hier zur Abrechnungsperiode bereits Einträge mit dem Verarbeitungskennzeichen "Abrechnung“ existieren, sind die weiteren Kennzeichen möglich. D.h. es muss eine Übereinstimmung in folgenden Feldern geben: Debitorennr. (Versicherter), Vorgangsnr., Vorgangsperiodennr., Abrechnungsperiodennr..

Handelt es sich um eine Position, die bisher noch nicht abgerechnet wurde (neue Abrechnungsnr.) dann wird das Kennzeichen "Nachforderung“ gesetzt. Wurde die Position bereits abgerechnet und es wird eine Gutschrift ermittelt, so wird das Kennzeichen "Korrektur“ gesetzt.

Die Ermittlung des Verarbeitungskennzeichens erfolgt bereits bei der Erstellung der eAbrechnungsposten. Wird die Abrechnungsdatei ohne Korrekturverfahren erzeugt, so wird das Verarbeitungskennzeichen ignoriert. D.h. es werden die eAbrechnungsposten aller Verarbeitungskennzeichen mit dem Kennzeichen "Abrechnung“ übermittelt.

Wird das Korrekturverfahren jedoch angewendet, muss pro Verarbeitungskennzeichen eine Datei erzeugt werden, insofern für dieses Kennzeichen eAbrechnungsposten vorhanden sind.

Beim Setzen eines der Verarbeitungskennzeichen muss in der Abrechnungsdatei die Referenz zur ursprünglichen Abrechnung angegeben werden. Dafür gibt es die Felder mit dem Präfix "Orig.“:

  • Orig. IK Leistungserbringer
  • Orig. Abrech. Sammelrechnung
  • Orig. Det. Abrech. Sammelrechnung
  • Orig. Rechnungsdatum
  • Orig. Belegnr.

Diese Felder werden beim Erzeugen der eAbrechnungsposten automatisch gefüllt, wenn es sich um eines der Verarbeitungskennzeichen handelt.

Debitorenposten#

In den Debitorenposten der Abrechnungskasse sind einige Felder relevant. Zu den gewünschten Debitorenposten gelangen Sie über den Aufruf "Posten" im Menüband der Debitorenkarte der Abrechnungskasse.

Fälligkeit
Die Fälligkeit wird aus den Abrechnungsarten vorbelegt. Wird eine Abrechnungsdatei erstellt, so wird diese aus dem in der Requestform hinterlegten Fälligkeitsdatum genommen und in den Debitorenposten geschrieben.

Abwarten
Das Kennzeichen "EAB" kommt auch aus der Vorbelegung der Abrechnungsarten Einrichtung. Diesen Kennzeichen wird gelöscht, sobald eine Abrechnungsdatei erstellt wurde.

Abrechnungsart
Welche Abrechnungsart genutzt wird, hängt von der Vorgabe des genutzten Vertrags ab. Das Feld befindet sich in der Vertragsversionskarte.

Abrechnungsposten erstellt
Mit dem Abruf der Abrechnungsposten in der eAbrechnung wird im Debitorenposten der Haken gesetzt. Dieser verhindert einen erneuten Abruf.

Abrech. Sammelrechnungs Nr.
Mit dem Erstellen der Abrechnungsdatei wird eine Sammelrechnungsnummer generiert und auch im Debitorenposten hinterlegt.

Funktion eAbrechnungsdaten zurücksetzen
Aufgerufen wird diese Funktion aus der Postenübersicht über das Menüband. Mit dem Ausführen der Funktion erscheint die Meldung "Wollen Sie wirklich die eAbrechnungsdaten zurücksetzen?“, sollte es so sein, bestätigen Sie diese mit "Ja". Die Fälligkeit wird zurückgesetzt, das Kennzeichen Abwarten "(EAB)" wird gesetzt, das Kennzeichen "Abrechnungsposten erstellt" wurde entfernt und die Sammelrechnungsnummer wurde entfernt.

Hinweis

Die Benutzung dieser Funktion ist nur mit gründlicher Überlegung anzuwenden, da es zu fehlerhaften Abrechnungen führen kann.

Schnellerfassung#

Die Schnellerfassungsmaske ermöglicht Kundenbestellungen, sowohl als Rezeptvorgang als auch als Direktverkauf, schneller zu erfassen.

Die Schnellerfassungsmaske ist im "Marketing Cockpit“ sowie auch in der "eBox" als zentraler Einstiegspunkt für den Bearbeitungsprozess eingebunden.

Einrichtung#

Benutzer Einrichtung#

Die Nutzung der Schnellerfassungsmaske wird benutzerspezifisch auf der "Benutzer Einrichtungskarte“ aktiviert. Die Einstellung befindet sich auf dem Inforegister "Cockpit Aktionen“. Aktivieren Sie den Schalter "Schnellerfassungsmaske verwenden", wird im Menüband auf der Seite "Marketing Cockpit“ sowie "eBox" der entsprechende Aufruf angezeigt.

Nummernserie#

Es muss eine Nummernserie für die Schnellerfassung hinterlegt werden. Legen Sie zunächst eine eigene Nummernserie an und hinterlegen diese anschließend auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassungsmaske Nummernserie“ in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

Verkaufsauftragsart#

Für Aufträge, die aus der Schnellerfassung über den Lieferplan generiert werden, werden die Auftragsarten aus dem Vertrag genutzt. Für die Schnellerfassung von Direktverkäufen muss in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassung Verkaufsauftragsart für Direktverkauf“ eine Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.

Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ haben Sie die Möglichkeit, die Art der Erfassung bei mehreren Artikelzeilen über Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“ vorzunehmen.

Ablauf#

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit#

Wählen Sie im Marketing Cockpit den gewünschten Kunden aus. Sie können nun entweder bereits in der Listenansicht oder aus dem Marketing Cockpit des Kunden über "Schnellerfassungsmaske öffnen" im Menüband direkt diese öffnen.

Es öffnet sich die "Schnellerfassungsmaske Karte“. Sollte es bereits bestehende Schnellerfassungsmasken zu einem Kunden geben, so wird Ihnen eine Liste der bestehenden Schnellerfassungsmasken angezeigt. Über "Neu“ legen Sie eine neue "Schnellerfassungsmaske“ an.

Kopfdaten in der Schnellerfassungsmaske#

Sofern ein Verordner bei dem Debitor zugeordnet ist, wird dieser direkt mit in die Schnellerfassungsmaske übernommen.

Die weiteren Felder werden auf Basis des Debitors zum Teil vorgefüllt und können bei Bedarf angepasst bzw. vervollständigt werden.

Feld Beschreibung
Verk. an Deb.-Nr. Das Feld wird mit der Debitorennummer des Datensatzes vorbelegt, aus dem die Schnellerfassung aufgerufen wurde. Sie haben die Möglichkeit, an dieser Stelle direkt die zugehörige Debitorenkarte aufzurufen.
Verk. an Name Name des Debitors.

Das Feld dient nur der Anzeige. Änderungen müssen auf dem gewohnten Weg über den Kontakt oder dem Debitor vorgenommen werden.
Verordner Fachberater Kontaktnr. Das Feld wird mit der zugeordneten Partnerrolle "Arzt" beim Debitor vorbelegt. Eine abweichende Angabe für den aktuellen Beleg ist zulässig. Dann wird der eingetragene Verordner in den neuen Vorgang übernommen werden.
Verordner Name Name des Verordners.
Verordner / Fachberater Debitorennr. Das Feld wird mit der Debitorennummer des Verordners vorbelegt. Sie haben die Möglichkeit, an dieser Stelle auch direkt die Debitorenübersicht aufzurufen.
Rezeptqualität Wenn ein Rezept vorliegt, kann hier die Qualität (Kopie oder Original) angegeben werden. Daraufhin wird eine vorhandene Informationsanforderung für die Verordnung mit der ausgewählten Rezeptqualität auf "Info OK“ gesetzt.
Zugeordnete Vorgangsperiode Das Feld dient der Anzeige, ob eine Vorgangsperiode ausgewählt wurde.
Vorgangsherkunft Das Feld kann in der Schnellerfassung befüllt werden und wird bei Anlage eines neuen Vorgangs an die Vorgangsperiodenkarte vererbt.
Rezeptdatum / Vorgangsdatum Das Feld kann in der Schnellerfassung befüllt werden und wird bei Anlage eines neuen Vorgangs an die Vorgangsperiodenkarte vererbt.
Gewünschtes Lieferdatum Das gewünschte Lieferdatum dient als Vorbelegung für die Lieferplanzeilen und wird mit den Verkaufsauftrag übergeben. Des Weiteren wird es als Startdatum für die Vorgangsperiode verwendet.
Versandanweisung Die Versandanweisung wird aus den Stammdaten des Debitors vorbelegt und kann für den zu erstellenden Auftrag in der Schnellerfassung geändert werden.
Vorgabe Lagerort Vorbelegt ist der Hauptlagerort gemäß Firmendaten. Dieser kann in der Schnellerfassung bei Bedarf angepasst werden.
Letzter Fehlertext Trat bei der Vorgangs- oder Auftragserstellung ein Fehler auf, wird hier der jeweils neueste Fehlertext angezeigt.
Abgeschlossen Das Feld wird automatisch gesetzt, wenn die Vorgangs- und Auftragsanlage erfolgreich durchgeführt wurde.
Inforegister Kunde Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister "Kunde Vorgangsperioden“ werden Ihnen alle aktiven Vorgangsperioden zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die zugehörige Vorgansperiode zu einem bestehenden Vorgang über den Aufruf "Perioden“, "Karte“ zu öffnen.

Inforegister Zeilen#

Nachdem die Felder im Kopf der Schnellerfassungsmaske angepasst wurden, erfolgt die Erfassung der Artikel in den Zeilen. Sie haben die Möglichkeit, direkt die Artikelnummer im Feld "Artikelnr.“ zu erfassen, alternativ können Sie über den Assist Button [...] die "healthcare+ Suche“ öffnen, um den Artikel darüber zu suchen. Anschließend erfassen Sie die gewünschte Menge und bestätigen diese. Das System sucht nun zunächst nach bestehenden Vorgängen. Ist dies der Fall, werden diese angezeigt und können ausgewählt werden. Wird kein Vorgang gefunden bzw. ausgewählt, findet die Vertragssuche statt.

Je nach Menge der verfügbaren Verträge öffnet sich bei mehr als einem Vertrag eine Übersicht zu den bestehenden Vertragsversionen, in denen sich der erfasste Artikel befindet.

Wird nur ein gültiger Vertrag gefunden, so wird Ihnen kein weiteres Fenster angezeigt und der Vertrag wird direkt in die Zeile übernommen. Ist der Artikel in keinem Vertrag vorhanden, ist nur ein Direktverkauf möglich. Das System gibt die nachfolgende Meldung aus: Für mind. 1 Position konnte keine Vertragsversionszeile ermittelt werden. Diese Position(en) wurde(n) als Direktverkaufsartikel = Ja gekennzeichnet.

Erfassen Sie eine weitere Zeile mit einem Artikel, wird je nach gewählter Einrichtung, siehe Einrichtung "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“, erneut die Vorgangs- bzw. Vertragsprüfung durchgeführt.

Die Zeilen werden auf Basis der bisher eingegebenen Daten in der Schnellerfassungsmaske sowie den Daten aus dem Vertrag erstellt. Sie haben die Möglichkeit, diese in der Zeile noch weiter anzupassen bzw. zu ergänzen z.B. Zusteller- oder Tourencode.

Feld Beschreibung
Zeilennr. Laufende Nummer der Zeile, wird automatisch vergeben.
Artikelnr.,
Beschreibung,
Beschreibung 2,
Einheit
Artikeldaten, die sich aus der getroffenen Auswahl ergeben.
VK-Preis Die Preisfindung erfolgt bei Direktverkauf auf Basis des beim Debitor hinterlegten Preisfindungsdebitors (in der Regel §Privat). Sie haben die Möglichkeit, den Preis manuell zu ändern, dieser wird dann mit in den Direktverkaufsauftrag übernommen.

Bei Anlage zu einem Rezeptvorgang erfolgt die Preisfindung auf Basis des jeweiligen Kostenträgers sofern hinterlegt erst bei Erstellung des Rezeptvorganges.
Lieferungsart
(neuer Vorgang)
Zum Vertrag abweichende Vorbelegung der Lieferungsart.
Intervall
(neuer Vorgang)
Zum Vertrag abweichendes Intervall für die Belieferung.
Gew. Versorgungszeitraum
(neuer Vorgang)
Individueller, abweichender Versorgungszeitraum.
Gewünschtes Lieferdatum
(einmalig)
Individuelles, abweichendes Lieferdatum.
Zustellercode (einmalig) Abweichender Zustellercode.
Zustellertransportart (einmalig) Abweichende Zustellertransportart.
Tourencode (einmalig) Abweichender Tourencode.
Vorgangsart Code Wird automatisch gefüllt nach Vertragsauswahl.
Vorgangsnr.
Vorgangsperiode
Wird automatisch nach Rezept-Vorgangsanlage gefüllt.
Verkaufsauftragsart
Verkaufsbeleg
Verkaufsbelegnr.
Wird automatisch gefüllt.
Direktverkauf Ist das Feld gesetzt, wird ein Auftrag für den Verkauf an den Kunden ohne Rezeptvorgang und Lieferplan erstellt.
Lieferung gesperrt Nach Erstellung des Vorganges wird hier angezeigt, ob die Lieferung durch eine Informationsanforderung gesperrt ist. Es ist möglich, auf das Feld abzutauchen und sich die Informationsanforderungszeilen anzuzeigen.
Rezeptposition Dient der Durchnummerierung der Rezeptpositionen bei Abrechnung nach §300.
Lieferplanzeilennr.
Lieferplaneinteilungsnr.
Lieferplanzeile Abrufnr.
Diese Felder zeigen die erzeugten Lieferplandaten an.
Vertragsnr.
Vertragsversionsnr.
Vertrag Suchbegriff
Vertragsperiode
Vertrag Zeilennr.
Vertragsartikelnr.
Vertragsartikel Beschreibung
Diese Felder zeigen die ermittelten Vertragsdaten an.
Lagerortcode Lagerort, der für die Lieferung Anwendung findet.
Lagerbestand Lagerbestand auf Basis des gewählten Lagerortes.
Abgeschlossen/Beendet Das Feld wird automatisch gesetzt, sobald der Auftrag erstellt wurde.

Erstellen Sie nun einen Rezeptvorgang oder bei Direktverkauf einen Verkaufsauftrag. Die Aufrufe dazu befinden sich im Menüband.

Bei einem Rezeptvorgang wird zunächst der Vorgang über "1. Schnellerfassung in Vorgang abrufen“ erstellt. Die Funktion erzeugt ein Rezeptvorgang mit zugehöriger Vorgangsperiodenkarte, Lieferplan und Abrechnungsplan im Status "freigegeben".

Über den Aufruf "2.VK-Auftrag/VK-Aufträge erstellen" werden die zugehörigen Verkaufsaufträge erstellt. Sollte die Lieferung durch eine sperrende Infoanforderung z.B. Kostenvoranschlag (Genehmigung fehlt) gesperrt sein, öffnet sich eine Hinweismeldung "Lieferung gesperrt…“ und "Auftrag wurde nicht erstellt…“ zudem wird der Fehler im zugehörigen Feld "Letzter Fehlertext“ in Schnellerfassungsmaske "Kopf“ ausgegeben und der Wert in der zugehörigen Schnellerfassungszeile im Feld "Lieferung gesperrt“ steht auf "Ja". Die zugehörige Schnellerfassungszeile ist rot markiert.

Weitere Funktionen, die Ihnen im Menüband zur Verfügung stehen sind:

  • Vorgangsperiode zuordnen
  • Zugeordnete Vorgangsperiode entfernen
  • Deb.-Artikel Statistik
  • Gesamtbeträge
  • Zeilen aus Stückliste einfügen
Infoboxen in der Schnellerfassungsmaske#

Im rechten Bereich der Seite werden Ihnen in verschiedenen Infoboxen zum Debitor bezogene Informationen zur Verfügung gestellt.

Kundeninformation Kundendaten sowie Anzahl der verschiedenen Lieferadressen.
Debitor Vorgangsarten Beim Kunden bestehende Vorgangsarten.
Krankenkasse Kostenträger des Debitors.
Verk. an Debitor VK-Prio Text Beim Debitor hinterlegte VK-Prio-Texte.
Weitere Verarbeitung nach Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske#

Aus der Schnellerfassungsmaske wird der Liefer- und Abrechnungsplan automatisch angelegt und freigegeben. Nach Erzeugen des Vorganges und ggf. Abruf des Verkaufsauftrages erfolgt die weitere Verarbeitung wie gewohnt in der Stapelverarbeitung: Warenausgänge erstellen, Aktualisierung der Informationsanforderungen, Rechnungsabruf.

Wenn alle Zeilen einer Schnellerfassungsmaske in Aufträge abgerufen werden, wird sie als "Abgeschlossen“ markiert und aus der Übersicht ausgeblendet.

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox#

Liegt Ihnen ein MUSTER16 vor, erstellen Sie direkt aus der eBox einen neuen Rezeptvorgang über den Aufruf "Schnellerfassungsmaske öffnen“ im Menüband.

Die grundsätzliche Verarbeitung bzw. Erfassung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit heraus. Es gibt an dieser Stelle jedoch einige weitere Automatisierungen.

Es werden die gelesenen Daten der Verordnung direkt mit in die neue Schnellerfassung übernommen. Die Rezeptqualität ist automatisch mit "Original“ vorbelegt, der Verordner wird übernommen sowie das Rezeptdatum. Grundvoraussetzung ist, dass diese bereits in der eBox als gelesene Daten vorhanden sind und/oder hinterlegt wurden.

Ergänzen Sie die relevanten Daten und legen den Vorgang an. Sobald der Vorgang angelegt wurde, wurde das in der eBox vorhandene Rezept automatisch an die zugehörige Informationsanforderung archiviert und der Status auf "Info OK“ gesetzt.

Die weitere Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit.

Schnellerfassung Rezeptqualität#

Wenn das Feld "Rezeptqualität" in der Schnellerfassungsmaske gesetzt ist, wird beim Erstellen des Vorganges geprüft, ob eine Rezeptanforderung mit dieser erwarteten Antwortqualität gefunden wird. Wenn ja, wird diese auf "Info OK" gesetzt. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox wird das Rezept zu der Informationsanforderung archiviert. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit muss die Rezeptkopie z. b. per Drag and Drop zur Informationsanforderung archiviert werden.

Funktion "manueller Versorgungszeitraum bei Lieferungsart Abruf“#

Sofern diese Funktion über den Vertrag eingerichtet ist, haben Sie hierüber die Möglichkeit, Abrufpositionen aus dem Lieferplan für einen bestimmten Versorgungszeitraum abzurufen. Bei Auftragserstellung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aus verschiedenen Optionen auswählen können.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1 = aktueller Monat
2 = aktueller Monat + 1M
3 = aktueller Monat + 2M
4 = Folgemonat
5 = Folgemonat + 1M
6 = Folgemonat + + 2M
7 = manuelle Eingabe

eBox Dokumentenverarbeitung#

Die eBox ist in KUMAVISION healthcare365 eine zentrale Stelle zur Bearbeitung des aktuellen Arbeitsvorrates. So können hier Team und personenbezogen die folgenden Prozesse bearbeitet werden:

  • Eingehende Dokumente (Rezept, Kostenvoranschläge und sonstige Dokumente)
  • Bearbeitung von Fehlern aus Stapelbuchungsvorgängen
  • Bearbeitung von manuellen Entscheidungen bei Verlängerung von Verträgen (Stapelverarbeitung)
  • Bearbeitung von Wiedervorlagen

Die eBox unterstützt Sie dabei mit der Bereitstellung aller benötigten Funktionen, Informationen und Verzweigungen in den offenen Prozess, so dass Sie direkt aus der eBox Ihren Prozess starten/weiterbearbeiten können.

In diesem Abschnitt werden Struktur und Funktionen der eBox dargestellt. Da die eBox in andere Prozesse eingebunden ist, werden einzelne Funktionen zum Teil im Rahmen dieser Prozesse beschrieben.

In der folgenden Grafik wird schematisch die Bearbeitung eines "Muster16" im Scanprozess dargestellt.

  1. Dokument kommt ins Haus und wird auf der Rückseite mit einem eindeutigen Barcode versehen. An dieser Stelle kann eine Sortierung für die entsprechenden Teams erfolgen. Nach der Sortierung erfolgt ein getrennter Scan nach Teams.
  2. Nach dem Scannen der Muster16 erfolgt eine chronologische Ablage anhand der Barcodenummer. Dies ist notwendig, um die Originalverordnung für die Abrechnung schnell wieder zu finden.
  3. Wenn die Muster16 gescannt wurden, erfolgt im Hintergrund die Schrifterkennung und im Anschluss werden die Daten an das System übergeben (DI-IM Dokument).
  4. Vorbearbeitung in eBox "Dokument ungeprüft“ durch den /die erste/n SachbearbeiterIn -> Abschließen in der eBox
  5. Abschließende Bearbeitung in eBox "Dokument“ durch den /die zweite/n SachbearbeiterIn -> Vorgang zuordnen / Vorgang anlegen, archivieren, Vorgang bearbeiten.

Einrichtung#

Dokumententypen, Art der Archivierung#

Das einscannen erfolgt nach den eingerichteten Dokumententypen.

In den "DI-Dokumententypen“ befindet sich die zugehörige Einrichtung. Über den "IM Dokumentenstatus“ ist gesteuert, dass bestimmte Dokumente nach dem einscannen direkt archiviert werden (sofern der Barcode erkannt wird). Es erfolgt kein eBox Eingang im "eBox-Status“ offen, eine manuelle Bearbeitung ist nicht erforderlich.

Der Dokumententyp "LS-Rückläufer“ setzt zudem die vorhandene Informationsanforderung auf den Status "Info OK“.

Vertriebsteams#

BenutzerInnen, die, die Dokumente eines Teams bearbeiten sollen müssen diesem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die "Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf "Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf "Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die "Team Benutzer“-Übersicht in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Hinweis

Ist ein/e BenutzerIn mehreren Teams zugeordnet, kennzeichnen Sie ein Team als primäres Team.

Kommunikationsbelege#

Über die Einrichtung der Kommunikationsbelege definieren Sie welche Dokumententypen zu welchen Seiten (Debitor, Informationsanforderung etc.) archiviert werden und ob sich nach dem Ausführen der Funktion "archivieren“ noch eine Vorgangs- oder Kundenbezogene Seite für die Weiterbearbeitung öffnen soll.

Ablauf#

Aufrufen der eBox#

Über den Aufruf "eBox“ auf der Startseite, unter Aktionen, öffnen Sie die “eBox“. Es öffnet sich die Seite "eBox Arten“.

Wählen Sie die für die Bearbeitung gewünschte eBox Art aus und bestätigen diese mit "OK".

Für die hier geschilderten Fälle sind folgende eBox Arten relevant:

  • Dokument ungeprüft
  • Dokument

Mit diesen beiden eBox Arten werden im Prozess die gescannten Dokumente weiterverarbeitet und den weiteren Prozessen in KUMAVISION healthcare365 zugeführt.

In der folgenden Abbildung wurde grafisch die Trennung der Bearbeitung von "Dokument ungeprüft“ und "Dokument“ dargestellt.

Die erste Person macht die Vorbearbeitung, Kontrolle der Informationen und Datenvorerfassung. Die zweite Person kontrolliert noch einmal die Daten, ergänzt diese und führt die weiteren Arbeitsschritte durch.

Je nach ausgewählter "eBox-Art“ wird Ihnen, Ihre persönliche benutzerbezogene eBox angezeigt. Die Ansicht ist gefiltert auf die eBox-Art und Ihren Benutzer.

Sind noch keine Dokumente vorhanden so ist der Inhalt dieser Seite leer.

Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung#

Unterhalb der Filter befindet sich die Funktion zum Abrufen von Dokumenten. Durch die Anwendung von "Abruf“ öffnet sich die "Dokumenten-Auswahlliste. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die sich noch im eBox Status "offen“ befinden und somit unbearbeitet sind. Die Ansicht ist auf Teamebene vorgefiltert.

Grundsätzlich werden Ihnen hier zum einen alle unbearbeiteten Dokumente angezeigt, die noch keinem Team zugeordnet sind sowie die Dokumente für ein Team, welches Sie als Benutzer zugeordnet sind.

Hinweis

Einträge werden nicht angezeigt, wenn sie von einem/einer anderen BenutzerIn in dessen persönliche eBox gezogen wurde.

In der Dokumentenauswahlliste besteht die Möglichkeit, die Ansicht anders zu strukturieren. So ist es möglich die Sortierreihenfolge zu ändern.

  • Suchbegriff, Scandatum
  • Scandatum, Suchbegriff
  • Es ist auch eine Filterung nach dem Zusatzfeld möglich.

Markieren Sie die gewünschten Dokumente, die Sie bearbeiten möchten, und bestätigen die Auswahl mit "OK". Damit befinden sich die abgerufenen Einträge in Ihrer persönlichen eBox und sind somit für andere UserInnen beim Abrufen nicht mehr sichtbar.

Filtern von Dokumenten in der persönlichen eBox#

Je nach Menge der zu bearbeitenden Dokumente oder Unternehmensprozesse, ist es Sinnvoll, die Dokumente entsprechend Ihrer Dokumentenart zu filtern. Wählen Sie hierzu die gewünschte Dokumentenart im Filterfeld "eBox Unterart“ aus. Im Ergebnis werden Ihnen nur die Dokumente der ausgewählten Dokumentenart angezeigt. Dokumente einer anderen Art sind somit über den Filter ausgeblendet. Gleiches gilt beim Abruf von Dokumenten.

Des Weiteren haben Sie neben den Filtermöglichkeiten im oberen Bereich zudem auch die Möglichkeit, sich die gewählten Dokumente über die Sortierung zu einzelnen Spaltenüberschriften auf- oder absteigend zu sortieren um mehrere Dokumente zu einem Debitor untereinander stehen zu haben.

Hinweis

Mit der Auswahl der eBox Unterart ändert sich auch die Darstellung der Seite da je nach Dokumentenart verschiedene Felder relevant sind.

Dokument einem anderen Team zuweisen#

Stellen Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg zum falschen Team gescannt wurde, kann dieser einem anderen Team zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Datensatz auswählen
  2. Aufruf "Anderes Team zuweisen"
  3. Das gewünschte Team zuweisen
  4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich wieder in der "Dokumentenauswahlliste“ mit dem neuen Teamcode.

Dokument andere BenutzerInnen zuweisen#

Stellt Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg von einem/einer bestimmten BenutzerIn bearbeitet werden soll, kann dieser direkt entsprechend zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Datensatz auswählen
  2. Aufruf "Anderen Benutzer zuweisen"
  3. Benutzer zuweisen
  4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich in der persönlichen eBox des neuen Benutzers.

Dokumente aus der persönlichen eBox löschen#

Mit der Funktion "Löschen" kann ein Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt werden. Damit wird der Eintrag nicht wirklich gelöscht, sondern zurück in den Arbeitsvorrat gegeben. Andere BenutzerInnen können ihn dann wieder in die persönliche eBox ziehen.

Dokumente "ungeprüft“ bearbeiten (Vorbearbeitung)#

Die Bearbeitung in der eBox erfolgt in zwei Stufen.

  1. Die erste Bearbeitungsstufe mit der eBox Art "Dokumente ungeprüft“ dient der Vorerfassung von Daten -> erste Bearbeitung bzw. Kontrolle und Ergänzung der gelesenen Daten.
  2. In der zweiten Bearbeitungsstufe mit der eBox Art "Dokumente“ findet die abschließende Bearbeitung statt -> Kontrolle und weitere Vorgangsbearbeitung.

Somit wird jedes Dokument zwei Mal bearbeitet, was Fehler vermeidet (vier-Augen-Prinzip).

Bearbeiten von Dokumenten Typ: MUSTER16 (Vorerfassung)#

Abgleich der durch die OCR-Schrifterkennung gelesenen und an KUMAVISIOIN healthcare365 übergebenen Daten, ggf. Korrektur. Bei A4 Rezepten ist keine Schrifterkennung möglich, hier müssen die relevanten Felder manuell im Rahmen der Vorerfassung hinterlegt werden.

Bearbeiten von Dokumenten Typ: SONSTIGE (Vorerfassung)#

Im Viewer lässt sich erkennen, um was für eine Dokumentenart es sich handelt. Somit kann die gewünschte Belegart in der eBox auswählt werden. Als nächsten Arbeitsschritt muss eine Belegnummer ausgewählt wählen. In diesen Fall handelt es sich um die Kontaktnummer. Um welche Belegnummer es sich handelt, wird durch die Belegart vorgegeben. Dies ist in der Einrichtung der Kommunikationsbelege hinterlegt und somit parametrisierbar.

Lieferscheinrückläufer#

System Lieferscheine werden automatisch der Info. Anforderung zugewiesen. Dies geschieht unter Erkennung des Barcodes auf dem Lieferschein. Der Barcode entspricht der Info.-Anforderungsnummer. Wurde der Barcode nicht erkannt, so ist eine automatische Zuweisung nicht möglich und das Image wird als "nicht erkannt" in die DI-IM Dokument geschrieben und ist somit in der "Dokumentenauswahlliste“ verfügbar.

Barcodevormerkung#

Die Barcodevormerkung besteht aus drei getrennten Arbeitsschritten.

  1. Barcodevormerkung erstellen, es entsteht eine leere "Dokumentenhülle“
  2. Scannen der vorgemerkten Dokumente über den Stapel "Barcodevormerkung“
  3. Es erfolgt die automatische Zuordnung des Dokuments, die "Dokumentenhülle“ wird befüllt. (Wird der Barcode nicht erkannt, wird das Image des Dokumentes in die eBox übergeben und muss dort manuell weiter bearbeitet werden)

Vorverarbeitung abschließen#

Wurde das Dokument in der ersten Stufe geprüft, wird die Vorverarbeitung des Dokuments über die Aktion "Geprüft“ abgeschlossen und der Eintrag wird aus der persönlichen eBox entfernt. Der Eintrag geht damit wieder in den Arbeitsvorrat und steht nun für die eBox mit der eBox Art "Dokumente“ zum Abruf in der "Dokumentenauswahlliste“ zur Verfügung.

Es ist nun nicht mehr möglich, das Dokument in die eBox mit der eBox Art "DOC UNG“ abzurufen.

Dokumente bearbeiten (Endbearbeitung)#

Das Abrufen aus dem Arbeitsvorrat erfolgt analog zum Prozess des Abrufs für die eBox Art "Dokumente ungeprüft“. Siehe hierzu Abschnitt" Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung".

Es öffnet sich die Seite "IM Dokumentenauswahlliste" (Arbeitsvorrat). Es bestehen die gleichen Filter- und Sortiermöglichkeiten wie unter der eBox Art "Dokumente ungeprüft“.

Bearbeiten von Dokumenten (Endbearbeitung)#

Gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt der erneute Abgleich der Daten.

Je nachdem ob es bereits einen Rezeptvorgang gibt oder ob ein neuer angelegt werden muss erfolgt nun die weitere Bearbeitung.

Neuen Vorgang und ggf. neuen Debitor anlegen#

Ist der Vorgang noch nicht im System angelegt, so kann dieser direkt aus der eBox heraus angelegt werden. Eine Vorgangsanlage ist nur möglich, wenn der Debitor ebenfalls im System vorhanden ist.

Die Neuanlage eines Debitors erfolgt direkt aus der eBox heraus über die Funktion "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“. Nutzen Sie hierfür, wenn vorhanden, ein Dokument des Typen "MUSTER16", da hier die meisten gelesenen Daten erfasst sind. Die gelesenen Daten werden automatisch in den neuen Debitor übertragen und müssen nicht mehr manuell erfasst werden, ggf. weitere zusätzliche Felder die Ihnen über die Pflichtfeldprüfung vorgeschlagen müssen manuell ergänzt werden.

Hinweis

Legen Sie analog dazu auch fehlende Verordner über diese Funktion an. Hier werden die Betriebsstättennummer sowie die Arztnummer ebenfalls direkt an den neuen Debitor übergeben.

Über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ legen Sie nun aus der eBox heraus einen neuen Vorgang an.

Nachdem Sie den Vorgang angelegt und wieder geschlossen haben, erscheinen die zugehörigen Informationsanforderungen, an welchen die Dokumente archiviert werden müssen.

Hinweis

Über die Funktion "Abrechnungsaufteilung Befreiung“ können Sie eine eventuelle Befreiung direkt zum Kunden hinterlegen.

Bearbeiten der Informationsanforderungen und Archivierung der Dokumente#

Auf dem Inforegister "Info.-Anforderungen“ werden Ihnen die Informationsanforderungen angezeigt, zu denen noch Dokumente fehlen. Diese Ansicht ist vorgefiltert auf den Dokumententyp sowie den "Anforderungsstatus“. Es werden nur die notwendigen Informationsanforderungen angezeigt. Informationsanforderungen die bereits im Status "Info OK“ sind, werden durch den Filter in der Ansicht ausgeblendet.

Wählen Sie anhand des Ihnen angezeigten Dokuments die entsprechende Informationsanforderung aus. Achten Sie hierbei zwingend auf die "Anforderungsqualität“ und setzen den Haken im Feld "Hauptbeleg“ in der höchsten Qualität. Nach Auswahl des Hakens im Feld "Hauptbeleg“ wird der Haken im Feld "Auswahl“ automatisch vom System mitgesetzt. Es ist an dieser Stelle nicht notwendig einen weiteren Haken in der Informationsanforderungszeile mit der geringeren Qualität zu setzen, die Verarbeitung der geringeren "Anforderungsqualität“ erfolgt automatisch.

Setzen Sie nun zunächst den entsprechenden Info-Anforderungsstatus über den zutreffenden Status "Info nicht OK“ oder "Info OK“. Je nach Dokumentenart und Einrichtung öffnet sich eine neue Seite die zu prüfen und ggf. zu ergänzen ist. Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe. Der Status zur Informationsanforderung ist somit aktualisiert.

Archivieren Sie nun das Dokument zur Informationsanforderung über die Funktion "Archivieren“. Je nach vorgenommener Einrichtung öffnet sich nach dem Archivieren des Dokumentes der Vorgang (dies ist individuell zu Parametrisieren).

Dokumente zum Debitor archivieren#

Je nach erfolgter Einrichtung der Kommunikationsbelege, können Dokumente auch direkt zum Debitor archiviert werden (Vorgangsunabhängig) und sind dann im Marketing Cockpit sichtbar. Dies empfiehlt sich z.B. für Befreiungsausweise, Kundenbriefe oder nicht notwendige "überflüssige“ Rezepte.

Wählen Sie, entsprechend Ihrer Einrichtung, den Dokumententypen und die Belegart aus und wählen anschließend im Feld "Belegnummer" den Kunden aus. Über den Funktionsaufruf "Archivieren“ wird das Dokument zum Debitor archiviert.

Funktion "zurück in die eBox"#

Sollte in Folge der Scanbearbeitung das Dokument an einer falschen Stelle abgelegt worden sein, so besteht die Möglichkeit, dieses Dokument für eine neue Zuordnung zurück in die eBox zu senden.

Die Funktion "zurück in die eBox“ steht auf verschiedenen Seiten zur Verfügung.

Die Funktion wird über den Aufruf "Zurück in die eBox“ gestartet.

Es öffnet sich die Seite "Auswahl der Archiveinträge“. Je nachdem ob die Funktion aus dem Rezeptvorgang "Vorgangsperiodenkarte“ oder "Vorgangskarte“ ausführt oder aus dem "Marketing Cockpit“ des Debitors werden alle Belege angezeigt, welche dem Vorgang zugeordnet sind oder welche dem Debitoren, Vorgangsunabhängig, zugeordnet sind. Aus dieser Liste wählen Sie den gewünschten Beleg über das Aktivieren von "Auswahl“ aus.

Hinweis

Zu den einzelnen Datensätzen wird hier nicht das Image des Belegs angezeigt. UserInnen müssen den korrekten Datensatz anhand der eingetragenen Werte identifizieren.

Anschließend wird der Dokumententyp ausgewählt, dem der Beleg entspricht. Dieses Feld ist gleichbedeutend mit der eBox Unterart. Mittels setzen eines Hakens im Feld "Index übernehmen“ wird der Debitor im folgenden mit in die eBox übernommen.

Führen Sie die Funktion "zurück in die eBox“ aus.

Nachdem die Funktion ausgeführt wurde, ist das Dokument nicht mehr dem Vorgang oder Debitor zugeordnet. Das Dokument findet sich nun in der persönlichen eBox des Users, welcher die Funktion aufgerufen hat. Eine erneute Zuordnung ist nun möglich.

EKV Rücklauf verarbeiten#

Sofern keine automatische Verarbeitung im System eingerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung von Kostenvoranschlag-Rückläufern zum EKV manuell über die eBox oder Alternativ bei abweichend genehmigten Einrichtungen. Siehe auch hierzu Abschnitt "Rezept Ablehnungsgründe“ Einrichtung EKV.

Wurde der EKV vom Kostenträger abgelehnt, werden die zugehörigen Informationen wie Änderungen oder Textinformationen auf dem Inforegister "EKV Änderungen“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird in dem zugehörigen Feld "Status“ angezeigt, eventuell seitens des Kostenträgers übermittelte Nachrichten werden Ihnen über das Feld "Textinformation“=Ja angezeigt. Sie können mittels Klick auf das "Ja“ die entsprechende Textinformation einsehen.

EKV Ablehnung nachbessern und erneut einreichen#

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der EKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion "Info nicht ok“ aus. Je nach Einrichtung haben Sie im nachfolgenden Fenster "Komm. Status Vorlagenzeilen“ die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund auszuwählen. Markieren Sie die zutreffende Zeile und bestätigen diese mit "OK". Der Status der Infoanforderung ändert sich auf "abgelehnt“. Im zugehörigen Rezeptvorgang wurde eine neue Infoanforderung für eine eventuelle Neueinreichung, erzeugt.

Sie haben die Möglichkeit, über die Infoboxen auf die Vorgangsbeteiligten wie Versicherter, Kostenträger oder Verordner zuzugreifen und evtl. fehlerhafte oder fehlende Daten zu erfassen wie z.B. die Versichertennummer.

Auf dem Inforegister der Informationsanforderungen befinden sich die Aufrufe, um direkt den zugehörigen Vorgang bzw. Liefer- oder Abrechnungsplan aufzurufen um dort eventuell erforderliche Anpassungen vorzunehmen.

Hinweis

Unabhängig davon, ob Ihnen ein Dokument seitens des Kostenträgers mit übermittelt wurde, archivieren Sie den eBox Eintrag.

EKV Genehmigung verarbeiten#

Es wird zwischen zwei verschiedenen Status-Meldungen für einen Genehmigungsrücklauf unterschieden:

  1. Status "genehmigt“: Genehmigt wie eingereicht
  2. Status "teilgenehmigt“: Genehmigt mit Änderungen

Das Genehmigungskennzeichen sowie Datum wird auf dem Inforegister "Antwort Details“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird im zugehörigen Feld "Status“ auf de, Inforegister "EKV Änderungen" ausgewiesen. Dort werden auch eventuell seitens des Kostenträgers vorgenommene Änderungen ausgegeben. Sie sehen an dieser Stelle zum einen Ihre eingereichten Daten und zum anderen die vom Kostenträger übermittelten Daten.

Das Genehmigungsdokument wird Ihnen über den Viewer angezeigt und kann hier nochmals verglichen werden.

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der EKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion "Info ok“ aus. Je nach Einrichtung öffnet sich nachfolgend der Rezeptvorgang, über diesen Sie weiterführende Schritte wie z.B. Anpassung von geänderten Daten wie z.B. Zuzahlung durchführen können.

Archivieren Sie nun noch das Genehmigungsdokument über die Funktion "Archivieren“ in der eBox.

Weitere Funktionen in der eBox#

Betriebsstundenerfassung#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Betriebsstunden zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion "Betriebsstundenerfassung“ aus. Der Prozess zur Betriebsstundenerfassung ist separat beschrieben.

Zuzahlungsbefreiung hinterlegen#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Zuzahlungsbefreiung für einen Debitoren zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion "Abrechnungsaufteilung Befreiung“ aus.

Stapelläufe#

In KUMAVISION healthcare365 stehen Ihnen Stapelläufe zur Verfügung, mit denen Prozesse regelmäßig automatisiert durchgeführt werden können. Stapelläufe sind Berichte, die direkt oder über CodeUnits aufgerufen werden und bestimmte Arbeitsschritte automatisieren.

Beispiel:
Aufträge sollen regelmäßig aus den Lieferplänen abgerufen werden, um die Lieferung durchzuführen.

Diese Funktion kann an folgenden Stellen im System durchgeführt werden:

  • Manuell einzeln im Lieferplan
  • Über den Filter im Rollencenter "Rezeptabwicklung"
  • Über die Aufgabenwarteschlangenposten

Ziel ist es, möglichst viele Jobs in den Nachtlauf zu legen. Voraussetzung ist die Einrichtung der Aufgabenwarteschlangenposten sowie die korrekte Einrichtung der jeweiligen Stapelläufe.

Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, werden Ihnen nachfolgend einen Teil der möglichen Funktionen erläutert.

Einrichtung#

Anwendungsprotokoll Stapellaufarten#

Zur allgemeinen Bearbeitung von Stapelläufen oder bestimmten Prozessen (z.B. Aufträge aus Lieferplan erstellen, Aufträge stapelbuchen usw.) werden Anwendungsprotokolle erstellt. Über die eBox Art "LOG" können Sie die erstellten Protokolle einsehen und ggf. bearbeiten.

Für die "Nachtlauffähigen“ Stapelläufe erfolgt kein Abbruch, wenn ein "Fehler“ auftritt. Etwaige "Fehler“ werden im "Anwendungsprotokoll“ protokolliert.

In den "Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ sind die Stapellaufarten hinterlegt. Zusätzlich haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, zu hinterlegen, dass zu bestimmten Stapelläufen Einträge vom Typ "Fehler“ in den Log-Dateien nicht gelöscht werden sollen.

Hinweis

Da die Info.Anforderungen nur einmalig erstellt werden, wenn die letzte Kommunikationsstufe erreicht ist, wird hier hinterlegt, dass Fehler nicht gelöscht werden.

eBox Unterarten, eBox Arten Einrichtung#

Damit in der eBox die Log-Einträge ausgewählt werden können, werden diese in der "eBox Unterarten“ hinterlegt. Ebenfalls werden diese über die "eBox Arten“ dem Code "LOG“ über den Aufruf "Zugehörig“ – "eBox Unterarten“ hinzugefügt.

Aufgabenwarteschlangenkategorien#

Über den Eintrag einer Kategorie in der Aufgabenwarteschlangen-Karte werden verschiedene Läufe zusammengefasst und nacheinander ausgeführt.

Dies ist erforderlich, wenn diese auf die gleichen Daten zugreifen und zu Sperrungen führen könnten. Damit wird unterbunden, dass die einzelnen Läufe nicht gleichzeitig starten und sich gegenseitig blockieren.

Auf der Seite "Aufgabenwarteschlangenkategorien“ können beliebige Kategorien angelegt werden.

Aufgabenwarteschlangenposten#

Um Aufgaben unabhängig von UserInnen automatisiert durchzuführen, können notwendige Tätigkeiten über Aufgabenwarteschlangenposten abgebildet werden. Hiermit können diverse Aufgaben terminiert automatisiert durchgeführt werden.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Hinweis

Da nicht jeder Lauf "nachtfähig“ ist, stimmen Sie bitte die Einrichtung der Stapelläufe bzw. Aufgabenwarteschlangen mit Ihrem KUMAVISIONs-Berater ab.

Ablauf#

Stapelläufe manuell ausführen#

Neben der automatisierten Ausführung über die Aufgabenwarteschlangenposten, können die gängigen Läufe im Bereich der Rezeptabrechnung auch manuell ausgeführt werden.

Die Aufrufe dazu befinden sich im Rollencenter "Rezeptabwicklung" auf der Startseite hinter dem Aufruf "Stapellauf“.

Bearbeiten LOG Anwendungsprotokollposten#

Da die Filter nachtlauffähig sind, erfolgt in er Regel kein Abbruch, wenn ein Fehler auftaucht. Etwaige Fehler werden protokolliert. Je nach Einrichtung werden auch die Hinweise protokolliert.

Zum Bearbeiten der Protokolleinträge öffnen Sie über die eBox das "LOG Anwendungsprotokoll“. Wählen Sie die gewünschte Unterart im Filterfeld "eBox Unterart“ und führen die Funktion "Abruf“ aus.

Es öffnet sich die Liste der Anwendungsprotokollposten. In der Zeile sehen Sie weitere Detailinformationen sowie die Menge der "Hinweis“ oder "Fehler“-texte. Markieren Sie die zu bearbeitenden Posten und bestätigen diese mit "OK".

Zu jedem Posten werden die Detailinformationen sowie die Fehler- und/oder Hinweismeldungen ausgegeben. Über die Funktion "Anzeigen“ können Sie sich den zugehörigen Beleg direkt anzeigen und ggf. bearbeiten bzw. Daten korrigieren.

Haben Sie die Korrektur vorgenommen, schließen Sie die Bearbeitung über die Einstellung "Fehler korrigiert“ in "Anwendungsprotokollposten“. Sobald ein Posten auf korrigiert gesetzt wurde, wird dieser aus Ihrer persönlichen eBox entfernt.

Sie haben zudem die Möglichkeit, die Posten anderen MitarbeiterInnen zur Bearbeitung zu übergeben. Wählen Sie hierzu die Funktion "Anderen Benutzer zuweisen“ aus.

Stapelläufe durchführen#

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Stapelläufe aus dem Rollencenter Rezeptabwicklung näher erläutert:

Lieferabruf#

Erstellung von Verkaufsaufträgen aus dem Lieferplan, sofern die Lieferplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Lieferplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007304]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Hinweis

Bitte berücksichtigen Sie hier, dass einige der bereits angelegten Filter bereits in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt sind weil sie im Hintergrund vom System automatisch angewendet werden und daher nicht gelöscht werden dürfen.

Prozesse Lieferabruf#

Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei dem manuellen Abruf im Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ wird der aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld "Lieferplan Filtercode Vorgabe“ automatisch angewendet.

Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei Auftragserstellung mittels der Funktion "Abrufposition erstellen“ wird der aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld "Lieferplan Filtercode Abrufposition“ automatisch angewendet.

Hinweis

Bei Anwendung der Filter direkt aus dem Liefer- oder Abrechnungsplan, wird der "Lauf“ automatisch eingegrenzt auf den Debitor aus dem Vorgang, so dass die jeweiligen Abrufe nur für diesen Patienten, je nach weiterer Einrichtung des Filters möglicherweise für mehrere Vorgänge zu diesem Debitor, ausgeführt werden.

Rechnungsabruf#

Die Einrichtung und Funktionalität für die Rechnungsabrufe erfolgt analog zum Abruf der Lieferungen (Aufträge).

Erstellung von Verkaufsrechnungen aus dem Abrechnungsplan, sofern die Abrechnungsplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Abrechnungsplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007305]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Hinweis

Die Einrichtung für die Rechnungsabruf-Filter sollte immer zusammen mit einem KUMAVISIONs-Berater erfolgen.

Vorgänge verlängern#

Über den Stapellauf "Vorgänge verlängern“ werden die Vorgänge regelmäßig über einen Stapel verlängert und/oder beendet.

[Codeunit 5007306]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Hinweis

Etwaige Filter sollten auf Basis der Vorgangsperiode eingerichtet werden.

Pläne aktualisieren#

Für die stetige Fortführung der Lieferplan- und Abrechnungsplaneinteilungen sowie Übernahme von Änderungen in den zugehörigen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen müssen die Pläne aktualisiert werden.

Entsprechend der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ werden die Pläne bis zu einem bestimmten Datum erstellt (Zeitformel aus Feld "Berech. Lieferplan bis Datumsformel“ / "Berech. Abrechnungsplan bis Datumsformel“). Das bedeutet, es werden bis zu diesem Datum die Lieferplan- sowie Abrechnungsplaneinteilungen auf Basis der Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen erstellt.

[Codeunit 5007300 – Lieferpläne aktualisieren]
[Codeunit 5007302 – Abrechnungspläne aktualisieren]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Zusätzlich steht der Stapellauf "Pläne aktualisieren“ für die manuelle Ausführung zur Verfügung.

Dieser Stapellauf kann auch mit erneuter Freigabe erfolgen. Dann wird die Vorgangsperiodenkarte sowie Liefer- und Abrechnungsplan geöffnet, eventuell geänderte Daten in der Vorgangsperiodenkarte werden dann bei Freigabe im Liefer- und Abrechnungsplan aktualisiert.

Dies macht in besonderen Ausnahmefällen Sinn z.B. bei Änderung eines Abrechnungsdebitors wie es bei Kassenfusionen vorkommt. Der Filter sollte dann vor dem Ausführen entsprechend angepasst bzw. weiter eingegrenzt werden.

Infoanforderungen#

Um fehlende, notwendige Liefer- und Abrechnungsrelevante Dokumente anzufordern, steht der Stapellauf "Info.Anforderungen akt.“ zur Verfügung. Die Dokumente können angefordert oder auch angemahnt werden (je nach Einrichtung der zum Code hinterlegten Filterkriterien).

[Codeunit 5007398]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Abgrenzungsvorschau aktualisieren#

Für die Erlösabgrenzung steht Ihnen der Stapellauf "Abgrenzungsvorschau akt.“ zur Verfügung.

Je nach hinterlegter Einrichtung in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ erfolgt die Abgrenzungsvorschau zusammen mit dem Stapellauf "Abrechnungspläne akt.“ oder einzeln über diesen Stapellauf. Sofern Sie das Feld "keine Abgrenzungsvorschau bei Pläne aktualisieren“ aktiviert haben, führen Sie den Stapellauf separat aus.

[Codeunit 5007531]

Hinweis

Haben Sie viele Vorgänge mit Erlösabgrenzung, empfehlen wir die "Abgrenzungsvorschau“ über den separaten Stapellauf. Der Stapellauf sollte mindestens 1 x wöchentlich ausgeführt werden. Stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrem KUMAVISIONs-Berater und der Finanzbuchhaltung ab.

Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Einrichtung#

Durch die diversen Stapelläufe werden Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Dies erfolgt über den Bericht "Änderungsprotokollposten löschen“

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Anwendungsprotokoll“ ist die Einrichtung dazu vorzunehmen.

Feld Beschreibung
Protokollnummern Nummernserie für die Erstellung der Protokollposteneinträge.
Protokollebene Anw.-Protokoll Mögliche Optionen sind:

Leer
Es erfolgt keine Protokollierung.

Niedrig
Fehler werden protokolliert.

Hoch
Fehler und Hinweise
Löschstufe Anw.-Protokoll An dieser Stelle wird festgelegt, welche Arten von Posten gelöscht werden sollen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Leer
Kein Löschvorgang.

Hinweise
Nur Logeinträge der Art "Hinweis“ werden gelöscht.

Hinweise + Verarbeitete Protokolleinträge
Es werden Logeinträge und als korrigiert gekennzeichnete Einträge gelöscht.

Verarbeitete Protokolleinträge
Es werden alle verarbeiteten Protokolleinträge gelöscht.

Alle
Alle Protokolleinträge werden gelöscht
Bereinigung Anw.-Protokoll Datum Zeitformel für die Bereinigung der Anw.-Protokollposten. Zum Beispiel "-2M" (es würden alle Posten bis vor 2 Monaten gelöscht, sofern die eingestellten Bedingungen zutreffen).

Hinweis

Empfehlung zur Einrichtung "Löschstufe Anw.-Protokoll“: Wählen Sie zunächst erstmal nur die Einstellung "Hinweise + Verarbeitete Protokolleinträge“. Gerade zu Beginn sollten Sie Ihre "Fehler“-Posten genau prüfen und auch die Abarbeitung kontrollieren.

Stapellauf Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Durch die diversen Stapel werden sehr viele Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Führen Sie den Stapellauf "Bereinigung Anwendungsprotokoll“ daher regelmäßig aus. Die grundlegende Einrichtung erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

[Bericht 5008677]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange aufrufbare Berichtsanfrageseite können Sie diese nach Bedarf einrichten. Die Vorbelegung kommt aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und kann dort passend hinterlegt werden.

Abrechnungsaufteilung#

Je nach Art der Versorgung trägt der Endkunde einen Teil der Versorgung mit. Die Ursachen sind zum Teil gesetzlich vorgeschrieben wie z.B. bei der gesetzlichen Zuzahlung oder dem gesetzlichen Eigenanteil oder es handelt sich um ein Aufzahlungsprodukt / Premiumartikel bei dem der Endkunde eine wirtschaftliche Aufzahlung leisten muss.

Das Modul Abrechnungsaufteilung ermöglicht die flexible Einrichtung und Berechnung von mehreren gleichzeitigen Aufteilungsarten, sowie die kundenspezifische Befreiungsregelung.

Hinweis

Die "Abrechnungsaufteilung" ist ein Modul, dessen Nutzung nur durch Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

Hinweis

Die nachfolgenden Einrichtungen beschreiben die Einrichtung im Best-Practice Anwendungsfall.

Abrechnungsaufteilung Einrichtung#

Öffnen Sie die "Abrechnungsaufteilung Einrichtung“ über die Anwendersuche. Sie können in der Einrichtung bis zu drei spezielle Abrechnungsaufteilungscodes in die dafür vorgesehenen Felder hinterlegen. Dies ist für die Abrechnungsaufteilungen notwendig. Nur die an dieser Stelle definierten Abrechnungsaufteilungscodes haben eine Auswirkung auf die in der Vertragsversionskarte zu hinterlegenden Gruppen für die gesetzliche Zuzahlung, den gesetzlichen Eigenanteil und die wirtschaftliche Aufzahlung.

Feld Beschreibung
Abrechnungsaufteilungscode 1 Gibt den ersten Abrechnungsaufteilungscode für eine Art der Abrechnungsaufteilung an (z.B "ZUZAHLUNG").
Abrechnungsaufteilungscode 2 Gibt den zweiten Abrechnungsaufteilungscode für eine Art der Abrechnungsaufteilung an (z.B "EIGEN").
Abrechnungsaufteilungscode 3 Gibt den dritten Abrechnungsaufteilungscode für eine Art der Abrechnungsaufteilung an (z.B "AUFZAHLUNG").
Standard Befreiung Abrechnungsaufteilung Gibt den Abrechnungsaufteilungscode für eine Standard Befreiung an (z.B. "ZUZAHLUNG")
Abrechnungsaufteilungscode Mehrkosten Gibt den Abrechnungsaufteilungscode für Mehrkosten an (z.B. "AUFZAHLUNG")

Abrechnungsaufteilungen#

Zu jedem Aufteilungscode erfolgt eine Grundeinstellung. Richten Sie diese auf der Seite "Abrechnungsaufteilungen“ ein.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code.
Beschreibung Interne Beschreibung.
Sortierung / Reihenfolge Gibt an, in welcher Reihenfolge die Aufteilungen berechnet werden. Dies ist wichtig, wenn eine Aufteilungsart auf Prozentsätzen beruht und andere Aufteilungsarten die Berechnungsgrundlage dafür mindern.

Ein Beispiel ist die Zuzahlung in Deutschland, bei der 10% vom durch den Eigenanteil geminderten Betrag berechnet werden.
Abrechnung Abruf Filter Filtercode, um die zu berechnenden Abrechnungsplanposten in eine Rechnung an den Endkunden abzurufen.

Der Filter wird für die automatische Rechnungserstellung verwendet.

Dies ist z.B. der Fall, wenn die automatische Rechnungserstellung bei Lieferung eingestellt wurde. Soll die Rechnung sofort fakturiert werden, kann dies im Abruffilter eingestellt werden.
Befreiung möglich Nur wenn das Feld gesetzt ist, kann in den jeweiligen Fenstern für die Hinterlegung der Befreiung eine Befreiung zu diesem Code hinterlegt werden.
Altersbefreiung bis Hier kann eine Einschränkung auf eine bestimmte Altersgruppe hinterlegt werden. Die Erfassung erfolgt nur in Zahlen z.B. 18 für 18Jahre. Bedeutung des Feldes "bis zum Erreichen des xx Lebensjahres“.
Altersbefreiung ab Hier kann eine Zahl eingetragen werden ab dem die Befreiung gilt.
Abrechnung über Das Feld bestimmt, wie die Aufteilung an den Endkunden und Rechnungsempfänger berechnet wird:

Urspr. Art und Nr.:
Über diese Option wird der ursprüngliche Artikel bzw. die Ressource der Abrechnungsplanzeile zur Aufteilung verwendet.

Abrechnungsressource:
Über diese Option werden die Ressourcen aus der Einrichtung "Auftragsarten Abrechnungsressource“ verwendet.
Ausweis Rechnungsempfänger Die Aufteilungsrechnung an den Endkunden wird immer auf Basis der Einzelpositionen durchgeführt.

Die Rechnung an den Rechnungsempfänger wird wahlweise auf Basis der Einzelpositionen oder betragsmindernd durchgeführt.

Betragsmindernd bedeutet hier, dass der Mehrbetrag, den der Endkunde bereits bezahlt hat, nicht gesondert aufgeführt, sondern mit dem Betrag verrechnet wird.
Ursachencode Code EIGEN = EIGEN
Code AUFZAHLUNG = EIGEN
Code ZUZAHLUNG – ZUZAHLUNG oder AUFTEILUNG

Der Ursachencode schreibt sich in die Debitorenposten und findet Anwendung im "Kontoauszug Zuzahlung“.
Min. Gutschriftsbetrag (MW) Hinterlegung eines Mindestbetrags, ab dem eine Gutschrift automatisiert erstellt werden soll.
Hinterlegen Sie hier einen "Dummy Wert“ von 10.000,00, um ein ungewolltes automatisiertes Erstellen von Gutschriften zu vermeiden.
Min. Rechnungsbetrag (MW) Hinterlegung eines Mindestbetrags, ab dem eine Rechnung automatisiert erstellt werden soll.

Wir empfehlen hier als Richtwert 5,00 – 10,00 je nach Code

Hinweis:
Es werden mehrere Vorgangsperioden berücksichtigt und die Rechnung erst erstellt, wenn der Betrag von 5,-Euro erreicht ist. Dies ist sinnvoll, wenn es bei Verbrauchsmaterial häufig nur Zuzahlungen von 2-3 Euro gibt pro Lieferung.
Mindestbetrag Partnerrolle Hinterlegen Sie hier die Partnerrolle für den die Mindestbeträge angewendet werden sollen. Partnerrolle = VS-GK
Versicherungsart
Befreiung Filter
Hinterlegen Sie hier für welche Versicherungsart keine Berechnung zum jeweiligen Code erfolgen soll. Beispielsweise fällt für folgende Versicherungsarten grundsätzlich keine gesetzliche Zuzahlung an:
Private Kostenträger, Berufsgenossenschaft, Beihilfe

Es handelt sich hier um den Feldwert im Zusatzfeld VS-ART.

Aufteilung Gruppe#

Auf der Seite "Aufteilung Gruppe“ richten Sie die Gruppierung/Zusammenfassung zur Berechnung der Abrechnungsaufteilung ein. Basis hierfür ist die Einrichtung in der "Abrechnungsaufteilungen Gruppenwert“. Diese Vorbelegung sollte nicht verändert werden.

Analog der gesetzlichen Zuzahlung und des gesetzlichen Eigenanteils ist es auch für die wirtschaftliche Aufzahlung möglich, Aufteilungsgruppen zu definieren.

In der Vertragsversionszeile kann die Gruppenzuordnung entsprechend vorgenommen werden.

Feld Beschreibung
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Code Eindeutiges Kürzel.
Beschreibung Interne Beschreibung.
Kennungscode
Zuordnungscode
Indexcode
Diese drei Codes werden später in die Abrechnungseinteilungen übernommen und erlauben eine Zusammenfassung.

Abrechnungsaufteilung Gruppenwert#

Diese Seite "Abrechnungsaufteilung Gruppenwert" dient ausschließlich dazu, die drei Kennzeichen für die Gruppen geordnet einzurichten, die später über die Einrichtung der Vertragszeilen den Abrechnungsaufteilungen zugewiesen werden können.

Feld Beschreibung
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Art Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Kennung
Bezeichnet die grundsätzliche Verwendungsart z.B. Gebrauchsartikel, Verbrauchsartikel

Zuordnung
Gibt innerhalb der Kennung die Hierarchie an z.B. (H)auptartikel, (Z)ubehör

Index
Dient der Unterscheidung, wenn eine Kennung mehrfach im Vertrag vorkommt, z.B. bei zwei separaten Gebrauchsartikeln mit dem jeweiligen Zubehör.
Code Eindeutiger Code zur jeweiligen Art.
Beschreibung Interne Beschreibung.

Partnerrollen Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite "Partnerrollen Abrechnungsaufteilung“ wird die Abrechnungsaufteilung für die Partnerrolle definiert.

Eine Abrechnungsaufteilung ist nur für Rechnungsbeträge an bestimmte Rechnungsempfänger notwendig. Die Partnerrollen dieser Debitoren können hier mit der möglichen Abrechnungsaufteilung hinterlegt werden. Für andere Debitoren wird keine Abrechnungsaufteilung in Betracht gezogen.

Hinweis

Es ist zu beachten, dass an dieser Stelle immer "Paare“ eingetragen werden, auch wenn später in der Detaildefinition diese Partnerrolle nur "einseitig“ ausgeführt wird.

Feld Beschreibung
Partnerrolle Gibt an, für welche Partnerrolle dieser Datensatz gültig ist.
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Beschreibung Interne Beschreibung.

Auftragsarten Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite "Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ müssen alle Verkaufsauftragsarten mit den Aufteilungscode welche Anwendung finden sollen, hinterlegt werden.

Hinweis

Ausschließlich für die hier hinterlegten Auftragsarten wird innerhalb der Vorgangsabwicklung eine Abrechnungsaufteilung zum hinterlegten Aufteilungscode berechnet.

Feld Beschreibung
Auftragsart Gibt an, für welche Auftragsart dieser Datensatz gültig ist.
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Beschreibung Interne Beschreibung.
Erstellung Abrechnungseinteilung Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Leer:
Keine automatische Erstellung der Einteilung.

Lieferung:
Beim Liefern eines Auftrages wird automatisch die Abrechnungsaufteilung zu den Abrechnungsplanzeilen berechnet.
Erstellung Abrechnung Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Leer:
Keine automatische Erstellung der Verkaufsrechnung.

Lieferung:
Beim Liefern eines Auftrages wird automatisch die Abrechnungsaufteilung zu den Abrechnungsplanzeilen berechnet.

Auftragsarten Abrechnungsressource#

Die hier angelegte Einrichtung dient der Zuordnung der korrekten Ressource und zur Abrechnungsart der wirtschaftlichen Aufzahlung. Diese wird zunächst als "Qualitätsaufschlag“ Ressource vorbelegt. Je nach Leistungserbringer ist diese Bezeichnung entsprechend anpassbar. Auswirkung hat die Auftragsart "Abrechnungsressource" nur, wenn Art und Ursprung auf "Ressource" stehen.

Abrechnungsaufteilungen werden in der Verkaufsrechnung an den Endkunden verwendet, um dessen Abrechnungsanteil darzustellen. Im Gegenzug mindert der entsprechende negative Betrag den Rechnungsbetrag des Rechnungsempfängers bei Aufteilungscode "EIGEN" und "ZUZAHLUNG".

Abrechnungsaufteilungen können wahlweise über "Art" und "Nr." der Originalposition oder über Ressourcen umgesetzt werden. Bei der Nutzung von Ressourcen, müssen diese in dieser Seite eingerichtet werden.

Abhängig vom MwSt.-Satz des Produktes oder der Dienstleistung, auf der eine Abrechnungsaufteilung basiert, ist es möglich, eigene Ressourcen und Arbeitstypen zu hinterlegen.

Feld Beschreibung
Auftragsart Gibt an, für welche Auftragsart dieser Datensatz gültig ist.
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
MwSt.-Produktbuchungsgruppe Gibt an, für welche MwSt.-Produktbuchungsgruppe dieser Datensatz gültig ist.
Ressourcennr. Die Ressource die zur Abrechnungsaufteilung versendet wird.
Arbeitstypencode Optionaler Arbeitstypencode zur Ressource.
Beschreibung Interne Beschreibung.

Abrechnungsaufteilung Berechnung#

Für jede Abrechnungsaufteilung können auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ individuelle Codes angelegt werden. Über die hier hinterlegte Beschreibung zum Code wird auch die Textausgabe auf den Belegen gesteuert.

Feld Beschreibung
Abrechnungsaufteilung Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Code Eindeutiger Code (Kürzel).
Beschreibung
Beschreibung 2
Beschreibung für die Ausgabe auf Belegen.
Bemerkung Interne Bemerkung.
Sperrkennzeichen Wenn gefüllt, darf der Datensatz nicht gelöscht werden.

Hinweis

Wird die Beschreibung "Leer“ gelassen und stattdessen die Beschreibung 2 genutzt, dann bleibt der Artikel / Ressourcen Text erhalten. Ansonsten wird dieser durch die hier hinterlegte Beschreibung ersetzt.

Im der KUMAVISION healthcare365 werden bereits einige vorkonfigurierte Codes ausgeliefert. Über die Funktion "Neu“ können Sie einen neuen Code anlegen.

Nomenklatur der Codes:

Abkürzung Beschreibung
E Die Kennzeichnung "E“ am Ende des Codes definiert die Menge (Basis) = bspw. Einzelpreis/Stück als Kalkulationsgrundlage der Aufzahlung.
PAU Die Kennzeichnung "PAU" gilt für eine Definition innerhalb der Pauschale.

Abrechnungsaufteilung Berechnungsart#

Über die Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ wird die Kalkulationsgrundlage zum Code hinterlegt. Dies umfasst zum einen die Höhe des Betrages, zum anderen auch die Zusammenfassungskriterien. Die Zusammenfassungskriterien erlauben eine individuelle, zeitliche und logische Zusammenfassung der Zeilen.

Sie können diese Seite direkt aufrufen oder markieren den jeweiligen Code auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ und rufen die "Berechnungsarten“ im Menüband auf.

Feld Beschreibung
Abrechnungsaufteilung Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Code Dieser stammt aus der Einrichtung der "Abrechnungsaufteilung Berechnung“.
Fest/Prozent An dieser Stelle wird die Berechnungsart definiert. Zur Auswahl stehen:

Festbetrag:
Wird die Art "Festbetrag“ gewählt, dann wird entsprechend dem "Mengenbezug“ und "Zusammenf. Beleg“ immer der definierte Festbetrag als Aufzahlung ermittelt.

Differenz:
Wird die Art "Differenz“ gewählt, dann werden für die Berechnungsart:

Die Felder "Wert“, "Min. Betrag“, "Max. Betrag“ geleert und sind nicht editierbar. Bei der Erstellung der Abrechnungsplaneinteilungen für diese Berechnungsart wird ein Abrechnungsbetrag als Differenz zwischen dem VK-Preis aus dem Artikel/Ressource gemäß der Preisfindung für den Versicherten und dem VK-Preis der Abrechnungsplanzeile ermittelt. Ist der so ermittelte Differenzbetrag kleiner oder gleich 0, wird für diese Berechnungsart keine Abrechnungsplaneinteilung erstellt.

Prozent:
Wird die Art "Prozent“ gewählt, wird der Prozentwert vom Gesamtbetrag ermittelt und als Aufzahlung in Rechnung gestellt. Hier ist der Mengenbezug irrelevant.
Betrag / Wert Tragen Sie hier den zugehörigen Wert zur jeweiligen Option "Festbetrag“ oder "Prozent“ ein.
Wert inkl. MwSt. Gibt an, ob der Wert inklusive Mehrwertsteuer ist. Die Berechnung des MwSt-Satzes erfolgt anhand der MwSt.-Buchungsgruppe der späteren Abrechnungsplanzeile.
Min. Betrag
Max. Betrag
Bei Prozentsätzen kann hier ein minimaler und maximaler Betrag angegeben werden.
Begrenzung auf Auftragswert Wenn das Feld gesetzt ist, wird der berechnete Wert durch den Auftragswert beschränkt.
Mengenbezug Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Leer:
Die Menge und Einheit haben keinen Einfluss. D.h. die Berechnung erfolgt für die Position.

Menge:
Die Menge hat Einfluss auf den zu berechnenden Betrag. D.h. Die Berechnung erfolgt pro Einheit.

Menge (Basis):
Die Menge (Basis) hat Einfluss auf den zu berechnenden Betrag. D.h. Die Berechnung erfolgt pro Basiseinheit, somit meist pro Stück.
Zusammenf. Gruppe Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Position:
Nur die betroffene Abrechnungsplanzeile wird berücksichtigt.

Kennung:
Die Berechnung erfolgt für alle Zeilen im Abrechnungsplan mit derselben Kennung. Z.B. für alle Gebrauchsartikel.

Kennung+Index:
Wie zuvor, jedoch auch mit demselben Index. Z.B. für alle Gebrauchsartikel und Index "1".

Keine:
Keine Zusammenfassung. D.h. alle Zeilen im Abrechnungsplan werden berücksichtigt.
Zusammenf. Horizont Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Monat:
Die Berechnung bezieht sich auf den Monat der Lieferung. (Entspricht dem Versorgungszeitraum)

Vorgangslaufzeit:
Die Berechnung bezieht sich auf alle Monate des Vorgangs. D.h. vom ersten bis zum letzten Versorgungszeitraum.

Unbegrenzt:
Keine zeitliche Einschränkung der Berechnung. D.h. nur einmalige Berechnung.
Zusammenf. Beleg Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Vorgang:
Berechnung nur innerhalb des Vorgangs. D.h. verschiedene Vorgänge werden separat betrachtet.

Vertrag:
Berechnung ist vorgangsübergreifend, jedoch derselbe Vertrag zwingend.

Vorgangsart:
Berechnung ist vorgangsübergreifend, jedoch dieselbe Vorgangsart zwingend.

Debitor:
Alle Vorgänge zum Debitor werden betrachtet.
Sperrkennzeichen Wenn gefüllt, darf der Datensatz nicht gelöscht werden.
Datenherkunft Die Datenherkunft "Lieferplaneinteilung“ ist zwingend bei Ermittlung der Aufzahlung innerhalb einer Pauschale auszuwählen, sofern die Kalkulationsgrundlage für die Aufzahlung der Artikel und nicht die Pauschale ist.

Die Berechnung der Abrechnungsaufteilung hat dann folgenden Lauf:

• Abrechnungsaufteilungen werden nur erzeugt, wenn Lieferungen erfolgt sind
• Es wird eine Abrechnungsaufteilung pro Lieferplaneinteilung erzeugt
• Es werden die Zusammenfassungsparameter ignoriert, da jede Lieferplaneinteilung einzeln betrachtet wird (alle weiteren Einstellungen sind möglich)
• Nr., Variante, Einheit und Beschreibung werden von der Lieferplaneinteilung übernommen
Einseitig Versicherter Wird der Wert auf "JA“ gesetzt, so wird lediglich eine Abrechnungsplaneinteilung für den Endkunden erstellt.

Setzen Sie den Wert auf "JA", wenn der Aufteilungscode "AUFZAHLUNG" (wirtschaftliche Aufzahlung) ist.
Einseitig Versicherung Wird der Wert auf "JA“ gesetzt so wird lediglich die Abrechnungsplaneinteilung zur Berechnung mit der Versicherung / Kostenträger erstellt.

Dies kann der Fall sein, wenn die Unternehmerische Entscheidung getroffen wurde die Zuzahlung nicht an den Endkunden zu berechnen.

Abrechnungsaufteilung Steuerung#

Über die Seite "Abrechnungsaufteilung Steuerung“ haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Kriterien die Anwendung der Aufteilung zu steuern.

Hinweis

Die Steuerung kann hier global erfolgen oder über den Eintrag des Aufteilungscodes im jeweiligen Feld in der Vertragsversionszeile, wenn dieser Code beispielsweise für einen gesamten Vertragsfindungsartikel Anwendung finden soll.

Feld Beschreibung
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Kriterium 1 Das Feld gibt an, welcher Artikel bzw. welche Ressource von der Abrechnungsaufteilung betroffen ist.

Folgende Kriterien können ausgewählt werden:

• Artikel
• Artikelfamilie
• Kalkulationsgruppe
• Stat. Artikelgruppe
• Hilfsmittelnummer
• Pharmazentralnr.
• Res. Gruppencode
• Abrechnungsgruppe 1
• Abrechnungsgruppe 2
Bezug Krit 1 Abhängig vom Kriterium 1 wird hier der Wert eingetragen für den dieser Anwendung finden soll. Bei der Option "Kriterium 1“ = Hilfsmittelnummer, kann im Feld "Bezug Krit 1“ auch eine kürzere als die 10stellige Hilfsmittelnummer hinterlegt werden z.B. 2-Steller oder 7-Steller.
Kriterium 2 Das Feld gibt an, welcher Debitor von der Abrechnungsaufteilung betroffen ist.

Folgende Kriterien können ausgewählt werden:

• Debitor
• Preisfindungsdebitor
• Verband
• Stat. Deb. Gruppe
• Alle
Bezug Krit 2 Abhängig vom Kriterium 2 wird hier der Wert eingetragen.

Wird im Feld "Kriterium 2“ der Wert "Alle“ eingetragen, bleibt das Feld "Bezug Krit 2“ leer.
Berechnungscode Gibt den Berechnungscode an, über den der Wert ermittelt wird.

Abrechnungsaufteilung Hierarchie#

Auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Hierarchie“ ist die grundlegende Hierarchie für die Ermittlung zur Aufteilung, in Abhängigkeit zu "Kriterium 1“ und "Kriterium 2“, hinterlegt.

Je kleiner die "Hierarchiestufe“ desto höher ist die Priorität.

Ablauf#

Debitor Befreiung Abrechnungsaufteilung#

Zusätzlich zur globalen Einrichtung einer Befreiung zu einer bestimmten Versicherungsart oder Altersgruppe, haben Sie die Möglichkeit, eine Befreiung individuell Debitor bezogen zu hinterlegen.

Über den Aufruf "Abrechnungsaufteilung Befreiung“ können Sie eine zeitlich begrenzte Befreiung für den jeweiligen Debitoren hinterlegen. Der Aufruf steht sowohl im Debitor, Marketing Cockpit oder eBox zur Verfügung.

In der Regel erfolgen die Einträge auf ein Jahr bezogen. Die Befreiung von der gesetzlichen Zuzahlung ist grundsätzlich immer vom Gültigkeitsdatum bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres.

Hier könnte jedoch auch ein unbefristeter Eintrag erfolgen für andere Aufteilungscodes. Die Eingabe eines "Gültig ab“-Datums ist Pflicht.

Feld Beschreibung
Debitorennr. Gibt an, für welchen Debitor die Angaben gelten.
Das Feld wird vorgefiltert.
Abrechnungsaufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Das Feld wird vorgefiltert.
Gültig ab Zeitpunkt ab dem der Eintrag gilt.
Gültig bis Zeitpunkt bis zu dem der Eintrag gilt.
Befreiung Gibt an, ob der Kunde im angegebenen Zeitraum befreit ist.
Grund Hier gibt es die Möglichkeit, optional einen Grund anzugeben:

Leer:
Kein Grund notwendig

Gesetzlich:
Gesetzliche Befreiung

Sonstiges:
Sonstige Gründe
Bemerkung Hier kann eine interne Bemerkung erfasst werden, beispielsweise wer die Information zur Befreiung initiiert hat.
Zustimmung Übermittlung Mehrkosten Einige Kostenträger fordern die Übermittlung der Mehrkosten (wirtschaftliche Aufzahlung des Endkunden) in der elektronischen Abrechnung. Nur wenn hier der Haken für die Zustimmung zur Übermittlung gesetzt ist, werden diese Daten in der elektronischen Abrechnung ausgewiesen sofern der Aufteilungscode in der "Abrechnungsaufteilung Einrichtung“ im Feld "Abrechnungsaufteilungscode Mehrkosten“ hinterlegt ist.

Für die Übermittlung von Informationen an die Krankenkasse, die nicht durch eine gesetzliche Regelung abgedeckt ist, ist nach § 127 Abs. 7 S. 4 SGB V eine Einwilligung durch den Patienten erforderlich.

Auswirkung im Liefer-/Abrechnungsplan#

Lieferplan#

Wird im Lieferplan ein Artikel verwendet, für den eine wirtschaftliche Aufzahlung eingerichtet ist, so wird der Artikel im Feld "Nummer" in der "Lieferplanzeile“ farblich in rot dargestellt. Dies weist Sie daraufhin, dass es sich um einen Artikel mit einer wirtschaftlichen Aufzahlung handelt.

Zusätzlich wird der Aufzahlungsbetrag, der für den Kunden anfällt, in der Infobox "Lieferplanzeileninfo“ als Hinweistext mit ausgegeben.

Die Darstellung erfolgt nur für die den Aufteilungscode zur wirtschaftlichen Aufzahlung.

Abrechnungsplan#

Der berechnete Betrag zur Abrechnungsaufteilung wird summiert in der Abrechnungsplanzeile im Feld "Aufteilungsbetrag ges.“ dargestellt. Durch Anwahl des Feldes mit dem dort hinterlegten Wert öffnet sich die dahinterliegende Seite "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“.

Wie sich die Summe zusammensetzt, ist in der Seite "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ hinterlegt. Hier sind alle Aufteilungscode mit den zugehörigen Werten dargestellt.

Feld Beschreibung
Aufteilungscode Gibt an, für welche Abrechnungsaufteilung dieser Datensatz gültig ist.
Abrechnungsart Gibt an, für welche Abrechnungsart dieser Datensatz gültig ist.

Wenn der Datensatz für alle Abrechnungsarten gilt, ist das Feld leer.
Reihenfolge Dient der Sortierung in der Reihenfolge der Berechnung.
Berechnungscode Gibt an, welcher Berechnungscode anhand der Steuerung gefunden wurde.
Basisbetrag Hier steht die Berechnungsgrundlage.
Berechneter Betrag Gibt das Ergebnis der Aufteilungsberechnung an.
Aufteilungsbetrag Wird mit dem "Berechneten Betrag“ gefüllt, kann jedoch manuell überschrieben werden.
Manueller Betrag Wird der Aufteilungsbetrag überschrieben, wird das Feld automatisch gesetzt. Wird das Feld zurückgesetzt findet eine Neuberechnung statt.
Min. Betrag
Max. Betrag
Die Felder werden aus der Berechnungsart zur Information übernommen.
Manuell erzeugt Wird ein Datensatz manuell angelegt z.B., wenn es keine automatische Ermittlung gibt, wird dieses Feld gesetzt.

Wird in der Berechnung der Abrechnungsaufteilung eine gemeinsame Behandlung bestimmter Zeilen notwendig, so werden diese über eine Gruppe logisch zusammengefasst werden. Siehe Einrichtung "Aufteilung Gruppe“. Beim Erstellen des Abrechnungsplans werden diese in die Abrechnungsplanzeilen übernommen.

Abrechnungsplan, Erstellung der Abrechnungsaufteilungen#

Die Abrechnungsaufteilung erstellt zur Verwaltung der Beträge analog zur "normalen“ Einteilungen, Abrechnungseinteilungen aus dem Abrechnungsplan. Diese Einteilungen unterscheiden sich von den anderen Abrechnungsplaneinteilungen durch den jeweiligen Wert im Feld "Aufteilungsart“.

In den geplanten Abrechnungseinteilungen gibt es das berechnete Feld "Aufteilungsbetrag“, in dem alle Abrechnungseinteilungen zur selben Abrechnungsperiode aufsummiert angezeigt werden.

Bei der Lieferung eines Auftrages, der aus dem Lieferplan erstellt wurde, können die Abrechnungseinteilungen automatisch erstellt werden, wenn dies in der Einrichtung "Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ so eingestellt wurde.

Die beiden Funktionen "Abrechnungsdaten erstellen“ und "Rechnung abrufen“ ermitteln immer die Aufteilungen im Datumsfilter. Bei "Abrechnungsdaten erstellen“ ist dies nur bis zum aktuellen Datum der Fall beim Erzeugen von Rechnungen kann das Enddatum angegeben werden.

Hinweis

Sofern Sie bei der Berechnung der Aufteilung mit Mindestbeträgen (die Aufteilung wird erst ab einem bestimmten Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt) arbeiten, sollten Sie bei der Befreiung eines Kunden in jedem Fall die Funktion "Abrechnungsplan Aktualisieren“ auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Befreiung" ausführen. Es erscheint eine Abfrage, ob die zurückgehaltenen Mindestbeträge auf "befreit" gesetzt werden sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage mit "Ja". Anderenfalls fallen die zurückgehaltenen Mindestbeträge ab dem Zeitpunkt, ab dem der Kunde erneut Zahlungspflichtig wird, wiederholt in die Zuzahlungsbemessung hinein.

Manuelle Korrektur der Abrechnungsaufteilung im Abrechnungsplan#

Sofern der Betrag zur Aufteilung geändert werden muss, weil z.B. der Kostenträger einen abweichenden Betrag angegeben hat, kann dieser in "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ angepasst werden.

Klicken Sie in der Abrechnungsplanzeile auf den Betrag im Feld "Aufteilungsbetrag ges.“ und passen im Feld "Aufteilungsbetrag“ den Betrag wie gewünscht an. Sobald Sie hier eine manuelle Änderung vorgenommen haben, setzt sich ein Haken im Feld "Manueller Betrag“. Durch Entfernen des Hakens im Feld "Manueller Betrag“ wird der Betrag wieder auf den ursprünglich berechneten gesetzt.

Wurde eine gesetzliche Zuzahlung berechnet und sie erhalten die Mitteilung, dass der Debitor von der Zuzahlung befreit ist, dann hinterlegen Sie die Befreiung beim Debitor.

Hinweis

Eine beim Debitor hinterlegte Befreiung wirkt sich sofort auf alle bestehenden Rezeptvorgänge / Abrechnungspläne aus.

Informationsmanagement (IRM)#

KUMAVISION healthcare365 stellt mit dem Informationsmanagement (IRM) ein Tool zur Verfügung, welches individuell zur Verwaltung von notwendigen Dokumenten und deren Verkettung, d.h. automatischen Ausdruck mit weiteren Belegen genutzt werden kann.

Somit wird gewährleistet, dass Lieferungen nur erzeugt werden, sobald die passende Verordnung in der korrekten Qualität (z.B. im Original) vorliegt. Oder aber auch, dass Rechnungen an die Kasse nur dann erzeugt werden, sofern die Genehmigung hierfür vorliegt.

Neben den o.g. Funktionalitäten können Einrichtungen vorgenommen werden, die eine automatische Weiterführung der Dokumente für den nächsten Prozessschritt vorsehen. Es gleicht dem Prinzip eines Mahnwesens. Somit können nicht erhaltene Dokumente angemahnt werden.

Der Informationsmanager ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen.

Die jeweils benötigte Information wird in den Verträgen festgelegt und in die Vorgangsperioden übernommen. Der Informationsmanager ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden.

Sie können optionalen Informationsbedarf einsteuern und den aktuellen Status beobachten.

Neben der Anforderung und dem Erhalt der Information ist auch deren Wiederverwertung, d.h. Ausgabe ein zentrales Element.

Einrichtung#

Belegmerkmalsgruppen#

In Verbindung mit den Kommunikationsbelegen können Belegmerkmale automatisch mit ausgedruckt werden. Um den Ausdruck zu steuern, können in den Belegmerkmalsgruppen die passenden Filterungen hinterlegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Belegmerkmale“.

Einem Kommunikationsbeleg kann eine Belegmerkmalsgruppe zugewiesen werden. Soll das Belegmerkmal einer späteren Anforderung dienen, so muss dafür ein spezieller Kommunikationsbeleg erstellt werden.

Kommunikationspartner#

Die "Kommunikationspartner" definieren alle möglichen internen und externen Kommunikationspartner und stellen die Verbindung zur Anwendung her.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der den Partner identifiziert.
Beschreibung Beschreibung, welche Personengruppe damit angesprochen wird.
Partnerrolle Klassifiziert den Kommunikationspartner.

Beispiel:
Innerhalb der Art "Debitor“ könnte es die Partnerrollen zur Versicherung, zum Arzt und zum Vermittler geben.
"Erste Priorität“
"Zweite Priorität“
Über dieses Feld lässt sich der Kommunikationspartner auch dynamisch ermitteln.

Dabei wird ermittelt, ob unter "Erster Priorität“ und dann unter "Zweiter Priorität“ eine Datenquelle angegeben ist. Liefert die Datenquelle eine Partnerrolle, wird diese verwendet. Wird bei beiden Datenquellen keine Partnerrolle gefunden, wird die in diesem Datensatz angegebene Partnerrolle verwendet.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Partner laut Partnerrolle.

Kommunikationsstufe
Ermittelt die Partnerrolle aus der Adressteuerung der aktuellen Kommunikationsstufe.

Vorgangsherkunft
Ermittelt die Partnerrolle aus dem gleichnamigen Feld in der Vorgangsherkunft.

Kommunikationsbelege#

Die "Kommunikationsbelege" definieren alle möglichen Belege, egal ob zur Ausgabe von Information und/oder zur Anforderung von Information. Zu jeder Belegart kann angegeben werden, wie diese angefordert und der erhaltene Beleg abgelegt wird.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der den Beleg identifiziert (zum Beispiel: IM_VO – für die Verordnung, IM_EKV - für den Genehmigungsprozess, PO_PAT – für allgemeine Patienteninformationen).
Beschreibung Beschreibung des Beleges (zum Beispiel: Verordnung, eKostenvoranschlag, Patienteninformation).
Interne Belegart Hierüber wird der Bezug zur intern erzeugten Belegart definiert.

Dies ist z.B. notwendig, wenn der Beleg für die Verkettung verwendet wird (wie zum Beispiel: Lieferschein und Rechnung oder auch Betriebsstunden, Abliefernachweis und Kostenvoranschlag).
Vorgabe Methodencode Vor allem für interne Belegarten lassen sich damit weitere Konfigurationen über den Methodencode einrichten. Hier wird definiert, wann der Beleg mit welchen Belegtexten und Adressaten angefordert wird.
Anforderung Belegmerkmal Gibt an, mit welchem Belegmerkmal die Daten angefordert werden.

Wenn die Belegart nicht per Belegmerkmal angefordert wird, bleibt das Feld leer.
Vorschau Berichts-ID Hier wird der Report hinterlegt, der die Vorschau beim Druck anzeigt.
Anforderung
Berichts-ID
Gibt an, mit welchem Bericht die Daten angefordert werden, zum Beispiel: "Info Anforderung: 5007226".

Wenn die Belegart nicht per Ausdruck angefordert wird, bleibt das Feld leer.
Anforderung Codeunit-ID Gibt an, mit welcher Codeunit (=Schnittstelle) die Daten angefordert werden.

Wenn die Belegart nicht per Schnittstelle angefordert wird, bleibt das Feld leer. Die Nutzung der Schnittstelle muss zudem auch für den Kommunikationspartner aktiviert sein.

Beispiel:
Ist hier eine Codeunit für den EKV eingetragen, so müssen auch die Kommunikationspartner (Krankenkassen) dafür eingerichtet sein.
Anforderung Datenherkunft Das Feld gibt die Datenbasis für die Anforderung an.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Lieferplan
Alle Lieferplanzeilen.

Lieferplan / Gesamtmenge
Alle Lieferplanzeilen mit den summierten Mengen der jeweiligen Einteilungen innerhalb der Vorgangsperiode.

Abrechnungsplan
Alle Abrechnungsplanzeilen.

Abrechnungsplan / Gesamtmenge
Alle Abrechnungsplanzeilen mit den summierten Mengen der jeweiligen Einteilungen innerhalb der Vorgangsperiode.

Lieferung
Alle Zeilen einer Lieferung. Diese sind verbunden mit den zugehörigen Lieferplaneinteilungen.

Leer
Wenn die Belegart nicht angefordert wird.
Verknüpfte Tabellennr.
Verknüpfte Tabelle
Hier wird der Datenursprung der Information eingerichtet.
Fieldmapping ID
fieldmapping Printportal
Das Fieldmapping ist für die Verknüpfung mit dem DMS notwendig.
DMS Barcode Bei einer Verkettung von Belegen ist es möglich, direkt ein Dokument aus dem DMS auszuzugeben. Der DMS Barcode dieses Dokumentes wird hier angegeben.

Ist ein DMS Barcode in einem Kommunikationsbeleg hinterlegt, wird dieser bei Erstellung der Verketteten Belege immer den Belegen beigefügt.

Dies könnte dazu genutzt werden um z.B. ein Rückantwort-Deckblatt, die AGBs o.ä. mitzugeben.

Alternativ können dazu die Belegmerkmale verwendet werden.
Schema Hiermit ist es möglich, das Dokument innerhalb der Struktur im Aktenbaum anzuzeigen.
Ausgabeanweisecode Der Ausgabeanweisungscode dient hauptsächlich zur Ausgabesteuerung der OMS (Office Management System) Belege.
eBox Nachbearbeitung Nach der Archivierung von Dokumenten über die eBox, wird die hier definierte Seite automatisch geöffnet.

leer
AnwenderInnen bleiben in der eBox.

Marketing Cockpit
Es öffnet sich das Marketing Cockpit des zuvor bearbeiteten Kontakts.

Debitor
Es öffnet sich die Debitorenkarte.

Vorgangsperiode
Es öffnet sich die Vorgangsperiodenkarte.

Info.Anforderung
Die Info.Anforderung wird angezeigt.

Kommunikationswege#

Die "Kommunikationswege" definieren alle möglichen Kommunikationswege und steuern die interne Priorisierung.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der die Kommunikationswege identifiziert.
Beschreibung Beschreibung des Kommunikationswegs.
Qualität Das Feld gibt die grundsätzliche Art der Informationsübertragung an, wobei die Optionen qualitativ aufsteigend zu sehen sind.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
• Mündlich
• Kopie
• Original
Datenherkunft Das Feld gibt an, woher die Kommunikationsdaten in der Anwendung stammen.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
• Telefonnr.
• Faxnr.
• E-Mail
• Adresse
• Codeunit-ID (=Schnittstelle)
Relevanz Das Feld erlaubt eine Priorisierung innerhalb einer Art. Der höchste Wert hat die höchste Priorität.

Beispiel:
Eine Kopie kann per Schnittstelle, per Fax oder per Mail übertragen werden. Intern wird eine Schnittstelle bevorzugt und erhält die höchste Relevanz, vor Mail und abschließend Fax.

Eine externe Präferenz des Kommunikationspartners kann die interne Präferenz übersteuern.

Ein Kommunikationsweg wird in der Hierarchie ignoriert, wenn die dafür vorgesehenen Stammdaten nicht vorhanden sind. Das heißt, ist in der Einrichtung der Kommunikationsbelege keine Schnittstelle angegeben, so ist dieser Weg nicht möglich.

Für den Kommunikationsweg mit Qualität "Kopie" ist es möglich, für Debitoren, Kreditoren, Kontakten einen bevorzugten Kommunikationsweg zu hinterlegen. Für den Adressat "Sachbearbeiter“ wird bspw. der Kommunikationsweg (Kopie) OHNE verwendet, so dass hier keine Belege gedruckt oder anderweitig versendet werden.

Kommunikationsmethoden, -stufen und –texte#

Sollen Belege versendet, erinnert bzw. gemahnt werden, können hierzu verschiedene Methoden mit zugehörigen Stufen und Texten eingerichtet werden.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der die Kommunikationsart identifiziert.
Beschreibung Freie Beschreibung.
Max. Anzahl Gibt die maximale Anzahl von Kommunikationsstufen an.
Anzahl Zeilen Zeigt zur Kontrolle die Anzahl der eingerichteten Stufen an.
Abschlussaktion Wenn nach Ablauf der Fälligkeit der letzten Kommunikationsstufe keine Antwort erhalten wurde, kann eine Aktion ausgelöst werden.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Die letzte Stufe wird endlos wiederholt, bis die Information eintrifft.

Einverständnis
Keine Antwort wird als Einverständnis gewertet. Damit wird bspw. eine IA mit Info "OK" belegt.
Abschluss eBox Eintrag Hier kann angegeben werden, ob beim Erreichen der letzten Kommunikationsstufe ein eBox-LOG Eintrag erzeugt wird. Dieser kann im Nachgang manuell bearbeitet werden.

Über das Menüband können Sie über "Stufen" die Einrichtung der Kommunikationsstufen parametrisieren.

Feld Beschreibung
Nr. Nummer der Stufe, beginnend bei "1".
Toleranzperiode Diese Datumsformel gibt die Wartezeit (ab dem Basisdatum - siehe "Informationsanforderung“) bis zur Ausführung an.

Beispiel:
Der Wert "1W" definiert eine Wartezeit von einer Woche bis zur Versendung der Beleganforderung.

Der Wert gilt somit in den weiteren Stufen als Wartezeit nach der Fälligkeit.
Fälligkeitsformel Datumsformel zur Berechnung des Fälligkeitsdatums der Antwort.

Beispiel:
Der Wert "10T" errechnet ausgehend vom Versanddatum der Beleganforderung eine Fälligkeit in 10 Tagen.
Keine Adresssteuerung Wurde über die Kommunikationsstufe die Ermittlung des Kommunikationspartners (per Umleitung an Partnerrolle) konfiguriert, kann diese hier deaktiviert werden. Dies ist z.B. bei Kostenvoranschlägen sinnvoll, wenn die Kostenvoranschlagskasse über Filtercode in den Informationsanforderungen ermittelt wird (Kostenvoranschlagsmatrix).
Ausgabeanweisungscode Es kann in bestimmten Stufen Sinn machen, den Vorgabewert aus der Definition der Info Anforderung zu überschreiben. Beispielsweise wenn wie beim Kostenvoranschlag in der ersten Stufe die Beträge ausgewiesen werden sollen und in den folgenden Stufen nicht mehr.
Anforderung Beschreibung Es kann in bestimmten Stufen Sinn machen, den Vorgabewert aus der Definition der Info Anforderung zu überschreiben. Damit kann die Überschrift im Druckbeleg pro Stufe unterschiedlich sein.

Beispiel:
1. Stufe "Rezeptanforderung“ und 2. Stufe "Rezeptanforderung 1. Erinnerung“

Zu jeder Stufe ist ein Vor- und/ oder ein Nachtext einrichtbar, der über die Aufrufe "Vortext bzw. Nachtext" im Menüband geöffnet werden können.

Feld Beschreibung
Text Freier Text der zur jeweiligen Kommunikationsstufe ausgegeben wird.
Partnerrolle Als Filter kann die Partnerrolle erfasst werden. Es können hierbei bspw. unterschiedliche Texte für die jeweiligen Adressaten angegeben werden. Bei Verordnungen bspw. "Sehr geehrtes Praxisteam“ für die Partnerrolle "Arzt" und "Sehr geehrter Kunde/Sehr geehrte Kundin“ für die Partnerrolle des gesetzlich Versicherten.
Fehlercode Als Filter kann ein Fehlercode hinterlegt werden, so dass der Text nur in Verbindung mit einem Fehlercode erscheint.

Fehlen auf der Verordnung Angaben wie die Unterschrift, die Diagnose o.ä., können diese Fehlercodes bei sog. Formfehlerrezepten im weiteren Beleganforderungsprozess mit angedruckt werden. Dabei wird nicht der ausgewählte Code, sondern dessen Beschreibung ausgegeben (siehe Kommunikationsfehler).

Kommunikationsstatus#

Während einer Kommunikation gibt es verschiedene Ist-Zustände. Zu den möglichen Ist-Zuständen einer Belegart sollte jeweils ein Status definiert werden.

Dabei ist es sowohl möglich einen allgemeingültigen Status anzulegen, der von allen Belegarten verwendet wird, als auch einen eigenen Status pro Belegart.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der den Status identifiziert.
Beschreibung Freie Beschreibung.
Gesperrt Ja/Nein-Feld das später beim Setzen des Status eine entsprechende Sperrung oder Freigabe im Liefer- bzw. Abrechnungsplan veranlasst.
Status Das Feld gibt den Status an, der bei einer Verarbeitung der Info Anforderungen gesetzt wird. Zudem beachtet auch der Stapellauf zur Aktualisierung von Info Anforderungen diese Statusreihenfolge.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Keine Empfehlung, es sollte immer ein Status gesetzt werden.

Anf. erzeugt
Die Info Anforderung wurde erstellt.

Antw. abwarten
Die Info Anforderung wurde versendet und es wird auf eine Rückantwort gewartet.

Antw. Erhalten
Eine Antwort wurde erhalten. Dieser Status findet Verwendung, wenn bspw. die Verordnung im Haus ist, aber noch nicht archiviert wurde. In Standardprozessen wird für gewöhnlich von einer positiven = Info OK oder negativen Antwort = Info nicht OK bzw. keine Antwort erhalten ausgegangen.

Antw. nicht erhalten
Dieser Status wird verwendet vom Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" – wird nach letzter Fälligkeit ein eBox LOG Eintrag generiert, steht die Info Anforderung auf diesem Status und kann manuell weiterverarbeitet werden.

Info. nicht OK
Der Eingangsbeleg entspricht nicht den für den Prozess notwendigen Vorgaben. Je nach weiterführender Einrichtung kann in dem Fall eine Folge Info Anforderung ausgelöst werden, die eine Korrektur des Belegs initiiert.

Vertragsfreigabe
Dieser Status wird vom Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" verwendet, in Abhängigkeit von den Einrichtungen der Informationsvorlagen.

Info. OK
Enthält ein eingehender Beleg alle für den weiteren Prozess notwendigen Informationen, gibt der Info Anforderungsstatus dies mit Info OK aus.

Info. nicht notwendig
Dieser Status kann zum einen manuell über die Funktion im Menüband der Info Anforderung gesetzt werden und zum anderen wird er im Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" verwendet, bspw. bei der Prüfung von Kostenvoranschlägen, die erst ab einem definierten Betrag übermittelt werden müssen.

Komm.-Status Vorlagen#

Aus den angelegten Kommunikationsstatus können Vorlagen zusammengestellt werden, die anschließend den Info-Anforderungen zugeordnet werden.

Über die Anwendersuche gelangen Sie in die "Komm. Status Vorlagen". Das "+“ Symbol markiert die Funktion NEU. Mit NEU wird eine neue Komm.Status Vorlagenkarte geöffnet.

Die Einrichtung wird am Beispiel einer Verordnungsanforderung dargestellt:

Statuscode Beschreibung Gesperrt Status Anwendungsprotokoll Folgender Anf.code Folgender Vorl.code Folgender Statuscode
00 ANF ERZ VO Anf. erzeugt Ja Notwendig
10 ANF GES VO Anf. gesendet Ja Antw. Abwarten
20 ANT OK VO erhalten Nein Info OK
50 FORM VO Formfehler Nein Info nicht OK VO FORM FO VORM 00 ANF ERZ
55 K ANT VO nicht erhalten Ja Antwort nicht erhalten Fehler
60 ANFNN Anforderun nicht notwendig Nein Info nicht notwendig
Feld Beschreibung
Statuscode Der jeweilige Statuscode, der für diesen Anforderungscode möglich ist.
Beschreibung Freie Beschreibung.
Gesperrt Bedeutet, dass die Abrechnung oder Lieferplaneinteilungen in dem definierten Status gesperrt sind.

Das Feld wird aus den Kommunikationsstatus übernommen und kann hier nochmals geändert werden.
Status Das Feld wird nur zur Information aus dem Kommunikationsstatus angezeigt und kann nicht mehr geändert werden.
Anwendungsprotokoll Dieses Feld entscheidet, ob ein Eintrag im Anwendungsprotokoll bei Erreichen dieses Status geschrieben werden soll. Dieser Eintrag kann als Fehler oder Hinweis ins Anwendendungsprotokoll geschrieben werden (eBox LOG Eintrag).
"Folgender Anforderungscode“
"Folgender Vorlagencode“
"Folgender Statuscode“
Damit kann bei der Bewertung eines eingehenden Beleges mit "Info Anforderung Nicht OK“ ein Anforderungscode, Vorlagencode und Status für die Folge Info Anforderung angegeben werden. Wird hier nichts eingetragen, startet die Folge Info Anforderung mit dem ersten Statuscode und der dem gleichen Vorlagencode wie die urspr. Info Anforderung.
Technik Bearbeitungsstatus Werden die Info.Vorlagen im Zusammenspiel mit dem Bereich Technik (Call) genutzt, so kann ein Technik Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. Zum Beispiel im Wiedereinsatzprozess: Kostenvoranschlag genehmigt – wird in Technik Bearbeitungsstatus übernommen.

Kommunikationsfehler#

Die "Kommunikationsfehler" ermöglichen die Erstellung von eindeutigen Fehlercodes. Weiterführende Informationen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt "Kommunikationsfehler Vorlagen“.

Kommunikationsfehler Vorlagen#

Die "Kommunikationsfehler Vorlagen" ermöglichen die Gruppierung von Fehlercodes, die den Informationsanforderungen über den Fehler Vorlagencode zugeordnet werden können.

Eine Vorlage beinhaltet eine Liste möglicher Fehler, die im späteren Prozess auftreten können. Beispielsweise kann dieser Fehlercode für Verordnungen verwendet werden, auf denen notwendige Informationen zur Weiterbearbeitung fehlen (Versichertendaten, Versorgungszeitraum, Mengen, Datum, Arzt Unterschrift etc.).

Bei Funktion - Info Nicht OK in der Info Anforderung bzw. über die eBox erfolgt die Auswahl des Fehlercodes. Auf Basis dieses Fehlercodes lässt sich der Vor- oder Nachtext für die Info Anforderung vorbelegen.

Die Vor- und Nachtexte sind in den Info Anforderungen unter dem Inforegister "Info Anforderungstext" ersichtlich.

Komm. Ausgabeanweisungen#

Die "Komm. Ausgabeanweisung" dienen der Steuerung der Ausgabeoptionen in der Info.-Anforderung. Hier wird definiert, welche Zeilen der Info Anforderung angedruckt bzw. im EKV übermittelt werden.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der den Datensatz identifiziert (bspw. VO-KAUF oder KV-KAUF).
Beschreibung Freie Beschreibung.
Artikel nicht anzeigen Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen mit Art "Artikel" nicht ausgegeben. Bei VO-KAUF sollte der Haken nicht gesetzt sein, da es auf der Rezeptanforderung sinnvoll ist, die Artikel zu listen.
Ressourcen nicht anzeigen Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen mit Art "Ressource" nicht ausgegeben. Dies ist sinnvoll bei Lieferscheinen (Code LS), da hier die Ausgabe der Artikel erfolgen soll und nicht die der Ressourcen.
Preise nicht anzeigen Wird der Haken gesetzt, werden keine Preisinformationen ausgegeben. Bei der Anforderung von Verordnungen ist der Haken zu setzen. Bei der Anforderung für Kostenvoranschläge sollen hingegen Preisinformationen mitgegeben werden.
Zeilen ohne Betrag nicht anzeigen Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen, die keinen Betrag enthalten bei der Ausgabe ignoriert.
Technik Zeilen nicht anzeigen Wird der Haken gesetzt, werden die Technikzeilen ausgeblendet.
Vorgangslaufzeit anzeigen Soll die Vorgangslaufzeit mit ausgegeben werden, wird der Haken gesetzt.
Gerätereferenz Soll auf die Gerätereferenz geprüft werden, muss der Haken gesetzt sein. Nur bei Info Anforderungen mit diesem Haken wird die hinterlegte Gerätereferenz ausgegeben.

Info. Anforderungsfilter#

Der Info Anforderungsfilter wird verwendet, sofern ein Kostenträger bspw. den Kostenvoranschlag an eine separate Kostenvoranschlagsstelle übermittelt bekommt. Die Einrichtung ermöglicht eine Adresssteuerung basierend auf verschiedenen Vorgangskriterien an einen hier definierten Kontakt.

Ursprünglich verwendet wurde der Filter zur Steuerung von Kostenvoranschlägen – auf Basis des Postleitzahlengebietes eines Versicherten – an die zuständigen Kostenvoranschlagsstellen.

Aufgrund der Nutzung des elektronischen Kostenvoranschlags ist eine Steuerung über den Info Anforderungsfilter nur noch in Ausnahmefällen notwendig.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code.
Beschreibung Beschreibung des Beleges.

Wird ein Anforderungsfilter zur Bearbeitung geöffnet können zwei Filterarten angegeben werden.

Inforegister Info. Anf. Postleitzahlenbedingung#

Auf dem Inforegister "Info. Anf. Postleitzahlenbedingung" werden Postleitzahlenbereiche definiert.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der den Postleitzahlenbereich identifiziert.
PLZ Code von/bis Angabe des Postleitzahlenbereichs.
Inforegister Info. Anforderungsfilterzeilen#

Auf dem Inforegister "Info. Anforderungsfilterzeilen" kann für Debitoren, Artikel und Ressourcen ein Filter eingerichtet werden. Die Postleitzahlenbereiche lassen sich dabei optional verwenden.

Feld Beschreibung
Lfd. Nr. Fortlaufende Nummer die automatisch vergeben wird.
Partnerrolle Filter auf die Partnerrolle.
Debitorennr.
Name
Filter auf die Debitorennummer und Name des Debitors.
Art/Wert Kriterium 1 Filter auf Artikel bzw. Ressource.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• leer
• Stat. Art HG/G/UG
• Hilfsmittelnummer
• Artikelnr.
• Ressourcennr.
• Artikelfamilie
Art/Wert Kriterium 2
Art/Wert Kriterium 3
Kriterium 4
Über diese Felder sind weitere Filterbedingungen einrichtbar.
In Kriterium 4 wird der Postleitzahlenbedingungscode eingetragen.
Anf. Partnerrolle
Anf. Partnernr.
Anf. Partnername
Wird in diesen Feldern ein Kommunikationspartner eingetragen, wird der Anforderungspartner einer Informationsanforderung damit übersteuert.

Informationsanforderungen#

Die Informationsanforderungen sind das Kernstück und beschreiben alle unterschiedlichen Anforderungen, die in den Prozessen vorkommen können. In den Informationsanforderungen werden diejenigen Parameter zusammengefasst, die für die Informationsanforderung (Informationsvorlagen) notwendig sind. Dazu wird festgelegt von wem, mit welcher Methode, welcher Statusreihenfolge und auf welchem Weg ein Beleg angefordert wird.

Beispiel:
"Kopie einer Verordnung pro Vorgangsperiode“

  • Der Beleg ist die Verordnung (Code VO)
  • Der Partner kann neben dem Arzt, der Patient, der Betreuer, das Heim etc. sein (Code ALLE)
  • Die Methode hat mehrere Stufen mit entsprechenden Fälligkeiten und Texten (Code VO-ANF)
  • Es wird eine Kopie angefordert (Anforderung Qualität KOPIE)
  • Die Anforderung soll für jede Vorgangsperiode erfolgen (Häufigkeit Immer)
Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code der die Anforderungsart identifiziert (bspw. VO, KV, BSTD, EKV).
Beschreibung Freie Beschreibung.
Anforderung Beschreibung Diese Beschreibung wird bei der Ausgabe des Beleges angedruckt (bspw. Verordnung Anforderung, Kostenvoranschlag, Betriebsstunden Anforderung).
Belegcode Gibt an, welche Information angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationsbelege.
Status Vorlagencode Die hier eingetragene Statusvorlage enthält alle für diese Anforderungsart notwendigen Status. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
Filtercode Siehe Info Anforderungsfilter. Das Feld ist ein optionales Feld.
Partnercode Gibt an, von wem die Information angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationspartner. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
Methodencode Gibt an, wann die Information mit welchem Text angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationsmethoden. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
Fehler Vorlagencode Siehe Fehler Vorlagencode. Diese Einrichtung ist bspw. bei Verordnungen sinnvoll (Formfehlern). Das Feld ist ein optionales Feld.
Ausgabeanweisungscode Siehe Ausgabenanweisungscode. Die Ausgabeanweisung kann hier bereits vorbelegt werden. In der Regel wird dies in der Info Vorlage eingerichtet. Das Feld ist ein optionales Feld.
Anforderungsqualität Gibt an, mit welcher Anforderungsqualität diese anzeigt wird. In der Regel wird dies in der Info Vorlage eingerichtet. Das Feld ist ein optionales Feld.
Anforderungswegecode Gibt an, welches der Standard Anforderungsweg ist, bspw. Per Post, EKV, Mail. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
Basisdatum Das Basisdatum wird für die Berechnung der Fälligkeiten für eine Info Anforderung verwendet.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Erstellungsdatum:
Das Erstellungsdatum der Info Anforderung. Sind andere Angaben nicht verfügbar, ist dies immer die Berechnungsgrundlage.

Vorgangsdatum:
Das Vorgangsdatum der Vorgangsperiode. Ist das Feld leer, wird die Info Anforderung sofort versendet auch, wenn eine Toleranz in der ersten Mahnstufe definiert ist. Wird das Vorgangsdatum eingetragen, wird auf dieses Datum in der ersten Stufe die Toleranz berechnet.
Anforderung
Anforderung Intervall
Anforderung Intervall Wiederholgungen
Das Feld gibt die Häufigkeit an, mit der die Information angefordert wird.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Einmalig:
Bei Anforderung Datenherkunft "Liefer- und Abrechnungsplan" nur in der ersten Vorgangsperiode. Bei Anforderung Datenherkunft "Lieferung" nur die erste Lieferung in der Vorgangsperiode.

Immer:
Bei jeder Vorgangsperiode bzw. jeder Lieferung.

Periodisch:
Anforderung laut Anforderung Intervall und Anforderung Intervall Wiederholungen.

Manuell:
Nur manueller Abruf möglich.
Anforderung Datenherkunft Das Feld wird aus dem Kommunikationsbeleg vorbelegt und kann hier nochmals geändert werden. Das Feld ist ein Pflichtfeld. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Lieferplan
Datenherkunft basiert auf den Lieferplanzeilen.

Lieferplan Gesamtmenge
Daten werden über den Zeitraum (Vorgangslaufzeit) aus den Lieferplanzeilen abgebildet.

Abrechnungsplan
Datenherkunft basiert auf den Abrechnungsplanzeilen.

Abrechnungsplan Gesamtmenge
Daten werden über den Zeitraum (Vorgangslaufzeit) aus den Abrechnungsplanzeilen abgebildet.

Lieferung
Info Anforderung wird erst beim Buchen der Lieferung auf Basis der Daten aus den Lieferplanzeilen erzeugt. In den Vertragszeilen gibt es hierfür einen entsprechenden Haken, der dafür sorgt, dass Artikel dieser Zeile keine Sperrung durch die Info Anforderung erzeugen (Vertrag – Vertragsversion – Zeilen – IA nicht notwendig bei Datenherkunft Lieferung).

Hinweis:
Wurde eine Info Anforderung mit Datenbasis "Lieferung" gelöscht, kann diese über den gebuchten Lieferschein "Funktion – Aktion – Informationsanforderung erzeugen" wiederhergestellt werden.
Anforderung freigeben Wird eine Anforderung erstellt, muss diese zur Prüfung der Pflichtfelder freigegeben werden. Soll die Freigabe automatisch erfolgen, muss das Feld gesetzt werden. In Ausnahmefällen ist dies jedoch nicht erwünscht. In der Regel wird der Haken hier gesetzt.
Sperrbereich Der Sperrbereich definiert, ob die Info Anforderung die gesamte Vorgangsperiode oder nur die jeweilige Abrechnungsperiode sperren soll. Standard ist Vorgangsperiode, Die Einrichtung Abrechnungszeitraum ist sinnvoll bspw. bei Abliefernachweisen. Dabei soll der Abliefernachweis nur den Abrechnungszeitraum sperren, für den er erstellt wurde.

Informationsvorlagen#

Aus den verschiedenen Informationsanforderungen und Info Ausgabeanweisungen lassen sich Informationsvorlagen erstellen, um diese im Prozess vertragsbezogen zu verwenden. Rufen Sie sich hierzu die "Informationsvorlagen" über die Anwendersuche auf. Über "Neu" im Menüband können Sie eine neue Informationsvorlage anlegen.

Feld Beschreibung
Code Jede Vorlage benötigt einen eindeutigen Code.
Beschreibung Freie Beschreibung.
Anzahl Zeilen Zeigt zur Kontrolle die Anzahl der Belege an.

Beispiel:

Code Beschreibung Erläuterung
KAUF10 L:VO Abrechnung auf Basis Kauf.
Für die Lieferung ist eine Verordnung im Original notwendig.
KAUF42 L:VOK R:VO-KV Abrechnung auf Basis Kauf.
Für die Lieferung ist mind. eine Verordnung als Kopie und für die Abrechnung sind die Originalverordnung sowie ein Kostenvoranschlag notwendig.
PAU18 L:VOK R:VO-EKV Abrechnung über Pauschale.
Für die Lieferung ist mind. eine Verordnung als Kopie und für die Abrechnung sind die Originalverordnung sowie ein elektronischer Kostenvoranschlag notwendig.
Informationsvorlagenzeilen#

Wurde eine neue Informationsvorlage angelegt, kann diese über "Bearbeiten" mit den notwendigen Belegarten eingerichtet werden. Die Anzahl der Zeilen ist dabei nicht begrenzt.

Feld Beschreibung
Belegcode Gibt den Kommunikationsbeleg an, auf den sich die Anforderungszeile bezieht.
Das Feld dient zudem als Filter für die Auswahl der Informationsanforderungen in den Feldern: "Belieferung -/Abrechnung Anforderungscode".
Belieferung- / Abrechnung
Anforderungscode
Ein Anforderungscode wird eingetragen, wenn ein fehlender Beleg die Belieferung bzw. die Abrechnung sperren soll.

Ist die Anforderung nicht prozessrelevant, kann ein Anforderungscode hinterlegt werden, der über die Statuskette keine Sperre von Lieferplan bzw. Abrechnungsplan auslöst - mit dem die Information dennoch angefordert wird.

Hinweis:
Für die Rechnung wird kein Anforderungscode benötigt. Die Belegzeile wird für die Verkettung von Belegen eingerichtet. Zum Beispiel mit der Rechnung werden die Verordnung, Genehmigung und ggf. weitere Belege, die zuvor angefordert wurden, verkettet.
Belieferung- / Abrechnung
Beschreibung
Freie Beschreibung, die bei Auswahl des Belieferung-/Abrechnung Anforderungscode aus der Informationsanforderung vorbelegt wird.
Belieferung- / Abrechnung
Ausgabeanweisungscode
Siehe Komm. Ausgabeanweisungen.
Das Feld ist notwendig, um die Ausgabe von Informationen auf den Belegen zu steuern.
Belieferung- / Abrechnung
Antwort Qualität
Die erhaltene Antwort Qualität ist von derjenigen der versendeten Qualität (Mail, Fax etc.) unabhängig. Eingehend bedarf es vielfach eine Antwort mit Originaldokument. Die Qualität ist hierbei entscheidend dafür, ob die Anforderung ausreichend erfüllt wurde und die Prozesse der Belieferung/Abrechnung fortgeführt werden können.
Notwendig Dieses Feld bestimmt, ob die Info Anforderung zu diesem Beleg im Lieferplan bzw. Abrechnungsplan bei Anlage des Vorgangs erstellt wird, oder im Prozessverlauf optional (bei Bedarf) hinzugefügt werden kann.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Es kann optional ein Beleg hinzugefügt werden.

Ja
Direkte Übernahme in die Vorgangsperiode bzw. in den Liefer- /Abrechnungsplan.
Bedingung Sind Belege abhängig vom vorherigen Beleg (bspw. Rezept vor Kostenvoranschlag notwendig) und sind nicht parallel bearbeitbar, kann diese Information hier hinterlegt werden.

Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Direkte Anforderung ohne Bedingung.

Wenn Vorgänger freigegeben
Ausführung erfolgt erst, wenn die Information zum direkten Vorgänger in der Liste erfolgreich erhalten wurde.

Wenn alle Vorgänger freigegeben
Ausführung erfolgt erst, wenn die Information zu allen Vorgängern in der Liste erfolgreich erhalten wurde.

Wenn Lieferung freigegeben
Ausführung erfolgt erst, wenn die Lieferung freigegeben ist.
Minimalbetrag Hier kann ein Minimalbetrag angegeben werden, ab dem eine Info Anforderung ausgeführt werden soll.

Wird der Minimalbetrag unterschritten, wird eine Info Anforderung zwar angelegt, jedoch beim Abruf auf "Nicht notwendig" gesetzt. Diese Funktionalität wird in der Regel Kostenvoranschlägen verwendet.
Freigabe übernehmen Wird hier ein Wert eingetragen, dann wird nach dem Erstellen der Info Anforderung geprüft, ob es bereits eine positiv beantwortete Info Anforderung für denselben Kommunikationsbeleg aus einem früheren Zeitraum gibt, deren Antwort auch für diese Info Anforderung gültig ist.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Debitor
Alle Info Anforderungsbelege zum Debitor werden geprüft.

Vorgangsperiode
Der Info Anforderungsbeleg zur vorherigen Vorgangsperiode wird geprüft. (D.h. die Option hat in der ersten Vorgangsperiode keine Funktionalität).Die Funktion ist anwendbar bspw. bei E1 : E2 Versorgungen, bei denen eine Verordnung ausreicht.

Info Anforderung
Diese Option ist nur gültig in Verbindung mit dem Wert aus Freigabe von Nr. Hierbei wird die Freigabeinformation einer bestehenden Info Anforderung übernommen. Die Funktion ist anwendbar bspw., wenn eine Information notwendig ist, die für alle weiteren Vorgänge gilt.

Paketverfolgungsnr.
Die Paketverfolgungsnummer gibt den Beleg frei. Verwendet wird dies bspw. beim Abliefernachweis.

Monat, Paketv. oder Monat Paketv. oder Liefernachweis
Diese Optionen werden für Abliefernachweise genutzt, da bspw. innerhalb eines Monats bei Pauschalen nicht mehr als ein Abliefernachweis erforderlich ist.
Damit die automatisch bearbeiteten Abliefernachweise nicht den Status "Info. OK“ erhalten, kann im Feld "Neuer Status nach Übernahme Freigabe" der Status "Vertragsfreigabe" gesetzt werden. Dieser Status muss damit auch zwingend in den Kommunikationsstatus vorhanden sein.

Beim Erzeugen eines neuen Abliefernachweises wird anhand der Einstellung in der Informationsvorlage geprüft, ob die Freigabe sofort übernommen werden kann. Damit wird je nach Einstellung entweder der vorgegebene Status oder der Status der zugrundeliegenden Info Anforderung gesetzt.

Nach dem Erzeugen der Info Anforderung wird auch beim Aktualisieren der Info Anforderungen geprüft, ob die Freigabe übernommen werden kann.
Neuer Status nach Übernahme Freigabe Hier kann ein Status vorgegeben werden, der bei Übernahme einer Freigabe in der Info Anforderung gesetzt wird.

Beispiel:
Bei einer Stomapauschale: Freigabe übernehmen = Paketverfolgungsnr. oder Monat, Neuer Status nach Übernahme Freigabe = Vertragsfreigabe
Freigabe nur wenn notwendig Der Haken muss gesetzt werden, wenn Freigabe übernehmen mit Monat oder Paketv. oder Monat definiert wurde.
Gruppierung Die Gruppierung wird im Rahmen der periodenübergreifenden Info Anforderungen verwendet. Im Prozess wird dies genutzt für die Übermittlung eines Kostenvoranschlags, der mehrere Perioden zusammenfasst.

Hinweis:
Für diese Funktionalität ist die gleichzeitige Anlage der entsprechenden Perioden zwingend erforderlich.

Vorparametrisierte Belegcodes (Kommunikationsbelege) werden bereits in KUMAVISION healthcare365 bereitgestellt. Im nachfolgenden werden die wesentlichen näher erläutert:

IM_ABL
IM_ABL ist für das eingehende Dokument also klassischerweise für den unterschriebenen Lieferschein. Dabei kann je nach Einstellung des IRM die Paketnummer, die Info Anforderung zu diesem Belegcode auf "Info OK" setzen.

Hier kann durch die interne Belegart Abliefernachweis (Kommunikationsbeleg) ein automatischer Rückscan mit Zuordnung stattfinden. Alternativ setzt je nach Einrichtung die Paketnummer die zugehörige Info Anforderung mittels des Stapels "Info Anforderung aktualisieren" auf "Info OK". Die Datenherkunft ist in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung LIEF-N), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung im Vorgang aufgeht. Die Info Anforderung ist über die Herkunftsbelegnummer mit der gebuchten Verkaufslieferung verknüpft. Dadurch kennt der Rückscan des Lieferscheins oder die Rücklesung der Paketnummer die Info Anforderung und kann diese auf den Status "Info OK" setzen.

Da in der Regel mit dieser Info Anforderung die Abrechnung gesperrt wird, bis der Lieferscheinrücklauf oder die Paketnummer eingegangen sind, bietet es sich an, die Einrichtung in der Informationsvorlage nur auf der Abrechnungsseite einzutragen.

Wichtig ist weiterhin bei Einrichtung der Informationsanforderung, dass der Sperrbereich auf Abrechnungsperiode gestellt wird. Damit ist sichergestellt, dass die zugehörige Info Anforderung genau den Abrechnungszeitraum sperrt, für den sie gedacht ist.

Klassischerweise findet dies Verwendung bei Monatsabrechnungen wie Stoma, Kontinenz, Sauerstoff, etc., bei denen ein Liefernachweis zur Abrechnung benötigt wird.

Die Adresssteuerung für die Info Anforderung wird über den Methodencode eingerichtet. Wird weder ein unterschriebener Lieferschein noch eine Paketnummer erhalten, kann durch die Adresssteuerung der Mahnadressat definiert werden, zum Beispiel Verkäufer / Außendienst / Betreuer.

Hinweis

Der Methodencode muss bei IM_ABL zwingend anders sein als bei IM_LS.

IM_LS
IM_LS steht für das ausgehende Dokument, klassisch der ausgehende Systemlieferschein (gebuchte Verkaufslieferung). Die interne DMS Belegart im Kommunikationsbeleg ist Lieferung. Dieser Kommunikationsbeleg findet selten Anwendung in der Informationsvorlage, sondern dient als Hintergrundeinrichtung für allgemeingültige Einrichtungen, wie z.B. Adresssteuerungen oder Belegmerkmale, die mit der Lieferung versendet werden sollen.

Anwendungsfall:
Es soll die Vorgangslaufzeit mit auf dem Lieferschein angegeben werden. Somit kann der IM_LS in den Informationsvorlagen eingetragen werden. Die entsprechende Ausgabeanweisung definiert hierbei die Ausgabe der Vorgangslaufzeit. Zu IM_LS wird in der Regel keine Adresssteuerung eingerichtet. Somit wird die Lieferanschrift aus dem Lieferplan oder dem Debitor und seinen Adressen eingesteuert.

IM_EB
IM_EB steht für die Empfangsbestätigung resp. Einweisung hat stattgefunden. Auch hier ist die Datenherkunft in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung aufgeht.

Unterschied zum IM_ABL ist, dass die Info Anforderung einmalig erstellt wird. Damit muss die Einrichtung in den Informationsvorlagen auf der Abrechnungsplanseite erfolgen und nicht auf der Lieferplanseite. Der Sperrbereich in der Info Anforderung steht auf Vorgangperiode, da für die gesamte Periode die Empfangsbestätigung einmalig benötigt wird. Solange diese nicht vorhanden ist, soll der gesamte Vorgang gesperrt werden.

IM_EB wird standardmäßig in den Informationsvorlagen der Erstauslieferungsperioden (z.B. E1) eingesteuert. Klassisches Beispiel sind Gerätepauschalen, bei denen in der ersten Periode das Gerät ausgeliefert wird.

Wenn für jede Gerätlieferung (beispielsweise Tauschgeräte) eine Info Anforderung IM_EB erzeugt werden soll, dann muss dieser Belegcode in jeder Periode (Folgeperiode) vorhanden sein. Die Info Anforderung muss dann auf Anforderung = Immer stehen, so dass bei jeder Lieferung eine Info Anforderung erzeugt wird.

Hinweis

Bei dieser Einrichtung erstellt sich bei Zubehörlieferungen ebenfalls eine Info Anforderung. Dies kann unterbunden werden, indem die Vertragszeile für Zubehör im Feld "IA nicht notwendig bei Datenbasis Lieferung" mit "JA" angelegt wird. Damit werden Info Anforderungen für Zubehörlieferungen direkt auf den Status Vertragsfreigabe (Einrichtung Informationsvorlage) gesetzt.

Informationsvorlagenzeilen Verkettung#

Eine Informationsvorlagenzeile kann so konfiguriert werden, dass die Ausgabe des Belegs zusammen mit weiteren Belegen erfolgen kann.

Der Aufruf für die Einrichtung erfolgt auf der Informationsvorlagenzeile stehend über "Menüband > Zeile > Verkettete Belege".

Feld Beschreibung
Belegcode Der Belegcode gibt den Kommunikationsbeleg an, mit dem die ausgewählte Informationsvorlagenzeile verkettet werden soll. Neben allen Belegen, die über die Informationsanforderung erstellt werden, ist auch eine Verkettung für Lieferschein und Rechnung möglich. Diese müssen somit auch als Kommunikationsbelege angelegt sein und in der Informationsvorlagenzeile eingetragen werden.
Bereitstellungsart Die Bereitstellungsart definiert die Optionen für die Herkunft des Beleges bei der Verkettung.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Archiv
Das Dokument wird über die "DMS Nr.“ aus dem Archiv geholt.

Original
Das Dokument wird ausschließlich als Original manuell dem Beleg hinzugefügt.

Zuerst Original
Ist das Original im Haus, wird dieses manuell dem Beleg zugeordnet. Wurde das Original bereits verarbeitet, wird das Dokument aus dem Archiv hinzugefügt.
Richtung Eingehend (bspw. gescannte Belege)
Ausgehend (bspw. gedruckte Belege)
Anf.Statuscode Filter für den Ausdruck basierend auf dem Info Anforderungsstatus.
Belegfilter Filter für den Ausdruck mit den Optionen:

Alle Belege
Es werden alle Belege einer Info Anforderung verkettet.

Erster Beleg
Es wird der erste Beleg einer Info Anforderung verkettet.

Letzter Beleg
Es wird der letzte Beleg einer Info Anforderung verkettet.

Einrichtung im Vertrag bzw. der Vertragsperiode#

Hinterlegung der Informationsvorlage#

Im "Vertrag > Vertragsversion > Perioden > Info Vorlage" wird derjenige Informationsvorlagencode hinterlegt, die bei Vorgangsanlage in die Vorgangsperiode übernommen wird und den Prozess belegseitig steuert.

Prozess der periodenübergreifenden Kostenvoranschläge#

Einige Kostenträger Kassen fordern die Einreichung von Kostenvoranschlägen periodenübergreifend. Das bedeutet, innerhalb einer Vorgangslaufzeit für die erste Abrechnung bspw. mit Leistungskennzeichen "08" und ab der 2. Abrechnung das Leistungskennzeichen "09". Damit dies mit einem Kostenvoranschlag erfolgen kann, wurde der Prozess des periodenübergreifenden Kostenvorschlags implementiert.

Bei diesem Prozess ist zu beachten, dass die Verlängerungsart der ersten Periode auf "Bei Anlage" steht und der Gruppencode in der Info Anforderung auf "JA" bei der Belegart für Kostenvoranschläge gesetzt wird.

Zudem muss der Gruppencode in den Perioden der Vertragsversionskarte die erste Periode der Datenbündelung als Information enthalten, bspw. E1.

Funktionalität der Informationsvorlagen im Prozess#

Vorgangserstellung#

Bei Anlage einer Vorgangsperiode wird die Informationsvorlage aus der Vertragsperiode übernommen. Auf dem Inforegister "Info Anforderung Vorlage" wird diese mitgeführt und darunter die zu erstellenden Pflicht-Info Anforderungen angezeigt.

Feld Beschreibung
Anforderungscode Anzeige des Anforderungscodes.
Beschreibung Anforderung Beschreibung der Informationsanforderung.
Lieferung/ Abrechnung gesperrt Zeigt an, ob mindestens eine Anforderung der Zeile die Belieferung sperrt.
Anz. Anforderungen Zeigt die Anzahl der Anforderungen zur Zeile an.
Art Lieferung oder Abrechnung.
Bedingung Bedingung, wie in der Info.Anforderung hinterlegt.
Belegcode Zeigt an, welcher Kommunikationsbeleg die Basis bildet.
Debitorennr. Zeigt die aktuelle Debitorennummer an.
Gesendet mit Belegart / Belegnr./ Gesendet mit Tabellen-ID Wird verwendet, wenn bspw. Verordnungen für mehrere Vorgänge bzw. Vorgangsperioden verwendet werden und das Original bereits versendet wurde. Hier wird die zugehörige Rechnung und die Rechnungsnummer angezeigt.
Häufigkeit Häufigkeit aus der Einrichtung der Info Anforderung.
Interne Belegart Information aus der Einrichtung der Kommunikationsbelege.
Anz. Arch. Anforderungen Zeigt die Anzahl der archivierten Anforderungen zur Zeile an. Anforderungen werden automatisch archiviert, wenn bspw. eine Anforderung nicht beantwortet wurde und nun eine neue Anforderung mit höherer Kommunikationsstufe erzeugt wurde.
Letztes Anf.-Datum Zeigt an, wann die letzte ausstehende Anforderung gesendet wurde.
Nächstes Anf.-Datum Zeigt an, wann die nächste Anforderung gesendet wird.
Max. Anf.-Stufe Zeigt die höchste Anforderungsstufe aller ausstehenden Anforderungen an.
Antwort Qualität Zeigt die Antwortqualität gem. Einrichtung an.
Original Zeigt an wo sich das Original befindet. Folgende Optionen werden ausgegeben:

leer
Nicht bekannt.

Im Haus
Es wurde eine Info Anforderung mit Status "Info OK" beantwortet die mit Antwortqualität "Original" angegeben wurde.

Außer Haus
Es wurde eine Info Anforderung über die Funktion Rezeptoriginalversand versendet.
Original Bewegungsdatum Zeigt an, wann das Original zuletzt bewegt wurde.
Verkettete Belegposten Zeigt an, wie viele Belege zum aktuellen Dokument verkettet wurden.
Vorgangsnr./ Vorgangsperiodennr. Die Zugehörigkeit zu Vorgangsnr., Vorgangsperiodennr. wird angezeigt.
Vorlage Zeilennr. Anzeige aus welcher Vorlagenzeile diese Info Anforderung gebildet wurde.

Bei Freigabe von Lieferplan und Abrechnungsplan werden die Info Anforderungen mit Notwendig = JA erstellt und sind über den Lieferplan / Abrechnungsplan über "Info Anforderungen" ersichtlich.

Verkettete Belegposten#

Wird beim Belegausdruck beispielsweise beim Versenden des elektronischen Kostenvoranschlags die Verkettung mit der Verordnung ausgelöst, ist diese Information über die Info Anforderung des elektronischen Kostenvoranschlags über "DMS > Verkettete Belege" ersichtlich. Hier werden alle zu dem Beleg verketteten Dokumente aufgelistet.

Lieferstatus und Abrechnungsstatus in der Vorgangsperiode#

Jede Statusverwaltung in der Vorgangsperiode besteht immer aus zwei Feldern. Beide Felder sind jeweils berechnete Felder aus den Info Anforderungszeilen.

Feld Beschreibung
"Lieferstatus“
"Abrechnungsstatus“
Der Status selbst zeigt den ersten Statuscode der zugehörigen Info.-Anforderungszeilen an, der ein Kennzeichen "Gesperrt“ enthält.
"Lieferung gesperrt“
"Abrechnung gesperrt“
Das Sperrkennzeichen zeigt an, ob mindestens ein Status in den zugehörigen Info Anforderungszeilen die Freigabe verhindert.

Beispiel:
Wird eingehend die Verordnung verarbeitet, wird der Status der Info Anforderung auf "Info OK" umgesetzt, die Lieferung bleibt gesperrt. Wird nachfolgend der Kostenvoranschlag genehmigt und die Info Anforderung auf "Info OK" gesetzt, ist der Lieferstatus "leer“ und die Lieferung nicht mehr gesperrt.

Manuelles Hinzufügen von optionalen Anforderungen#

Über die Vorgangsperiodenkarte, dem Liefer- und Abrechnungsplan ist es bei Bedarf möglich über Funktion "Optionale Info. Anforderung hinzufügen" weitere Info Anforderungen dem Prozess hinzuzufügen.

Wurden keine optionale Vorlagenzeilen konfiguriert, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Andernfalls öffnet sich ein Fenster aus dem eine Vorlagenzeile, die mit Notwendig = Nein eingerichtet wurde, ausgewählt werden kann.

Abruf von Einteilungen#

Dasselbe berechnete "Gesperrt“-Kennzeichen aus der Vorgangsperiodenkarte findet sich auch in den Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen (Felder: Lieferung gesperrt / Abrechnung gesperrt).

Dadurch wird der Abruf der Einteilung in den Auftrag bzw. die Rechnung gesteuert.

Informationsanforderungs-Karte#

Ist die Information zur Anforderung fällig und sind alle Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen im Status "Freigegeben" wird eine Informationsanforderungskarte angelegt.

Eine Anforderung besteht aus dem Kopf und den Zeilen. Der Kopf enthält alle notwendigen Angaben, u.a. bei wem und auf welchem Weg die Information angefordert werden soll. Die Zeilen beziehen sich je nach Einrichtung auf die Lieferplanzeilen, Abrechnungsplanzeilen oder Lieferzeilen.

Die Info Anforderung löst zum einen den Versand der Nachricht an den entsprechenden Empfänger aus und bildet zudem aber auch einen Merker darauf, dass Informationen ausstehen. Dieser Merker bildet wiederum die Basis für den Posteingang z.B.: falls Belege im Dokumenten Management System abgelegt werden (da hier die Zuordnung des eingehenden Dokumentes zur jeweiligen Info Anforderung proaktiv durchgeführt werden kann).

Dieser Merker bildet zudem die Basis für eine Erinnerung und Wiederholung der Benachrichtigung bei entsprechender Fälligkeit, sofern die Information zu einem definierten Zeitpunkt nicht eintrifft.

Inforegister Anforderung#
  • Beschreibung
  • Beteiligte Partner
    o Fachberater
    o Adressat
    o Versicherter
  • Vorgangsinformationen
  • Anforderungdefinitionen (Steuerelemente, wie bspw. Methodencode, Statuscode)
Inforegister Antwort#
  • Daten zur Antwort
  • Daten zur Genehmigung
  • festgestellte Fehlercodes (bei Info nicht OK)

Für jede Anforderungsart können weitere Felder definiert werden, die entweder optional oder auch als Pflichtangabe notwendig sind. Bei Pflichtfeldern kann der Status "Info OK" nur gesetzt werden, wenn diese entsprechend gefüllt sind.

Inforegister Info. Anforderungstext#

Der Anforderungstext ergibt sich aus der jeweiligen Kommunikationsstufe.

Beispiel für eine Verordungsanforderung:
"Sehr geehrtes Praxisteam,
wir wurden beauftragt, Ihre/n Patient/in mit den erforderlichen Hilfsmitteln zu versorgen. …“

Über die Info Anforderungstexte können auch manuell erfasste Zeilen mit angedruckt bzw. im elektronischen Kostenvoranschlag übermittelt werden.

Inforegister Info. Anforderungszeilen#

Die Anforderungszeilen entsprechen zum großen Teil der Lieferplanzeile bzw. der Abrechnungsplanzeile je nachdem wie die Datenbasis konfiguriert wurde.

Bearbeiten des Status#

Der Eingang der Informationen erfolgt u.a. über das Einscannen von Belegen und die Zuordnung über die eBox. Weiterführende Informationen zur Zuordnung der Belege aus der eBox heraus, entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Kommunikationsweg#

Die Information ist grundsätzlich nur ausreichend für den weiteren Prozess, wenn der Kommunikationsweg gleich- oder höherwertig ist:

  1. Wird eine Information im Original erwartet, ist auch nur das Original gültig.
  2. Wird eine Information als Kopie erwartet, ist sowohl eine Kopie als auch das Original gültig.
  3. Wird eine Information in mündlicher Form erwartet, sind alle Wege erlaubt.

BenutzerInnen müssen bei der Antwort diese Information über die Auswahl der erhaltenen Antwortqualität mitgeben.

Abschließender Status#

Zuvor müssen BenutzerInnen entscheiden, ob die erhaltene Information der angeforderten Information entspricht.

Dies bestimmt die Auswahl der Funktion "Info. OK" bzw. "Info. nicht OK" im Menüband.

Gibt es mehrere Folgestatus zu der o.g. Auswahl, erscheint zunächst ein PopUp, um den gewünschten Folgestatus zu kennzeichnen.

Beim Status "Info. OK“:

  • Wird die aktuelle Anforderung im Kopf und in allen Zeilen auf diesen Status gesetzt.

Beim Status "Info. nicht OK“:

Erscheint zunächst ein Auswahlfenster:

  • Im oberen Bereich des Fensters sind die Info Anforderungszeilen dargestellt. Diese sind im Feld Ausgewählt mit "JA" vorselektiert. BenutzerInnen können hier Zeilen "deselektieren“, damit diese auf "Info. OK" gesetzt werden. Die selektierten Zeilen werden in den angezeigten Folgestatus gebracht. Zudem kann eine abweichende Menge in der Spalte "Antw. Menge“ eingetragen werden.

  • Im unteren Bereich des Fensters können BenutzerInnen aus der Liste der möglichen Fehlercodes den zutreffenden Fehler auswählen. Dieser wird in die Folge "Info Anforderung – Antwort – Info Anforderungsfehler" sowie – je nach Definition der Info Anforderungstexte – in den Info Anforderungstext übernommen.

Beispiele zur Erzeugung von Info Anforderungen#

Stapelverarbeitung über Filter im Rollencenter#

In Abhängigkeit von den jeweils benötigten Info Anforderungen können im Rollencenter Rezeptabwicklung passende Filter für die Stapelverarbeitung angelegt werden. ("Rollencenter > Stapellauf > Info Anforderung aktualisieren")

Diese werden entweder regelmäßig manuell oder über Nachtläufe (Aufgabenwarteschlagenposten) ausgeführt.

Mit folgender Einrichtung des Stapellaufs VO werden, je nach Einrichtung und vorliegenden Status der Info Anforderungen, Rezeptanforderungen gemäß Wegecode automatisch gedruckt sowie bei fälligen Info Anforderungen die Mahnstufe umgesetzt.

  • Anf. Belegcode = IM_VO

Beispiel VO-Verordnungsanforderungen:
Es existiert eine Info Anforderung für eine Verordnung. Die Info Anforderung steht im Anf. Status = Notwendig und der Anf. Wegcode = Per Post.

In diesem Fall (und, wenn es keine individuelle Adresssteuerung oder Schnittstelle zur ePOST gibt) wird die Info Anforderung gedruckt und der Anf. Status auf "Antwort abwarten" gesetzt.

Beispiel Rezeptmahnung:
Ist eine Info Anforderung im Anf. Status = Antwort abwarten "fällig“, wird diese über den Stapellauf auf "Antwort nicht erhalten" gesetzt und eine Folge Info Anforderung im Anf. Status = Notwendig erstellt. Diese enthält je nach Einrichtung bspw. die Beschreibung "Rezeptanforderung Erinnerung“.

Mit dem darauffolgenden Stapellauf wird diese dann wiederum gedruckt und auf Anf. Status = Antwort abwarten gesetzt.

Manuelles Versenden#

Die Info Anforderungen können auch manuell aus der Info Anforderungskarte versendet werden. Dies wird bei definierten Prozessen durchgeführt, bspw. einer optionalen Info Anforderung, die sofort versendet werden soll.

Versenden aus der Info Anforderungskarte:
Wird die Info Anforderungskarte aufgerufen, so kann über das Menüband "Senden nach Voreinstellung" diese gemäß dem eingerichteten Wegecode versendet werden.


  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.