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GAEB Interface and Calculation#

Allgemein#

Mit der App „GAEB Interface & Calculation“ können Sie die Teilnahme an einer Ausschreibung optimieren in dem Sie die erhaltenen GAEB-Dateien für die Angebotserstellung auf Knopfdruck in Ihr Microsoft Dynamics 365 Business Central importieren können. Das erstellte Angebot können Sie anschließend problemlos wieder im GAEB-Format für Ihren Kunden bereitstellen.

Die App bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Einfache und übersichtliche Angebotskalkulation im Planungsbuchblatt
  • One-Click Erstellung von Anfragen, Angeboten und Aufträgen aus dem Planungsbuchblatt
  • Mitlaufende Darstellung des Deckungsbeitrags und des Projekterfolgs während der Kalkulation
  • Maximale Zeitersparnis durch Datenimport und -export per Mausklick
  • Keine Übertragungsfehler durch Entfall manueller Erfassungen
  • Exakte und einfache Kalkulation inkl. Zuschläge, Gemeinkosten und Gewinnmargen
  • Übersichtliche Versionsverwaltung von Ausschreibungen und Angeboten

Vorstellung GAEB Interface & Calculation#

GAEB Interface & Calculation | KUMAVISION App from KUMAVISION on Vimeo.

Link zum Microsoft App Source "KUMAVISION GAEB Interface and Calculation"

GAEB Einrichtung#

Um die Funktionalitäten der App „GAEB Interface & Calculation“ nutzen zu können, sind vorab einige Einrichtungen in der GAEB Einrichtung erforderlich. Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten der Felder näher erläutert.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Einheitspreisaufgliederung Mit dem Schalter können Sie die Einheitspreisaufgliederung ein/auszuschalten.
GAEB Format Gibt das Standard GAEB Format für Import und Export an.
Herstellerartikelnr. zuordnen Wenn der Schalter gesetzt ist, wird geprüft, ob die Artikelnummer in der GAEB Datei einer Kreditorenartikelnummer im System entspricht.
FA Status bei Freigabe ändern Wenn der Schalter gesetzt ist, wird bei der Freigabe des Auftrags, der Status des simulierten Fertigungsauftrags das Feld "FA Status" geändert.
FA Status Gibt den Status an, in diesem, sofern das Feld "FA Status bei Freigabe ändern" gesetzt ist, die Fertigungsaufträge geändert werden sollen.
Langtexte in Beleg übernehmen Mit diesem Schalter können Sie steuern, ob die Langtexte aus den Belegen in den Verkaufsbelegen übernommen werden sollen.
Übernahme in Verkaufsangebot Gibt an, wie die LV Gruppen in das Verkaufsangebot übernommen werden sollen. Wenn der Wert "Bundle" ist, werden nur die Gruppenpreise der höchsten Ebene angezeigt, andernfalls werden alle Zeilen mit Preisen angezeigt.
Überschriftszeile in Verkaufsangebot Gibt an, ob eine Überschriftszeile mit der Projektbeschreibung erstellt werden soll.
Standardmenge Gibt die Standardmenge an.
Automatische Stücklistenberechnung Aktiviert die automatische Kalkulation für Artikel mit Stücklisten.
Standard OZ Maske Gibt die Standard OZ Maske für manuelle Kalkulationen an.
Automatische Positionsnummerierung Wenn der Schalter gesetzt ist, werden die Zeilen beim Schließen des Kalkulationsbuchblattes automatisch nummeriert, wenn das Feld "OZ Maske" gefüllt ist.
Ebene Sperre Gibt die Ebene der Sperren an. Wenn mehrere Nutzer an einer Kalkulation/Ausschreibung arbeiten sollte "Zeilen" verwendet werden, um ein Überschreiben zu vermeiden.
Kalkulationsgrundlage Gibt an, ob Fertigungs- oder GAEB-Stücklisten als Basis für die Kalkulation verwendet werden sollen.
Arbeitstag Stunden Gibt die Anzahl der Stunden eines Arbeitstages an.
Unvollständig Prüfung Wenn der Schalter gesetzt ist, ist eine manuelle Prüfung von Positionszeilen notwendig, sobald Änderungen vorgenommen wurden.

Inforegister Zuschläge#

Feld Beschreibung
Zuschläge ausweisen Wenn der Schalter gesetzt ist, werden die Zuschläge beim Export ausgewiesen.
Standard Zuschlag Standard Wert für das Feld "Zuschlag (%)“, wenn die Zeilenart "Artikel" ist und kein anderer Zuschlag eingerichtet ist.
Standard Zuschlag 2 Standard Wert für das Feld "Zuschlag 2 (%)“, wenn die Zeilenart "Artikel" ist und kein anderer Zuschlag eingerichtet ist.
Zuschlag 2 (%) Grundlage Grundlage für die Kalkulation von Zuschlag 2 (%)
Standard Zuschlag (Res.) Standard Wert für das Feld "Zuschlag (%)“, wenn die Zeilenart "Ressource" ist und kein anderer Zuschlag eingerichtet ist.
Standard Zuschlag 2 (Res.) Standard Wert für das Feld "Zuschlag 2 (%)“, wenn die Zeilenart "Ressource" ist und kein anderer Zuschlag eingerichtet ist.

Inforegister Nr. Serie#

Auf dem Inforegister „Nummernserie“ werden die Nummernserien für die GAEB-Belege hinterlegt.

Inforegister Archivierung#

Auf dem Inforegister „Archivierung“ werden die Beschreibungen für das Feld "Archivierungsgrund" im Falle der jeweiligen Belegarchivierung hinterlegt.

Inforegister Farben Kalkulation#

Feld Beschreibung
Style Position Gibt Farbe und Style für Positionen in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.
Style Hinweis Gibt Farbe und Style für Hinweise in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.
Style Gruppe Gibt Farbe und Style für Gruppen in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.
Style Alternative Gibt Farbe und Style für alternative Positionen in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.
Style Unvollständig Gibt Farbe und Style für unvollständige Positionen in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.
Style gesperrt Gibt Farbe und Style für gesperrte Positionen in dem Projekt Kalkulationsbuchblatt vor.

Funktionen im Menüband#

Standardeinrichtung#

Mit dem Funktionsaufruf wird die Standardeinrichtung wieder hergestellt.

Einheitenzuordnung#

Um zu vermeiden, dass Artikel für jede Zeile einzeln ausgewählt werden müssen, steht Ihnen die Funktion „Einheitenzuordnung“ im Menüband zur Verfügung.

Die Felder „Einheit“ und „Beschreibungsfilter“ können einzeln oder in Kombination verwendet werden. Wenn Sie eine Zeile ohne Filter erstellen, wird sie immer verwendet, solange keine andere Zeile mit den Einstellungen für die Einheitenzuordnung übereinstimmt.

Feld Beschreibung
Einheit Einheit aus der Ausschreibung.
Beschreibungsfilter Dieser Filter durchsucht die Beschreibung einer GAEB-Zeile, wenn die Zeilen importiert werden.
Art Art, die in den GAEB-Belegen gefüllt werden soll, wenn die Zuordnung einen Treffer erzielt. (Kombination aus der GAEB Einheit und dem Beschreibungsfilter).
Artikelkopiervorlage Artikelnummer, die in den GAEB-Belegen gefüllt werden soll wenn die Zuordnung einen Treffer erzielt. (Kombination aus der GAEB Einheit und dem Beschreibungsfilter).
Ressource/Ressourcengruppe Ressourcengruppe/Ressource, die in den GAEB-Belegen gefüllt werden soll, wenn die Zuordnung einen Treffer erzielt. (Kombination aus der GAEB Einheit und dem Beschreibungsfilter).
Sachkonto Sachkonto, das in den GAEB-Belegen gefüllt werden soll, wenn die Zuordnung einen Treffer erzielt. (Kombination aus der GAEB Einheit und dem Beschreibungsfilter)
Artikelimport Gibt an, wie mit dem Artikel aus dem Feld "Artikelvorlage" vorgegangen werden soll. Wenn der Wert auf "Verwenden" ist, wird der Artikel einfach verwendet. Wenn "Kopieren" ausgewählt wird, wird der Artikel mit der Nummernserie aus dem Feld "Nummernserie" kopiert. Es gibt die Option die Artikel nach dem Kopieren zu sperren, um zu verhindern, dass sie in Planungen oder Aufträgen verwendet werden können, bis sie freigegeben sind.
Nr. Serie Nummernserie für die kopierten Artikel wenn das Feld "Artikelimport" gleich "Kopieren" ist.

Kalkulationsbuchblätter#

An dieser Stelle können Sie für jede/n BenutzerIn ein Kalkulationsbuchblatt anlegen. Dies ist vor allem für die spätere Bearbeitung der Kalkulation sinnvoll.

Feld Beschreibung
Buch.-Blattvorlagenname Gibt den Namen des Buchblattes an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung des Buchblatts an.
Benutzer ID Gibt den/die BenutzerIn an, für die/den das Buchblatt bestimmt ist.

Standardzuschläge#

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, gibt es mehrere Stellen im System, an denen Sie einen Standardzuschlag für die Felder „Zuschlag“ und „Zuschlag 2“ vergeben können.

Dies kann auf drei verschiedenen Ebenen geschehen, welche gleichermaßen die Hierarchie zur Ermittlung darstellt:

  • Debitor
  • Debitorenpreisgruppe
  • GAEB-Einrichtung

Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Art 2 Hier können Sie die Art des Elements festlegen, dem Sie den Zuschlag zuweisen möchten.
Nr. Hier können Sie die Nummer der Gruppe oder des Datensatzes eingeben, auf den Sie den Zuschlag anwenden möchten. Die Auswahl hängt von der im vorherigen Feld gewählten Art ab.
Beschreibung 2 Beschreibung der Gruppe oder des Datensatzes.
Zuschlag (%) Standardwert des Zuschlags (%)
Zuschlag 2 (%) Standardwert des Zuschlags 2 (%)
Startdatum Datum, ab dem der Zuschlag anwendbar ist.
Enddatum Datum, bis zu dem der Zuschlag erhoben wird.

Einheitspreisanteil#

In der Tabelle „Einheitspreisanteil“ lassen sich die Einheitspreisanteile definieren. Diese können anschließend an diversen Stammdaten hinterlegt werden. Zudem wird in der Kalkulation definiert, in welche Einheitspreisanteile aufgeteilt werden soll. Sind Einheitspreisanteile definiert, so wird der kalkulierte Angebotspreis anhand der zugeordneten Einheitspreisanteile der Stammdaten in die Anteile gesplittet.

Prozess#

Import Ausschreibung#

Um eine Ausschreibung zu importieren, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Kalkulationen“ auf.

Über den Menüpunkt „Neu“ > „Import Ausschreibung“ bzw. „Import XML Ausschreibung“ haben Sie die Möglichkeit, den Import vorzunehmen. Nach einem erfolgreichen Import wird die Ausschreibung sofort geöffnet und Sie können mit der Berechnung beginnen.

Angebotskalkulation#

Über den Aufruf der „Kalkulationen“ können Sie problemlos die Angebotskalkulationen vornehmen. Hierzu wählen Sie über die Kalkulationen Übersicht das gewünschte Angebot aus.

Das Angebot selbst ist in folgenden Inforegistern unterteilt:

Inforegister Allgemein#

Auf diesem Inforegister werden Ihnen allgemeine Informationen dargestellt.

Feld Beschreibung
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Kalkulation an.
Beschreibung Projekt Gibt die Beschreibung des zugehörigen Projekts an.
Projektnr. Gibt die Projektnummer des zugehörigen Projekts an.
Verkaufsangebotsnr. Gibt die Nummer des neuesten Angebots, welches aus dieser Kalkulation erstellt wurde, an.
Verkaufsauftragsnr. Gibt die Nummer des neusten Verkaufauftrags, welcher aus dieser Kalkulation erstellt wurde, an.
Verk. an Deb.-Nr. Gibt die Debitorennummer des Kunden, für den die Kalkulation erstellt wurde, an.
Verkäufercode Gibt den/die zuständige/n VerkäuferIn an.
Einkaufsanfragen Gibt die Anzahl der Einkaufsanfragen zu dieser Ausschreibung an. Durch Klick auf die Anzahl gelangen Sie in die Ansicht der Einkaufsanfragen.
Einkaufsbestellungen Gibt die Anzahl der Einkaufsbestellungen zu dieser Ausschreibung an. Durch Klick auf die Anzahl gelangen Sie in die Ansicht der Einkaufsbestellungen.
Belegdatum Gibt das Datum der Ausschreibung an.
Angebot gültig bis Datum Gibt das Datum an, bis wann das Angebot gültig ist.
gesperrt von Zeigt an, wer aktuell an der Kalkulation arbeitet. Wenn der Wert nicht leer oder der eigenen ID entspricht, können keine Änderungen vorgenommen werden.
Mehrwertsteuer Gibt die Mehrwertsteuer der Kalkulation an.
Mwst. Geschäftsbuchungsgruppe Gibt die Mehrwertsteuer Geschäftsbuchungsgruppe für das Verkaufsangebots an.
Import Dateiname Gibt den Dateinamen der importierten Datei an.
Zuschlag (%) Gibt den prozentualen Zuschlag (Nachlass) für diese Ausschreibung an.
Zuschlag Gibt den Betrag des Zuschlags (Nachlasses) für diese Ausschreibung an.

Inforegister Zeilen#

Auf dem Inforegister „Zeilen“ werden Ihnen die Positionen der Ausschreibung in hierarchischer Reihenfolge dargestellt.

Feld Beschreibung
Positionsnr. Gibt die Positionsnummer, die aus der Definition der OZ-Maske entsteht, an.
Menge Gibt die benötigte bzw. die angebotene Menge der Position an.
Art Gibt an ob die Zeile eine Ressource, Ressourcengruppe oder einen Artikel beinhaltet.
Nr. Gibt die Nummer der Ressourcengruppe, Ressource oder des Artikels in Abhängigkeit des Feldes "Art“, an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Ressourcengruppe, Ressource oder des Artikels an.
Einstandspreis Gibt den Einstandspreis pro Einheit der Zeile an.
Zuschlag (%) Gibt den prozentualen Zuschlag für die Zeile an.
Einstandspreis (inkl. Zuschl.) Gibt den Einstandspreis erhöht um den prozentualen Zuschlag an.
Zuschlag 2 (%) Gibt den zweiten prozentualen Zuschlag an. Die Grundlage des Zuschlages kann in der GAEB Einrichtung eingerichtet werden.
Einstandspreis (inkl. Zuschl. 2) Gibt den Einstandspreis erhöht um den Zuschlag (%) und Zuschlag 2 (%) an.
Zeilenbetrag Gibt den angebotenen Preis für alle Einheiten an.
Text Gibt die Beschreibung der Zeile in Abhängigkeit von der Zeilenart an.
Ab/Zuschlag Gibt den absoluten Zuschlag an. Kann nicht mit Zuschlag (%) und Zuschlag 2 (%) verwendet werden.
Zeilenart Gibt an, um welche Art der Zeile es sich handelt.
Eink. von Kred.-Nr. Gibt den Kreditor für eine mögliche Einkaufsanfrage an.

Im Bereich Summen werden Ihnen die Summenbeträge der Kalkulation wie folgt dargestellt:

Feld Beschreibung
Zwischensumme Gibt die Summe ohne Berücksichtigung der Zuschläge an.
Zuschläge Gibt die Summe der Zuschläge ("Zuschlag (%)" und "Zuschlag 2 (%)") an.
Summe Ab-/Zuschläge Gibt die Summe des Feldes Ab-/Zuschlag an.
Gesamtsumme Gibt die Gesammtsumme inkl. Zuschläge an.
Gesamtsumme (ohne Alt.) Gibt die Gesammtsumme ohne Alternativen an.
Zuschlag (%) Gibt den prozentualen Zuschlag/Nachlass für diese Ausschreibung an.
Zuschlag Gibt den Betrag des Zuschlags/Nachlasses für diese Ausschreibung an.
Gesamtsumme (inkl. Ausschreibungszuschl.) Gibt die Gesamtsumme inkl. Ausschreibungszuschlag/Nachlass an.
Mehrwertsteuer Umsatzsteuer für diese Ausschreibung an.

Inforegister Beschreibung#

Auf dem Inforegister „Beschreibung“ werden Ihnen die Langtexte der einzelnen Ausschreibungspositionen angezeigt.

Inforegister GAEB#

Auf dem Inforegister "GAEB" werden Ihnen die GAEB-spezifischen Informationen angezeigt.

Feld Beschreibung
Version Gibt an, ob die Kurz- oder Langversion verwendet werden soll.
Vergabenr. AG Gibt die Nummer der Vergabe des Auftraggebers an.
DV Nr. AG Gibt die DV-Nummer des Auftragsgebers an.
Bieternr. AG Gibt die Bieternummer des Auftraggebers an.
Vergabenr. AN Gibt die Nummer der Vergabe des Auftragnehmers an.
DV Nr. AN Gibt die DV-Nummer des Auftragnehmers an.
Ausschreibungsdatum Gibt das Datum der Ausschreibung an.
Angebotsdatum Gibt das Datum des Angebots an.
Angebotszeit Gibt die Uhrzeit des Angebotes an.
Zuschlagsfrist Gibt die Frist an, bis wann Rückmeldung zum Angebot gegeben werden muss.
Beschreibung AG Gibt den Namen oder die Firma des Auftraggebers an.
Beschreibung AN Gibt den Name oder die Firma des Auftragnehmers an.
Preisprüfung überspringen Wenn der Kenner gesetzt ist, können Zeilen ohne Zeilenbetrag angeboten werden.
OZ Maske Die OZ Maske gibt an, wie die Positionen und Gruppen nummeriert werden sollen.
Position Material Gibt die Position des Materialanteils an.
Position Lohn Gibt die Position des Lohnanteils an.
Währungscode Gibt die Währung der Ausschreibung an.
Beschreibung Währung Gibt die Beschreibung der Währung an.
Skonto (%) Gibt den prozentualen Skonto an.
Zahlungsbedingungen (Tage) Gibt die Zahlungsbedingungen in Tagen zum Skonto an.
Zahlungsdatum Gibt das Datum an, bis wann die Zahlung erfolgen muss, um den Skonto zu erhalten.
Art der Tage Gibt an, ob es sich bei der Zahlungsbedingung um Wochentage, Kalendertage oder Arbeitstage handelt
1. Ebene
2. Ebene
3. Ebene
4. Ebene
5. Ebene
Gibt die Länge der jeweiligen Ebene an.
Position Gibt die Länge der Positionsebene an.
Indexierung Gibt an, ob die Indexierung genutzt wird.
Länge Indexierung Gibt die Länge der Indexierung an.
1. Anteil
2. Anteil
3. Anteil
4. Anteil
5. Anteil
Hier kann festgelegt werden, welche Einheitspreisanteile genutzt werden und in welcher Reihenfolge.

Inforegister Dimensionen#

Auf dem Inforegister "Dimensionen" werden die zugehörigen Dimensionen angezeigt.

Menüband > Aktionen > Angebot#

Preisvergleichsliste#

Öffnet eine Aufstellung zum Vergleich aller Angebote zu dieser Ausschreibung.

Kalkulation archivieren#

Mit diesem Funktionsaufruf können Sie die Kalkulation manuell archivieren.

Kalkulation entsperren (erzwingen)#

Mit der Funktion können Sie die Kalkulation entsperren. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Sperren".

Wiederherstellen#

Mit dem Funktionsaufruf können Sie eine ältere Version der Kalkulation wiederherstellen.

Aktive Buchblätter zurücksetzen#

Mit diesem Funktionsaufruf können Sie die aktiven Buchblätter zurücksetzen.

Angebot bestätigen#

Hierüber können Sie das Angebot manuell bestätigen. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter „Bestätigung eines Verkaufsangebots“.

Kalkulation#

Innerhalb eines Angebots können Sie hierüber das „Projekt Kalkulationsbuchblatt“ öffnen. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Projekt Kalkulationsbuchblatt“.

Kalkulation kopieren#

Erstellt eine Kopie der markierten Kalkulation.

Excel Übersicht exportieren#

Exportiert eine Übersicht der akktuellen Kalkulation.

Angebot(e) importieren#

Importiert ein Angebot zu der aktuellen Ausschreibung.

Angebot manuell importieren#

Hierüber können Sie ein Angebot manuell eintragen.

Angebot exportieren / Angebot XML Export#

Über „Angebot exportieren“ bzw. „Angebot XML Export“, können Sie das Angebot in das GAEB90-Format bzw. in das GAEB-XML-Format exportieren. Weiterführende Informationen finden Sie unter „Export Angebotskalkulation“.

Ausschreibung exportieren#

Exportiert die aktuelle Ausschreibung.

Auftragsbestätigung importieren / Auftragsbestätigung XML importieren#

Sollte eine Auftragsbestätigung im GAEB-Format vorliegen, kann diese mit der Funktion importiert werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter „Bestätigung eines Verkaufsangebots“.

in Verkaufsangebot übernehmen#

Mit der Funktion können Sie die Kalkulation in ein herkömmliches Verkaufsangebot überführen. Weiterführende Informationen finden Sie unter „Übertrag in ein Verkaufsangebot“.

in Einkaufsanfrage übernehmen#

Übernimmt ausgewählte Zeilen in eine Einkaufsanfrage.

Menüband > Aktionen > Nachträge#

Nachtrag erstellen#

Erstellt ein Verkaufsangebot für Nachträge.

Nachtrag bestätigen#

Bestätigt das Verkaufsangebot für Nachträge.

Menüband > Aktionen > Drucken#

Druckt eine Übersicht der LV-Gruppen mit Preisen.

Druckt das aktuelle Verkaufsangebot.

Zeigt die Dimensionen zu der aktuellen Kalkulation an.

Vertragsinformationen#

Zeigt die Vertragsvortexte aus dem Leisungsverzeichnis an.

Urspr. Ausschreibung#

Hierüber können Sie die ursprünglichen Ausschreibungen einsehen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die Ausschreibung aus dieser Ansicht heraus zu bearbeiten.

Einheitspreisanteil Matrix öffnen#

Über die Ansicht "Einheitspreisanteil Matrix" können Sie die Aufteilung der Einheitspreise einsehen und manuell anpassen.

Belegtexte#

Hierüber können Sie Belegtexte für den Andruck definieren.

Versionen#

Über die Versionen gelangen Sie in die Übersicht mit allen archivierten Versionen, die mit dieser Ausschreibung verbunden sind. Hierüber können Sie beispielsweise ein archiviertes Verkaufsangebot wiederherstellen. Weiterführende Informationen finden Sie unter „Archivierung und Versionierung“.

Angebot öffnen#

Öffnet das aktuelle Verkaufsangebot.

Nachtrag öffnen#

Öffnet das Verkaufsangebot zum aktuellsten Nachtrag.

Auftragsbestätigung öffnen#

Öffnet die dazugehörige(n) Auftragsbestätigung(en).

Öffnet die zugehörigen Angebote.

Preisblätter#

Hierüber lassen sich die Preisblätter zu der Kalkulation aufrufen. Es können neue Preisblätter angelegt, aktualisiert oder bearbeitet werden. Ein Wizzard unterstützt Sie bei der Anlage eines neuen Preisblatts. Über den Wizzard können, falls benötigt, ebenso die für die Kalkulation geltenden Zuschläge kalkuliert werden. Zudem können Sie die Preisblätter als Formblätter 221 bzw. 223 ausdrucken.

Projekt Kalkulationsbuchblatt#

Innerhalb eines Angebots kann das „Projekt Kalkulationsbuchblatt“ geöffnet werden. Hierzu wählen Sie den Menüpunkt „Aktionen“ > „Angebot“ > „Kalkulation“ über das Menüband aus.

Sperren#

Um zu vermeiden, dass Daten überschrieben werden, können Sie verschiedene Sperren in der „GAEB Einrichtung“ vornehmen.

Wenn die Sperre auf Benutzerebene eingerichtet wurde, wird das Angebot von dem/der AnwenderIn gesperrt, der/die die Kalkulation öffnet. Das Angebot kann nur von demselben/derselben UserIn entsperrt werden, indem die Funktion „Kalkulation entsperren“ im Menüband ausführt.

Hinweis

Voraussetzung für diese Funktionalität ist, dass in der GAEB Einrichtung für jede/n BenutzerIn ein Kalkulationsbuchblatt angelegt worden ist.

Wenn die Sperre hingegen auf Zeilenebene eingerichtet wurde, können mehrere BenutzerInnen eine Berechnung gleichzeitig bearbeiten, ohne die Eingabe des anderen zu überschreiben. Sobald ein/e BenutzerIn eine neue Zeile erstellt oder eine vorhandene Zeile in den Buchblatt bearbeitet, wird das Feld „Gesperrt von“ automatisch mit der Benutzer-ID gefüllt.

Ausgewählte Zeilen können auch manuell über die Funktion „Zeile(n) sperren“ gesperrt werden. Ebenso kann über die Funktion „Zeile(n) entsperren“ die Sperrung wieder aufgehoben werden.

Sollte das Entsperren von Zeilen durch eine/n BenutzerIn erforderlich sein, der z. B. abwesend ist, und diese Funktion nicht ausführen kann, steht die Funktion „Zeile(n) entsperren erzwingen“ zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion vorsichtig verwenden, da dies zu Datenverlust führen kann.

Farbliche Darstellung#

Das geöffnete Projekt Kalkulationsbuchblatt zeigt die Positionen gemäß der Ausschreibung an. In der GAEB Einrichtung können den verschiedenen Zeilen unterschiedliche Farben zugeordnet werden, um deren Darstellung zu verbessern.

Infoboxen#

Auf der rechten Seite der Karte werden Ihnen weitere Informationen angezeigt:

Zusätzliche Informationen
Diese Infobox zeigt die Gesamtdauer der benötigten Ressource für die ausgewählte Zeile an. Darüber hinaus werden die durchschnittlichen Stückkosten der Ressource und das letzte Datum der Verwendung angezeigt.

Projektbewertung
Diese Infobox stellt die Stückkosten, die Stückkosten einschließlich des ersten Zuschlags und die Stückkosten einschließlich des zweiten Zuschlags, aufgeschlüsselt nach Ressourcen und Material dar.

Beschreibung#

Vor und nach jeder Zeile können Sie Notizen (Hinweise) hinzufügen, indem Sie die Funktion "Hinweis einfügen" verwenden. Die Infobox „Beschreibung“ zeigt die langen und/oder kurzen Texte sowie die Notizen (Hinweise) für jede Zeile an.

Zusätzliche Informationen#

Diese Infobox zeigt die Gesamtdauer der benötigten Ressource für die ausgewählte Zeile an. Darüber hinaus werden die durchschnittlichen Stückkosten der Ressource und das letzte Datum der Verwendung angezeigt.

Projektbewertung#

Diese Infobox stellt die Stückkosten, die Stückkosten einschließlich des ersten Zuschlags und die Stückkosten einschließlich des zweiten Zuschlags, aufgeschlüsselt nach Ressourcen und Material dar.

Preise#

Um einen Preis zu erhalten, können Sie die Positionen, mit Positionen aus den Microsoft Dynamics 365 Business Central-Stammdaten oder mit Dummy-Artikeln (Artikel ohne Bestandswert) füllen. Darüber hinaus können Sie die Stückkosten und bis zu zwei Zuschläge eingeben. Zusätzlich können Sie Fixkosten erfassen, die dann unabhängig von den Mengen in den Zeilen sind.

Zuschläge#

Wenn das Angebot eine Position mit einer „freien Menge“ enthält, ist es möglich, die Menge anzupassen. In allen anderen Fällen sind die Mengenwerte nicht editierbar. Mit der Funktion „Zuschlag verteilen“ können Sie die Zuschläge für mehrere oder alle Zeilen ändern oder festlegen.

Wählen Sie Verteilungsart=„Setzen“ auf der Anforderungsseite des Reports, wenn Sie den alten Zuschlagswert mit dem Zuschlag im Feld „Wert“ überschreiben wollen. Wählen Sie „Ändern“, um den aktuellen Zuschlag in den Zeilen um den Wert aus dem Feld Wert zu erhöhen oder - im Falle eines negativen Wertes - zu verringern.

Über das Zuschlagsfeld können Sie festlegen, ob sich dies auf den ersten oder den zweiten Zuschlag auswirken soll.

Hinweise#

Mit der Aktion Hinweise ein-/ausblenden können die Hinweise ein- oder ausgeblendet werden, um die Anzahl der angezeigten Zeilen zu reduzieren und einen klaren Überblick über die Berechnung zu erhalten.

Mehrstufige Kalkulation#

Fertigungsstückliste#

Wenn Sie Fertigungsaufträge verwenden wollen, wählen Sie in der GAEB Einrichtung als Kalkulationsgrundlage „FA“ aus.

Hinweis

Bitte beachten Sie, wenn diese Einstellung ausgewählt wurde, dass die Schritte im folgenden Abschnitt nur von einem Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium-Benutzer durchgeführt werden können.

Wenn der Artikel als Fertigungsartikel eingerichtet wurde, können Sie eine Hintergrundstruktur für die Kalkulation aufbauen, um einen genaueren Überblick über die Kosten zu erhalten. Wählen Sie hierfür den Aufruf „Stückliste entfalten“, um ein neues Buchblatt zu öffnen. Es zeigt die Artikel aus der Stückliste an, die mit dem aktuellen Artikel verbunden sind, sowie den Arbeitsplan aus den Stammdaten.

In dieser Ansicht können Sie die Funktion „Zeile einfügen“ wählen, um neue Zeilen hinzuzufügen, oder die Funktion „Löschen“, um bestehende Zeilen zu löschen. Der Zweck des Buchblatts besteht darin, die Kosten der Angebotsposition genauer zu spezifizieren.

Sollte das Buchblatt ebenso einen Fertigungsartikel enthalten, können Sie die Funktion „Stückliste entfalten“ erneut verwenden, um eine Ebene tiefer zu gehen. Hierdurch können Sie eine beliebige Anzahl von Ebenen definieren.

Durch Schließen des Bluchblatts gelangen Sie wieder eine Ebene höher.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Preise und Änderungen durch das Schließen des Buchblatts nicht auf die höhere Ebene übertragen wird.

Führen Sie die Funktion „Preise übertragen“ aus, um die Preise und Änderungen auf die höhere Ebene zu übertragen.

Auch in diesem Buchblatt können Sie die Zuschläge, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, verteilen. Die Daten, die in diesen Buchblatt gepflegt werden, werden nicht in einen Export einbezogen, da es sich nur um interne Informationen handelt, die für eine detaillierte Kalkulation und falls gewünscht für die Bedarfsplanung verwendet werden.

GAEB Kalk. Stückliste#

Wenn Sie die Fertigungsaufträge nicht aus der Kalkulation heraus verwenden, wählen Sie in der „GAEB Einrichtung“ die „GAEB Kalk. Stückliste“ als Kalkulationsgrundlage.

Hinweis

Für diese Vorgehensweise ist kein Premium-User erforderlich. Ohne die Einstellung „GAEB Kalk. Stückliste“ können die Schritte im folgenden Abschnitt nicht durchgeführt werden.

GAEB Stückliste verwalten#

Auf der Artikelkarte können Sie mit dem Aufruf „GAEB-Stückliste“ eine neue Stückliste erstellen oder, wenn dem Artikel bereits eine Stückliste zugeordnet ist, eine vorhandene Stückliste bearbeiten.

Um die Bearbeitung der Stückliste zu ermöglichen, muss ihr Status „Offen“ sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie mit der Funktion „Status zurücksetzen“ den Status auf „Offen“ zurücksetzen. Wenn Sie mit der Bearbeitung der Stückliste fertig sind, ändern Sie ihren Status auf „Freigegeben“, damit sie wieder verfügbar ist. Wenn die Stückliste nicht mehr benötigt wird, können Sie sie mit der Funktion „Stückliste schließen“ archivieren.

GAEB Stückliste verwenden#

Wenn der Artikel eine GAEB-Stückliste hat, können Sie eine Hintergrundstruktur für die Kalkulation aufbauen, um einen genaueren Überblick über die Kosten zu erhalten. Wählen Sie die Funktion „Stückliste entfalten“, um ein neues Buchblatt zu öffnen. Es zeigt die Positionen aus der Stückliste, die mit dem Artikel verbunden sind, sowie die Ressourcen und Ressourcengruppen aus den Stammdaten. In dieser Ansicht können Sie die Funktion „Zeile einfügen“ wählen, um neue Zeilen hinzuzufügen, oder die Funktion „Löschen“, um vorhandene Zeilen zu löschen.

Der Zweck des Buchblatts besteht darin, die Kosten der Angebotsposition genauer zu spezifizieren. Durch die Auswahl der auszuführenden Arbeiten und des zu verwendenden Materials sowie durch das Hinzufügen von Zuschlägen (falls zutreffend), kann die Planung auf einer detaillierteren Ebene erfolgen.

Sollte das Buchblatt ebenso einen Artikel mit einer GAEB-Stückliste enthalten, können Sie die Funktion „Stückliste entfalten“ erneut verwenden, um eine Ebene tiefer zu gehen. Hierdurch können Sie eine beliebige Anzahl von Ebenen definieren.

Durch Schließen des Bluchblatts gelangen Sie wieder eine Ebene höher.

Führen Sie die Funktion „Preise übertragen“ aus, um die Preise und Änderungen auf die höhere Ebene zu übertragen.

Auch in diesem Buchblatt können Sie die Zuschläge, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, verteilen. Die Daten, die in diesen Buchblatt gepflegt werden, werden nicht in einen Export einbezogen, da es sich nur um interne Informationen handelt, die für eine detaillierte Kalkulation und falls gewünscht für die Bedarfsplanung verwendet werden.

Export Angebotskalkulation#

Um ein Angebot zu exportieren, müssen Sie zunächst die Karte öffnen, die zu dem Angebot gehört. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kalkulationen“ auf und öffnen die gewünschte Karte.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Schnittstellen“ > „Angebot exportieren“ bzw. „Angebot XML Export“, können Sie das Angebot in das GAEB90-Format bzw. in das GAEB-XML-Format exportieren.

Manuelle Angebotskalkulation#

Um eine manuelle Kalkulation zu erstellen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kalkulationen“ auf. Über „Neu“ > „Kalkulation erstellen“ können Sie eine neue Kalkulation manuell erfassen.

Nachdem Sie die manuelle Preiskalkulation erstellt haben, öffnet sich automatisch das Kalkulationsbuchblatt. In diesem Buchblatt können Sie mit den Funktionen „Zeile einfügen davor“ und „Zeile einfügen danach“ neue Zeilen einfügen.

Über das Feld „Zeilenart“ können Sie die Zeile entsprechend definieren. Um eine manuelle Nummerierung zu vermeiden, führen Sie die Funktion „Positionsnummerierung durchführen“ im Menüband aus.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Export“ > „Angebot exportieren“ im Menüband, können Sie das Angebot exportieren.

Übertragen in ein Verkaufsangebot#

Um die Kalkulation oder das erstellte Angebot nicht nur im GAEB-Format, sondern in einem herkömmlichen kaufmännischen Format abzugeben, wählen Sie auf der Angebotskarte den Menüpunkt „Schnittstellen“ > „in Verkaufsangebot übernehmen“ im Menüband aus. Die Angebotszeilen werden nun in ein Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard-Angebot übernommen.

Bestätigung eines Verkaufsangebots#

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Verkaufsangebot zu bestätigen. Die erste Variante wird verwendet, wenn das Verkaufsangebot telefonisch oder schriftlich bestätigt wurde und keine Auftragsbestätigung im GAEB-Format vorliegt. Um das Angebot zu bestätigen, öffnen Sie es und wählen Sie die Funktion "Angebot bestätigen" aus.

Wurde das Angebot durch eine Auftragsbestätigung im GAEB-Format bestätigt, rufen Sie sich über die Anwendersuche die Funktion „Auftragsbestätigung importieren“ auf.

Unabhängig von der verwendeten Variante werden die bestellten Zeilen in einen Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard Kundenauftrag übernommen. Aus dem Kundenauftrag heraus können Sie dessen Ausführung steuern.

Archivierung und Versionierung#

Verkaufsangebote werden in den folgenden Fällen archiviert:

  • Bei der Erstellung eines Verkaufsangebots
  • Bei der Bestätigung des Angebots
  • Bei der Bestätigung eines Zusatzes
  • Manuell nach Wahl
  • Bei der Wiederherstellung eines früheren Angebots

In der GAEB-Einrichtung können Sie im Feld "Archivierungsgrund" einen Code eingeben, der den Grund für die Archivierung angibt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein archiviertes Verkaufsangebot wiederherzustellen.

Wiederherstellung aus dem Angebot heraus:#

In der Ausschreibung können Sie die Funktion „Zugehörig“ > „Informationen“ > "Versionen" wählen. Dies öffnet eine Übersicht mit allen archivierten Versionen, die mit dieser Ausschreibung verbunden sind.

Um eine frühere Version wiederherzustellen, wählen Sie die Funktion „Kalkulation wiederherstellen“. Während diesem Vorgang wird die aktuelle Version archiviert.

Wiederherstellung aus dem Archiv:#

Rufen Sie sich die GAEB → Arch. Angebote über die Anwendersuche auf. Für diese Übersicht steht Ihnen die gleiche Funktion „Kalkulation wiederherstellen“ zur Verfügung.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Preise und Änderungen durch das Schließen des Buchblatts nicht auf die höhere Ebene übertragen wird.

Was passiert nach dem Free Trial#

What happens after the free trial? from KUMAVISION on Vimeo.