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Sprechstundenbedarf inkl. Praxisversorgung#

Das Modul Sprechstundenbedarf inkl. Praxisversorgung erlaubt die schnelle Erfassung von Bestellungen eines Arztes oder einer Gemeinschaftspraxis, sowie die komfortable Steuerung der Lieferung bis hin zur Abrechnung.

Das Modul bietet - vor allem im Rahmen der Praxisbedarfsversorgung - einen hohen Grad an Flexibilität und kann auf individuelle Anforderungen der Verordner abgestimmt werden.

Hinweis

Sprechstundenbedarf inkl. Praxisversorgung ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

Praxisversorgung Einrichtung#

Feld Beschreibung
Eigene Partnerrolle Notwendige Partnerrolle eines Verordners für die Abwicklung über die Praxisversorgungskarte. Hat der Debitor diese eigene Rolle nicht, ist die Funktion nicht aufrufbar.
Vorgangssteuerungsart Eine eigene Vorgangssteuerungsart ist erforderlich, da diese abweichend von der Steuerung für gesetzlich oder privat Versicherte ist.

Alle Verordner erhalten in der eigenen Partnerrolle diese Vorgangssteuerungsart.
In den Zugeordneten Partnerrollen erhält dieser Wert Relevanz in der Abwicklung von Gemeinschaftspraxen.
Vorgangsart
- Praxisbedarf
- Sprechstundenbedarf
- Sachkosten
Es ist eine eigene Vorgangsart für die jeweilige Art der Versorgung notwendig. Hierüber wird die Vertragsfindung eingesteuert.

Sachkosten werden aufgrund patientenbezogener Verordnungen über die Standard-Vorgangserfassung bearbeitet. (in dieser Einrichtung fungiert der Wert lediglich als Platzhalter)
Lieferung Verkaufsauftragsart Eine eigene Verkaufsauftragsart vereinfacht die Identifikation und Abwicklung der Verkaufsbelege.
Die Verkaufsauftragsart muss einen Rabattgrundcode vorgeben, der Fix 100% Zeilenrabatt erzwingt und keine Verkaufsrechnung erzeugt. Empfehlung ist, einen eigenen Rabattgrund für die Praxisversorgung anzulegen.
Lief. Verkaufsauftragsartenfilter Über die Praxisversorgungskarte können unterschiedliche Verkaufsauftragsarten in die Verkaufsaufträge eingesteuert werden:

- Verkaufsauftragsart für Direktlieferung – Bestellung der Ware beim Hersteller / Lieferanten mit Direktlieferung durch den Kreditor an den Arzt / die Praxis. Empfehlung sind auch hier eine eigene Einkaufsbestellart und ein eigener Einkaufscode.

- Verkaufsauftragsart für Standardlieferung – Auftragserfassung zum Versand der Ware aus dem eigenen Lager. (s. Lieferung Verkaufsauftragsart)

Lieferung Verkaufsauftragsart müssen mit Abrechnung über Abrechnungsplan = JA gekennzeichnet werden, da hier die Logik der Faktura über Abrechnungspläne Anwendung findet.
Abrechnung Verkaufsauftragsart Eine eigene Verkaufsauftragsart vereinfacht die Identifikation und Abwicklung der Belege. Die Verkaufsauftragsart muss definiert werden als Wertbuchung = JA.
Abrechnungsgruppencode Ein eigener Abrechnungsgruppencode ist erforderlich für die Stapelfaktura.

Zudem ist der Abrechnungsgruppencode Voraussetzung für die Identifizierung einer dem Verordner zugeordneten Gemeinschaftspraxis.
Zusatzfelder Für die Ermittlung der Zusatzfeldwerte

Betriebsstättennr.
- Betriebsstättennummer des Verordners

Arztnr.
- Lebenslange Arztnummer des Verordners

Verordnung Anforderung Intervall
- Intervall der Verordnungsanforderung (sowie Filterkriterium bei Stapelfaktura)

Nutzung Basiseinheit
- Für Versorgungen, bei denen die Kostenträger eine Abrechnung von Artikeln in Stück fordern und die kleinste abzugebende Einheit > Stück ist. Dieses Zusatzfeld wird mit Feldart = Checkbox mit den Optionswerten JA/NEIN eingerichtet.

Einrichtung Vorgangssteuerungsarten#

Die Vorgangssteuerungsart mit Code = Arzt und Beschreibung = Arzt muss in den Vorgangssteuerungsarten enthalten sein.

Einrichtung Konfigurationsvorlage "Arzt“ / "Gemeinschaftspraxis“(GP)#

Damit die Vorgangssteuerungsart bereits bei der Anlage des Arztes / der Gemeinschaftspraxis automatisch eingefügt wird, wird diese in der entsprechenden Konfigurationsvorlage für den Arzt hinterlegt (Eigene Partnerrolle – Partnerrolle = Arzt oder GP; Vorgangssteuerungsart = Arzt). Alle Verordner und Gemeinschaftspraxen erhalten diese eigene Partnerrolle.

In der Konfigurationsvorlage kann zudem die zugeordnete Kassenärztliche Vereinigung = KK-KV als notwendige zugeordnete Partnerrolle vorbelegt werden. Somit ist eine Abfrage der Kassenzuordnung bei Anlage eines neuen Arztkontaktes über die Kontaktkurzerfassung möglich.

In den Zusatzinformationen der Konfigurationsvorlagen für Arzt und GP können zudem die Zusatzfelder für:

  • Rezeptanforderungs- und Abrechnungsintervall
  • Verordnungsart

hinterlegt werden.

Der Rezeptanforderungs- und Abrechnungsintervall bezieht sich auf den Anforderungsintervall ausstehender Rezepte, als auch den Abrechnungsintervall für den Praxisbedarf.

Die Verordnungsart enthält die Information für die Abwicklung per Muster 16 oder Muster 16a. Wichtig: Die Optionswerte für die Verordnungsart dürfen bei der Einrichtung des Zusatzfeldes nicht von der Bezeichnung "16“ und "16a“ abweichen.

In folgenden Stammdaten Tabellen sind die Zusatzfelder Verordnungsart und Rez.-/Abrechnungsintervall zu hinterlegen:

  • 18 Debitor
  • 5050 Kontakt
  • 8618 Vorlagenkopf konfigurieren
  • 5007265 Kontakt Kurzerfassung

Das Zusatzfeld zur Nutzung Basiseinheit wird lediglich der Tabelle 27 Artikel zugeordnet.

Sollen die Zusatzfelder bei der Kontaktkurzerfassung eines neuen Arztes abgefragt werden, kann dazu die entsprechende Einrichtung in der Pflichtfeldprüfung vorgenommen werden. Diese wird für die Tabelle 18 Debitor angelegt, in folgender Konstellation:

Pflichtfeldprüfung Allgemein

Wenn Feldherkunft = Tabelle, FeldID = 5007215 (aus Vorlagencode), Konditionsart "=“ und Bedingungswert = Vorlagencode Arzt
Und Feldherkunft = Zusatzfeld, FeldID = Zusatzfeld für Verordnungsart, Konditionsart "=“, Bedingungswert = (ohne Angabe)
Wenn Feldherkunft = Tabelle, FeldID = 5007215 (aus Vorlagencode), Konditionsart "=“ und Bedingungswert = Vorlagencode Arzt
Und Feldherkunft = Zusatzfeld, FeldID = Zusatzfeld Rezeptanforderungs-/Abrechnungsintervall, Konditionsart "=“, Bedingungswert = (ohne Angabe)

Pflichtfeldprüfung Bedingungen
Feldherkunft = Zusatzfeld, FeldID = Zusatzfeld für Verordnungsart, Wert validieren = Ja und Lookup Art = Standard für Tabellennr. 18 Feldherkunft = Zusatzfeld, FeldID = Zusatzfeld Rezeptanforderungs-/Abrechnungsintervall, Wert validieren = Ja und Lookup Art = Standard für Tabellennr. 18

Einrichtung Vorgangsarten#

Pro Art der Abrechnung wird eine entsprechende Vorgangsart benötigt. Diese muss in den Vorgangsarten angelegt werden. Dies gilt für Praxisbedarf, Sprechstundenbedarf und Sachkosten.

P-PRAX (Bsp. Praxisbedarf): Rechnungsstellung an den Arzt

P-SACH (Bsp. Sachkosten): nicht mehr relevant im neuen SSB, muss aber in der Einrichtung gefüllt werden.
Platzhalter für abrechnungsfähige Sachkosten gegenüber der Arztpraxis. (Die Sachkosten werden im weiteren Verlauf nicht mehr betrachtet. Für gewöhnlich werden diese über die Vorgangsanlage abgewickelt – analog der GKV Patientenversorgung.)

P-SPRECH (Sprechstundenbedarf): Rechnungsstellung an die Krankenkasse

Einrichtung Vorgangsbeteiligte#

Die Einrichtung der Vorgangsbeteiligten ist notwendig, um die Verträge und Abrechnungsstellen korrekt zu steuern.

Vorgangssteuerungsart Vorgangsart Partnerrolle Abrechnungsrelevanz Vertragsrelevanz
Arzt Sprechstundenbedarf Gemeinschaftspraxis
Arzt Sprechstundenbedarf KK-KV 800
Arzt Sprechstundenbedarf KK-AB 900 700
Arzt Sprechstundenbedarf Arzt 100 100
Arzt Praxisbedarf Gemeinschaftspraxis 100
Arzt Praxisbedarf Arzt 100 100

Weitere Felder füllen sich bei Anlage.

Einrichtung der Verträge#

Zu jeder in der "Praxisversorgung Einrichtung“ definierten Vorgangsart sollte mindestens ein Vertrag existieren.

Der Vertrag dient als Positivliste der möglichen Artikel. Diese werden in die Vertragsfindungsartikel integriert. Dabei ist es möglich, die Vertragsfindungsartikel kassenspezifisch einzurichten, indem Artikel ein- bzw. ausgeschlossen werden.

Vertragskarte Sprechstundenbedarf – Rechnungsempfänger Krankenkasse
Für den Sprechstundenbedarf ist es empfehlenswert einen Vertrag pro Kassenärztlicher Vereinigung auf die Partnerrolle der KK-AB und der entsprechenden Debitorennummer anzulegen. Vorgangsart ist die des Sprechstundenbedarfs.

Vertragsversionskarte zum Vertrag Sprechstundenbedarf
Neben dem Laufzeitbeginn und der Abrechnungsart P300 wird in der Vertragsversion eine Periode E1 definiert. Dieser Periode wird die Artikelzeile mit dem Vertragsfindungsartikel des Kostenträgers als Direkt abrechenbare Leistung zugeordnet.

Vertragskarte Praxisbedarf – Rechnungsempfänger Arzt
Der Vertrag wird zum Rechnungsempfänger oder Preisfindungsdebitor angelegt. Partnerrolle hierbei ist PF-DE und Prüfung Debitor = §Verordner. Die Vorgangsart entspricht derer des Praxisbedarfs.

Vertragsversionskarte zum Vertrag Praxisbedarf
Neben dem Laufzeitbeginn und der Abrechnungsart Direkt wird in der Vertragsversion eine Periode E1 definiert. Dieser Periode wird die Artikelzeile mit dem Vertragsfindungsartikel für Praxisbedarf als Direkt abrechenbare Leistung zugeordnet.

Im Vertrag für den Praxisbedarf sollten auch die Artikel für den Sprechstundenbedarf enthalten sein, da nur dann eine Umwandlung von Sprechstundenbedarf auf Praxisbedarf und umgekehrt erfolgen kann.

Anlage Gemeinschaftspraxis und Zuordnung der Partnerrollen#

Über das Modul "Praxisversorgung“ ist die Belieferung einzelner Arztpraxen möglich, die nicht zu einer Gemeinschaftspraxis gehören. Ebenfalls kann das Modul für den Zweck, der Abwicklung der Belieferung an die Gemeinschaftspraxis und anschließender Abrechnung von Positionen für einzelne Ärzte aus einer Gemeinschaftspraxis verwendet werden. Auch eine Rechnungsstellung des Praxisbedarfs an die Gemeinschaftspraxis selbst kann hierüber erfolgen.

Damit die Zuordnungen von Ärzten zu den Gemeinschaftspraxen ersichtlich sind, wird nachfolgend beschriebene Anlage der Kontakte bzw. Debitoren vorausgesetzt.

Über die Kontaktkurzerfassung wird die Gemeinschaftspraxis angelegt. Die eigene Partnerrolle ist bspw. GP mit Vorgangssteuerungsart Arzt. In der zugeordneten Partnerrolle werden, neben der Krankenkasse und dem Preisfindungsdebitor für Verordner, die Ärzte hinterlegt. Jedem Arzt wird die Vorgangssteuerungsart Arzt und ein Startdatum zugeordnet. Das Startdatum pro Arzt muss sich hierbei unterscheiden.

Hinweis

Für die Gemeinschaftspraxis wird keine lebenslange Arztnummer, sondern lediglich die zugehörige Betriebsstättennummer eingetragen. Die lebenslange Arztnummer wird zum jeweiligen Arzt vergeben. Die Ärzte werden als zugeordnete Partnerrolle dem Kontakt / Debitor der Gemeinschaftspraxis zugewiesen mit Vorgangssteuerungsart = Arzt und einem Startdatum. Unterschiedliche Startdaten ermöglichen hierbei die Mehrfachauswahl der zugeordneten Partnerrolle = Arzt.

Um eine Praxisversorgung zu erfassen, muss dem Arzt und der Gemeinschaftspraxis der Abrechnungsgruppencode hinterlegt werden, der in der Praxisversorgungseinrichtung vermerkt ist.

Der Arzt wird über die Kontaktkurzerfassung mit der entsprechenden Vorlage für Ärzte angelegt. In der eigenen Partnerrolle erhält dieser die Zuweisung Arzt mit Vorgangssteuerungsart Arzt. In der zugeordneten Partnerrolle wird die Gemeinschaftspraxis hinterlegt, ohne weitere Feldzuweisungen.

Hinweis

Der Arzt wird unter Angabe der Arzt- und Betriebsstättennummer angelegt. Die Gemeinschaftspraxis, in der, der Arzt ansässig ist, wird in den zugeordneten Partnerrollen zugewiesen.

Um eine Praxisversorgung durchführen zu können, muss beim Arzt ebenfalls der Abrechnungsgruppencode analog der Gemeinschaftspraxis hinterlegt sein.

Anlage der Kostenträger KK-KV/KK-AB#

Für die Abwicklung des Sprechstundenbedarfs müssen die jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigungen des Landes angelegt sein. Für die Anlage ist die Konfigurationsvorlage Krankenkasse (gesetzlich) zu nutzen:

Zusätzlich dazu muss ein eigener Preisfindungsdebitor pro Krankenkasse angelegt sein.

Beispiel Kassenärztliche Vereinigung Hamburg

Eigene Partnerrolle der Kassenärztlichen Vereinigung ist KK-AB und KK-KV. Zugeordnete Partnerrollen der Kassenärztlichen Vereinigung sind KK-AB und PF-DE.

Abwicklung der Praxisversorgung#

Aufruf Praxisversorgungskarte und Erfassung von Artikel#

Die Praxisversorgung kann für einzelne Praxen oder Gemeinschaftspraxen angelegt werden. Dazu ist folgendes zu beachten:

Einzelpraxis
Der Arzt wird über das Marketing Cockpit ausgewählt und der Aufruf zur Erfassung der Praxisversorgung gestartet. Es öffnet sich die Praxisversorgungskarte des Arztes.

Gemeinschaftspraxis
Ein zur Gemeinschaftspraxis gehöriger Arzt oder aber die Gemeinschaftspraxis selbst wird über das Marketing Cockpit ausgewählt, der Aufruf zur Praxisversorgung ausgewählt und es öffnet sich in beiden Fällen die Praxisversorgungskarte der Gemeinschaftspraxis. Hier erfolgt die Prüfung auf die Zugehörigkeit eines Arztes zu einer Gemeinschaftspraxis auf Basis der zugeordneten Partnerrollen in Kombination mit der Vorgangssteuerungsart = Arzt.

Über das Marketing Cockpit oder aus der Debitorenkarte erfolgt der Aufruf zur Erfassung der Praxisversorgung.

Praxisversorgungskarte Kopf#

Im Kopfbereich wird die Praxis inkl. zugehöriger Daten angezeigt. Bei Auswahl einer Gemeinschaftspraxis wird die zugehörige Betriebsstätten Nummer angezeigt.

Ist der ausgewählte Verordner keiner Gemeinschaftspraxis zugeordnet, werden die Daten des einzelnen Verordners mit Betriebsstättennummer und Lebenslanger Arztnummer angezeigt.

Feld Beschreibung
Schnellerfassung (Eingabefeld) Hier kann eine Artikelnummer eingegeben werden. Es öffnet sich anschließend die healthcare+ Suche oder aber ein Assistent, um die Mengen zu ergänzen.
Nr. Debitorennummer des Debitors über den die Praxisversorgung erfasst wird.
Name Name des Debitors über den die Praxisversorgung erfasst wird.
Belegdatum Das Belegdatum wird mit dem Arbeitsdatum vorbelegt.
Auslieferdatum
(Preisfindungsdatum)
Das Auslieferdatum dient zur Vorbelegung für den Auftrag. Dieses wird in jede neu erfasste Zeile mitgenommen.

Zusätzlich dient es als Preisfindungsdatum. Sind Preise auf Basis von/bis gepflegt, wird hierbei der zum Preisfindungsdatum gültige Preis eingesteuert.
Barcode Die Praxisversorgungszeilen können auf diesen Wert hin gefiltert werden. (s. Filter Barcode) Über das Auswahlfeld kann per Haken der Filter gesetzt bzw. entfernt werden. Eine hier eingetragenen Barcodenummer wird zudem in neu erfasste Zeilen geschrieben.
Filter Barcode Ist der Haken gesetzt, wird auf den Wert Barcode abgegrenzt und alle Zeilen mit dem entsprechenden Wert angezeigt.
Betriebsstätte Betriebsstättennummer des Arztes/der Gemeinschaftspraxis des Debitors, der über die Nr. ausgewählt ist.
Arztnr. Lebenslange Arztnummer des Debitors, der über die Nr. ausgewählt ist. Diese ist nur bei Ärzten, nicht bei Gemeinschaftspraxen vorhanden.

Die Erfassung der Artikel kann über die Schnellerfassung erfolgen, indem entweder die Artikelnummer eingegeben wird (falls diese bekannt ist) oder ein Suchbegriff für die healthcare+ Suche verwendet wird (z. B. PZN, Beschreibung, etc.). Nach Eingabe der Artikelnummer wird die Menge ergänzt.

Über die Bestätigung mit OK werden die erfassten Daten in die Zeilen übernommen.

Alternativ zur Artikelauswahl über das Feld "Schnellerfassung" im Kopf der Praxisversorgung, kann die Artikelauswahl auch über das Menüband - Aktionen – Sonstiges – Wiederbestellliste erfolgen, soweit der bestellte Artikel in der Vergangenheit bereits an die Praxis geliefert wurde. In der Spalte Ausgewählte Menge wird die Anzahl der Artikel erfasst und über Bestätigung mit OK die erfassten Daten in die Zeilen übernommen.

Praxisversorgungszeile Lieferung#

Neben der Artikelauswahl über das Feld "Schnellerfassung" im Kopf der Praxisversorgung oder über die Wiederbestellliste, kann die Artikelauswahl auch über die Zeilen – Feld Nr. – Assist Button erfolgen. Hierüber gelangen Sie in die healthcare+ Suche.

Der gewünschte Artikel wird in den Ergebnissen markiert, die Eingabe wird mit "OK“ bestätigt. Der Artikel wird in den Bereich "Praxisversorgungszeile Lieferung“ übernommen. In der Spalte "Menge" ist die gewünschte Menge anzugeben.

Bei Auswahl eines gesperrten Artikels wird dieser nach Verlassen des Eingabefeldes rot markiert. Somit ist ersichtlich, dass der Artikel gesperrt wurde.

Ist ein Artikel als variantenpflichtig gekennzeichnet, so erscheint nach Artikelauswahl die Variantenauswahl.

Funktion Beschreibung
Preis
Preisblatt Hierüber kann die Preisfindung geprüft, bzw. die Preisherkunft ermittelt werden.
Preisberechnung Hierüber kann die Preisfindung geprüft werden.
Verwaltung
Neue Zeile Einfügen einer neuen Zeile. Empfohlen wird ein Einfügen weiterer Artikelzeilen nach bereits bestehenden Zeilen und nicht über diese Funktion.
Zeilen löschen Die markierte Zeile wird gelöscht.
Zeilen im Filter aktualisieren Nach einem Preisupdate kann über diese Funktion der Preis der Praxisversorgungszeilen aktualisiert werden. Ist ein Filter gesetzt, werden nur diejenigen Zeilen im Filter aktualisiert.

Alternativ zur Aktualisierung von Preisen in der Praxisversorgungskarte kann der Report 5008285 für alle Praxisversorgungszeilen Debitor übergreifend verwendet werden.
Feld Beschreibung
Nr.,
Beschreibung (2),
Menge,
Einheit
Artikeldaten, die sich aus der getroffenen Auswahl ergeben.
Menge storniert Zeigt die stornierten Mengen zur Position an, soweit ein Storno aktiv veranlasst wurde.
Menge in Klärung Zeigt diejenige Menge an, die bspw. aufgrund einer Retourenankündigung durch den Verordner zunächst für die Abrechnung gesperrt werden soll.
"VK-Preis (Preiseinheit)“,
Preiseinheit,
Betrag
Die Preise entstammen der Preisfindung und werden entsprechend dem Abrechnungsdebitoren eingesteuert. Erfolgt die Abrechnung an die Praxis, werden Verordnerpreise (Praxisbedarf) ausgewiesen. Erfolgt die Abrechnung an den Kostenträger (Sprechstundenbedarf), werden die dem Kostenträger zugeordneten Preise, eingesteuert.Preise können jederzeit manuell eingetragen werden.

Hinweis
Je nach Einrichtung des jeweiligen Abrechnungsdebitors werden die Preise entweder Netto oder Brutto angezeigt.
Vorgangsart Hier kann die Vorgangsart = Sprechstundenbedarf oder Praxisbedarf ausgewählt werden.

Ist der Artikel in lediglich einem Vertrag enthalten, bspw. Praxisbedarf, so wird die Vorgangsart für Praxisbedarf eingesteuert.

Ist der Artikel in den Verträgen für Sprechstunden- und Praxisbedarf enthalten, so wird die Vorgangsart für Sprechstundenbedarf vorbelegt und kann jederzeit auf Praxisbedarf gewechselt werden.

Ist der Artikel in keinem Vertrag enthalten, bleibt die Vorgangsart = Leer und es wird kein Auftrag erstellt.
Praxisbedarf /
Sprechstundenbedarf
Bei Auswahl eines Artikels, wird geprüft, ob dieser in einem Vertrag zu den möglichen Vorgangsarten existiert. Falls ja, wird das entsprechende Kennzeichen zu der Vorgangsart gesetzt.

Ein Wechsel der Vorgangsart kann nur zwischen mit "JA" gekennzeichneten Vorgangsarten erfolgen.
Verkaufsauftragsart Angabe der Verkaufsauftragsart, die in den Verkaufsauftrag übernommen wird.

Auf Basis der Verkaufsauftragsart werden Aufträge gesplittet.

Bsp. Auswahl zwischen:
- PRAX = Auftragserzeugung zur Lieferung der Ware über eigenes Lager.
- PRAX-DIREKT = Direktlieferung an die Praxis per Bestellung über einen Lieferanten.
Verkauf Belegnr. Dieses Feld zeigt den erzeugten Verkaufsauftrag an.
Gebuchte Belegnr. Dieses Feld zeigt den erzeugten geb. Verkaufslieferschein an.
Buchungsdatum Zeigt das Datum an, an dem die Verkaufslieferung gebucht wurde.
Lieferungskontaktnr.
Lief. an Code Kontaktnr.
Lieferungskontaktname
Die Auswahl einer separaten Lieferanschrift ist vor der Anlage des Verkaufsauftrags möglich. Auswahl über Feld "Lieferungskontaktnr.“ oder "Lief. an Code Kontaktnr.“. Die Informationen werden in die zugehörigen Felder zu den Lieferadressen übernommen.

Die Auswahl beschränkt sich hierbei auf die Lief an Adressenauswahl. Wird ein Wert ausgewählt, wird dieser in weitere, neu erfasste Zeilen übernommen, bis ein Auftrag dazu abgerufen ist.

Bei einer Einzelpraxis ist die Lieferadresse des Arztes vorbelegt.
Bei der Gemeinschaftspraxis ist immer die Lieferadresse der Gemeinschaftspraxis vorbelegt.
Rechn.-an Adresse Kontaktnr.
Rech. An Code Kontaktnr.
Rech. an Deb. Nr./
Rechn. an Name
Als Rechnungsempfänger für den Praxisbedarf wird die Einzelpraxis oder die Gemeinschaftspraxis eingesteuert. Hierbei wird die Stammadresse des Debitors beachtet:

Für Sprechstundenbedarf ist immer der Kostenträger aus der Partnerrolle des Debitors definiert. Derjenige Verordner, der das Rezept ausgestellt hat, muss bei der Zuordnung des Rezeptes in Rechn. an Adresse Kontaktnr. eingetragen werden. Bei einer Einzelpraxis erfolgt dies automatisch. Bei einer Gemeinschaftspraxis muss der Arzt manuell ausgewählt werden.
Rezept Barcode
Rezeptdatum
Angabe der Barcodenummer (Aufdruck oder Etikett auf dem Rezept) sowie Angabe des Rezeptdatums.
Rezept Anforderungsdatum Angabe des Datums, an dem für die jeweilige Position eine Rezeptanforderung an die Praxis übermittelt wurde. Das Datum setzt sich mit Druck der Rezeptanforderung.
Rezeptzähler
Rezeptposition
Angabe des Rezeptzählers (Bsp. Rezept Nr. 1)

Angabe der Position des Produktes auf dem Rezept (z.B. 2).
Rabattgrund
Zeilenrabattbetrag
Zeilenrabatt %
Zeilenrabattherkunft
Aus der Preisfindung heraus wird in der Praxisversorgungskarte lediglich der Endbetrag dargestellt. Eine Kalkulationsausgabe erfolgt nicht.

In den Zeilen vergebene Rabatte werden in der Rechnung hingegen ausgewiesen. Die Zeilenrabattherkunft wechselt dabei auf manuell.
VK Preis (Preiseinheit)
VK Preis
Preiseinheit
Betrag
Die Preise können über den VK Preis (Preiseinheit), VK Preis und die Preiseinheit manuell angepasst werden. Die Preisherkunft wechselt auf Manuell. Wird die Preisherkunft auf Preisfindung zurückgesetzt, erfolgt die Preisfindung für die Zeile erneut und überschreibt manuelle Einträge.
Einzelrechnung Für einzelne Artikel kann eine Einzelrechnung erstellt werden. Dafür kann der Haken bei Einzelrechnung manuell, oder über die Einrichtung von Investitionsgütern automatisch eingesteuert werden.

Menü - Aktionen – Investitionsgüter

Auftragsanlage und Lieferung#

Die zu liefernden Artikel werden erfasst und über die Vertragsprüfung als Praxis- bzw. Sprechstundenbedarfsartikel ausgewiesen.

Sind alle Artikel erfasst und soll die Erstellung des Verkaufsauftrags erfolgen, wird im Menü - Verkaufsauftrag erzeugen gewählt.

Für die Anlage der Aufträge werden unterschiedliche Lieferanschriften als auch Verkaufsauftragsarten berücksichtigt. Erfasste Positionen können demnach in unterschiedliche Aufträge münden.

Nach Anlage des Auftrags, werden die Zeilen blau dargestellt und in der Spalte Verkauf Belegnr. die Nummer des Verkaufsauftrags angegeben – Hierüber ist das Anzeigen des Auftrags möglich.

Wird der Auftrag geliefert, so werden die Zeilen grün markiert. Die Spalten Gebuchte Belegnr. und Buchungsdatum werden entsprechend nach Lieferung gefüllt.

Praxisversorgung Teillieferung#

Wird ein Artikel in Teilen geliefert, werden die Praxisversorgungszeilen gesplittet. Somit ist die Zuordnung der Lieferscheinnummer bei Teillieferungen in der Praxisversorgungskarte möglich und zudem die Abrechnung einer bereits erfolgten Teillieferung.

Beispiel:
Der Auftrag mit einer Artikelzeile und Menge 10 wird angelegt. Über die Teillieferung im Warenausgang wird Menge 3 ausgeliefert. Im Auftrag verbleibt die Menge 10 mit Menge geliefert = 3 und Menge zu liefern = 7

In der Praxisversorgungskarte wird eine Zeile mit Menge 3 in grün = geliefert und eine Zeile mit Menge 7 blau = in Auftrag dargestellt.

Wird nun auch die Restmenge geliefert, werden beide Zeilen in der Praxisversorgungskarte grün dargestellt.

Praxisversorgung- Direktlieferung#

Neben der Erfassung von Aufträgen zur Lieferung an einen Arzt / eine Praxis durch die Entnahme der Produkte vom eigenen Lager ist es ebenfalls möglich, durch die Auswahl einer separaten Verkaufsauftragsart in der Praxisversorgungskarte über den Auftrag eine Direktbestellung beim Hersteller zu erzeugen.

Die Anlage der Artikel und Mengen in der Praxisversorgungskarte erfolgt wie zuvor beschrieben, in der Spalte "Verkaufsauftragsart" wird bspw. "PRAX-DIREKT“ statt "PRAX“ ausgewählt. Ein Wechsel der Verkaufsauftragsart muss manuell erfolgen.

Über die Anwahl im Menü - Verkaufsauftrag erzeugen werden pro Verkaufsauftragsart separate Aufträge erzeugt.

Über den Verkaufsauftrag – Aktionen – Planen – Direktlieferung erzeugen wird eine Bestellung beim Hersteller / Lieferanten angelegt.

Nach Auswahl und Bestätigung der Kreditorennummer mit (OK), öffnet sich der Beleg (Einkaufsbestellung). Die Bestellung ist gemäß der Vereinbarung an den Kreditor zu übermitteln, als Lieferempfänger ist der Arzt / die Praxis hinterlegt:

Nach Anlage der Einkaufsbestellung gelangt man mit ESC zurück in die Praxisversorgungskarte.

Nachdem der Hersteller die bestellten Produkte an die Praxis / den Arzt ausgeliefert hat und die Auslieferung über die Bestellung verbucht wurde, werden die Zeilen in der Praxisversorgungskarte grün markiert und sind somit abrechenbar.

Abrechnung ohne Abrechnungssteuerung#

Praxisbedarf#

Der Praxisbedarf wird standardmäßig an die Einzelpraxis oder Gemeinschaftspraxis unter Beachtung der dem Debitor hinterlegten Stammadresse fakturiert.

Dazu muss in der Praxisversorgungskarte eine Zeile mit Vorgangsart = Praxisbedarf markiert sein und die Funktion In Abrechnung abrufen ausgewählt werden.

Hinweis

Es werden alle Zeilen mit Vorgangsart = Praxisbedarf bis zu einem definierten Lieferdatum in die Praxisversorgungszeilen Abrechnung übernommen.

Sofern es mehrere Lieferungen desselben Artikels innerhalb des definierten Lieferdatums gibt, die Zeilen sich weder in der Preisgestaltung noch beim Rechnungsempfänger unterscheiden, werden die Mengen kumuliert in die Abrechnung gebracht.

Es ist möglich, über die Auswahl Rechnung erstellen = ja, sofort die ungebuchte Rechnung zu erstellen. Ist der Haken nicht gesetzt, werden die Zeilen lediglich in die Praxisversorgungszeile Abrechnung überführt und die Rechnung kann im nächsten Schritt über Menü - Verkaufsrechnung erzeugen angelegt werden. Die Zeilen werden danach blau angezeigt.

Bei allen Zeilen ist ersichtlich (auch bei kumulierten Mengen), aus welchen Verkaufslieferungen diese stammen.

Hinweis

Die Preisherkunft wird bei Abruf der Zeile in die Abrechnung immer auf Manuell gesetzt, damit die Preisfindung nicht erneut mit ggf. geänderten Preisen durchlaufen wird.

Nach dem Buchen der Rechnung werden die Zeilen in der Praxisversorgungskarte archiviert und sind über das Menü – Archivierte Zeilen einzusehen.

Sprechstundenbedarf#

Der Sprechstundenbedarf wird auf Basis der vorliegenden Rezeptinformationen abgerechnet.

Bei Einzelpraxen ist der Rech. an Adresse Kontaktnr. mit dem Arzt bereits vorbelegt. Bei Gemeinschaftspraxen muss dieser im benannten Feld pro Rezept ausgewählt werden.

Empfehlung

Folgende Reihenfolge erleichtert die Erfassung der Daten:

1. Rezeptzähler eintragen. Der nächste "freie“ Rezeptzähler kann manuell oder über die Funktion nächster Rezeptzähler gefüllt werden, so dass hier keine redundanten Einträge für mehrere Rezepte erfolgen. Mit der Funktion wird zudem die Rezeptposition 1 und das Rezeptdatum (heute) gesetzt. Manuell kann dies auf das ausgewiesene Datum geändert werden.

2. Rezeptpositionen: manuell hinzufügen

3. Barcode und Rezeptdatum auf der ersten Position eines Rezeptzählers setzen – dadurch wird der Wert für alle dem Rezept zugehörigen Positionen übernommen.

4. Rech an Adresse Kontakt auswählen – auch dieser Wert wird in alle dem Rezept zugehörigen Positionen übernommen.

Hinweis

Wurden die Eingaben nicht korrekt getätigt, kann der Rezeptzähler entfernt werden und alle weiteren Felder bis auf den zuvor ausgewählten Verordner werden ebenfalls geleert.

Auf der Zeile stehend können nun alle zu dem Rezept zugehörigen Positionen über Menü – in Abrechnung abrufen übernommen werden, sofern eine Lieferung erfolgt ist.

Über Verkaufsrechnung erzeugen wird die ungebuchte Rechnung erstellt. Diese führt in ihren Informationen auch den Wert des Dokument Barcodes mit, der im Rahmen der Abrechnung benötigt wird.

Die Rechnung kann nun gebucht werden. Über das Archiv ist auf kurzem Wege ersichtlich, über welchen der zugehörigen Ärzte das Rezept an den Kostenträger abgerechnet wurde.

Vertragsprüfung Vorgangsart#

Die Vertragsprüfung wird bei Anlage der Artikelzeile durchgeführt und definiert, ob ein Artikel als Sprechstunden- oder Praxisbedarfsartikel abgerechnet werden kann.

Die Haken bei Praxisbedarf und Sprechstundenbedarf zeigen an, in welchem Vertrag der Artikel gefunden wurde. Sind die Zeilen bereits angelegt, erfolgt keine automatische Vertragsprüfung im Nachgang.

Hier gibt es die Möglichkeit, den Artikel im Vertragsfindungsartikel des Sprechstundenbedarfsvertrags zu hinterlegen und über die Funktion Menü - Vertragsprüfung die Zeile zu aktualisieren.

Die Vorgangsart kann nach der Aktualisierung manuell umgesetzt werden.

Bei Anlage der Zeile folgt die Vergabe der Vorgangsart gemäß folgender Hierarchie:

  1. Sprechstundenbedarf
  2. Praxisbedarf
  3. Leer – wenn kein Vertrag gefunden wird. Damit kann kein Auftrag erstellt werden.

Rücknahme#

Rücknahme einer Gesamtmenge#

Über die Praxisversorgungskarte wird ein Auftrag erfasst und geliefert.

Aufgrund eines Rücksendewunsches durch die Praxis / den Arzt erfolgt eine Rücknahme über den Debitoren – Aktionen – Neuer Beleg – Verkaufsrücknahmen. Über das Menü der Rücknahme – Aktionen – Funktion - Sonstiges – zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen werden die gelieferten Zeilen für die Rücknahme ausgewählt und können hierüber ergänzt/bearbeitet werden (bspw. Rücksendegrund).

Nach Anpassen der zurückzunehmenden Menge ist die Rücknahme angelegt und wartet nun auf den Wareneingang. Die Anlage der Rücknahme und das Buchen der Rücknahme haben keine Auswirkung auf die Praxisversorgungskarte.

Da zu diesem Zeitpunkt ggf. nicht bekannt ist, ob die Ware wieder in den Verkehr gebracht werden kann oder an den Arzt aufgrund von Beschädigungen berechnet wird, kann die Menge zu prüfen in der Praxisversorgungskarte gesetzt werden. Dies erfolgt über die Funktion Menge prüfen.

Wird hier die Gesamtmenge der Zeile eingetragen und mit OK bestätigt, so wird der Wert in das Feld Menge zu prüfen zurückgeschrieben.

Die Zeile mit Menge zu prüfen, wird bei der Faktura nicht beachtet.

Sofern die Ware trotz Rücknahme berechnet werden soll, kann bei Aufruf der Funktion Menge prüfen die Menge Null eingetragen und damit der Wert aus der Zeile entfernt werden. Sofern die Zeile nicht mehr fakturiert und damit storniert werden soll, kann die Menge zu stornieren gesetzt werden. Dazu im Menü - Menge stornieren aufrufen. Zunächst ist ein hierbei der Rücknahmegrundcode anzugeben, danach kann die Menge eingetragen werden.

Wird die Abfrage, ob wirklich storniert werden soll mit JA bestätigt, wird die Zeile archiviert.

Rücknahme einer Teilmenge#

Über die Praxisversorgungskarte werden Artikel erfasst, der Auftrag erstellt und geliefert.

Über bereits beschriebenen Weg (s. Rücknahme einer Gesamtmenge) wird die Rücknahme für eine Teilmenge angelegt. Dies hat keine Auswirkung auf die Praxisversorgungskarte.

In der Praxisversorgungskarte wird die Menge zu prüfen gesetzt über Menü – Menge prüfen. Wird eine Teilmenge eingetragen, so splittet sich die Zeile in die Menge zu prüfen und die Restmenge. Die Abrechnung für die Restmenge kann jederzeit erfolgen.

Die Zeile mit Menge zu prüfen, wird zunächst von der Abrechnung ausgeschlossen, bis bekannt ist, ob diese abgerechnet oder storniert werden soll.

Sofern die Ware trotz Rücknahme berechnet werden soll, kann bei Aufruf der Funktion Menge prüfen die Menge Null eingetragen und damit der Wert aus der Zeile entfernt werden.

Sofern die Zeile nicht mehr fakturiert und damit storniert werden soll, kann die Menge zu stornieren gesetzt werden. Dazu im Menü - Menge stornieren aufrufen. Zunächst ist ein hierbei der Rücknahmegrundcode anzugeben, danach kann die Menge eingetragen werden.

Wird die Abfrage, ob wirklich storniert werden soll mit JA bestätigt, wird die Zeile archiviert.

Alternativ: Muss die Menge nicht mehr geprüft werden und soll sofort als storniert bearbeitet werden, kann direkt die Menge storniert über Menü - Menge stornieren gesetzt werden.

Bei einem Teilstorno werden die Restmenge (Feld Menge) und die Menge storniert angezeigt. Die Zeile wird rot markiert und die Restmenge kann abgerechnet werden.

Bei einem Gesamtstorno wird die Zeile archiviert und steht nicht mehr zur Abrechnung bzw. Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Stapellauf Abrechnung Praxisversorgung#

Die Stapelläufe werden über Rollencenter – Aktivitäten Erweitert– Praxisversorgung Debitoren aufgerufen.

Die Übersicht enthält alle Debitoren, die für die Erfassung einer Praxisversorgung eingerichtet sind. Ärzte, die zu einer Gemeinschaftspraxis gehören, werden angezeigt, wenn der Filter gehört zu Nr. entfernt wird.

Funktion Beschreibung
Praxisversorgung Aufruf der Praxisversorgungskarte für den markierten Debitoren.
Rechnungen abrufen Der Aufruf startet den Stapelabruf von Rechnungen für den Praxisbedarf. Es werden dabei ungebuchte Rechnungen erstellt, sofern der Haken für Rechnung erstellen = Ja gesetzt ist.

Eine Abgrenzung ist möglich auf Basis des Verordnung Anf. Intervall, welches bspw. eine wöchentliche oder monatliche Abrechnung über die Bezeichnung definiert.

Über die ungebuchten Verkaufsrechnungen können die erstellten Rechnungen mit Eingrenzung auf die Verkaufsauftragsart fakturiert werden.
Eigene Partnerrollen Aufruf der Eigenen Partnerrollen für den markierten Debitoren.
Zugeordnete Partnerrollen Aufruf der Zugeordneten Partnerrollen für den markierten Debitoren.
Debitor Aufruf der Debitorenkarte für den markierten Debitoren.
Marketing Cockpit Aufruf des Marketing Cockpits für den markierten Debitoren.

Abrechnung mit Abrechnungssteuerung#

Die Abrechnungssteuerung ermöglicht die Erstellung von Rechnungen nach selbst definierten Kriterien für den Praxisbedarf. Wird die Abrechnungssteuerung angewendet, werden die Zeilen nicht mehr kumuliert.

Investitionsgüter
Wird hier ein Artikel als Investitionsgut eingetragen, so wird für diesen immer eine Einzelrechnung erzeugt.

Der Haken kann zudem manuell in der Praxisversorgungszeile gesetzt bzw. entfernt werden.

Debitorenmarker
Die Debitorenmarker können frei definiert werden – je nach Kundenwunsch für einen Rechnungssplit. Das können bspw. Kundenlager, Kostenstellen etc. sein. Die Bezeichnung ist frei wählbar.

Bei Auswahl eines Artikels ist die Angabe zum Debitorenmarker zu wählen, sofern der für die Abrechnungssteuerung relevant ist. Dafür ist der Eintrag des Debitorenmarkers unter Menü – Aktionen - Abrechnungssteuerung notwendig.

Bei Eingabe der Artikel in der Praxisversorgungskarte wird das Feld entsprechend abgefragt und in der Verkaufsrechnung erfolgt eine Unterteilung auf Basis des Debitorenmarkers.

Bei der Rechnungserstellung ist zudem die Definition einer Hierarchie möglich. Bsp. Unterteile erst nach Debitorenmarker (Reihenfolge 100) – dann nach Lief. An Kontaktnr. (Reihenfolge 200) – danach nach Lieferscheinnr. (Reihenfolge 300).

Die Gliederung der Rechnung entspricht den jeweiligen Vorgaben.

Zudem kann definiert werden, ob die Rechnung auf Basis der Einträge getrennt erstellt und auch Summen innerhalb einer Rechnung ausgegeben werden sollen.

Hinweis

Wird ein Debitorenmarker integriert nachdem bereits Zeilen in der Praxisversorgungskarte angelegt wurden, müssen die bestehenden Zeilen um diese Information angereichert werden. Ansonsten ist keine Abrechnung möglich.

Zeilen splitten#

Wird vom Arzt ein Rezept eingereicht, wird dieses geliefert und abgerechnet.

Wird ein Artikel mit höherer Menge geliefert als vom Arzt bestellt/verordnet, können die Zeilen "gesplittet“ werden.

Ist auf dem Rezept beispielsweise eine Teilmenge der gelieferten Menge angegeben, muss die Praxisversorgungszeile gesplittet werden damit anschließend der verordneten Menge auch der Barcode der Verordnung zugewiesen und das Rezept korrekt abgerechnet werden kann.

Vorgehensweise am Beispiel:

Im Beispiel wird die Menge 12 für ein Rezept zur Auslieferung gebracht. Laut Rezept durften jedoch nur 9 als Sprechstundenbedarf geliefert werden. Menge 3 kann ggf. über den Praxisbedarf mit dem Arzt abgerechnet oder zurückgenommen werden.

Korrigieren wird die Zeile, indem die Menge von 12 auf 9 geändert wird. Die Zeile wird aufgesplittet in Menge 9 und Menge 3. Zudem werden die Rezeptrelevanten Angaben aus der Split Zeile entfernt.

Die Menge 9 kann nun gemäß der Rezeptangaben abgerechnet werden und die Menge 3 über den Wechsel der Vorgangsart an den Arzt fakturiert oder aber über den Prozess der Rücknahme storniert werden.

Anzahl Zeilen pro Verordnungsart#

Im Debitor / Kontakt wird im Bereich der Zusatzfelder gesteuert, über welche Verordnung der Arzt den Sprechstundenbedarf abrechnet. Dies kann Muster 16 oder Muster 16a sein.

In der Praxisversorgungskarte werden die Positionen, die einer Verordnung zugewiesen werden sollen, über die Belegung der Spalten Rezeptzähler und Rezeptposition nummeriert, dies ist manuell möglich oder über Menü – Rezeptfelder vorbelegen. Aufgrund der im Debitor / Kontakt hinterlegten Verordnungsart 16 oder 16a erfolgt die Berücksichtigung für die Anzahl Rezeptpositionen (3 oder 7 mögliche Rezeptpositionen).

Ausnahme:
Eine Position (Rezeptposition) kann mehrfach vergeben werden (zum Beispiel Rezeptposition "2“), sofern der Artikel in allen Positionen (mit der Rezeptposition "2“) die gleiche Artikelnummer aufweist und innerhalb derselben Vorgangsart angelegt wurde. Die Werte für Rezeptposition 2 werden bei der Abrechnung/Taxierung zusammengefasst.

Werden Rezepte taxiert, wird das Zusatzfeld mit der entsprechenden Verordnungsart ebenfalls beachtet.

Kacheln im Rollencenter#

Im Rollencenter – Erweiterte Aktivitäten – Praxisversorgung Debitoren sind diverse Kacheln integriert, die bei der Überwachung der Praxisversorgung unterstützen.

Auftrag erstellen
Hier werden alle Praxisversorgungszeilen gelistet, die erfasst sind, für die aber noch kein Auftrag angelegt wurden. Über den Aufruf Praxisversorgung kann direkt in die Praxisversorgungskarte zur Prüfung gegangen werden.

Erwarteter Eingang Komplettdruck
Die hier gelisteten Zeilen erwarten den Eingang der Rezepte auf Basis des Rezeptvorschlags zurück. Ein weiterer Filter auf das ausgestellte Rezeptdatum kann in der Tabelle gesetzt werden, um die ältesten, ausstehenden Rezepte zu überwachen.

Übersicht gelieferte Zeilen
Für die Überwachung der Abrechnung kann hier anhand der zurückliegenden Lieferung geprüft werden, welche Lieferungen bis zum Zeitpunkt X noch nicht abgerechnet wurden. Gelistet werden zunächst alle Lieferungen. Der Filter kann auf das Buchungsdatum (der Lieferung) bei Bedarf manuell erweitert werden.

Abrechnungszeilen ohne Rechnung
Die Übersicht gibt aus, dass die Abrechnung vorbereitet, aber noch nicht durchgeführt wurde. Für abrechenbare Zeilen gibt es demnach noch keine ungebuchte Rechnung.

Troubleshooting#

Falscher Artikel im Auftrag – Auftrag noch nicht geliefert.#

Über die Praxisversorgungskarte wurde ein Auftrag erzeugt, es wurde noch kein Warenausgang erstellt, die Ware wurde noch nicht geliefert (sh. Spalten "Gebuchte Belegnr.“ und "Buchungsdatum“ = LEER).

Im Auftrag wurde das Ändern von Mengen unterbunden. Sollen die Mengen korrigiert werden, so erfolgt dies in der Praxisversorgungskarte. Dazu wird die Menge mit dem korrekten Wert überschrieben und bis in den Auftrag durchvalidiert.

Soll ein Artikel nicht mehr geliefert werden, wird die Menge in der Praxisversorgungskarte geleert. Nach Bestätigung mit Enter oder Tab sind die Auftragsnummer aus der Zeile entfernt, die Zeile zurückgesetzt auf "erfasst“ und die Auftragszeile gelöscht worden.

Die Zeile in der Praxisversorgungskarte kann nun gelöscht werden. Zeile markieren und STRG+ENTF oder Menü - Verwalten – Zeile löschen.

Soll der ganze Auftrag entfernt werden, muss die Menge aller dem Auftrag zugeordneten Artikel in der Praxisversorgungskarte geleert werden. Damit wird der Auftrag archiviert und es kann ein korrigierter Auftrag erzeugt werden.

Besteht bereits ein Warenausgang, ist die Korrektur über die Praxisversorgungskarte nicht möglich. Dazu muss zuvor der Warenausgang gelöscht werden.

Für gelieferte Positionen kann die Menge storniert gesetzt werden – hier gilt es, den Prozess der Rücknahme zu beachten.

Zeilen versehentlich in die Abrechnung abgerufen#

Wurden Zeilen in die Abrechnung abgerufen, kann dies rückgängig gemacht werden. Sollte bereits eine ungebuchte Rechnung erstellt sein, muss diese zunächst gelöscht werden. Nun kann die Zeile in der Abrechnung gelöscht werden und setzt sich damit zurück in die Lieferungszeilen. Wurden Zeilen in der Abrechnung kumuliert, werden diese beim Zurücksetzen in die Lieferungszeilen wieder im Ausgangszustand dargestellt (als separate Zeilen).