Earned Value Management#
Allgemein#
Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagementtechnik zur Leistungsmessung. Dabei werden Daten zu Projektinhalt, Umfang, Kosten und Terminplan miteinander integriert, um dem Projektmanagementteam eine bessere Einschätzung und Messung der Leistung und des Fortschritts eines Projektes zu ermöglichen. Um das EVM einzusetzen, ist es erforderlich, einen integrierten Basisplan zu verwenden, anhand dessen die Leistung während des Projektes gemessen werden können. Die Grundsätze des EVM lassen sich auf alle Projekte in allen Branchen anwenden.
Das Hauptwerkzeug des EVM ist die Earned Value Analyse (EVA), die auch als Leistungswertanalyse oder Arbeitswertanalyse bezeichnet wird. Sie überwacht für jedes Arbeitspaket und jede Projektkostenstelle die drei entscheidenden Dimensionen: Geplanter Wert (PV engl. Planned Value), Fertigstellungswert (EV engl. Earned Value) und Ist-Kosten (AC engl. Actual Cost). Anhand dieser Dimensionen lassen sich Abweichungen vom genehmigten Basisplan überwachen und in Effizienzkennzahlen umrechnen. Die Effizienzkennzahlen sind hilfreich, um den aktuellen Stand des Projektes festzulegen und bilden eine Basis für Schätzungen zu den Projektkosten und zum Resultat der Terminplanung.
Abkürzungsübersicht#
| Abkürzung | Beschreibung |
|---|---|
| PV | Planned Value (Geplanter Wert) |
| AC | Acutal Costs (Ist-Kosten) |
| EV | Earned Value (Fertigstellungswert) |
| CV | Cost Variance (Kostenabweichung) |
| SV | Schedule Variance (Terminplanabweichung) |
| CPI | Cost Performance Index (Kostenentwicklungsindex) |
| SPI | Schedule Performance Index (Terminentwicklungsindex) |
| BAC | Budget at Completion (Geplante Gesamtkosten) |
| EAC | Estimate at Completion (Geschätzte Gesamtkosten) |
| ETC | Estimate to Complete (Geschätzte Restkosten) |
| TCPI | To-complete Performance Index (Zu erbringender Leistungsindex) |
Einrichtung#
EVA Einrichtung#
Die allgemeinen Einrichtungen werden zunächst in der "EVA Einrichtung“ vorgenommen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "EVA Einrichtung“ auf.
Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fortschrittsmethode | Die Fortschrittsmethode steuert, wie der Fortschritt einer Aufgabe ermittelt wird. Die Bedeutung der Auswahlmöglichkeiten ist wie folgt: 0/100 Der Fortschritt der Aufgabe wird so lange mit 0% gemessen bis die Aufgabe abgeschlossen wird. 20/80 Sobald die Aufgabe begonnen wird, wird der Fortschritt mit 20% gemessen. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Fortschritt auf 100% gesetzt. 50/50 Sobald die Aufgabe begonnen wird, wird der Fortschritt mit 50% gemessen. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Fortschritt auf 100% gesetzt. 25er MitarbeiterInnen können bei ihren Zeitbuchungen zwischen den Optionen 0%, 25%, 50%, 75% und 100% wählen. Manuell MitarbeiterInnen können bei ihren Zeitbuchungen den Fortschritt frei wählen. |
| Berechnungsbasis | Hier kann festgelegt werden, ob die EVA auf Basis von Verkaufspreisen oder Einkaufspreisen berechnet wird. Die Standardeinstellung lautet "Einkaufspreis". |
| Standard Berechnungsebene | Die Berechnungsebene legt fest, auf welcher Ebene eine automatisierte Berechnung der EVA stattfinden soll. PSP Es werden nur die PSP-Zeilen in der Berechnung betrachtet. Budget Es werden nur die Budget-Zeilen in der Berechnung betrachtet. Vorgabe Für jede PSP-Zeile wird anhand des Arbeitspakets betrachtet, ob die Berechnung für die Zeile auf PSP- oder Budgetebene erfolgen soll. |
| Kritischer SPI | Ist der SPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Zeitstatuts des Projekts auf "Kritisch" gestellt. |
| Alarm SPI | Ist der SPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Zeitstatuts des Projekts auf "Alarm" gestellt. |
| Kritischer CPI | Ist der CPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Kostenstatuts des Projekts auf "Kritisch" gestellt. |
| Alarm CPI | Ist der CPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Kostenstatuts des Projekts auf "Alarm" gestellt. |
| CPI Toleranz | Wenn der CPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün. |
| SPI Toleranz | Wenn der SPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün. |
| TCPI Toleranz | Wenn der TCPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün. |
| EAC Toleranz | Wenn der EAC größer ist als der PV multipliziert mit diesem Wert plus 1, wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Wenn der EAC kleiner ist als der PV multipliziert mit diesem Wert minus 1, wird der Wert auf einigen Pages grün dargestellt. |
Projekt#
Auf der Projektkarte auf dem Inforegister "Allgemein“ befinden sich zwei Einrichtungsmöglichkeiten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| EVA verwenden | Der Schalter "EVA verwenden“ muss aktiviert sein, um die EVA zu nutzen. Ist dies nicht der Fall, können weder manuelle noch automatische Berechnungen stattfinden. |
| Berechnungsebene | Das Feld "Berechnungsebene“ legt fest, auf welche Ebene die EVA automatisch berechnet werden soll. Ist das Feld leer, wird der Wert aus der allgemeinen EVA Einrichtung genommen. |
Arbeitspaket#
Für Arbeitspakete gibt es drei Einrichtungsmöglichkeiten bezüglich der EVA.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| In EVA ignorieren | Das Feld "In EVA ignorieren“ legt fest, ob PSP-Zeilen mit diesem Arbeitspaket in der Berechnung der EVA beachtet werden sollen. Beispielsweise für ein Arbeitspaket "Reisekilometer“ würde es Sinn ergeben, es aus der Berechnung auszuschließen. |
| Berechnungsebene | Das Feld "Berechnungsebene“ legt fest, ob für eine PSP-Zeile mit dem Arbeitspaket die EVA Berechnung auf Basis der PSP-Zeile oder auf Basis der Budget-Zeile erfolgen soll. Das Feld ist entscheidend, wenn die Berechnungsebene für das Projekt "Vorgabe“ ist. Der Wert wird in die PSP-Zeile übernommen, lässt sich dort jedoch ändern. |
| Autom. Fortschrittsbereich | Das Feld "Autom. Fortschrittsbereich“ steuert, ob der Fortschritt für die PSP-Zeile automatisch berechnet werden soll oder manuell vom Benutzer eingetragen wird. Die automatische Berechnung funktioniert wie folgt: Aufgabenfortschritt PSP % = Aufgabenfortschritt * (geplanter Menge in allen Budgetzeilen / geplante Menge PSP Zeile) Ist das Feld deaktiviert wird für den Fortschritt aus dem Feld Fertigstellungsgrad % übernommen. Sollte der Benutzer hier nichts eingetragen haben wir das Feld Aufgabenfortschritt % verwendet. Auch das Feld "Autom. Fortschrittsbereich“ wird aus dem Arbeitspaket in die PSP-Zeile übernommen und kann dort verändert werden. |
Earned Value Management#
Alle Funktionen des EVM, die sich auf das Gesamtprojekt beziehen, sind auf der Projektkarte über das Menüband "Aktionen“ > "Earned Value“ untergebracht.
Die Funktion "Earned Value Analyse“ öffnet eine allgemeine Übersicht der EVA für das ausgewählte Projekt.
Die angezeigten Werte und Funktionen werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.
Projekt überprüfen#
Um die EVA berechnen zu können, müssen einige Felder gefüllt sein. Um dies zu überprüfen, rufen Sie die "Earned Value Analyse“ auf. Führen Sie anschließend über das Menüband die Funktion "Projekt überprüfen“ aus.
Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Felder gefüllt sein müssen:
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Projekt | • Startdatum • Enddatum • EVA Berechnen = Ja • Aktiver Projektstrukturplan |
| PSP-Zeile | • Startdatum • Enddatum • Arbeitsstatus = In Arbeit, offen oder abgeschlossen • Dauer in Tagen • Menge (Basis) • Einstandspreis |
| Budget-Zeile (falls vorhanden) |
• Startdatum • Enddatum • Arbeitsstatus = In Arbeit oder abgeschlossen • Dauer in Tagen • Menge • Einstandspreis • Nr. • Restmenge zur Fertigstellung |
Verläuft die Prüfung erfolgreich, erscheint eine entsprechende Meldung und die Berechnung der EVA ist möglich.
Sollte ein Fehler auftreten erscheint eine detaillierte Fehlermeldung, welcher Wert fehlt und an welcher Stelle des Projektstrukturplans die Prüfung fehlgeschlagen ist.
Projektberechnung#
Die Berechnung der EVA kann ebenfalls auf der Earned Value Analyse Projekt Page über den Menüpunkt "Earned Value Analyse“ im Menüband gestartet werden.
Hierbei wird zuerst die im vorherigen Abschnitt beschriebene Überprüfung durchgeführt. Anschließend kann gewählt werden, ob die Berechnung der EVA für das Projekt auf Basis der PSP-Zeilen oder auf Basis der Budgetzeilen durchgeführt werden soll.
Anschließend werden alle Werte neu berechnet und in der Page aktualisiert. Nachfolgend werden Ihnen die Felder auf der Earned Value Analyse Projekt Page näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Name des Projektes |
| Nr. | Projektnummer |
| Startdatum | Startdatum des Projektes |
| Enddatum | Enddatum des Projektes |
| Fortschritt % | Prozentualer Fortschritt des Projektes Berechnung Fortschritt % = Fertigstellungswert (EV) / Geschätzte Gesamtkosten (EAC) * 100 |
| Verantwortlich | Verantwortliche Ressource für das Projekt |
| Berechnungsdatum | Datum der EVA Berechnung |
| Anzahl der Berechnungen | Anzahl der Berechnungen für die EVA |
| Geplanter Wert Berechnungsdatum Engl. Planned Value |
Der geplante Wert Berechnungsdatum ist der geplante Gesamtwert für das Projekt bis zum Berechnungsdatum. Er setzt sich aus der Summe der geplanten Werte Berechnungsdatum aller Budget/PSP-Zeilen zusammen. |
| Ist-Kosten (AC) Engl. Acutal Costs |
Die Ist-Kosten des Projektes sind die Summe der Ist-Kosten aller Budget/PSP-Zeilen und ergeben sich aus den Projektposten. Berechnung Ist Kosten(AC) = Verbrauch Einstandsbetrag oder Verbrauch Verkaufsbetrag je nach Einstellung |
| Earned Value (EV) Engl. Earned Value |
Der Fertigstellungswert des Projektes ist die Summe der Fertigstellungswerte aller PSP/Budget-Zeilen. Berechnung Fertigstellungswert (EV) = Geplanter Wert * Fortschritt in % |
| Terminplanabweichung (SV) Engl. Schedule Variance |
Die Terminplanabweichung zeigt, wie sich das Projekt zeitlich im Vergleich zum Basisplan verhält. Ist der Wert negativ liegt das Projekt hinter dem Zeitplan. Ist der Wert positiv liegt das Projekt vor dem Zeitplan. Berechnung Terminplanabweichung (SV) = Fertigstellungswert (EV) - Geplanter Wert Berechnungsdatum (PV) Engl. Schedule Variance = Earned Value – Planned Value |
| Kostenabweichung (CV) Engl. Cost Variance |
Die Kostenabweichung zeigt, wie sich das Projekt finanziell im Vergleich zum Basisplan verhält. Ist der Wert negativ liegt das Projekt hinter dem Kostenplan. Ist der Wert positiv liegt das Projekt vor dem Kostenplan. Berechnung Kostenabweichung = Fertigstellungswert (EV) - Ist-Kosten (AC) Engl. Cost Variance = Earned Value - Actual Costs |
| Terminentwicklungsindex (SPI) Engl. Schedule Performance Index |
Der Terminentwicklungsindex ist das Verhältnis zwischen dem aktuellen Fertigstellungswert und dem geplanten Wert für einen bestimmten Zeitpunkt. Ist der SPI größer 1 bedeutet dies, dass bereits mehr Arbeit als geplant geleistet wurde. Ist der Wert kleiner 1, wurde bisher weniger Arbeit geleistet als geplant. Berechnung Terminentwicklungsindex (SPI) = Fertigstellungswert (EV) / Geplanter Wert Berechnungsdatum (PV) Engl. Schedule Performance Index = Earned Value / Planned Value |
| Kostenentwicklungsindex (CPI) Engl. Cost Perfromance Index |
Der Kostenentwicklungsindex ist ein Index für das Verhältnis des Fertigstellungswertes und den dadurch tatsächlich angefallenen Kosten. Beim CPI handelt es sich um die wichtigste Kennzahl der Earned Value Analyse, da sie die Kosteneffizienz eines Projektes zeigt. Ist der Wert kleiner 1, sind die Kosten für abgeschlossene Arbeit überschritten worden. Ist der Wert größer 1, musste weniger Geld als geplant für die abgeschlossene Arbeit aufgewendet werden. Berechnung Kostenentwicklungsindex (CPI) = Fertigstellungswert (EV) / Ist-Kosten (AC) Engl. Cost Performance Index = Earned Value / Actual Costs |
| Geplante Gesamtkosten (BAC) Engl. Budget at Completion |
Die geplanten Gesamtkosten sind die geplanten Gesamtkosten am Ende des Projektes und setzt sich aus der Summe der geplanten Kosten aller PSP/Budget-Zeilen zusammen. Berechnung Geplante Gesamtkosten(BAC) = Menge (Basis) * Einstandspreis (Basis) |
| Geschätzte Gesamtkosten (EAC) Engl. Estimate at Completion |
Die geschätzten Gesamtkosten sind eine Prognose für die Gesamtkosten, die durch das Projekt verursacht werden. Berechnung Geschätzte Gesamtkosten (EAC) = Ist-Kosten(AC) + (Geplante Kosten(PV) – Fertigstellungswert (EV) ) Engl. Estimate at Completion = Actual Costs + (Planned Value – Earned Value) |
| Geschätzter Restaufwand (ETC) Engl. Estimate to Complete |
Die geschätzten Restkosten, sind die Kosten, die noch bis zum Projektabschluss anfallen. Die Schätzung findet unter der Annahme statt, dass die restliche Arbeit mit derselben Leistung abgeschlossen wird, wie bisher. Berechnung Geschätzte Restkosten (ETC) = Geschätzte Gesamtkosten (EAC) - Ist-Kosten (AC) Engl. Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual Costs |
| Zu erbringender Leistungsindex (TCPI) Engl.: To-complete performance index |
Der zu erbringendende Leistungsindex ist die prognostizierte Kostenentwicklung, die eingehalten werden muss, um im Rahmen der Vorgaben des Projektmanagements die geplanten Gesamtkosten zu erreichen. Für die Berechnung gibt es zwei Möglichkeiten. Solange die geplanten Gesamtkosten mit den geschätzten Restkosten übereinstimmen wird der zu erbringende Leistungsindex wie folgt berechnet. Berechnung Zu erbringender Leistungsindex (TCPI) = (Geplante Gesamtkosten (BAC) – Fertigstellungswert (EV)) / (Geplante Gesamtkosten (BAC) – Ist-Kosten (AC) ) Engl. To-complete perfomance index = (Budget at Completion – Earned Value) / (Budget at Completion – Actual Costs) Wenn die geschätzten Restkosten bereits größer sind als die geplanten Gesamtkosten wird der zu erbringender Leistungsindex wir folgt berechnet. Berechnung Zu erbringender Leistungsindex (TCPI) = ( Geplante Gesamtkosten (BAC) – Fertigstellungswert (EV)) / ( Geschätzte Restkoten ( EAC) – Ist-Kosten (AC) ) Engl. To-complete perfomance index = (Budget at Completion – Earned Value) / (Estimate at Completion – Actual Costs) |
| Berechnungsbasis | Das Feld Berechnungsbasis zeigt, ob die Berechnung auf Basis der Budget- oder PSP-Zeilen durchgeführt wurde. |
| Earned Schedule (ES) | Der Earned Schedule ist eine alternative Berechnung für den Fortschritt eines Projektes, der die Zeit stärker in Betracht zieht und nicht nur auf monetären Werten beruht. Der Wert selbst hat keine Aussagekraft, ist aber die Basis zu alternativen Berechnungen der Terminplanabweichung und des Terminentwicklungsindexes. Berechnung (Berechnungsdatum – Projektstartdatum) + (Fertigstellungswert – Geplanter Wert Berechnungsdatum) / (Geplanter Wert Berechnungsdatum +1 - Geplanter Wert Berechnungsdatum ) |
| Terminplanabweichung (Basis ES) | Siehe Terminplanabweichung. Berechnung Earned Schedule – (Berechnungsdatum – Projektstartdatum) |
| Terminentwicklungsindex (Basis ES) | Siehe Terminentwicklungsindex. Berechnung Earned Schedule / (Berechnungsdatum – Projektstartdatum) |
Die wichtigsten Ergebnisse werden für jedes Projekt auf der Startseite des Rollencenters "Projektleiter“ im Bereich "Projektüberwachung“ angezeigt.
Im Menüband über "Aktionen“ > "Earned Value“ > "Earned Value Historie“ der Projektkarte lässt sich eine Gesamtübersicht aller Berechnungen öffnen.
Hier kann mit den Aktionen "PSP-Zeilen anzeigen“ bzw. "Budgetzeilen anzeigen“ je nach Berechnungsbasis eine Übersicht geöffnet werden, die alle Zeilen anzeigt, die in die Berechnung eingeflossen sind.
PSP-Zeilen Berechnung#
Die Earned Value Analyse lässt sich ebenfalls für eine einzelne PSP-Zeile berechnen. Hierfür führen Sie in der Projektstrukturplanansicht unter dem Inforegister "PSP Zeile“ den Menüpunkt "Historie“ > "Earned Value Analyse“ aus.
Es öffnet sich nahezu dieselbe Ansicht, wie für das Projekt.
Als Aktionen stehen "PSP-Zeile überprüfen“, die die bereits zuvor beschriebenen Kriterien für die einzelne PSP-Zeile überprüft und "Earned Value Analyse“, die die Berechnung der Earned Value Analyse für die PSP-Zeile startet. Negative Abweichungen größer 10% werden rot dargestellt. Positive Abweichungen größer 10% werden grün dargestellt.
Der Menüpunkt "Earned Value Historie“ öffnet eine Übersicht aller Berechnungen für diese PSP-Zeile.
Budget-Zeilen Berechnung#
Zur Berechnung der Earned Value Analyse für eine einzelne Budgetzeile führen Sie in der "PSP mit Budgetansicht“ Maske auf dem Inforegister "Projektbudget“ den Menüpunkt "Zeile“ > "Historie“ > "Earned Value Analyse“ aus.
Es öffnet sich nahezu dieselbe Ansicht, wie für das Projekt und die PSP-Zeile.
Als Aktionen stehen "Budgetzeile überprüfen“, die die bereits zuvor beschriebenen Kriterien für die einzelne Budget-Zeile überprüft und "Earned Value Analyse“, die die Berechnung der Earned Value Analyse für die Budget-Zeile startet. Negative Abweichungen größer 10% werden rot dargestellt. Positive Abweichungen größer 10% werden grün dargestellt.
Der Menüpunkt "Earned Value Historie“ öffnet eine Übersicht aller Berechnungen für diese Budget-Zeile.
Automatische Berechnung#
Damit nicht für jedes Projekt die Berechnung manuell gestartet werden muss, wurde ein Bericht angelegt, der in der Aufgabenwarteschlange hinterlegt werden kann und für alle Projekte die "EVA verwenden" aktiviert haben, die EVA berechnet.
Gesamtauswertung#
Es besteht die Möglichkeit, eine Gesamtauswertung für das Gesamtunternehmen oder für einzelne Projekttypen zu erstellen.
Hierzu rufen Sie sich über die Projekt Übersicht im Menüband > "Berichte“ > "EVA Unternehmensübersicht“ auf.
Dieser Aufruf startet einen Report für den ein Projekttypfilter und ein Datumsfilter hinterlegt werden kann.
Werden keine Filter hinterlegt, werden die aktuellen Ergebnisse aller Projekte einbezogen, für die die EVA angewandt wird.
Die Angabe "Projektanzahl“ stellt die Anzahl der Projekte, die in die Berechnung eingeflossen sind, dar. "Berechnungen ab“ gibt den Datumsfilter, sollte dieser hinterlegt sein, an. Wird ein Projekttypfilter ausgewählt, wird dieser oberhalb der Projektanzahl angezeigt. Die angegeben Werte sind der Durschnitt aller Berechnungen.
Projektauswertung#
Zur einzelnen Projektauswertung stehen zwei Möglichkeiten zu Verfügung. Auf der Projektkarte im Menüband unter "Aktionen“ > "Earned Value“ kann mit der Aktion "Earned Value Historie“ eine Übersicht aller Berechnungen für dieses Projekt geöffnet werden.
Hier besteht die Möglichkeit die Entwicklung von Berechnung zu Berechnung zu betrachten.
Die zweite Möglichkeit zur Auswertung befindet sich auf der Earned Value Analyse Karte des Projektes. Über den Menüpunkt "Bericht“ > "Projektverlauf“ startet einen Report, der einem eine detaillierte Übersicht bietet.
Der Report stellt im oberen Bereich alle aktuellen Daten der Earned Value Analyse zu diesem Projekt dar. Im unteren Bereich ist der grafische Verlauf der wichtigsten Indizes dargestellt.
Archivieren#
Die Ergebnisse abgeschlossener Projekte können archiviert werden, damit sie beispielsweise nicht mehr in die Unternehmensübersicht einfließen. Hierfür gibt es auf der Earned Value Analyse Karte des Projektes die Aktion "Projekt Archivieren“.
Anschließend folgt eine Abfrage, ob die Ergebnisse archiviert werden sollen.
Nach erfolgreicher Archivierung erscheint eine entsprechende Meldung.
Die archivierten Ergebnisse lassen sich auf der Projektkarte im Menüband unter "Aktionen“ > "Earned Value“ > "Earned Value Archiv“ einsehen.
Hier sind alle Ergebnisse der Earned Value Analyse für das Projekt aufgelistet.