Table of Contents

MaBV-konforme Abrechnung

Die MaBV-konforme Abrechnung unterstützt die kontrollierte Rechnungsstellung aus Verkaufsanzahlungsplänen innerhalb von KUMAVISION project365 Real Estate.

Vor der Erstellung einer Rechnung prüft das System automatisch, ob die erforderlichen fachlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Systemprüfung unterstützt den fachlichen Prozess, ersetzt jedoch keine rechtliche Prüfung des Kaufvertrags oder individueller vertraglicher Vereinbarungen. Abweichende Regelungen müssen in der Objektkonfiguration berücksichtigt werden.

Überblick

Der Gesamtprozess umfasst folgende Schritte:

  1. Fachliche Freigabe einer Anzahlungsplanzeile
  2. Prüfung der Bürgschaften
  3. Prüfung des Baufortschritts
  4. Freigabe der Rechnungsstellung
  5. Optional automatische Verarbeitung über die Aufgabenwarteschlange

Folgende Automatisierungsstufen sind möglich:

  • Nur prüfen
  • Prüfen und über eine Kachel anzeigen
  • Prüfen und buchen
  • Prüfen, buchen und versenden

Gesamtprozess

flowchart TD
    A[Anzahlungsplanzeile] --> B[Freigabeprüfung]
    B --> C{Prüfung erfolgreich?}
    C -->|Nein| D[Keine Freigabe]
    C -->|Ja| E[Rechnungsstellung möglich]
    E --> F{Automatisierung aktiviert?}
    F -->|Nein| G[Manuelle Rechnungsstellung]
    F -->|Ja| H[Prüfung über Aufgabenwarteschlange]
    H --> I{Nur Zeilen prüfen?}
    I -->|Ja| J[Anzeige über Kachel]
    I -->|Nein| K[Automatische Buchung]
    K --> L{Rechnungen senden?}
    L -->|Nein| M[Gebuchter Beleg ohne automatischen Versand]
    L -->|Ja| N[Automatischer Rechnungsversand]

    classDef start fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#111827
    classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#111827
    classDef success fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#111827
    classDef stop fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#111827

    class A,B,H start
    class C,F,I,L decision
    class E,G,J,K,M,N success
    class D stop

Legende

Farbe Beschreibung
Blau Start, Auslöser oder automatisierte Verarbeitung
Gelb Prüfung oder fachliche Entscheidung
Grün Erfolgreicher Abschluss oder zulässige weitere Verarbeitung
Rot Abbruch beziehungsweise keine Freigabe

Voraussetzungen

Für die MaBV-konforme Abrechnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Ein Objekt ist vorhanden.
  • Ein Verkaufsanzahlungsplan ist vorhanden.
  • Ein Debitor ist vorhanden.
  • Die benötigten Bürgschaftsarten sind eingerichtet.
  • Die Debitoren & Verkauf Einrichtung ist konfiguriert.
  • Für die automatische Verarbeitung ist optional eine Aufgabenwarteschlange eingerichtet.

Einrichtung

Für die Nutzung der automatisierten Prüfungen sind mehrere Einrichtungen erforderlich.

Debitoren & Verkauf Einrichtung

Feld Beschreibung
Freigabe für Anzahlungsplanzeile erforderlich Aktiviert den Freigabeprozess und die automatisierten Prüfungen beim Setzen von Freigabe für Rechnungsstellung.
Prüfe Baufortschritt freigegeben bei Freigabe von Anzahlungsplanzeile Verlangt bei der Freigabe einen freigegebenen Baufortschritt, sofern dieser im System als Voraussetzung für die Rechnungsstellung verwaltet wird.
Schlussrechnungsprüfung bei automatischer Rechnungsstellung Bezieht Schlussrechnungen in die automatische Rechnungsprüfung beziehungsweise Buchung ein.

Objekteinrichtung

Feld Beschreibung
Bautenstand verpflichtend Aktiviert die zentrale Verwaltung des Bautenstands am Objekt. Der Bautenstand kann bereits vor der Anlage eines Anzahlungsplans gepflegt werden.

Ist Bautenstand verpflichtend aktiviert, kann die Freigabe des Baufortschritts ausschließlich über gepflegte Bautenstände erfolgen.

Automatische Verarbeitung

Die Prüfung und Erstellung von Rechnungen kann über eine Aufgabenwarteschlange automatisiert werden. Prüfbare oder abrechenbare Anzahlungsplanzeilen werden anschließend über eine eigene Kachel im Buchhaltungsbereich angezeigt.

Abhängig von der Konfiguration kann die Aufgabenwarteschlange:

  • Anzahlungsplanzeilen ausschließlich prüfen,
  • erfolgreich geprüfte Anzahlungsplanzeilen automatisch buchen,
  • gebuchte Rechnungen automatisch versenden und
  • optional Schlussrechnungen in die automatische Prüfung und Buchung einbeziehen.

Einrichtung der Aufgabenwarteschlange

  1. Öffnen Sie die Aufgabenwarteschlangenposten.
  2. Legen Sie einen neuen Aufgabenwarteschlangenposten für einen Bericht an.
  3. Hinterlegen Sie als auszuführendes Objekt den Bericht 5548200 KVSPSAREChckPtAdvPlanEntForInv.
  4. Öffnen Sie die Anforderungsseite des Berichts.
  5. Legen Sie die gewünschten Verarbeitungsoptionen fest.
  6. Definieren Sie den benötigten Ausführungsrhythmus.
  7. Aktivieren Sie den Aufgabenwarteschlangenposten.

Optionen des Berichts

Feld Beschreibung
Nur Zeilen prüfen Legt fest, ob der Bericht die Anzahlungsplanzeilen nur prüft oder nach erfolgreicher Prüfung automatisch bucht. Bei aktiviertem Schalter erfolgt keine automatische Buchung. Bei deaktiviertem Schalter bucht der Bericht die geprüften Anzahlungsplanzeilen automatisch, sofern alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden.
Rechnungen senden Legt fest, ob die erzeugten Rechnungen nach der Buchung automatisch versendet werden. Der automatische Versand erfolgt nur, wenn die Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde und die weiteren Voraussetzungen für den Versand erfüllt sind.
Important

Führen Sie den Prozess zunächst mit aktiviertem Schalter Nur Zeilen prüfen aus. Kontrollieren Sie anschließend die Prüfungsergebnisse und die Anzeige in der Kachel. Aktivieren Sie die automatische Buchung erst nach erfolgreicher fachlicher Validierung.

Important

Aktivieren Sie Rechnungen senden erst, nachdem die automatische Buchung und der vorgesehene Rechnungsversand fachlich sowie technisch getestet wurden.

Prozess der automatischen Verarbeitung

flowchart TD
    A[Aufgabenwarteschlange startet Bericht 5548200] --> B[Anzahlungsplanzeilen prüfen]
    B --> C{Prüfungen erfolgreich?}
    C -->|Nein| D[Status oder Ergebnis über Kachel prüfen]
    C -->|Ja| F{Nur Zeilen prüfen aktiviert?}
    F -->|Ja| G[Geprüfte Zeile über Kachel zur Rechnungsstellung anzeigen]
    F -->|Nein| H[Rechnung automatisch buchen]
    H --> I{Rechnungen senden aktiviert?}
    I -->|Nein| J[Gebuchter Beleg bleibt ohne automatischen Versand]
    I -->|Ja| K[Gebuchte Rechnung automatisch versenden]

    classDef start fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#111827
    classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#111827
    classDef success fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#111827
    classDef stop fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#111827

    class A,B start
    class C,F,I decision
    class G,H,J,K success
    class D stop

Die automatische Verarbeitung wird durch die Ausführung des Berichts in der Aufgabenwarteschlange gesteuert. Die Verarbeitungstiefe ergibt sich aus den auf der Anforderungsseite gewählten Optionen.

Einbeziehung von Schlussrechnungen

Soll der Bericht zusätzlich Schlussrechnungen automatisch prüfen beziehungsweise buchen, muss in der Debitoren & Verkauf Einrichtung der Schalter Schlussrechnungsprüfung bei automatischer Rechnungsstellung aktiviert werden.

Bei aktiviertem Schalter werden Schlussrechnungen in die automatische Rechnungsprüfung und Buchung einbezogen. Bei deaktiviertem Schalter wird die zusätzliche Schlussrechnungsprüfung im Rahmen der automatischen Rechnungsstellung nicht berücksichtigt.

Note

Diese Einstellung ergänzt die Einstellungen des Berichts. Testen Sie die Verarbeitung der Schlussrechnungen daher gemeinsam mit den Optionen des Aufgabenwarteschlangenpostens.

Fachliche Freigabeprüfung

Die fachliche Freigabeprüfung unterstützt die kontrollierte Rechnungsstellung aus Anzahlungsplanzeilen. Beim Setzen der Freigabe prüft das System automatisch, ob die erforderlichen Voraussetzungen für die weitere Verarbeitung erfüllt sind.

Die Prüfung wird ausgeführt, wenn in einer Anzahlungsplanzeile die Checkbox Freigabe für Rechnungsstellung aktiviert wird. Voraussetzung ist, dass in der Debitoren & Verkauf Einrichtung der Schalter Freigabe für Anzahlungsplanzeile erforderlich aktiviert ist.

Der Prüfprozess umfasst allgemeine Voraussetzungen sowie zusätzliche Prüfungen für Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen. Dabei berücksichtigt das System auch die Einstellungen für Bürgschafts- und Baufortschrittsprüfungen.

Das Ergebnis der Prüfung wird in der Anzahlungsplanzeile angezeigt. Wenn eine Bürgschaft gefunden wurde, wird sie im Feld Vorhandene Bürgschaftsart angezeigt. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, zeigt das Feld Grund für nicht erstellte Rechnung den jeweiligen Grund an.

Allgemeine Voraussetzungen

Vor den spezifischen Prüfungen kontrolliert das System folgende Voraussetzungen:

Voraussetzung Beschreibung
Abschlagsnummer vorhanden Eine Abschlagsnummer muss vorhanden sein.
Debitor vorhanden Ein Debitor muss vorhanden sein.
Vorherige Raten abgerechnet Alle vorherigen Raten müssen abgerechnet sein.

Wenn eine Voraussetzung nicht erfüllt ist, bricht das System die Verarbeitung ab.

Ablauf der fachlichen Freigabeprüfung

flowchart TD
    A[Anzahlungsplanzeile] --> B[Freigabe für Rechnungsstellung setzen]
    B --> C{Freigabe für Anzahlungsplanzeile erforderlich?}
    C -->|Nein| C1[Kein automatischer Prüfprozess über diesen Freigabeschritt]
    C -->|Ja| D{Abschlagsnummer vorhanden?}
    D -->|Nein| X[Abbruch oder keine Freigabe]
    D -->|Ja| E{Debitor vorhanden?}
    E -->|Nein| X
    E -->|Ja| F{Alle vorherigen Raten abgerechnet?}
    F -->|Nein| X
    F -->|Ja| G{Fälligkeitsmitteilung vorhanden?}
    G -->|Nein| X
    G -->|Ja| H{Rechnungsart}
    H -->|Anzahlungsrechnung| I{MaBV-Bürgschaft für bisherige Raten ausreichend?}
    I -->|Ja| P{Baufortschrittsprüfung aktiviert?}
    I -->|Nein| J{Bürgschaft nach Paragraph 650m BGB über 5 Prozent ausreichend?}
    J -->|Nein| X
    J -->|Ja| K{Auflassungsvormerkung vorhanden?}
    K -->|Nein| X
    K -->|Ja| P
    H -->|Schlussrechnung| M{Auflassungsvormerkung vorhanden?}
    M -->|Ja| P
    M -->|Nein| N{MaBV-Bürgschaft ausreichend?}
    N -->|Nein| X
    N -->|Ja| P
    P -->|Nein| R[Rechnungserstellung möglich]
    P -->|Ja| Q{Erforderlicher Baufortschritt freigegeben?}
    Q -->|Nein| X
    Q -->|Ja| R
    R --> S[Rechnung erstellen]

    classDef start fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#111827
    classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#111827
    classDef success fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#111827
    classDef stop fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#111827
    classDef neutral fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#111827

    class A,B start
    class C,D,E,F,G,H,I,J,K,M,N,P,Q decision
    class R,S success
    class X stop
    class C1 neutral

Prüfung bei Anzahlungsrechnungen

Nach erfolgreicher allgemeiner Prüfung berücksichtigt das System bei einer Anzahlungsrechnung folgende Voraussetzungen:

  • Eine Fälligkeitsmitteilung ist vorhanden.
  • Eine MaBV-Bürgschaft ist in ausreichender Höhe vorhanden oder die weiteren Prüfungen für die Bürgschaft gemäß § 650m BGB und die Auflassungsvormerkung sind erfolgreich.
  • Der erforderliche Baufortschritt ist freigegeben, sofern die Baufortschrittsprüfung aktiviert ist.

Prüfung der Bürgschaft gemäß § 650m BGB

Die Bürgschaft gemäß § 650m BGB wird in Höhe von 5 % der Kaufpreissumme geprüft. Bei der Ermittlung werden die mit dem Verkauf verknüpften Objekte berücksichtigt.

Prüfung der MaBV-Bürgschaft

Für die MaBV-Bürgschaft prüft das System, ob eine oder mehrere Bürgschaften in ausreichender Höhe für die bis zu diesem Zeitpunkt abzurechnenden Raten vorhanden sind.

Ergebnis

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird die Anzahlungsrechnung zur Erstellung freigegeben. Andernfalls dokumentiert das System den Grund im Feld Grund für nicht erstellte Rechnung.

Prüfung bei Schlussrechnungen

Nach erfolgreicher allgemeiner Prüfung berücksichtigt das System bei einer Schlussrechnung folgende Voraussetzungen:

  • Eine Fälligkeitsmitteilung ist vorhanden.
  • Eine Auflassungsvormerkung oder eine ausreichende MaBV-Bürgschaft ist vorhanden.
  • Der erforderliche Baufortschritt ist freigegeben, sofern die Baufortschrittsprüfung aktiviert ist.

Nur wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, setzt das System den Prozess fort. Andernfalls wird die Verarbeitung abgebrochen.

Wenn für das Objekt die Bürgschaftsprüfung deaktiviert ist, überspringt das System die Bürgschaftsprüfung für dieses Objekt.

Warning

Deaktivieren Sie die Bürgschaftsprüfung nur in fachlich begründeten Ausnahmefällen und dokumentieren Sie die Entscheidung nachvollziehbar.

Baufortschrittsprüfung

Die Baufortschrittsprüfung stellt sicher, dass Rechnungen nur nach Freigabe des erforderlichen Baufortschritts erstellt werden.

Aktivierung

Die Prüfung wird über den Schalter Prüfe Baufortschritt freigegeben bei Freigabe von Anzahlungsplanzeile in der Debitoren & Verkauf Einrichtung aktiviert.

Zentrale Bautenstandsverwaltung

Über den Schalter Bautenstand verpflichtend in der Objekteinrichtung wird die zentrale Verwaltung des Bautenstands am Objekt aktiviert. Dadurch kann der Bautenstand bereits gepflegt werden, bevor ein Anzahlungsplan angelegt wird.

Bei aktivierter Baufortschrittsprüfung kontrolliert das System:

  • ob ein passender Bautenstand vorhanden ist,
  • ob der erforderliche Baufortschritt freigegeben ist und
  • ob die Voraussetzungen der jeweiligen Rate erfüllt sind.

Nur bei erfolgreicher Prüfung wird die Anzahlungsplanzeile freigegeben.

Zusammenspiel der Prüfungen

Je nach Einrichtung prüft das System in folgender Reihenfolge:

  1. Allgemeine Voraussetzungen
  2. Fälligkeitsmitteilung
  3. Rechnungsart
  4. Bürgschaften und Auflassungsvormerkung
  5. Baufortschritt

Erst nach erfolgreichem Abschluss aller erforderlichen Prüfungen kann die Rechnung erstellt werden.

Häufige Fehlerursachen

Problem Mögliche Ursache
Rechnung wird nicht erstellt Keine Abschlagsnummer vorhanden
Rechnung wird nicht erstellt Debitor fehlt
Rechnung wird nicht erstellt Vorherige Rate wurde nicht abgerechnet
Rechnung wird nicht erstellt Fälligkeitsmitteilung fehlt
Rechnung wird nicht erstellt Erforderliche Auflassungsvormerkung fehlt
Rechnung wird nicht erstellt MaBV-Bürgschaft ist nicht ausreichend
Rechnung wird nicht erstellt Bürgschaft gemäß § 650m BGB ist nicht ausreichend
Rechnung wird nicht erstellt Baufortschritt ist nicht freigegeben
Automatische Buchung erfolgt nicht Nur Zeilen prüfen ist aktiviert
Automatischer Versand erfolgt nicht Rechnungen senden ist nicht aktiviert oder weitere Versandvoraussetzungen sind nicht erfüllt

Empfohlenes Vorgehen bei der Einführung

Führen Sie die Automatisierung schrittweise ein:

  1. Aktivieren Sie zunächst Nur Zeilen prüfen.
  2. Analysieren Sie die Prüfungsergebnisse und die Anzeige über die Kachel.
  3. Aktivieren Sie nach erfolgreicher fachlicher Validierung die automatische Buchung.
  4. Prüfen Sie die erzeugten Buchungen.
  5. Aktivieren Sie erst danach den automatischen Rechnungsversand.

Häufige Fragen

Wann wird eine Bürgschaft geprüft?

Die Prüfung erfolgt bei der Freigabe einer Anzahlungsplanzeile und bei der automatischen Rechnungsstellung. Bei Schlussrechnungen hängt die Prüfung zusätzlich von der Einrichtung und der vorhandenen Auflassungsvormerkung ab.

Wann wird der Baufortschritt geprüft?

Die Prüfung erfolgt beim Freigeben einer Anzahlungsplanzeile, wenn die entsprechende Prüfung in der Debitoren & Verkauf Einrichtung aktiviert ist.

Was passiert bei einer fehlenden oder nicht ausreichenden Bürgschaft?

Die Rechnungsstellung wird verhindert. Das System dokumentiert den Grund im Feld Grund für nicht erstellte Rechnung.

Können zunächst nur Prüfungen durchgeführt werden?

Ja. Über die Option Nur Zeilen prüfen kann der Prozess ohne automatische Buchung ausgeführt werden.

Wann werden Rechnungen automatisch versendet?

Der automatische Versand erfolgt nur, wenn die Rechnung erfolgreich gebucht wurde, Rechnungen senden aktiviert ist und die weiteren Voraussetzungen für den Versand erfüllt sind.

Zugehörige Informationen

Verwandte Themen:

Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.