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Service#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Service in Microsoft Dynamics 365 Business Central1.

Einrichtung#

Rollencenter#

Für den Servicebereich in KUMAVISION medtec365 wurde ein entsprechendes Rollencenter konzipiert. Hierdurch haben Sie einen direkten Überblick auf den Arbeitsvorrat und können bequem in die entsprechenden Übersichten navigieren.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "medtec Service“ zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Arbeiten mit den Kacheln im Rollencenter#

Im Rollencenter "medtec Service" sind verschiedene Kacheln zur Darstellung des Bearbeitungsstands der einzelnen Serviceauftragszeilen vorhanden. Jede Kachel hat eine Filterung auf einen oder mehrere Reparaturstatus. Die Reparaturstatus pro Kachel können in der "Service Einrichtung" geändert werden. Dadurch kann die Arbeit im Service bei Bedarf hauptsächlich über die Kacheln erfolgen.

Die Kacheln sind in folgenden Abschnitten unterteilt:

Serviceaufträge – Offen

Kachel Beschreibung
Service unbearbeitet In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die manuell oder über den Service Wareneingang angelegt, aber noch nicht weiterbearbeitet wurden. Die Kachel enthält Serviceaufträge, welche den Reparaturstatus: Auftrag erstellt, Verkaufsrücknahme gebucht oder Wareneingang geprüft aufweisen.
Befundung ausstehend In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Befundung ausstehend" aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, die sich zur Befundung befinden.
Befundung erstellt In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Befundung erstellt" ausweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, die befundet wurden.
Artikel beim Debitor Die Kachel zeigt Artikelposten an.

Service Aktivitäten – Techniker

Kachel Beschreibung
Befundung ausstehend In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Befundung ausstehend" aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, die noch befundet werden müssen.
Service freigegeben In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus: Dispo erfolgt, Service freigegeben, Service aktiv aufweisen. Hier werden die Serviceaufträge aufgelistet, die noch repariert werden müssen.

Serviceaufträge – KV

Kachel Beschreibung
KV notwendig In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "KV notwendig" aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, bei denen ein Kostenvoranschlag notwendig ist.
KV erstellt In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus: KV erstellt oder KV gesendet aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, bei denen ein Kostenvoranschlag erstellt und versendet wurde.
KV abgelehnt In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "KV abgelehnt" aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, bei denen ein Kostenvoranschlag abgelehnt wurde.
KV akzeptiert / nicht notwendig In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus: "KV akzeptiert" oder "KV nicht notwendig" aufweisen. Hier werden alle Serviceaufträge aufgelistet, bei denen ein Kostenvoranschlag genehmigt wurde und nicht notwendig ist.

Serviceaufträge – In Bearbeitung

Kachel Beschreibung
Service beim Kreditor Bei der Kachel ist der Filter auf "Aktueller Ort = Beim Kreditor" gesetzt. Hier werden alle Serviceaufträge angezeigt, die sich aktuell beim Kreditor befinden, d.h. eine Einkaufsrücksendung gebucht wurde.
Service freigegeben In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus: Dispo erfolgt, Service freigegeben, Service aktiv aufweisen. Hier werden die Serviceaufträge aufgelistet, die noch repariert werden müssen.
Service OK Bei der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Service OK" aufweisen. Hier werden die Serviceaufträge aufgelistet, die erfolgreich repariert wurden.
Service nicht OK In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Service nicht OK" aufweisen. Hier werden die Serviceaufträge aufgelistet, die nicht repariert werden konnten.
Versendet In der Kachel sind alle Serviceaufträge vorhanden, die den Reparaturstatus "Versendet an Debitor" oder "Bestätigt an Debitor" aufweisen. Hier werden die Serviceaufträge aufgelistet, die an den Debitor versendet wurden.

Serviceaufträge – Freie Nutzung

Im Abschnitt "Serviceaufträge – Frei definierbare Kacheln" sind vier Kacheln vorhanden, die frei definiert werden können. Die Definition der Kacheln erfolgt in der Service Einrichtung.

Serviceeinrichtung#

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Service Auftragsart Reparatur Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit und der Seriennummerinformationskarte über die Funktion “Neuer Call und Serviceauftrag Reparatur” automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Service Auftragsart Wartung Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit und der Seriennummerinformationskarte über die Funktion “Neuer Call und Serviceauftrag Wartung” automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Service Auftragsart Wareneingang Gibt die Auftragsart an, die bei Erstellung eines Serviceauftrags durch Buchung eines Service Wareneingangs automatisch im Serviceauftrag eingefügt wird.
Arch. Aufträge Aktivierung bzw. Deaktivierung der Archivierung der Servicebelege.
Angebote archivieren Bei Aktivierung der Archivierung kann festgelegt werden, wann der Beleg archiviert werden soll.

Zur Auswahl stehen folgende Einrichtungen:
• Niemals
• Auf Anfrage
• Immer

Inforegister Vorgabe#

Feld Beschreibung
Service Lagerortcode
Service Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz an, der bei Neuanlage eines Serviceauftrags automatisch in den Servicekopf hinterlegt wird.

Dieser Lagerort und -platz wird auch bei Anlage eines Service Wareneingangs automatisch im Service Wareneingangskopf hinterlegt.
Leihe Lagerortcode
Leihe Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für die Leihversorgungen, die über einen Serviceauftrag erstellt werden, an.
Ersatz Lagerortcode
Ersatz Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für Ersatzartikel, die über einen Serviceauftrag versendet werden, an.
Service Verbrauch Lagerortcode
Service Verbrauch Lagerplatzcode
Gibt den Lagerort und -platz für die Artikel an, die in den Servicezeilen mit der Tätigkeitsart = "Service Verbrauch“ vorbelegt werden.
Debitor Lagerortcode Gibt den Lagerort an, der für Umlagerungen von Artikel zum Debitor vorbelegt wird.

Als Lagerplatz wird immer die Debitorennummer verwendet.
Kreditor Lagerortcode Gibt den Lagerort an, der für Umlagerungen von Artikel zum Kreditor vorbelegt wird.

Als Lagerplatz wird immer die Kreditorennummer verwendet.
Vorgabe Rabattgrund Rabattgrund für Rabattierungen während eines Reparaturprozesses, z.B.Rabatt auf Ersatzteile und Garantie.
Logistik Rabattgrund Rabattgrund für logistische Prozesse z.B. Einkaufsrücksendung oder Verkaufsrücknahme.
Buchungscode Fremdeigentum Gibt den Buchungscode für die Artikel an, die zur Reparatur zugebucht werden.

Um Wertbuchungen zu verhindern, sollte die Ware, die im Service zugebucht wird, als Fremdeigentum behandelt werden.
Buchungscode Umlaufvermögen Gibt den Buchungscode für die Artikel an, die in den Servicezeilen eingefügt werden.

Verkäufe und Verbräuche im Rahmen des Service werden in der Regel als Umlaufvermögen gebucht. Ist kein Buchungscode vorgegeben, wird Umlaufvermögen angenommen.
Vorgabe Aktueller Ort Gibt den aktuellen Ort an, der bei Anlage eines Serviceauftrags vorbelegt werden soll.

Zur Auswahl stehen:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor

Der aktuelle Ort wird aus der Serviceeinrichtung in die Serviceartikelzeilen übernommen und kann manuell geändert werden.
Vorgabe Tätigkeitsort Gibt den Tätigkeitsort an, der bei Anlage eines Serviceauftrags vorbelegt werden soll.

Zur Auswahl stehen:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor

Der Tätigkeitsort wird aus der Serviceeinrichtung in den Serviceauftragskopf und Serviceartikelzeilen übernommen und kann manuell geändert werden.

Mit Buchung einiger Belege, wie z.B. Einkaufsrücksendung, wird das Feld automatisch geändert.
Vorgabe Ziel Belegart In dem Feld kann die Ziel Belegart hinterlegt/ausgewählt werden, welche verwendet wird, wenn ein Artikel oder eine Ressource manuell in die Serviceangebotszeilen oder in den Serviceauftragszeilen hinterlegt wird.

Andernfalls wird die Ziel Belegart aus den Standard Service Code aus der ausgewählten Stückliste gezogen. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Zielbelegart in Serviceangebot / Serviceauftrag“.

Inforegister Tätigkeit#

Auf dem Inforegister "Tätigkeit“ werden die entsprechenden Tätigkeiten vorbelegt, die in den Serviceartikelzeilen und in den Servicezeilen über das Menüband im schnellen Zugriff gestartet werden können.

Feld Beschreibung
Tätigkeitsgruppe Rep. Stückliste Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Reparatur Stückliste.
Tätigkeitsgruppe Service Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Reparatur.
Tätigkeitsgruppe Kostenvoranschlag Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für den Kostenvoranschlag.
Tätigkeitsgruppe VK-Rücknahme Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verkaufsrücknahme.
Tätigkeitsgruppe VK-Lieferung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verkaufslieferung.
Tätigkeitsgruppe EK-Rücksendung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Einkaufsrücksendung.
Tätigkeitsgruppe Verschrottung Hinterlegung der Tätigkeitsgruppe für die Verschrottung.

Inforegister Verschrottung#

Feld Beschreibung
Verschrottung Lagerortcode
Verschrottung Lagerplatzcode
Hier können Lagerdaten vorbelegt werden, die verwendet werden, wenn die Verschrottung zweistufig erfolgt. D.h. zunächst erfolgt eine Umlagerung auf einen speziellen "Schrottlagerort“ und im zweiten Schritt eine manuelle Abbuchung von diesem Schrottlagerort.
Verschrottung Seriennr. Status Ist hier ein Wert eingetragen, so wird dieser Wert beim Verschrotten in der Seriennr.-Informationskarte im Feld "Status“ übernommen.
Verschrottung Herkunftscode Ist hier ein Wert eingetragen, so wird dieser Wert beim Verschrotten in der Artikelbuchung im Feld "Herkunftscode“ übernommen.

Inforegister Rollencenter Filter#

Auf dem Inforegister sind pro Kachel die entsprechenden Filter auf den Reparaturstatus definiert. Bei Bedarf können die Filter entfernt oder ergänzt werden.

Inforegister Frei definierbare Kacheln#

Auf diesem Inforegister können vier Kacheln nach Bedarf beschrieben und anhand vom Reparaturstatus gefiltert werden.

Serviceauftragsarten#

Im Bereich Service können Sie mit den Serviceauftragsarten arbeiten, um zum einen die Serviceaufträge in unterschiedliche Arten zu unterteilen und zum anderen können Sie pro Serviceauftragsart unterschiedliche Einrichtungen hinterlegen.

Um eine Serviceauftragsarte zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Serviceauftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle erstellen:

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code für die Serviceauftragsart hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung der Serviceauftragsart hinterlegt.
Verkaufsauftragsart Preisfindung Wenn für eine Serviceauftragsart andere Preise vereinbart wurden, kann hier die entsprechende Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.
Standard Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags, wird die Standard-Serviceauftragsart vorbelegt.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass nur eine Serviceauftragsart als "Standard“ gekennzeichnet werden kann.
Serviceauftragstyp Jeder Serviceauftragsart kann eine Klassifizierung hinterlegt werden.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Leer
• Reparatur
• Wartung

Die Klassifizierung wird automatisch in den Service Call im Feld "Call Klassifizierung“ hinterlegt.

Über die Funktion "Aktionen – Service Tätigkeitsvorlagen Einrichtung“ im Menüband können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit Tätigkeit Vorlagencodes verknüpft werden.

Der Tätigkeit Vorlagencode wird automatisch im Serviceauftrag in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die Tätigkeiten aus der Tätigkeitvorlage automatisch in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ hinterlegt.

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit oder aus der Seriennummerinformationskarte über die Funktion "neuer Call“ und "Serviceauftrag Wartung“ oder "Serviceauftrag Reparatur“, wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart für die Reparatur und Wartung in den Feldern "Service Auftragsart Reparatur“ und "Service Auftragsart Wartung“ hinterlegt werden. Sind die Felder in der Serviceeinrichtung leer, wird keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Service Wareneingang wird die Serviceauftragsart aus der Serviceeinrichtung gezogen. In der Serviceeinrichtung kann eine Serviceauftragsart im Feld "Service Auftragsart Service Wareneingang“ hinterlegt werden. Ist das Feld in der Serviceeinrichtung leer, wird auch keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einer Verkaufsreklamation heraus, wird die Serviceauftragsart mit dem Haken "Standard“ gezogen.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Wartungscockpit, wird die Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag gezogen.

Serviceauftragsarten und Zahlungsbedingungen#

Serviceauftragsarten können wahlweise mit Zahlungsbedingungen versehen werden. Die Zahlungsbedingung aus der Serviceauftragsart übersteuert die Zahlungsbedingung, die in den Stammdaten des Debitors hinterlegt ist.

Um Zahlungsbedingungen einer Servicebestellart zu hinterlegen, rufen Sie sich die "Serviceauftragsarten" über die Anwendersuche auf.

Über "Neu“ im Menüband, können Sie eine neue Serviceauftragsart anlegen oder über "Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Serviceauftragsart bearbeiten.

In dem Feld "Zlg.-Bedingungscode“ können Sie der jeweiligen Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung hinterlegen.

Sollten Sie anschließend einen Serviceauftrag erstellen, wird dieser zunächst mit der Serviceauftragsart „Standard“ vorbelegt. Systemseitig wird geprüft, ob in der Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Zahlungsbedingung aus der Serviceauftragsart gezogen. Falls nicht, wird die Zahlungsbedingung aus der Debitorenkarte berücksichtigt.

Bei Änderung der Serviceauftragsart wird wiederholt systemseitig geprüft, ob die Serviceauftragsart eine Zahlungsbedingung hinterlegt hat und ggf. entsprechend aktualisiert.

Bei einem Wechsel des Debitors findet ebenfalls eine Prüfung statt. Sollte eine Serviceauftragsart ohne Zahlungsbedingung verwendet werden, wird somit die Zahlungsbedingung des Debitors gezogen.

Service Tätigkeitsgruppe#

In der Service Tätigkeitsgruppe werden einzelne Tätigkeiten (z.B. Kostenvoranschlag, Leihversorgung, Verschrottung) angelegt, die im Laufe einer Reparatur vorkommen können.

Jeder Tätigkeit können unterschiedliche Einstellungen mitgegeben werden, womit es zu mehreren möglichen Tätigkeiten in der Tätigkeitsgruppe kommen kann. Als Beispiel ist der Service selbst zu sehen. Dieser kann abhängig vom Ort der Ausführung unterschiedlich sein.

Die Anwendung reduziert beim Ausführen einer Tätigkeitsgruppe abhängig von den Parametern des aktuellen Servicefalls die möglichen Tätigkeiten.

Spezielle Service Tätigkeitsgruppen können in der Serviceeinrichtung im Register "Tätigkeit“ hinterlegt werden, damit diese in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen aus dem Menüband heraus gestartet werden können.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Die Service Tätigkeitsgruppen können in den Service Tätigkeitsvorlagen, im Sinne eines Arbeitsplanes, zusammengestellt werden.

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code wird vergeben.
Beschreibung Eindeutige Beschreibung wird vergeben.
Service Tätigkeitsart Jedem Code wird die entsprechende Tätigkeit hinterlegt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Reparatur
• Wartung
• Ersatz
• Leihe
• Dienstleistung
• Verschrottung
• Kostenvoranschlag
• Logistik
Artikelnr. benötigt Hier wird festgelegt, ob für diese Tätigkeit eine Artikelnummer benötigt wird.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Nein
• Optional
• Immer
Text benötigt Hier wird festgelegt, ob für diese Tätigkeit ein Text benötigt wird, z.B. bei einer Beschriftung.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Nein
• Optional
• Immer

Service Tätigkeitsvorlagen#

Mithilfe von Service Tätigkeitvorlagen können beliebig viele Vorlagen mit einzelnen Tätigkeitsschritten definiert werden, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen.

Durch die Verknüpfung mit der Serviceauftragsart und der Serviceartikelgruppe wird die entsprechende Tätigkeitsvorlage automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags in die Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Prozessschritte in die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgelistet.

In den Service Tätigkeitsvorlagen wird ein Code und eine Beschreibung eingegeben.

In der Service Tätigkeitsvorlagenkarte können die einzelnen Service Tätigkeitsgruppen in den Tätigkeitsvorlagenzeilen hinterlegt werden.

Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung#

In der Service Tätigkeitsvorlage Einrichtung können pro Serviceauftragsart verschiedene Serviceartikelgruppencodes mit "Tätigkeit Vorlagencodes“ verknüpft werden.

Wird ein Artikel im Serviceauftrag hinterlegt, wird anhand der Serviceauftragsart und Serviceartikelgruppencode geprüft, ob eine Verknüpfung mit einem "Tätigkeit Vorlagencode“ besteht.

Falls eine Verknüpfung vorhanden ist, wird der Tätigkeit Vorlagencode automatisch in das gleichnamige Feld in der Serviceartikelzeile hinterlegt. Zusätzlich werden die einzelnen Tätigkeitsschritte in der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ aufgeführt.

Standard Servicecodes#

In den "Standard Servicecodes“ erhält man eine Übersicht über alle vorh. Standard Service Codes (Tätigkeiten) und der entsprechenden Einrichtung im Standard-Servicecodekopf.

Die Einrichtung erfolgt in der Standardservicecodekarte.

Die "Standard Servicecodes“ werden genutzt, um einzelne Tätigkeiten (z.B. Stücklistenanlage, KV, Leihversorgungen, Rücknahmen, Verschrottung, usw.) mit gewissen Parametern zu verknüpfen.

"Standard Servicecodes“ (=Tätigkeiten) können jeweils einer Service Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden. Durch unterschiedliche Parameter ermittelt das System aus dem Kontext die richtige Tätigkeit oder lässt den Benutzer die manuelle Auswahl aus mehreren passenden Tätigkeiten.

Sobald eine Tätigkeit im Serviceauftrag oder in den Servicezeilen gestartet wird, werden die Felder aus der Einrichtung automatisch vorbelegt.

Standardservicecodekarte#

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Serviceauftragsart In diesem Feld kann eine Serviceauftragsart hinterlegt werden.

Wenn an dieser Stelle eine Serviceauftragsart hinterlegt wird, ist dieser Standardservicecode nur bei Serviceaufträgen mit derselben Serviceauftragsart sichtbar.
Service Tätigkeitsgruppe In diesem Feld wird die entsprechende Service Tätigkeitsgruppe hinterlegt.
Vor Ort
Im Haus
Beim Kreditor
Die Tätigkeitsorte "Vor Ort, Im Haus, Beim Kreditor“ sind mit dem Serviceauftrag verknüpft und somit für den Prozess relevant.

Im Serviceauftrag können nur die Tätigkeiten gestartet werden, die im Standardservicecode den entsprechenden Tätigkeitsort aktiviert haben.

Beispiel
Im Standard Servicecode "ERSATZ“ sind die Tätigkeitsorte "Im Haus“ und "Beim Kreditor“ aktiviert. Wird im Serviceauftrag der Tätigkeitsort "Vor Ort“ hinterlegt, kann die Tätigkeit "ERSATZ“ nicht gestartet werden.
Inforegister Zeilen#
Feld Beschreibung
Ausgewählt Das Feld wird genutzt, wenn die "Service Tätigkeitsgruppe = Stückliste“ ist.

Wird der Haken in der Stückliste bei Artikeln und/ oder Ressourcen gesetzt, werden die Zeilen mit den Haken in der Stückliste im Serviceangebot und Serviceauftrag automatisch vorbelegt.
Zeile drucken Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile (Serviceangebotszeilen / Serviceauftragszeilen) übernommen.
Bezug Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Die Auswahl "Leer“ bedeutet, dass kein Bezug vorhanden ist, z.B. bei Stücklisten.

Auswahlmöglichkeiten:
• Leer
• Serviceartikel
• Ersatzartikel
• Leihartikel
Art Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.
Nr. Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wenn das Feld "Bezug“ gefüllt ist (Serviceartikel, Leihartikel oder Ersatzartikel), wird die Artikelnummer aus der Serviceartikelzeile verwendet. Das Feld "Nr.“ sollte in diesem Fall leer bleiben.
Rabattgrund In diesem Feld kann ein Rabattgrund hinterlegt werden. Dieser Rabattgrund wird im Serviceauftrag automatisch gezogen, wenn die Tätigkeit ausgeführt wird.
Nullposition Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wenn ein Wert berechnet werden soll, dann sollte "Nein“ eingetragen werden, ansonsten "Gratis“.
Ziel Belegart Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Beim Ausführen der Servicezeile wird der angegebene Beleg mit den Daten aus der Servicezeile erzeugt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Service Verbrauch
• Service Verkauf
• Service Angebot
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrücknahme
• Verkaufsauftrag Umlagerung
• Verkaufsrücknahme Umlagerung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrücksendung
• Umlagerungsauftrag
• Zubuchung Artikelbuchblatt
• Abbuchung Artikelbuchblatt
• Umlagerung Artikelbuchblatt
Richtung Das Feld steuert die Richtung des Warenflusses.

Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Bei Buchungen, die das Servicegerät selbst ansprechen, sollte die Richtung angegeben werden, damit diese beim Buchen den aktuellen Ort in der Serviceartikelzeile aktualisieren kann.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Leer
• Deb -> Serv
• Serv -> Deb
• Kred -> Serv
• Serv -> Kred
• Deb -> Kred
• Kred -> Deb
Lagerortcode
Lagerplatzcode
Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Es ist nur bei speziellen Fällen notwendig, hier einen abweichenden Wert einzutragen, da zunächst die Werte aus der Einrichtung verwendet werden und durch dieses Feld individuell überschrieben werden können.

Für Zeilen mit Bezug "Serviceartikel“ wird generell der Lagerort aus der Serviceartikelzeile verwendet. Bei Bezug "Ersatzartikel oder "Leihartikel“ sind die Werte aus der Einrichtung relevant. Für Zeilen mit Verbrauch ist der entsprechende Lagerort aus der Serviceeinrichtung maßgeblich. Ebenso bei Zeilen mit Umlagerung von/zum Debitor oder Kreditor.
Buchungscode Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen. Es ist nur bei speziellen Fällen notwendig, hier einen abweichenden Wert einzutragen, da zunächst die Werte aus der Einrichtung verwendet werden und durch dieses Feld individuell überschrieben werden können.

Für Zeilen mit Bezug "Serviceartikel“ wird generell der Buchungscode aus der Serviceartikelzeile verwendet, für Zeilen mit Verbrauch der Buchungscode für Eigentum aus der Serviceeinrichtung.
Beleg autom. erstellen Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Nachdem eine Tätigkeit eingefügt wurde, wird die erste Servicezeile, in der dieses Feld gesetzt ist, ausgeführt, d.h. der Beleg erzeugt und ggfs. die Artikelverfolgung gesetzt.
Beleg autom. anzeigen Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Wurde zur Servicezeile ein neuer Beleg erzeugt, wird dieser angezeigt, wenn das Feld gesetzt ist.
Reparaturstatus Wenn hier ein Wert hinterlegt ist, kann durch die Buchung eines in den Zeilen definierten Beleges auch der Reparaturstatuscode aktualisiert werden.
Auftragsart Die Auftragsart wird für die Einkaufs- und Verkaufsbelege verwendet, die aus dem Serviceauftrag heraus angelegt werden, z.B. VK-Rücknahme.

In den Servicebelegen hat die Auftragsart keine Verwendung.

Der Wert wird in das gleichnamige Feld in der Servicezeile übernommen.

Je nachdem ob die Ziel Belegart den Einkauf, Verkauf, Lager oder Service anspricht, gilt der Bezug zur jeweiligen Auftragsart.

Standard-Serviceartikelgruppen-Codes#

Mithilfe von den Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können eine oder mehrere Stücklisten für die Reparaturen und Wartungen angelegt werden. Artikel und Ressourcen, die für Reparaturen oder Wartungen wichtig sind, werden in die Standardservicecodekarte hinterlegt. Bei Bedarf, kann bereits die Menge definiert werden.

Die Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können Sie über das Menüband der jeweiligen Serviceartikelgruppen aufrufen.

Pro Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp (Reparatur/Wartung) ausgewählt werden.

Nach der Einrichtung der Serviceartikelgruppe mit entsprechenden Standard-Serviceartikelgruppen-Codes wird die Serviceartikelgruppe im gleichnamigen Feld auf der Artikelkarte hinterlegt.

Hinweis

Die Serviceauftragsart hat keine Funktion und ist rein informativ.

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein Standard Servicecode ausgewählt.
Beschreibung Nach Auswahl des Standard Servicecodes wird die Beschreibung automatisch befüllt.
Service Typ Jedem Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp mitgegeben werden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Leer
• Reparatur
• Wartung
autom. Übergabe an Servicezeile Das Feld hat aktuell keine Funktion.
Serviceauftragsart Eine Serviceauftragsart kann hinterlegt werden.

Die Serviceauftragsart hat keine Auswirkung und ist rein informativ.

Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung#

Auf der Seite "Standard Serviceartikelgruppen Einrichtung" können Serviceartikelgruppencodes mit Standard Service Codes verknüpft werden.

Wenn keine Verknüpfung hinterlegt ist, gilt die Tätigkeit für alle Serviceartikelgruppencodes.

Tipp

Es empfiehlt sich, die Stücklisten mit den entsprechenden Serviceartikelgruppencodes zu verknüpfen, da sonst im Serviceauftrag und im Serviceangebot alle vorhandenen Stücklisten angezeigt werden.

Reparaturstatus Einrichtung#

In den Serviceartikelzeilen kann pro Zeile ein Reparaturstatus gesetzt werden. Je nach Einrichtung werden einige Reparaturstatus mit Buchung eines Beleges automatisch umgesetzt. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Reparaturstatus manuell zu setzen bzw. zu ändern.

Anhand vom Reparaturstatus ist jederzeit ersichtlich, auf welchem Stand sich die Serviceartikelzeile befindet. Zusätzlich werden die Kacheln auf dem Rollencenter anhand vom Reparaturstatus gefiltert.

Über den Menüpunkt "Status“ in den Serviceartikelzeilen und Servicezeilen sind weitere Status vorhanden, die manuell gesetzt werden können und zum Teil auch eine Funktion haben.

Alle benötigten Reparaturstatus werden in der "Reparaturstatus Einrichtung“ angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung hinterlegt wird.

Feld Beschreibung
Tätigkeitsstatus In den Serviceartikelzeilen und in den Servicezeilen unter dem Menüpunkt "Status“ kann der Reparaturstatus manuell geändert werden.

Damit der richtige Reparaturstatus gesetzt wird, muss pro Reparaturstatuscode der entsprechende Tätigkeitsstatus hinzugefügt werden.

Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Funktionen:
• Leer
• Auftrag erstellt
• WE ungeprüft
• WE geprüft
• Ware kontrolliert
• Befundung ausstehend
• Befundung erstellt
• Bestellung erstellt
• KV gesendet
• KV senden
• KV nicht notwendig
• KV akzeptiert
• KV abgelehnt
• Service freigegeben
• Service begonnen
• Service OK
• Service nicht OK
• WA geprüft
• Verschrottet
• Beendet

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Einrichten von Status für Serviceaufträge und Reparaturen".

Service Befundungsgruppen#

In der Serviceartikelzeile und Servicezeile kann der Artikel über eine zweistufige Hierarchie befundet werden.

Zur obersten Ebene, der Befundungsgruppe, können jeweils beliebig viele Befundungen hinterlegt werden.

Auf der Seite "Service Befundungsgruppen“ werden alle vorhandenen Befundungsgruppen angelegt, indem ein Code und eine Beschreibung eingegeben wird.

Über den Menüpunkt "Befundungen“ hinterlegen Sie jeweils alle möglichen Ausprägungen, die später zur Verfügung stehen sollen.

Service Befundungen Einrichtung#

In der "Service Befundungen Einrichtung“ werden alle möglichen Defekte pro Befundungsgruppe hinterlegt.

Pro Befundungsgruppe können mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Hinweis

Aktuell kann eine Befundungsgruppe nicht mit einer Artikelkarte verknüpft werden.

Service Vertrag Einrichtung#

In der "Service Vertrag Einrichtung“ werden Vereinbarungen, die mit Kunden getroffen wurden, hinterlegt.

Durch die Einrichtungen werden entsprechende Felder im Serviceauftrag automatisch vorbelegt. Somit erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu diesem Serviceauftrag auf einem Blick.

Feld Beschreibung
Vertragsart In dem Feld wird hinterlegt, um was für eine Vertragsart es sich handelt.

Zur Auswahl stehen:

Kostenvoranschlag
Mit der Auswahl wird der KV-Grenzbetrag im Feld "Grenzbetrag Kostenvoranschlag“ hinterlegt.

Lösungscode
Mit der Auswahl kann im Feld "Lösungscode“ ein Wert ausgewählt werden. Der Lösungscode ist frei definierbar und kann z.B. genutzt werden, um zu hinterlegen, dass ein Artikel verschrottet werden kann, wenn eine Reparatur nicht mehr möglich ist.

Beide Felder sind in der Serviceartikelzeile ersichtlich.
Debitorennr. In dem Feld kann eine Debitorennummer hinterlegt werden, für den die Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Debitoren zu.
Lief. an Code Bei Auswahl einer Debitorennummer kann zusätzlich ein "Lief an Code" ausgewählt werden.
Serviceartikelgruppencode In dem Feld kann ein Serviceartikelgruppencode hinterlegt werden, für den diese Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Serviceartikelgruppencode zu.
Serviceauftragsart In dem Feld kann eine Serviceauftragsart hinterlegt werden, für den diese Vertragsart zutrifft.

Bleibt das Feld leer, trifft die Vertragsart für alle Serviceauftragsarten zu.
Grenzbetrag Kostenvoranschlag In dem Feld kann ein Grenzbetrag hinterlegt werden, wenn die Vertragsart = Kostenvoranschlag ist.
Lösungscode In dem Feld kann ein Lösungscode hinterlegt werden, wenn die Vertragsart = Lösungscode ist.

Lösungscode#

Mithilfe von Lösungen können Absprachen mit Kunden, hinterlegt werden.

Die Lösungscodes werden auf der Seite "Service Vertrag Einrichtung“ hinterlegt. Durch die entsprechende Einrichtung wird der Lösungscode in den Serviceartikelzeilen automatisch angezeigt.

Im Fenster Lösungen kann bei Bedarf das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ eingeblendet werden. Dies stellt eine zweite Möglichkeit dar, das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ in der Serviceartikelzeile vorzubelegen.

Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Dabei wird zwischen einem unerwarteten und erwarteten Service Wareneingang unterschieden:

  • Unerwartet = Artikel wird vom Debitor unangekündigt zugesendet
  • Erwartet = Artikel wird vom Debitor vorab angekündigt und dann zugesendet

Unerwarteter Service Wareneingang#

Für einen unerwarteten Service Wareneingang rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen.

Im Service Wareneingang und im Serviceauftrag wird die Menge automatisch mit dem Wert 1 vorbelegt und kann auch nicht geändert werden. Soll z.B. die gleiche Chargennummer mehrfach repariert werden, so muss pro Menge eine Zeile erfasst werden.

Es ist möglich, pro Servicewareneingangszeile einen anderen Lagerort und -platz zu hinterlegen.

Sobald ein neuer Service Wareneingang erstellt wird, wird der Lagerort und -platz automatisch aus der Serviceeinrichtung vorbelegt. Bei Bedarf können die Felder manuell geändert werden.

Das Feld "Ext. Belegnr." kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung als Pflichtfeld markiert werden. Das Feld "Ihre Referenz" ist kein Pflichtfeld und kann bei Bedarf gepflegt werden.

Die Debitorennummer kann manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden. Zusätzlich kann ein Lief. an Codes des Debitors ausgewählt werden.

Die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer können manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden.

Sobald die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer erfasst werden, öffnet sich eine Erfassungsmaske. Bereits bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden die Felder in der Erfassungsmaske automatisch entsprechend vorbelegt.

Bei der Eingabe einer Seriennummer wird zusätzlich geprüft, ob die hinterlegte Seriennummer mit dem hinterlegten Debitor in der Serieninformationskarte übereinstimmt.

Falls die hinterlegte Seriennummer, in Kombination mit der Artikelnummer und Debitorennummer nicht übereinstimmt, erscheint eine Meldung, mit dem entsprechenden Hinweis und ob die Seriennummer zugewiesen werden soll.

Mit Klick auf "Ja" und Buchung des Service Wareneingangs wird der Debitorenwechsel automatisch in der Serieninformationskarte zurückgeschrieben.

Sollte eine Seriennummer bzw. Chargennummer im System unbekannt sein, kann in der Erfassungsmaske die Artikelnummer mit ggf. zugehörigen Variantencode, Ablaufdatum, Herstelldatum und Debitor für die Einbuchung hinterlegt werden.

Sollte der Artikel laut der hinterlegten Artikelverfolgung Varianten-, Ablauf- und/oder Herstelldatum pflichtig sein, wird dies systemseitig erkannt und die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sind editierbar. Andernfalls sind diese Felder grau hinterlegt und somit nicht editierbar.

Sobald die Eingabe mit "OK" bestätigt wird, wird die Zeile automatisch in das Inforegister "Servicewareneingangszeilen" geschrieben.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird automatisch eine Verkaufsreklamation gebucht und ein neuer Serviceauftrag erstellt.

Mit Buchung des Service Wareneingangs werden alle Daten geprüft. Falls Daten nicht vollständig sind, z.B. weil der Debitor oder der Artikel gesperrt ist, erfolgt eine Hinweismeldung.

Zusätzlich folgt eine Meldung, dass ein Service Wareneingang nicht gebucht werden kann, wenn sich ein Artikel, welcher seriennummerngeführt ist, bereits im Haus befindet. Sobald die Lieferung des Artikels gebucht wurde, kann der Artikel erneut über den Service Wareneingang eingebucht werden, unabhängig davon, ob der Serviceauftrag offen oder abgeschlossen ist.

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Zubehör" die Seite zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. Für weitere Informationen siehe "Zubehörverwaltung".

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Befundungscode" die Seite zur Erfassung der Befundungen geöffnet werden. Somit können z.B. Transportschäden vermerkt werden. Die hinterlegten Befundungen werden mit Buchung des Service Wareneingangs in den Serviceauftrag übertragen. Für weitere Informationen siehe "Service Befundungsgruppen".

Falls die Seriennnummer / Chargennummer im System nicht bekannt ist, wird zusätzlich die entsprechende Informationskarte automatisch angelegt.

Zudem wird in der Call-Nr. die gebuchte Verkaufsreklamation automatisch hinterlegt und ist somit jederzeit ersichtlich.

Hinweis

Der Service Wareneingang erkennt aktuell noch nicht, ob ein Artikel betriebsstundenpflichtig ist.

Erwarteter Service Wareneingang#

Teilt der Debitor vorab mit, dass ein oder mehrere Artikel zur Reparatur eingesendet werden, kann vorab ein Serviceauftrag und von diesem aus eine Verkaufsreklamation angelegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Tätigkeit".

In der Verkaufsreklamation kann bei Bedarf der Lagerort und -platz geändert werden. Die Verkaufsreklamation muss freigegeben werden.

Beim erwarteten Service Wareneingang stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Möglichkeit: Buchung direkt in der Verkaufsreklamation
Die Buchung der Rücknahme kann direkt in der Verkaufsreklamation über die Funktion "Buchen - Liefern und Fakturieren" erfolgen.

2. Möglichkeit: Service Wareneingang aus Verkaufsreklamation
Aus der Verkaufsreklamation heraus kann über die Funktion "Wareneingang erstellen" ein Service Wareneingang angelegt werden. In dem erstellen Service Wareneingang werden alle hinterlegten Daten aus der Verkaufsreklamation automatisch übernommen. Zusätzlich wird die Callnummer, Serviceauftragsnummer und Reklamationsnummer hinterlegt.

Die Felder "Lagerortcode" und "Lagerplatzcode" sind im Kopf und in der Zeile nicht editierbar. Im Service Wareneingangskopf werden automatisch die Werte aus der Service Einrichtung hinterlegt. In der Service Wareneingangszeile werden automatisch die Werte aus der Verkaufsreklamation hinterlegt.

Für die Buchung ist relevant, was in der Servicewareneingangszeile steht.

Wenn eine Artikelverfolgung benötigt wird, wird die entsprechende Zeile rot markiert. Die Artikelverfolgung kann über das Feld "Menge" (über den Assist Button [...]) in die Artikelverfolgungszeile hinterlegt werden. Sobald eine Artikelverfolgung hinterlegt ist, wird die Zeile automatisch grün markiert.

Sobald alle Daten vollständig hinterlegt sind, kann der Service Wareneingang gebucht werden.

3. Möglichkeit: Hole Herkunftsbelege (Service)
Aus dem Serviceauftrag wird eine Verkaufsreklamation erstellt und freigegeben.

Wenn der Artikel ins Haus kommt, wird ein neuer Service Wareneingang angelegt. Die Debitorennummer wird hinterlegt. Über die Funktion "Hole Herkunftsbelege (Service)" werden alle freigegebenen, nicht gebuchten Verkaufsreklamationen zu dem hinterlegten Debitor angezeigt.

Die benötigte/n Zeile/n wird/werden markiert und mit Klick auf "OK" werden die Artikel in die Servicewareneingangszeilen hinterlegt.

Wenn eine Artikelverfolgung benötigt wird, wird die entsprechende Zeile rot markiert. Die Artikelverfolgung kann über das Feld "Menge" (über den Assist Button [...]) in die Artikelverfolgungszeile hinterlegt werden. Sobald eine Artikelverfolgung hinterlegt ist, wird die Zeile automatisch grün markiert. Sobald alle Daten vollständig hinterlegt sind, kann der Service Wareneingang gebucht werden.

Reparatur eigener Geräte#

Diese Funktionserweiterung erlaubt es, Reparaturen oder andere Serviceleistungen an eigenen Geräten und/oder Maschinen abbilden zu können.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang von der Funktion "Reparatur eigener Geräte" in KUMVISION medtec365 näher erläutert. Die allgemeine Funktionalität wird Ihnen hier erläutert.

Ein Serviceauftrag für eine interne Reparatur kann über die Serieninformationskarte, Debitorenkarte oder manuell angelegt werden.

Zu beachten ist, dass der Debitor mit dem Kenner "Intern" im Serviceauftragskopf hinterlegt sein muss. Durch den Kenner "Intern" auf der Debitorenkarte, wird in der Serviceartikelzeile automatisch der Buchungscode "UV" gesetzt. Zusätzlich wird im Feld "Aktueller Ort" der Wert "Im Haus" hinterlegt.

In den Servicezeilen wird automatisch in jeder Position die Ziel Belegart "Verbrauch" und der Rabattgrund "GRATIS" mit dem Zeilenrabatt von 100% gesetzt. Der Rabattgrund wird aus der Service Einrichtung aus dem Feld "Logistik Rabattgrundcode" gezogen.

Hinweis

Eine Buchung ist nur im Serviceauftrag möglich. Eine Buchung in den Servicezeilen ist aktuell nicht möglich.

Reparatur eigene Leih-/Demo-/ Konsignationsgeräte#

Die Auslieferung eines Leih-/Demo- oder Konsignationsgeräts erfolgt i.d.R. über einen Verkaufsauftrags. Die Rücknahme kann über eine Verkaufsreklamation erfolgen.

Soll das Leih-/Demo- oder Konsignationsgerät nach der Rücknahme geprüft und ggf. die Reparaturkosten dem Debitor in Rechnung gestellt werden, kann die Rücknahme und Überprüfung über einen Serviceauftrag erfolgen.

Hierfür wird ein Serviceauftrag manuell angelegt. Die Debitorennummer wird hinterlegt, von dem das Leih-/Demo- oder Konsignationsgerät zurückgeholt werden soll. Bei Bedarf kann eine eigene Serviceauftragsart für den Prozess hinterlegt werden. In der Serviceartikelzeile wird die Artikelnummer und die Artikelverfolgungsnummer manuell hinterlegt.

Hinweis

Der Buchungscode muss manuell von "F-DEB" auf "UV" geändert werden.

Aus der Serviceartikelzeile oder der Infobox "Service Tätigkeitsgruppen” wird die Verkaufsrücknahme erstellt.

Hinweis

Damit in der Verkaufsreklamation die korrekten Daten gezogen werden, wird für die Erstellung der Verkaufsreklamation ein eigener Standardservicecode benötigt.

Durch die Auswahl des korrekten Standardservicecodes werden in der Verkaufsreklamation alle Daten automatisch vorbelegt. Die Buchung kann direkt in der Verkaufsreklamation erfolgen. Zusätzlich ist es möglich, aus der Verkaufsreklamation einen Service Wareneingang zu erstellen und die Buchung über den Service Wareneingang durchzuführen.

Das Leih-/Demo- oder Konsignationsgerät kann über den Serviceauftrags bzw. Servicezeilen repariert und bei Notwendigkeit direkt eine Rechnung an den Debitoren erstellt werden. Nach der Reparatur ist es möglich, den Artikel direkt über die Servicezeilen auf einen anderen Lagerort /-platz umzulagern.

Hinweis

Die Rücknahme eines Leih-/Demo- oder Konsignationsgeräts kann nur über den erwarteten Service Wareneingang erfolgen. Eine Buchung über den unerwarteten Service Wareneingangs ist nicht möglich.

Externe Belegnummer#

In den Servicebelegen ist das Feld "Externe Belegnummer" in den Serviceartikelzeilen vorhanden.

Wird im Service Wareneingang ein Wert im Feld "Ext. Belegnr." hinterlegt, wird der Wert mit Buchung des Service Wareneingangs automatisch in die Serviceartikelzeilen geschrieben. Der Wert schreibt sich automatisch in das Serviceangebot und der gebuchten Servicelieferung.

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags kann das Feld "Externe Belegnummer", wenn vorhanden, bereits befüllt werden. Wird aus dem Serviceauftrag eine Verkaufsreklamation und daraus ein Service Wareneingang erstellt, schreibt sich der Wert automatisch in die Belege mit.

Wird bei manueller Anlage die externe Belegnummer erst in der Verkaufsreklamation oder im Service Wareneingang befüllt, schreibt sich der Wert automatisch nach Buchung in die Serviceartikelzeile.

Hinweis

Das Feld "Ext. Belegnr." ist in der Servicerechnung und Servicegutschrift nicht vorhanden.

Verkaufsreklamation aus einem Serviceauftrag erstellen#

Im Serviceauftrag kann über die Funktion "VK-Rücknahme erstellen“ automatisch eine Verkaufsrücksendung auf Basis der Serviceauftragsartikelzeilen erstellt werden.

Infobox VK-Zeilendetails in Verkaufsreklamation#

In der Verkaufsreklamation ist pro Verkaufszeile in der Infobox "VK-Zeilendetails“ durch das Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ ersichtlich, wie viele offene Serviceaufträge für den Debitor mit diesem Artikel bestehen.

Auf die Anzahl im Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ kann jederzeit abgetaucht werden. Bei Bedarf kann auch der Serviceauftrag geöffnet werden.

Hinweis

Im Feld "Anzahl Serviceartikelzeilen“ wird auf der Debitorennummer und Artikelnummer gefiltert. Es findet keine Filterung auf der Artikelverfolgung statt.

Artikelverfolgung in Serviceauftragszeilen#

Der Serviceartikel wurde um die Chargennummer erweitert. Wenn aufgrund der Serviceartikelgruppe automatisch beim Verkauf ein Serviceartikel erstellt wird (Serviceartikel erstellen= Ja), dann wird die Chargennummer ebenfalls mitberücksichtigt.

Auf der Serviceartikelkarte kann über den Assit Button […] am Feld "Chargennummer“ die Chargennr.-Informationsliste geöffnet werden.

Hinweis

Zurzeit kann einem Serviceartikel nur eine existierende Seriennummer oder eine existierende Chargennummer zugewiesen werden.

In der Serviceartikelzeile wird nicht zwischen Seriennummer und Chargennummer unterschieden.

Die Artikelverfolgung wird in das Feld "Artikelverfolgungsnr.“ in der Serviceartikelzeile hinterlegt.

Das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Artikel mit einer Serien- oder Chargennummer handelt.

In der Serviceartikelzeile kann über die Funktion "Zeile“ die Serieninformationskarte bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Zielbelegart in Serviceangebot / Serviceauftrag#

In den Standard Service Codes werden die benötigten Stücklisten angelegt, die im Serviceangebot / -auftrag aufgerufen werden können. Pro Zeile kann in der Stückliste hinterlegt werden, ob die Zeile die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ hat.

Hinweis

Wenn ein Artikel oder eine Ressource manuell in die Serviceangebotszeilen oder in den Serviceauftragszeilen hinterlegt wird, wird die Zielbelegart aus der Serviceeinrichtung (Feld: Vorgabe Ziel Belegart) gezogen.

Zusätzlich kann der Haken "Zeile drucken“ gesetzt werden. Die Einrichtungen aus dem Standard Service Codes werden beim Einfügen der Stückliste in das Serviceangebot und -auftrag übernommen und können bei Bedarf geändert werden.

Serviceauftrag#

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein (Serviceauftragskopf) wurde das Feld "Tätigkeitsort“ hinzugefügt. Das Feld füllt sich automatisch bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Serviceeinrichtung und kann im Serviceauftrag manuell umgestellt werden.

Der Tätigkeitsort dient zur Vorbelegung des gleichnamigen Feldes in der Serviceartikelzeile.

Hinweis

Wird der Tätigkeitsort im Kopf geändert, werden die Zeilen nicht aktualisiert.

Inforegister Zeilen#

In den Serviceartikelzeilen wurden folgende Felder ergänzt:

Feld Beschreibung
Tätigkeit Vorlagencode Über die Serviceauftragsart und den Serviceartikelgruppencode lassen sich die Tätigkeitsvorlagen automatisch in die Serviceartikelzeile einsteuern.

Der Tätigkeit Vorlagencode kann jederzeit manuell hinzugefügt oder geändert werden.

Durch das Einfügen einer Tätigkeitsvorlage werden die einzelnen Tätigkeiten in die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ hinzugefügt.
Anzahl vorhergehender Services In dem Feld "Anzahl vorhergehender Services" ist ersichtlich, wie viele Services an dem Artikel bereits durchgeführt wurden.

Hinweis:
Bei Artikeln die Chargennummern geführt sind, oder keine Artikelverfolgung besitzen, wird die Anzahl nicht für den einen Artikel, sondern alle Artikel mit derselben Artikelnummer und alle Artikel mit derselben Chargennummer angezeigt.

Hinweis:
Nur Services, die im Haus durchgeführt wurden (eine Verkaufsrücknahme und eine Lieferung wurden gebucht), werden in dem Feld angezeigt. Artikel, die vor Ort repariert werden, werden hier nicht berücksichtigt. Hierfür prüfen Sie bitte die Artikel-/Gerätezuordnungsposten.
Zustand Bei Anlage eines Serviceauftrags wird das Feld automatisch auf "Service ausstehend“ gesetzt.

Das Feld wird durch einige Tätigkeiten und Status automatisch umgestellt und kann zusätzlich manuell geändert werden.

Es dient als Information und zur Steuerung von Abläufen.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Service ausstehend
• Service durchgeführt
• Service nicht möglich
• Verschrottet
Tätigkeitsort Das Feld wird durch das gleichnamige Feld im Servicekopf vorbelegt.

Der Tätigkeitsort sagt aus, wo die Reparatur durchgeführt werden soll.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor
Aktueller Ort Beim Hinzufügen eines Artikels wird das Feld autom. mit dem Wert aus der Serviceeinrichtung vorbelegt und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Der aktuelle Ort sagt aus, wo sich der Artikel aktuell befindet. Das Feld wird automatisch aktualisiert, wenn z.B. der Artikel an einen Kreditor zur Reparatur versendet wird.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Ihnen zur Verfügung:
• Leer
• Vor Ort
• Im Haus
• Beim Kreditor
Reparaturstatuscode
Reparaturstatus Geändert am/um
Das Feld "Reparaturstatuscode“ ist ein Standardfeld. Dieses wurde um eine Historientabelle erweitert, die bei jedem Statuswechsel automatisch gefüllt wird.

Im Feld "Reparaturstatus geändert am/um“ ist immer der letzte Änderungszeitpunkt zu sehen. Beim Klick auf das Feld wird die Historie angezeigt.
Artikelverfolgungsnr.
Ersatz Artikelverfolgungsnr.
Leihe Artikelverfolgungsnr.
Der Begriff "Artikelverfolgung“ steht für die Seriennummer oder die Chargennummer, je nach Konfiguration des aktuellen Artikels.

Das Feld "Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert der jeweiligen Artikelverfolgungsnummer des Artikels.

Das Feld "Ersatz Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert eines Ersatzartikels.

Das Feld "Leihe Artikelverfolgungsnr.“ enthält den Wert einer Leihversorgung.

Die Felder sind in beiden Richtungen aktiv. Ist eine der Artikelverfolgung bereits im Vorfeld bekannt, so kann diese entsprechend eingetragen werden. Die weiteren Prozesse verwenden immer deren Inhalt.

Wird eine Artikelverfolgung erst im Laufe des Prozesses in der Logistik erfasst, so wird diese beim Buchen eines über die Call Nummer verknüpften Beleges automatisch an dieser Stelle eingetragen und entsprechend wieder in den Folgeprozessen verwendet.

Handelt es sich bei der Artikelverfolgung um eine Seriennummer, so wird beim Setzen des Feldes geprüft, ob in der Seriennr.-Informationskarte ein Garantiedatum für die Reparatur angegeben ist. Wenn das "Garantiedatum Reparatur" nicht nach dem Auftragsdatum liegt, wird das Feld "Garantie" gesetzt.
Grenzbetrag Kostenvoranschlag Der Grenzbetrag kommt aus der "Service Vertrag Einrichtung“ und kann manuell geändert werden.
Lösungscode Der Lösungscode kommt aus der "Service Vertrag Einrichtung“ und kann manuell geändert werden.
Kreditorennr.
Kred.-Artikelnr.
Beim Hinzufügen eines Artikels werden die Felder "Kreditorennr.“ und "Kred.-Artikelnr.“ automatisch mit dem Wert aus der Artikelkarte vorbelegt und können bei Bedarf manuell geändert werden.

Die Felder werden benötigt, wenn ein Artikel an einen Kreditor versendet wird.
Externe Belegnummer Wird im Service Wareneingang ein Wert im Feld "Ext. Belegnr." hinterlegt, wird der Wert mit Buchung des Service Wareneingangs automatisch in die Serviceartikelzeilen geschrieben. Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags kann das Feld "Externe Belegnummer", wenn vorhanden, bereits befüllt werden.

Menüband Serviceartikelzeilen#

Zubehör#

Über das Menüband "Zeilen > Zeile“ der Serviceartikelzeile kann über den Menüpunkt "Zubehör“ das erfasste Zubehör aus dem Service Wareneingang einsehen werden.

Seriennr.-/Chargennr. Infokarte#

Mit den Menüpunkten "Seriennr. Infokarte“ und "Chargennr. Infokarte“ kann jederzeit in die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte abgetaucht werden.

Status setzen#

Die Aktionen im Bereich "Status" setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Geprüft
  • Befundung erstellt
  • KV gesendet
  • KV senden
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt
  • Service freigegeben
  • Service begonnen
  • Service OK
  • KV erstellt (KV senden entfernen)
  • Service nicht OK
  • Sonstiger Reparaturstatus

Mit der Funktion "Sonstiger Reparaturstatus" öffnet sich die Liste aller vorhandenen Reparaturstatus. Hiermit besteht die Möglichkeit, für eine oder mehrere markierte Zeilen den Reparaturstatus zu ändern.

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Die Aktion "Service erstellen“ kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

  • VK-Rücknahme erstellen
  • EK-Rücksendung erstellen
  • KV erstellen
  • Service erstellen
  • VK-Lieferung erstellen
  • Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen – Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Servicezeilen#

Öffnet die Servicezeilen-Karte.

Zeilen#

Folgende Felder wurden in den Zeilen hinzugefügt:

Feld Beschreibung
Zeile drucken Gibt an, ob die Zeile in gedruckten Belegen ausgegeben wird.
Einstandspreis (MW) In allen Servicezeilen mit der Ziel Belegart "Verkauf" und "Verbrauch" wird automatisch der Einstandspreis geschrieben.

In allen anderen Ziel Belegarten wird der Einstandspreis automatisch auf 0,00 € gesetzt.
Service Tätigkeitsschritt Der Service Tätigkeitsschritt wird zum einen dazu genutzt, die Tätigkeiten zu sortieren und zum anderen, um innerhalb einer Serviceartikelzeile eindeutige Tätigkeitsnummern zu vergeben.
Bezug Das Feld steuert bei Buchungen, welche Daten auf der Serviceartikelzeile aktualisiert werden.

Werte:
• Leer
• Serviceartikel
• Ersatzartikel
• Leihartikel
Ziel Belegart Beim Ausführen der Servicezeile wird der angegebene Beleg mit den Daten aus der Servicezeile erzeugt.

Werte:
• Service Verbrauch
• Service Verkauf
• Service Angebot
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrücknahme
• Verkaufsauftrag Umlagerung
• Verkaufsrücknahme Umlagerung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrücksendung
• Umlagerungsauftrag
• Zubuchung Artikelbuchblatt
• Abbuchung Artikelbuchblatt
• Umlagerung Artikelbuchblatt
Richtung Bei Buchungen, die den Serviceartikel selbst ansprechen, sollte die Richtung angegeben werden, damit diese beim Buchen den aktuellen Ort in der Serviceartikelzeile aktualisieren kann.

Die Richtung kann bereits in den Standard Servicecodes vorbelegt werden.
Ziel Belegnr. Wird ein Zielbeleg erzeugt, wird dessen Belegnummer hier eingetragen.
Beim Löschen des Beleges wird die Nummer automatisch entfernt.

Das Feld sollte nur in Ausnahmefällen und gezielt manuell geändert werden.
Ziel geb. Belegnr. Wird ein Zielbeleg gebucht, wird dessen gebuchte Belegnummer hier eingetragen.

Das Feld sollte nur in Ausnahmefällen und gezielt manuell geändert werden.
Artikelverfolgungsnr. Das Feld wird aus der Serviceartikelzeile vorbelegt und bei der Erzeugung von Zielbelegen verwendet.
Service Kreditorennr. Der Wert wird mit der Kreditorennummer aus der Artikelkarte vorbelegt und muss beim Erzeugen von Einkaufsbelegen gefüllt sein.
Erledigt Sobald eine Zeile gebucht wird, wird automatisch ein Haken im Feld gesetzt.
Auftragsart Der Wert wird als Vorgabe für zu erzeugende Belege verwendet. Je nachdem ob die Ziel Belegart den Einkauf, Verkauf, Lager oder Service anspricht, gilt der Bezug zur jeweiligen Auftragsart.
Beleg autom. erstellen Nachdem eine Tätigkeit eingefügt wurde, wird die erste Servicezeile, in der dieses Feld gesetzt ist, ausgeführt. D.h. der wird Beleg erzeugt und ggfs. die Artikelverfolgung gesetzt.
Beleg autom. anzeigen Wurde zur Servicezeile ein neuer Beleg erzeugt, wird dieser angezeigt, wenn das Feld gesetzt ist.
Service Tätigkeitsart Dieses Optionsfeld klassifiziert die Tätigkeit.

Werte:
• Reparatur
• Wartung
• Ersatz
• Leihe
• Dienstleistung
• Verschrottung
• Kostenvoranschlag
• Logistik
Funktionen im Menüband#
Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Geprüft
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt
  • Service freigegeben
  • Service begonnen
  • Service OK
  • Service nicht OK

Mit dem Reparaturstatus "Service OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Durchgeführt“.

Mit dem Reparaturstatus "Service nicht OK“ ändert sich zusätzlich das Feld "Service Zustand“ auf "Nicht möglich“.

Tätigkeit#

Diese Aktionen sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Serviceeinrichtung definierten Tätigkeitsgruppen ausgeführt.

Aktion Beschreibung
Service erstellen Diese Aktion kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine Einkaufsrücksendung ausgelöst worden sein.
Zeile starten Erzeugt den "Ziel Beleg“ in der aktuellen Zeile, wenn noch nicht vorhanden. Ist der Ziel Beleg ein Service Verkauf oder Service Verbrauch, ist der Beleg bereits vorhanden und es wird ggfs. die Artikelverfolgung aus der Serviceartikelzeile an die Servicezeile übertragen. Final wird in jedem Fall die (erzeugte) Belegnummer eingetragen.
Zeile beenden Beendet die Zeile, egal, ob der Beleg gebucht wurde oder nicht. Diese Aktion darf nur in besonderen Fällen ausgeführt werden.
Artikelumlagerungen in Servicezeile#

Soll ein Artikel während der Reparatur umgelagert werden, kann die Umlagerung direkt aus der Servicezeile erfolgen. Hierfür kann eine entsprechende Tätigkeit angelegt oder manuell die entsprechenden Felder gepflegt werden.

Für eine manuelle Hinterlegung müssen folgende Felder in der Servicezeile gepflegt werden:

Feld Wert
Service Tätigkeitsart Logistik
Bezug Serviceartikel (durch diese Hinterlegung werden die restlichen Zeilen mit dem Reparaturartikel automatsich gefüllt)
Ziel Belegart Umlag. Buchblatt
Lagerortcode
Lagerplatzcode
Angabe des Lagerorts und -platzes, wohin der Artikel umgelagert werden soll. Standardmäßig wird hier der Lagerort und -platz hinterlegt, auf dem der Artikel aktuell sich befindet.

Über die Funktion "Aktionen > Tätigkeit > Zeile starten" wird der Artikel automatisch umgelagert. Um den Artikel wieder zurück zu lagern, werden die gleichen Schritte, wie oben aufgeführt, erneut durchgeführt.

Service#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Buchung#

Über die Funktion "Verbrauch buchen“ werden generell alle Zeilen ohne Bezug zum Service-/Leih-/Ersatzartikel gebucht, egal ob die Ziel Belegart "Service Verkauf“ oder "Service Verbrauch“ ist.

Über "Verkauf buchen“ werden alle Zeilen gebucht, die einen Wert zu fakturieren aufweisen und die Zeilen Belegart "Service Verkauf“ ist.

Infoboxen#

Die Infoboxen sind identisch wie die im Serviceauftrag.

Infoboxen Serviceauftrag#

Serviceartikelzeile Status#

Die Infobox "Serviceartikelzeile Status“ dient als Informationssammler, um sich über die markierte Zeile einen schnellen Überblick zu verschaffen.

In der Infobox werden folgende Informationen angezeigt:

  • Call Nr. und Call Zeile
  • Tätigkeitsort
  • Aktueller Ort
  • Reparaturstatus
  • Grenzbetrag KV

Service Tätigkeitsgruppen#

Die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen“ ist mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft. Die zur Serviceartikelzeile gehörigen "Service Tätigkeitsgruppen“ können automatisch über das Feld "Tätigkeit Vorlagencode“ oder manuell eingesteuert werden.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeitsgruppen“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Funktion Beschreibung
Neu Diese Aktion zeigt die Liste aller Tätigkeitsgruppen an, aus welcher eine Gruppe ausgewählt werden kann. Neue Gruppen werden nie automatisch ausgeführt.
Löschen Löscht die angewählte Tätigkeitsgruppe.
Ausführen Wählt die konkrete Tätigkeit, abhängig von der aktuellen Konstellation, aus, fügt diese in die Liste der Servicetätigkeiten ein und führt diese sofort aus.

Service Tätigkeiten#

Die Infobox "Service Tätigkeiten“ ist immer mit der aktuellen Serviceartikelzeile verknüpft und zeigt alle Tätigkeiten an, die für die markierte Zeile erstellt, gebucht und hinzugefügt wurden. Anhand der Farben ist der Stand der Tätigkeit erkennbar.

Farbe Beschreibung
Grün Beleg wurde bereits gebucht.
Rot Beleg wurde erstellt, aber noch nicht gebucht.
Schwarz Beleg wurde in die Infobox hinzugefügt, aber noch nicht erstellt.

Aus der Infobox heraus können Tätigkeiten neu hinzugefügt, gelöscht und gestartet werden.

Um eine Tätigkeit hinzuzufügen, zu löschen oder zu starten, markieren Sie die entsprechende Tätigkeit und klicken auf "Service Tätigkeiten“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie auswählen können, welche Funktion (Neu, Löschen, Ausführen) durchgeführt werden soll.

Sobald eine Tätigkeit ausgeführt wurde, wird diese Tätigkeit automatisch grün markiert.

Call Belege#

Jeder Beleg, der aus dem Serviceauftrag heraus gestartet und gebucht wurde, wird automatisch in den Call abgelegt. Mit Klick auf die Zahl unter dem Punkt "Anzahl Datensätze“ kann der gewünschte Beleg geöffnet werden.

Hinweis

Die Belege sind nicht Zeilen, sondern auf dem gesamten Serviceauftrag bezogen.

Lief. an Code ändern#

Der "Lief. an Code" auf dem Inforegister "Lieferung" kann geändert werden, wenn der Serviceauftrag manuell angelegt wird. Wenn der "Lief. an Code" geändert wird, werden die vorhandenen Serviceartikelzeilen und die Servicezeilen gelöscht. Daher ist zu Empfehlung, erst den "Lief. an Code" zu setzen und dann die Serviceartikelzeilen einzugeben.

Sobald eine Verkaufsreklamation gebucht wurde, kann der "Lief. an Code" nicht mehr geändert werden.

Serviceauftrag abschließen#

Wird ein Serviceauftrag als “Erledigt” befunden, wird dieser vom System nicht automatisch gelöscht. Das Löschen eines Serviceauftrag erfolgt manuell.

Dabei ist zu beachten, dass ein Serviceauftrag erst dann gelöscht werden kann, wenn alle Servicezeilen auf erledigt gesetzt sind (Feld: "Erledigt"). Ist dies nicht der Fall, wird der Serviceauftrag archiviert, aber nicht gelöscht.

Sobald alle Servicezeilen auf "erledigt" gekennzeichnet sind, und der Serviceauftrag gelöscht wird, wird der Serviceauftrag gleichzeitig archiviert.

Mit der Löschung des Serviceauftrags wird der Serviceauftrag aus der Liste der offenen Serviceaufträge entfernt. Zusätzlich wird der zugehörige Call aus der Übersicht "Calls" in die Übersicht "Beendete Calls" auf der Debitorenkarte und der Serieninformationskarte verschoben.

Serviceangebot#

Ein Serviceangebot kann über die Infobox "Service Tätigkeitsgruppen" oder über die Serviceartikelzeile mit der Funktion "Tätigkeit - KV erstellen" erstellt werden.

Hinweis

Die Infoboxen "Service Tätigkeitsgruppen" und "Service Tätigkeiten" sind zeilenbezogen. Daher ist es nicht möglich, mehrere Artikel zu markieren und ein Serviceangebot für alle Artikel über die Infoboxen zu erstellen. Wird die Funktion durchgeführt, wird automatisch für den letzten Artikel ein Serviceangebot erstellt.

Wird ein Serviceangebot für mehrere Artikel benötigt, müssen alle Artikel markiert werden. Über die Funktion "Tätigkeit - KV erstellen" im Zeilenmenü, wird für alle markierten Zeilen ein Serviceangebot erstellt.

Wenn bereits ein Serviceangebot vorhanden ist, und es wird für eine weitere Zeile ein Serviceangebot erstellt, öffnet sich die Seit "Serviceartikelzeilen". Serviceangebote mit dem Status "Erledigt" werden nicht angezeigt.

Auf der Seite ist ersichtlich, für welche Artikel ein Serviceangebot bereits besteht.

Soll der Artikel in ein bestehendes Angebot übertragen werden, muss die entsprechende Zeile markiert und mit "OK" bestätigt werden.

Soll für den Artikel ein neues Serviceangebot erstellt werden, muss die Seite mit "Abbrechen" verlassen werden. Durch Klick auf "Abbrechen" wird ein neues Serviceangebot für die markierte Zeile/ markierten Zeilen erstellt.

Hinweis

Wurde das Serviceangebot versehentlich erstellt, kann es jederzeit manuell gelöscht werden.

Sobald ein Serviceangebot den Status "KV akzeptiert" erhält, wird automatisch in den Servicezeilen der Haken "Erledigt" gesetzt.

Erhält ein Serviceangebot den Status "KV abgelehnt", wird in den Servicezeilen der Haken "Erledigt" nicht gesetzt. Dadurch besteht die Möglichkeit, das vorhandene Serviceangebot zu bearbeiten. Alternativ kann der Haken "Erledigt" manuell gesetzt und ein neues Serviceangebot erstellt werden.

Wird kein Serviceangebot benötigt, sollte der Haken im Feld "Erledigt" manuell gesetzt werden, da nur Serviceaufträge, die in allen Zeilen den Haken "Erledigt" gesetzt haben, nach Beendigung des Serviceauftrags auch gelöscht werden können.

Inforegister Allgemein#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, wird die Serviceauftragsart (Feld: "Serviceauftragsart") und die Call Nummer (Feld: "Call Nr.") aus dem Serviceauftrag in das Serviceangebot mitgegeben.

Inforegister Zeilen#

Bei Erstellung eines Serviceangebots aus einem Serviceauftrag, werden die Zeilen mit den entsprechenden Werten in das Serviceangebot übernommen.

Serviceangebotszeilen#

Folgende Felder wurden in den Serviceangebotszeilen ergänzt:

Feld Beschreibung
Service Tätigkeitsschritt Der Service Tätigkeitsschritt wird zum einen dazu genutzt, die Tätigkeiten zu sortieren und zum anderen, um innerhalb einer Serviceartikelzeile eindeutige Tätigkeitsnummern zu vergeben.
Ziel Belegart Die Zielbelegart wird automatisch aus der Stückliste eingefügt. Die erste Zeile ist die Reparaturzeile. Die Zeile hat die Ziel Belegart "Service Angebot“. Die weiteren Zeilen können die Ziel Belegart "Service Verkauf“ und/oder "Service Verbrauch“ haben.

Die Ziel Belegart kann manuell geändert werden.
Ziel Belegnr. In dem Feld wird automatisch die Ziel Belegnummer eingetragen, wenn die Artikel und Ressourcen aus der Stückliste eingefügt werden.

Werden die Artikel und Ressourcen manuell eingegeben/ ausgewählt, muss die Ziel Belegnummer manuell eingefügt werden. Hierzu kann die Funktion "Alle Zeilen in KV“ genutzt werden.

Die Ziel Belegnummer ist die Serviceauftragsnummer.
Artikelverfolgung In dem Feld wird die Artikelverfolgung des zu reparierenden Artikels automatisch aus dem Serviceauftrag in die Serviceangebotszeilen hinterlegt.
Externe Belegnummer Wird im Service Wareneingang ein Wert im Feld "Ext. Belegnr." hinterlegt, wird der Wert mit Buchung des Service Wareneingangs automatisch in die Serviceartikelzeilen geschrieben.

Hinweis

Wenn ein Artikel 1:1 ausgetauscht werden soll, ist es ausreichend, in der Serviceangebotszeile im Feld "Bezug" den Wert "Ersatzartikel" zu hinterlegen. Dadurch werden alle Felder automatisch befüllt (Artikelnr., Buchungscode, Lagerort und -platz, Preis).

Funktionen im Menüband#
Status#

Diese Aktionen setzen den zugehörigen Reparaturstatus in den ausgewählten Zeilen.

Folgende Status stehen Ihnen zur Auswahl:

  • Befundung erstellt
  • KV gesendet
  • KV senden
  • KV akzeptiert
  • KV abgelehnt

Wenn der Reparaturstatus auf "KV gesendet“ geändert wird, erfolgt eine Prüfung des Kostenvoranschlagsbetrags und der Kostenvoranschlagsgrenze. Liegt der Betrag unterhalb der Grenze, wird automatisch der Status auf "KV nicht notwendig“ gesetzt. Zusätzlich wird die Angebotszeile in der Servicezeile auf "Erledigt = Ja“ gesetzt.

Zusätzlich sind weitere Funktionen vorhanden:

Funktion Beschreibung
Alle Zeilen in KV Sobald Artikel und Ressourcen über eine Stückliste in die Serviceangebotszeilen hinzugefügt werden, wird automatisch das Feld "Ziel Belegnr.“ befüllt.

Über die Funktion "Keine Zeilen in KV“ können alle Ziel Belegnummern gelöscht werden (außer vom zu reparierenden Artikel).

Mit der Funktion "Alle Zeilen in KV“ wird in allen Positionen die Ziel Belegnummer eingetragen.
Keine Zeilen in KV In allen Serviceangebotszeilen, außer vom zu reparierenden Artikel, wird die Ziel Belegnummer gelöscht.

Durch das Löschen der Ziel Belegnummer können die Zeilen nicht in den Serviceauftrag übernommen werden.
Tätigkeit#

Die Aktionen im Bereich "Tätigkeit" sind als Schnellzugriff auf die wichtigsten Servicetätigkeiten zu verstehen. Es werden jeweils die in der Service Einrichtung definierten Tätigkeitsgruppen aufgeführt.

Die Aktion "Service erstellen" kann möglicherweise vom Ort der Reparatur abhängig sein. Wenn es sich um eine Reparatur beim Kreditor handelt, sollte zuvor eine EK-Rücksendung ausgelöst worden sein.

Folgende Tätigkeiten stehen zur Auswahl:

  • VK-Rücknahme erstellen
  • EK-Rücksendung erstellen
  • KV erstellen
  • Service erstellen
  • VK-Lieferung erstellen
  • Bearbeitung erstellen

Auf dieser Ebene ist es möglich, Tätigkeiten für mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig auszuführen. Dazu müssen zuvor die gewünschten Zeilen ausgewählt werden.

Service erstellen

Mit der Tätigkeit "Service erstellen“ können die Artikel und Ressourcen, die in den Serviceangebotszeilen hinterlegt wurden, in den Serviceauftrag übertragen werden.

Mit Klick auf "Service erstellen“ öffnet sich die Seite "Serviceangebot Zeilen“. Alle Artikel und Ressourcen werden automatisch markiert.

Über "Liste bearbeiten“ kann die Markierung einzelner Zeilen entfernt werden.

Über "Auswahl löschen“ wird die Markierung für alle Zeilen gelöscht.

Über "Alle auswählen“ wird die Markierung in allen Zeilen gesetzt.

Stückliste#

In der Stückliste können die benötigten Artikel und Ressourcen ausgewählt werden, indem ein Haken im Feld "Ausgewählt“ gesetzt wird. Zusätzlich muss die benötigte Menge eingegeben werden. Ist der Artikel variantenpflichtig, kann die entsprechende Variante ausgewählt werden.

Bei Bedarf kann die Menge bereits in der Stückliste vorbelegt werden. Durch die Vorbelegung der Menge wird automatisch der Haken "Ausgewählt“ gesetzt.

Über den Menüpunkt "Alle auswählen“ werden alle Zeilen markiert. Über den Menüpunkt "Auswahl löschen“ wird die Markierung in allen Zeilen entfernt.

Befundungscodes#

Über das Menüband "Zeilen > Service“ der Serviceartikelzeile können über den Menüpunkt "Befundungscodes“ die Befundungen der Serviceartikelzeile eingesehen und ausgewählt werden.

Haupttätigkeiten#

Logistische Bewegungen#

Die logistischen Bewegungen betreffen im Normalfall die, für den Service bestimmte Artikel.

Dazu wird in den "Standard Servicecodezeilen“ die Art = "Artikel“ und als Bezug = "Serviceartikel“ eingetragen.

Es wird automatisch der Buchungscode der Serviceartikelzeile verwendet. Abweichende Werte erfordern eine Vorgabe im Feld "Buchungscode“ in der "Standard Servicecodezeile“.

Logistische Umbuchungen beinhalten keinen Wertefluss. Deshalb sollte das Feld "Nullposition“ den Wert "Gratis“ enthalten.

Ist das Feld "Richtung“ eingetragen, kann durch die Buchung der logistischen Bewegung der aktuelle Ort des Serviceartikels aktualisiert werden.

Wenn gewollt, kann durch die Buchung auch der Reparaturstatuscode aktualisiert werden.

Typische Belegarten wären:

  • die Verkaufsrücknahme für die Einbuchung des Artikels des Debitors und
  • der Serviceauftrag selbst für die Lieferung zurück an den Debitor möglich. Alternativ wäre auch ein Verkaufsauftrag möglich.

Bei Fremdreparatur wären

  • die Einkaufsrücksendung für den Versand des Artikels zum Kreditor und
  • die Einkaufsbestellung für den Rückweg des Artikels vom Kreditor zurück ins Haus möglich. Die Einkaufsbestellung kann jedoch auch als Servicetätigkeit angesehen werden und unter dieser Tätigkeitsgruppe aufgenommen werden.

Leihversorgungen#

Bei der Leihe handelt es sich ebenfalls um eine logistische Bewegung, aber es wird nicht der Serviceartikel, sondern ein zusätzlicher Artikel bewegt, der sich im Regelfall im Eigentum befindet.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss deswegen "Leihartikel“ sein.

Eine Leihe besteht im Regelfall mehr als einer Warenbewegung, weswegen eine Vorlage auch beide Richtungen des Leihartikels enthalten kann. Alternativ wäre es jedoch auch möglich, für beide Wege getrennte Vorlagen zu erzeugen.

Der Lagerortcode in den "Standard Servicecodezeilen“ hat höchste Priorität, womit es hier möglich ist einen abweichenden Lagerort für die Leihgeräte zu hinterlegen.

Soll eine Leihe lt. Aufwand abgerechnet werden, kann dafür bereits ein Platzhalter, z.B. in Form einer Ressourcenzeile konfiguriert werden.

Serviceangebot / Kostenvoranschlag#

Der Kostenvoranschlag (d.h. die Befundung ergänzt um Preisangaben) wird in Form eines Serviceangebots aus dem Serviceauftrag heraus, erstellt.

Im Serviceangebot können die Befundungscodes hinterlegt werden. Zudem können die geplanten Verbräuche und Verkäufe eingetragen werden. Dazu ist es möglich, die Servicestückliste abzurufen.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein. Die "Ziel Belegart“ muss "Service Angebot“ sein. Da der Kostenvoranschlag Preise liefert, sollte das Feld "Nullposition" auf "Nein“ stehen.

Service#

Bei der Servicetätigkeit gibt es die meisten Abhängigkeiten. Deshalb wird es sicher mehrere Vorlagen zur Tätigkeitsart Reparatur bzw. Wartung geben.

Grundsätzlich wird der Service für jeden Tätigkeitsort (Vor Ort, Im Haus, Beim Kreditor) unterschiedlich ablaufen. Zudem kann auch die Serviceauftragsart eine Rolle spielen.

Typische Fälle wären:

  • Auswahl der Stückliste
  • Auswahl der Stückliste aus Befundung bzw. akzeptiertem Kostenvoranschlag
  • Erstellen einer Bestellung beim Kreditor

Verschrottung#

Eine zweistufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Umlagerung“. D.h. es erfolgt zunächst eine Umlagerung auf einen speziellen "Schrottlagerort“ laut Serviceeinrichtung und im zweiten Schritt eine manuelle Abbuchung von diesem.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Serviceartikel“ sein.

Eine einstufige Verschrottung erfordert in der "Ziel Belegart“ eine "Artikeljournal Abbuchung“.

Ersatzartikel#

Ersatz ist in der Regel eine Lieferung von Neuware und somit als Umlaufvermögen auszuweisen.

Über die Vorlage kann entschieden werden, ob der Ersatz den üblichen Beschaffungsweg geht, also wenn vorhanden vom Lager, ansonsten über die interne Wiederbeschaffungslogik, oder direkt beim Kreditor bestellt wird.

Der Bezug in der Standardservicezeile muss "Ersatzartikel“ sein.

Dienstleistungen#

Es ist möglich, im Prozess Dienstleistungen wie z.B. Qualitätssicherung, Beschriftung, Sterilisation usw. zu integrieren. Dies erfolgt mit Hilfe von Ressourcen.

Service Call (Informationssammler)#

Beim Erstellen eines Serviceauftrags wird automatisch ein Service Call angelegt und entsprechend klassifiziert. Die Call Klassifizierung wird aus der Serviceauftragsart entnommen und zeigt an, ob es sich um eine Reparatur oder Wartung handelt. Pro Serviceauftragsart kann im Feld "Serviceauftragstyp“ eine Call Klassifizierung (Reparatur oder Wartung) hinterlegt werden. Bleibt das Feld "leer“, wird bei Anlage eines Serviceauftrags automatisch die Call Klassifizierung "Reparatur“ hinterlegt. Bei Änderung einer Serviceauftragsart, z.B. von Reparatur auf Wartung, wird die Call Klassifizierung entsprechend geändert.

Die Call-Nummer wird im Serviceauftragskopf und in den Serviceauftragszeilen automatisch hinterlegt. Über die Debitorenkarte, das Marketing Cockpit und auch die Serieninformationsliste kann über die Funktion "Calls“ der Call geöffnet werden.

Jede Servicezeile aus einem Serviceauftrag wird mit allen Informationen (wie z.B. Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer, Chargennummer, Variantencode, Menge) automatisch in den Service Call hinterlegt. Zusätzlich wird jeder erstellte und gebuchte Beleg in den Service Call zurückgeschrieben.

Mithilfe des Service Calls können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Serviceauftrag verschaffen und bei Bedarf, direkt aus dem Service Call heraus eine Wiedervorlage erstellen, die Debitorenkarte oder einen erstellten bzw. gebuchten Beleg öffnen.

Damit ein Service Call automatisch angelegt werden kann, muss in der Serviceeinrichtung die Nummernserie des Calls im Feld "Service Call Nummern“ hinterlegt werden.

Wird aus einem Serviceauftrag ein weiterer Beleg erstellt, z.B. Serviceangebot, Verkaufsauftrag oder Einkaufsreklamation, wird die Call Nr. automatisch in den erstellten Belegen mitgegeben. Somit ist zum einen erkennbar, ob ein Einkaufs- oder Verkaufsbeleg zu einem Serviceauftrag gehört und welche Belege miteinander verknüpft sind.

Hinweis

Der Call dient als "Informationssammler“ und kann nicht bearbeitet werden.

Pro Serviceartikelgruppe kann ein Haken im Feld "Serviceartikel erstellen“ gesetzt werden. Damit eine Verknüpfung zwischen Artikel und Serviceartikelgruppe entsteht, muss die Serviceartikelgruppe auf der jeweiligen Artikelkarte im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beim Verkauf eines Artikels wird geprüft, ob auf der Artikelkarte eine Serviceartikelgruppe mit dem Kenner "Serviceartikel erstellen“ vorhanden ist. Falls ja, wird mit Buchung eines Lieferscheins automatisch für den betroffenen Artikel ein Serviceartikel erstellt.

Ist der verkaufte Artikel Serien- oder Chargennummer gefühlt, wird die Nummer automatisch in den Serviceartikel geschrieben.

Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Serviceartikel und der Serien- bzw. Chargeninformationskarte. Über den Drill Down im Serviceartikel kann die Serien- bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

In der Serieninformationsliste und -karte wird zusätzlich die Serviceartikelnummer geschrieben. Von hier aus ist ein Sprung in die Serviceartikelkarte möglich.

In der Chargeninformationsliste und -karte wird die Serviceartikelnummer nicht geschrieben, da eine Chargennummer pro Artikelnummer mehrfach vergeben werden kann.

Befindet sich der Serviceartikel in einem Serviceauftrag, wird automatisch auch die Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt. Auch aus dem Serviceauftrag ist es jederzeit möglich, die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte zu öffnen.

Wird im Serviceauftrag ein Serviceartikel ausgewählt, werden die Felder "Artikelnummer, Seriennummer, Chargennummer“ automatisch befüllt.

Wird im Serviceauftrag eine Artikelnummer und eine Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt, prüft das System automatisch, ob für die Kombination "Artikelnummer und Serien- bzw. Chargennummer“ bereits ein Serviceartikel angelegt ist. Falls ja, wird die Serviceartikelnummer automatisch eingefügt. Falls nicht, kann jederzeit aus einem Serviceauftrag ein Serviceartikel erstellt werden.

Hinweis

Einem Serviceartikel kann nur eine existierende Seriennummer und Chargennummer zugewiesen werden.

Preisgestaltung bei Serviceverträgen#

Die Preisfindung wurde für Servicearbeiten (Dienstleistungen und Teile) um die Serviceauftragsart und Vertragsnummer erweitert.

Durch die Erweiterung können kundenspezifische Preise für:

  • Service/Reparaturen die über einen Servicevertrag erbracht werden (Vertragsnummer)
  • Serviceaufträge die direkt angelegt werden ohne Bezug zu einem Servicevertrag

ermittelt werden.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsart#

Richten Sie zunächst eine Verkaufsauftragsart für die Preisfindung ein. Hierbei müssen lediglich die Felder "Code“ und "Beschreibung“ gefüllt werden. Alle anderen Felder haben keine Auswirkung.

Serviceauftragsart#

In der jeweiligen Serviceauftragsart wird die Verkaufsauftragsart, welche für die Preisfindung definiert wurde, im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ hinterlegt.

Debitorenrabattgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenrabattgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. Hierzu wird die entsprechende Debitorenrabattgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "Zeilenrabatt %“ festgelegt.

Debitorenpreisgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenpreisgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. In der Preisliste wird die entsprechende Debitorenpreisgruppe im Kopf (Feld "Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die "Auftragsart“ und der "VK-Preis“ hinterlegt.

Servicevertrag#

Im Servicevertrag wird die Serviceauftragsart und die Debitorenpreisgruppe bzw. Debitorenrabattgruppe in den gleichnamigen Feldern hinterlegt.

Preisaktualisierung %#

Im Servicevertrag, auf dem Inforegister Preisaktualisierung, gibt es das Feld "Preisaktualisierung %". Damit ist es möglich, Serviceverträgen unterschiedliche Preisaktualisierungsprozentwerte zuzuordnen.

Um die Servicevertragspreise zu aktualisieren, rufen Sie über die Anwendersuche den Bericht "Servicevertragspreise aktualisieren" auf.

Im Berichtseingabefenster gibt es das Feld "Verträge aktualisieren" mit drei möglichen Optionen:

Option Beschreibung
Ohne Prozentsatz – mit Prozentsatz aus Bericht Bei dieser Auswahl muss im Feld "Preisaktualisierung %" im Bericht ein Prozentwert hinterlegt werden. Wird der Bericht gestartet, werden die Zeilenwerte in allen Serviceverträgen, in denen das Feld "Preisaktualisierung %" im Servicevertrag leer ist, aktualisiert. Die Serviceverträge, die im Feld "Preisaktualisierung %" einen Wert hinterlegt haben, bleiben unverändert.
Mit Prozentsatz – Prozentsatz aus Bericht ignorieren Bei dieser Auswahl kann das Feld "Preisaktualisierung %" im Bericht leer gelassen werden. Das Feld hat hier keine Auswirkung. Wird der Bericht gestartet, werden die Zeilenwerte in allen Serviceverträgen mit dem Wert aus dem Feld "Preisaktualisierung %" aus dem entsprechenden Servicevertrag aktualisiert. Die Serviceverträge, die im Feld "Preisaktualisierung %" keinen Wert hinterlegt haben, bleiben unverändert.
Alle - mit Prozentsatz aus Bericht Bei dieser Auswahl muss im Feld "Preisaktualisierung %" im Bericht ein Prozentwert hinterlegt werden. Wird der Bericht gestartet, werden alle Zeilenwerte aktualisiert, unabhängig davon, ob im Servicevertrag das Feld "Preisaktualisierung %" leer oder gefüllt ist. Es wird der Prozentsatz aus dem Bericht gezogen. Der Prozentsatz aus dem Servicevertrag wird ignoriert.

Hinweis

Die Preisaktualisierung erfolgt immer für den kompletten Servicevertrag, unabhängig vom Startdatum der Zeilen. Eine Preisaktualisierung auf Zeilenebene ist nicht möglich und muss manuell durchgeführt werden.

Ablauf#

Sobald ein Serviceauftrag erzeugt wurde, wird in die Servicezeile, sofern vorhanden, die spezielle Debitorenpreisgruppe und/oder Debitorenrabattgruppe berücksichtigt. Im Feld "Verkaufsauftragsart Preisfindung“ wird die ermittelte Verkaufsauftragsart, welche der Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag zugewiesen ist, eingetragen.

Hinweis

Wenn über die Debitorenrabattgruppe ein 100% Rabatt ermittelt wird, dann wird das Feld Nullposition automatisch auf "Gratis“ gesetzt.

Wartungsplan und Wartungscockpit#

Um die Serviceeinsätze besser planen zu können, wurde zwischen den Serviceverträgen und den Serviceaufträgen ein Zwischenschritt, das Wartungscockpit, implementiert.

Mithilfe des Wartungscockpits können alle fälligen Wartungen angezeigt, geplant und die benötigten Serviceaufträge erstellt werden.

Einrichtung#

Prüfarten#

Richten Sie zunächst die von Ihnen benötigten Prüfarten (Form eines Services z.B. Instandhaltung) ein. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Prüfarten“ auf. Es können beliebig viele Prüfarten angelegt werden.

Feld Beschreibung
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code (Kürzel) für die Prüfart hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung der Prüfart hinterlegt.
Zeitintervall Das Zeitintervall dient zur Vorbelegung des Serviceintervalls in der Servicevertragszeile.
Intervall-Typ Bei der Berechnung des nächsten Servicetermins nach einem Service ist die Intervallart entscheidend.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Geplantes Servicedatum
• Tatsächliches Servicedatum
Serviceauftragsart Die Serviceauftragsart wird als Filter auf das gleichnamige Feld im Servicevertrag verwendet, um den entsprechenden Servicevertrag zum Debitor zu ermitteln.

Stimmt die Serviceauftragsart der Prüfart mit der Serviceauftragsart des Servicevertrags nicht überein, wird die Prüfart nicht in den Servicevertrag hinterlegt.

Bleibt das Feld leer, wird die Prüfart, unabhängig der Serviceauftragsart im Servicevertrag, im Servicevertrag hinterlegt.

Wartungsplan Vorlagenliste#

Die Wartungsplan Vorlagen bilden den Wartungsplan eines Geräts. So können diesem alle notwenigen Wartungen bzw. Kontrollen in Form der vorab definierten Prüfarten zugeordnet werden.

Um eine Wartungsplan Vorlage zu definieren, rufen Sie sich zunächst die "Wartungsplan Vorlageliste“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Wartungsplan Vorlage definieren.

In der Wartungsplan Vorlagenkarte werden die benötigten Prüfarten hinterlegt. Die Felder "Zeitintervall“ und "Intervallart“ sind berechnete Felder und stammen aus der Prüfart.

Artikelkarte#

Um eine Verknüpfung zwischen einem Artikel und der Wartungsplan Vorlage herzustellen, muss die entsprechende Wartungsplan Vorlage auf der Artikelkarte im Feld "Wartungsplan Vorlage“ hinterlegt werden.

Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#

Über die "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker-Liste“ können Sie beliebig viele TechnikerInnen angelegen. Für zukünftige Zwecke können diese mit einer Ressource, einer Anlage und einem Lagerort verknüpft werden. Zudem kann eine Zuordnung von Zuständigkeitseinheiten erfolgen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer-ID“ gefüllt, so werden diese beim Eintragen der TechnikerInnen in den Serviceauftrag übernommen.

Feld Beschreibung
Art Gibt die Art des Datensatzes an. Zur Auswahl stehen:

• Fahrzeuge
• Fahrer
• Techniker

Hinweis:
Aktuell hat nur die "Art = Techniker“ eine Funktion und kann im Wartungscockpit und im Serviceauftrag hinterlegt werden. Die Arten "Fahrzeuge und Fahrer“ haben aktuell keine Auswirkung auf den Prozess.
Code In diesem Feld wird ein eindeutiger Code (Kürzel) für das Fahrzeug, den Fahrer oder Techniker hinterlegt.
Beschreibung In diesem Feld wird eine Beschreibung für das Fahrzeug, den Fahrer oder Techniker hinterlegt.
Mitarbeiternr. Über das Feld können Sie eine/n MitarbeiterIn dem Datensatz zuordnen.
Ressourcennr. Über das Feld können Sie eine Ressource dem Datensatz zuordnen.
Inventarnr. In dem kann ein Wert eingegeben werden.
Das Feld hat aktuell keine Auswirkungen.
Anlagennr. Über das Feld können Sie eine Anlage dem Datensatz zuordnen.
Zuständigkeitseinheit Über das Feld können Sie festlegen, für welchen Standort / welche Filiale der angelegte Datensatz zuständig ist.
Lagerortcode Über das Feld können Sie einen Lagerort dem Datensatz zuordnen.
Benutzer ID Über das Feld können Sie ein/e BenutzerIn dem Datensatz zuordnen.
Gesperrt Durch das Setzen der Checkbox können Sie den Datensatz sperren. Dieser steht Ihnen anschließend innerhalb der Prozesse nicht mehr zur Verfügung.
Sperrgrund Sollten Sie einen Datensatz für die Benutzung gesperrt haben, so können Sie in diesem Feld einen Grund für die Sperrung hinterlegen.

In der Serviceartikelkarte kann im Feld "Techniker" ein Techniker aus der Liste "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker" ausgewählt werden. Die Auswahl ist bereits auf die "Art = Techniker" vorgefiltert.

Werden im Wartungscockpit die Posten erzeugt, so wird der Wert im Feld "Techniker" automatisch übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Wartungsplan im Servicevertrag#

Mit Buchung einer Verkaufslieferung wird systemseitig geprüft, ob der Artikel einer Serviceartikelgruppe zugehörig ist, für die bei der Lieferung automatisch ein Serviceartikel erstellt wird.

Sollte dies zutreffen, wird im Vorgang ein gültiger Servicevertrag ermittelt und pro Prüfart eine Zeile mit dem Zeilenwert 0,01 Euro hinzugefügt. Somit ist es möglich, dass ein Serviceartikel mehrfach in einem Servicevertrag vorkommen kann.

Hinweis

Das Feld “Serviceauftragsart” muss im Servicevertrag gefüllt sein. Ansonsten können die Serviceaufträge aus dem Wartungscockpit nicht erzeugt werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass der Zeilenwert manuell angepasst wird.

Hinweis

Serviceverträge mit dem Status "Storniert“ werden nicht berücksichtigt.

In den Servicevertragszeilen ist ersichtlich, wann das Startdatum der Zeile ist, um welche Prüfart es sich handelt, in welchem Zeitraum der Serviceintervall stattfindet, wann der letzte Service war, wann der letzte geplante Service ist und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Das "Startdatum“ in der Servicevertragszeile ist das Datum der gebuchten Verkaufslieferung und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Hinweis

Im Servicevertrag können aktuell keine Zeilen mit einem späteren Zeitraum als dem Fakturierungsintervall hinterlegt werden.

Es ist jederzeit möglich, manuell eine Zeile im Servicevertag hinzuzufügen. Eine Zeile im Servicevertrag kann gelöscht werden, solange der Status sich auf "Offen“ befindet und der Haken in der Vertragszeile im Feld "Neue Zeile“ gesetzt ist. Sobald der Vertrag auf "Vertrag sperren“ gesetzt wird, kann die Zeile im Servicevertrag nicht gelöscht werden. Um die Zeile zu beenden, muss im Feld "Vertragsablaufdatum“ ein Datum hinterlegt werden.

Hinweis

Das Feld "Zu fakturieren (Jahr)“ auf dem Inforegister "Rechnungsdetails“ muss aktuell manuell auf den Wert im Feld "Berech. Zu fakturieren (Jahr)“ geändert werden.

Hinweis

Der Status im Feld "Status ändern“ wird automatisch auf "Offen“ gesetzt und muss manuell auf "Gesperrt“ gesetzt werden.

Wartungscockpit#

Über das Wartungscockpit können die bevorstehenden Serviceeinsätze besser geplant werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst das Wartungscockpit über den gleichnamigen Suchbegriff über die Anwendersuche auf.

Über die Aktion "Wartungscockpitposten erzeugen“ können bis zu einem beliebigen Datum alle fälligen Servicezeilen abgerufen werden. Des Weiteren können diese mit Hilfe der Filter für die Felder des Servicevertragskopfs weiter eingegrenzt werden.

Hinweis

Die Artikel, die in den Serviceverträgen keine Prüfart enthalten, werden bei der Funktion "Wartungscockpitposten erzeugen“ nicht mit abgerufen.

Pro Wartungscockpitposten sind die wichtigsten Informationen aus den zugehörigen Servicevertrag einsehbar.

Hierunter wird angegeben, um welches Gerät es sich handelt, bei welchem Debitor das Gerät steht, um was für eine Prüfart es sich handelt, wann das letzte Servicedatum war und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Wurde ein Techniker bereits in der Serviceartikelkarte hinterlegt, wird das Feld "Techniker" automatisch vorbelegt und kann manuell geändert werden.

In den Spalten "Geplantes Datum“ und "Geplanter Techniker“ werden die Servicedaten eingetragen und eine Zeile final mit dem Setzen eines Häkchens im Feld "Geplant“ abgeschlossen.

Hinweis

Die Spalten "Geplantes Datum" und "Geplanter Techniker" können gefüllt werden, sind jedoch keine Pflichtfelder. Der Haken "Geplant" muss gesetzt werden, wenn für diese Zeile ein Serviceauftrag erzeugt werden soll. Ist der Haken nicht gesetzt, wird kein Serviceauftrag angelegt.

Über die Aktion "Werte für Datensätze im Filter eingeben" öffnet eine Seite mit den Feldern: Geplant, Geplantes Datum und Geplanter Techniker. Bei Bestätigung werden die Felder in allen markierten Zeilen übernommen.

Über die Aktion "Datensätze im Filter löschen" werden alle markierten Zeilen aus dem Wartungscockpit entfernt.

Zusätzlich kann die Option "Aufteilung pro Techniker" aktiviert werden.

Je nach Einrichtung werden die Serviceaufträge wie folgt angelegt:

Zeilen zusammenfassen Aufteilung pro Techniker Ergebnis
Nein Haken nicht gesetzt. Pro Zeile wird ein Serviceauftrag angelegt.

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in die Serviceartikelzeile hinterlegt.
Nein Haken ist gesetzt. Pro Zeile und TechnikerIn wird ein Serviceauftrag angelegt.

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in den Serviceauftragskopf und in die Serviceartikelzeile hinterlegt.
Nach Serviceartikel Haken nicht gesetzt. Pro gleicher Serviceartikelnummer wird ein Serviceauftrag angelegt.

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in die Serviceartikelzeile hinterlegt.
Nach Serviceartikel Haken gesetzt. Pro gleicher Serviceartikelnummer und TechnikerIn wird ein Serviceauftrag angelegt.

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in den Serviceauftragskopf und in die Serviceartikelzeile hinterlegt.
Nach Debitor Haken nicht gesetzt. Pro Debitor wird ein Serviceauftrag angelegt (unabhängig der Artikel).

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in die Serviceartikelzeile hinterlegt.
Nach Debitor Haken gesetzt. Pro Debitor und TechnikerIn wird ein Serviceauftrag angelegt (unabhängig der Artikel).

Falls ein/e TechnikerIn hinterlegt ist, wird diese/r in die Serviceartikelzeile hinterlegt.

Über die Aktion "Servicebelege erzeugen“ ist es anschließend möglich, aus den geplanten Zeilen die Serviceaufträge zu erzeugen. Über die Option "Zeilen zusammenfassen“ können mehrere Vertragszeilen in einen Serviceauftrag abgerufen werden. Dies ist nach Serviceartikel und Debitor möglich.

Bei der Erstellung eines Serviceauftrags wird die Belegnummer der jeweils erzeugten Belegzeile im Wartungscockpitposten eingetragen. Über die Belegnummer kann der Serviceauftrag geöffnet werden.

Die Vertragsnummer wird automatisch in den Serviceauftragskopf und in der Serviceauftragszeile hinterlegt. Die Serviceauftragsart, die im Servicevertrag hinterlegt ist, wird in den Serviceauftrag übernommen.

Sind die Felder "Lagerortcode“ und/oder "Benutzer“ bei den TechnikerInnen gefüllt, so werden diese beim Eintragen des Technikers in den Serviceauftrag übernommen. Zusätzlich wird die Prüfart in die Zeile geschrieben.

Werden Serviceaufträge gelöscht, so werden die Belegdaten im Wartungscockpitposten wieder entfernt.

Werden Serviceaufträge gebucht, so werden die Wartungscockpitposten gelöscht.

Das Datum im Wartungscockpit im Feld "Geplantes Datum" wird im Serviceauftrag zusätzlich in die Serviceartikelzeile im Feld "Startdatum" hinterlegt. Wird ein Serviceauftrag mit mehreren Zeilen angelegt, die unterschiedliche Startdatum haben, bleibt das Feld "Startdatum" auf dem Inforegister "Details" leer.

Das Arbeitsdatum wird in den Feldern "Buchungsdatum und Belegdatum“ auf dem Inforegister "Fakturierung“ geschrieben.

Die Felder "Buchungsdatum“ und "Belegdatum“ im Serviceauftrag können manuell überschrieben werden. Alle Felder, außer das Feld “Reagieren bis (Datum)” können manuell geändert werden.

Mit Buchung der Servicelieferung werden die Felder "Letzter geplanter Service am“ und "Nächster geplanter Service am“ im Servicevertrag neu berechnet.

Zusätzlich wird im Serviceartikel das Feld "Letzter Service am“ auf dem Inforegister "Allgemein“ aktualisiert.

Artikel-/Gerätezuordnungsposten#

Beim Buchen eines Serviceauftrags über die Funktion "Buchen: Liefern“ oder "Buchen: Liefern und verbrauchen“ wird ein gebuchter Servicelieferschein mit entsprechenden Posten erstellt.

Zusätzlich wird geprüft, ob es sich um einen Artikel handelt, der seriennummerngeführt ist. Trifft dies zu, werden die gebuchten Verbräuche in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Zusätzlich werden die Verbräuche in die Serviceposten geschrieben.

Hinweis

In der Version 22.3 werden nur die Verbräuche, die mit der Funktion "Buchen: Liefern und verbrauchen“ gebucht werden, in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Ab der nächsten Version werden auch die Verbräuche, die mit der Funktion "Buchen: Liefern“ gebucht werden, in die "Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben.

In den Artikel-/Gerätezuordnungsposten können Zeilen manuell als "Storniert" gekennzeichnet werden. Hierfür wird der Menüpunkt "Aktionen > Funktion > Menge storniert ändern …" aufgerufen. Die Seite "Menge storniert ändern" öffnet sich. Im Feld "Menge storniert neu" wird automatisch die vollständige Menge dieser Zeile eingetragen. Bei Bedarf kann die Menge manuell geändert werden. Mit "OK" schließt sich die Seite und in der entsprechenden Zeile wird automatisch im Feld "Menge storniert" die stornierte Menge hinterlegt.

Um in den entsprechenden Posten die "Menge storniert" automatisch zu setzen, muss in den Servicezeilen im Feld "Gerätezuordnungsposten Lfd. Nr." der Posten hinterlegt werden. Mit Buchung der Zeile wird automatisch das Feld "Menge storniert" befüllt.

Hinweis

Es erfolgt keine Systembuchung, sondern nur eine Kennzeichnung der Stornierung.

Rechnungsstellung eines Servicevertrags#

Bei der Rechnungsstellung eines Servicevertrags werden die Vertragszeilen in die ungebuchte Servicerechnung geschrieben, wenn das Enddatum des Fakturierungsintervalls größer als das Startdatum in der Vertragszeile ist.

Eine Vertragszeile, dessen Startdatum größer als das Enddatum des Fakturierungsintervalls ist, wird nicht mit an die ungebuchte Servicerechnung übergeben.

Beispiel:
Die nächste Rechnung ist im September fällig. Zwei Zeilen haben das Startdatum 01.10.2023. Die Zeilen werden nicht in der Rechnung erscheinen, sondern erst mit der Rechnung im Oktober.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, kann dieses ebenfalls erfasst werden, auch wenn die Produkte nicht dem System bekannt sind.

Zubehör im Service Wareneingang#

Im Service Wareneingang kann pro Servicewareneingangszeile über die Funktion "Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. In der Maske kann auf bestehende Artikel-, Ressourcen- oder Sachkonten zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel im System nicht vorhanden ist. Die Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch eine Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird das Zubehör der jeweiligen erstellten Serviceartikelzeile zugeordnet. Dort kann das Zubehör aufgerufen und wenn gewünscht, geändert oder ergänzt werden.

Zubehör im Serviceauftrag#

Wenn eine Serviceartikelzeile manuell im Serviceauftrag erfasst wird, kann das Zubehör über die Funktion “Zubehör“ pro Serviceartikelzeile erfasst werden.

Ein Aufruf und eine Erfassung des Zubehörs sind auch im Service Artikel Arbeitsblatt möglich. Wenn eine Serviceartikelzeile gelöscht wird, dann wird auch das Zubehör mit gelöscht.

Nach Buchung einer Servicelieferung kann das Zubehör in der gebuchten Servicelieferung in der jeweiligen Gerätezeile über den Aufruf "Zubehör“ aufgerufen werden. Eine Bearbeitung des Zubehörs ist an dieser Stelle nicht mehr möglich.

Artikel-, Ressourcen- und Sachkontobuchungen können Geräten in Verkaufs- und Einkaufsbelegen über den Aufruf "Artikel-/Gerätezuordnung“ zugeordnet werden. Beim Buchen werden anschließend die entsprechenden Informationen der Gerätekarte (Seriennr.-Infokarte) in der Tabelle Gerätezuordnungsposten zugeordnet.

Beim Buchen des Beleges werden die erzeugten Artikelposten auf folgende Kriterien geprüft:

  • Ist der Ursprung der Buchung aus einem Verkaufsauftrag bzw. Einkaufsbestellung
  • Weist der Artikelposten eine Seriennummer auf
  • Die Postenart besitzt entweder den Wert "Verkauf“ oder "Einkauf“

Wird einer dieser Kriterien nicht erfüllt, löst dies ein Abbruch aus.

Hinweis

Besitzt der Artikelposten mit der Postenart "Verkauf“ oder "Einkauf“ das Kennzeichen Positiv=JA, führt dies ebenfalls zu einem Abbruch. In diesem Fall handelt es sich um einen Storno, der über eine separate Funktion (Lieferschein Stornieren) verbucht werden muss.

Sollte keins der Abbruch Kriterien erfüllt sein wird überprüft, ob es Artikel-/Gerätezuordnungen zum Beleg (VK Auftrag oder EK Bestellung) gibt. Wenn ja, dann werden diese in die Artikel- /Geräteposten zur Seriennummer-Informationskarte geschrieben.

Es werden keine Verbrauchsbuchungen oder ähnliches wie z.B. aus dem Fertigungsauftrag durchgeführt. Im Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung handelt es sich lediglich um das "Mitführen" und spätere Sichtbarmachen der Information welche Artikel (mit oder ohne Seriennr.) des gebuchten Verkaufs- bzw. Einkaufsartikel inkl. seiner Seriennr. zugeordnet waren.

Das heißt, wenn ein Seriennummernpflichtiger Artikel mit einer Menge größer 1 - zum Beispiel 10 - geliefert oder vereinnahmt wird, bedeutet dies, dass das System an dieser Stelle nicht unterscheiden kann welcher Seriennummer nun welche zugeordnete Artikel-Gerätezuordnung beinhaltet. Eine Aufteilung kann nicht stattfinden, weil die Artikel - Geräte Zuordnung auf Belegzeilen Ebene stattfinden und nicht auf Seriennummer Ebene. Die Artikel - / Geräte Zuordnungsposten können somit nur der ersten gebuchten Seriennummer zugeordnet werden.

Somit können auch keine Prüfungen auf Verfügbarkeiten der zugeordneten Seriennummern und Mengenprüfungen bei Teillieferungen durchgeführt werden. Da ebenso keine Stückliste existiert, kann auch nicht überprüft werden, ob die ausgewählten Artikel tatsächlich mit dem Zielprodukt stimmig sind.

Hinweis

Die Funktionalität basiert nur auf Seriennummern nicht auf Chargenummern.

Nach dem Buchen einer Belegzeile (egal ob Teilmenge oder Komplett) wird die Artikel- Geräte Zuordnung gelöscht.

Darstellung über Herkunft, Verbleib und Einsatz von Geräten#

Dieser Leistungspunkt ermöglicht Ihnen die Anzeige von Hersteller, Lieferant und aktuellen Standort eines Gerätes. Diese Informationen sind in der Seriennummern-Infokarte auf die dafür gesehenen Felder einsehbar.

Damit Sie diese Informationen einsehen können, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter "Infokartenpflicht“ aktiviert werden. Bei Buchung wird automatisch eine Seriennummer-Infokarte erstellt wird.

Garantiezeiten#

Auf der Artikelkarte können die Felder: Garantielaufzeit Kunde, Garantielaufzeit Lieferant und Garantielaufzeit Reparatur gepflegt werden.

Mit Buchung des Wareneingangs wird eine Seriennummer-Informationskarte angelegt und das Feld "Garantie Lieferant bis" anhand des Wareneingangsdatum errechnet.

Mit Buchung eines Warenausgangs wird das Warenausgangsdatum in das Feld "Inbetriebnahmedatum" auf der Seriennummer-Informationskarte hinterlegt. Zusätzlich wird das Feld "Garantie Kunde bis" berechnet.

Wird ein Serviceartikel erzeugt, dann wird das Garantieende (sofern gepflegt) aus der Seriennummer-Informationskarte aus dem Feld "Garantie Kunde bis" übernommen.

Wird in der Serviceartikelzeile ein Serviceartikel verwendet, so werden dessen Garantiewerte eingetragen. Wird in der Serviceartikelzeile kein Serviceartikel verwendet, so werden die Garantiefelder der Seriennummer-Informationskarte verwendet. Das Garantieende ergibt sich hier aus dem größeren Wert aus "Garantie Kunde bis" und "Garantie Reparatur bis".

Wird der vom Service betroffene Artikel aus dem Serviceauftrag zurück an den Debitor geliefert, so wird das Datum "Garantie Reparatur bis" (sofern die "Garantielaufzeit Reparatur Artikel" gepflegt ist) anhand des Belegdatums der Lieferung auf der Seriennummer-Informationskarte aktualisiert.

Während einer Reparatur eines Artikels, der sich in der Garantie befindet, wird in den hinterlegten Komponenten automatisch der Rabattgrund mit dem hinterlegten Zeilenrabatt von 100% in die Servicezeilen hinterlegt. Der Rabattgrund wird aus der Serviceeinrichtung aus dem Feld "Vorgabe Rabattgrundcode" gezogen.

Gebuchte Servicelieferungen#

Während eines Services kann es vorkommen, dass an verschiedenen Prozessschritten eine Buchung durchgeführt wird. Somit entstehen für einen Reparaturartikel mehrere Servicelieferscheine.

Um in der gebuchten Servicelieferung die Lieferscheine zu unterscheiden, wird pro Servicelieferschein die Buchungsart automatisch mitgegeben.

Buchungsart Beschreibung
Verbrauch Artikel und Ressourcen aus der Servicezeile mit der Ziel Belegart "Verbrauch".
Verkauf Komponenten Artikel und Ressourcen aus der Servicezeile mit der Ziel Belegart "Verkauf".
Verkauf Service Lieferschein des reparierten Artikels.

In dem Beleg "Gebuchte Servicelieferung" ist in der Zeile der Aufruf "Befundungscodes" vorhanden. Somit können die hinterlegten Befundungen pro gebuchter Servicelieferung aufgerufen werden. Die Befundungen können im gebuchten Servicelieferschein nicht mehr bearbeitet werden.

Archivierte Belege im Service#

Im Service werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard die Belege Angebot und Auftrag nicht archiviert. Da archivierte Belege im Verkauf jedoch standardmäßig vorhanden sind und im täglichen Ablauf immer wieder hilfreich sind, wurde in KUMAVISION medtec365 für die Servicebelege ebenfalls ein Archiv geschaffen.

In der Service Einrichtung kann vorgegeben werden, ob Angebot und Aufträge immer oder nur manuell archiviert werden sollen.

Wenn immer archiviert wird, so wird Angebot / Auftrag immer dann archiviert, wenn der jeweilige Beleg gedruckt, gelöscht oder gebucht wird.

Neben dem automatischen Archivieren, kann ein Beleg auch manuell über die Funktion "Beleg archivieren“ archiviert werden.

Im Servicebeleg ist ersichtlich, wie viele archivierte Versionen von dem Beleg existieren. Zum einen befindet sich die Anzahl der archivierten Versionen auf dem Inforegister "Allgemein“ im Feld "Anz. Archivierte Versionen“ und zum anderen in der Infobox "Debitorenservicehistorie“. Durch Klick auf die Anzahl, können die archivierten Belege angezeigt werden.

Neben dem eigentlichen Servicebeleg werden auch die Bemerkungen zum Beleg sowie die Beleg Vor- und Nachtexte archiviert.

Existiert ein archivierter Serviceauftrag zu einem noch bestehenden offenen Serviceauftrag, so kann diese archivierte Version mit der Funktion "Wiederherstellen“, wieder hergestellt werden.  


  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.