Projektbewertung#
Allgemein#
Da die Leistungserbringung und die Fakturierung an den Kunden im Großteil der Fälle auseinanderlaufen, sind zu bestimmten Zeitpunkten diese Werte festzustellen. Die so genannten Aktivierungs- und Deaktivierungsbuchungen sind das Ergebnis der Projektbewertung.
Dieser Abschnitt beschreibt, welche vorbereitenden Maßnahmen im Projekt getroffen werden müssen, um die Projektbewertung anstoßen zu können. Letztlich werden die unterschiedlichen Projektbewertungsmethoden vorgestellt.
Verbrauchs- und Verkaufspositionen laufen primär in die Finanzbuchhaltung. So werden im Verbrauch alle Artikel über eine Eingangsrechnung im Aufwand verbucht. Bei den Ressourcen muss zwischen den internen und externen Ressourcen unterschieden werden. Die externen Ressourcen werden identisch zu den Artikeln über Eingangsrechnungen im Aufwand verbucht. Die Verbräuche der internen Ressourcen werden vorwiegend über die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Aufwand erfasst. Im Verkauf bedeuten die Ausgangsrechnungen an den Kunden den direkten Erfolg als Ertragsposition.
Im Projekt werden die Aufwendungen über diese Eingangsrechnungen und über die Zeitbuchungen der einzelnen Projektressourcen erfasst. Eine direkte Einbindung der Lohnbuchungen ist nicht sinnvoll; dies entspricht auch keineswegs dem tatsächlichen Ist-Aufwand. Die Verkaufsrechnungen werden im Projekt ebenfalls den Leistungen entgegengestellt.
Diese beiden Bereiche verlaufen im Normalfall nicht kongruent. Das heißt, dass ein Lieferant mit der Leistung in Vorlauf geht; im seltenen Fall geht der Kunde mit der Zahlung in Vorlauf.
Nun muss aus den Daten, die im Projekt sich aus Verbrauch und Verkauf ergeben, eine Projektbewertung definiert werden, um den Erfolg dieses einen Projekts und in der Gesamtsicht den Erfolg des Unternehmens richtig abzubilden.
Die Bewertung des Projekts kann auf Basis der gebuchten Projektposten vorgenommen werden. Das System bildet anhand hinterlegter Vorgaben in den Projektbewertungsbüchern die Projektbewertungsposten.
Die Aktivierung übergibt je nach Einrichtung die Werte der erbrachten Leistungen bzw. der erhaltenen Anzahlungen in die Fibu. Die Deaktivierung macht die entsprechenden Gegenbuchungen, sobald das Projekt abgeschlossen ist.
Zur Buchung dieser Posten in die Finanzbuchhaltung bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central1 zwei Stapelverarbeitungen:
- Aktivierung buchen: bucht die Aktivierung in die Finanzbuchhaltung.
- Deaktivierung buchen: überträgt die Deaktivierung in die Finanzbuchhaltung.
Damit ist die Vervollständigung der Daten in der Finanzbuchhaltung erfolgt.
Neben den Verbräuchen und den Verkäufen sind auch die Mehr- und Minderleistungen gegenüber den gebuchten Erträgen abschlusslogisch erfasst.
Die Projektbewertung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen:
- Berücksichtigung der tatsächlich gebuchten Werte
- Verwenden von Fortschrittszahlen
Pro Projekt können mehrere Projektbewertungsbücher hinterlegt werden, die alle bei der Bewertung durchlaufen werden. So ist man bei der Bewertung nicht auf eine Methode beschränkt. Es können mehrere Alternativen parallel durchgeführt werden. Jede Alternative bildet ihre eigenen Projektbewertungsposten. Pro Alternative können Sie bestimmen, ob diese Werte in die Finanzbuchhaltung übernommen werden sollen oder nicht.
Bewertungsvorlagen sind Teil des Moduls "erweiterte Projektbewertung“ und werden in den Abschnitt "erweiterte Projektbewertung“ näher erläutert.
Einrichtung#
Um die Bewertungsläufe durchführen zu können, sind vorab einige grundsätzliche Festlegungen und Einrichtungen zu tätigen.
Projektregulierungskonten#
In der Finanzbuchhaltung müssen in der "Buchungsmatrix Einrichtung“ die Projektregulierungskonten in den Feldern "Projektumsatzregul.-Konto“ und "Projektkostenregul.-Konto“ eingetragen werden. Diese werden bei der Buchung einer Projektaktivierung in die FIBU verwendet.
Diese Konten können auch in Abhängigkeit zum verwendeten Projektbewertungskonto definiert werden. Sind dort Konten definiert haben sie Vorrang vor den Konten direkt auf der Buchungsmatrix. Dies wird zum späteren Zeitpunkt näher erläutert.
Projektbuchungsgruppe#
In den Bewertungsbüchern wird die Projektbuchungsgruppe hinterlegt.
Über den Aufruf "Projektbuchungsgruppe Project“ gelangen Sie in die Übersicht der Projektbuchungsgruppen. In den Projektbuchungsgruppen werden Konten hinterlegt, auf die die verschiedenen Projektkosten verbucht werden.
Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiges Kürzel der Projektbuchungsgruppe |
| Beschreibung | Beschreibung der Projektbuchungsgruppe |
| Kosten n. abgs. Arb. | Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise bei Stapelverarbeitung Projektaktivierung buchen bzw. Habenbuchung bei Stapelverarbeitung Projektdeaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektkosten Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projektkosten aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar. |
| Umsatz n. abgs. Arb. | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise bei Stapelverarbeitung Aktivierung buchen bzw. Sollbuchungen bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektumsatz Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projekterlöse aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar. |
| Kostenart | Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise auf diesem GuV-Konto bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. |
| Projekterlöskonto | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise auf diesem GuV-Konto mit der Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. |
| Verkaufskto and. Projektkosten | Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag gebucht, wenn in den Verkaufszeilen der Projektverbrauch abgerufen wird. |
| Gewinnanteilskonto | Konto zur anteiligen Gewinnverrechnung gemäß der Percentage Of Completion (POC) – Methode nach IAS. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt. |
| Verrechnungskonto | Gegenkonto für das Gewinnanteilskonto. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt. |
Es können mehrere Projektbuchungsgruppen angelegt sein. Für die Bewertung wird die Projektbuchungsgruppe herangezogen, die im verwendeten Bewertungsbuch hinterlegt ist.
Bewertungsbücher#
Um auf Basis der erfolgten Buchungen eine Projektbewertung durchführen zu können, müssen dem Projekt ein oder mehrere Bewertungsbücher zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt auf der Projektkarte > "Zugehörig“ > "Projekt“ > "Projektbewertung“ > "Bewertungsbücher“.
Bewertungsbücher beinhalten Vorgaben, nach denen die Bewertung vorgenommen wird. Die am häufigsten angewendeten Bewertungsrichtlinien richten sich nach den Bilanzierungsweisen HGB, IAS, US-GAAP und IFRS. Je nach Vorgabendefinition werden andere Bewertungsposten erstellt, die dann in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Die Bewertungsbücher finden Sie über den gleichnamigen Aufruf über die Anwendersuche.
Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eingabe eines eindeutigen Namens für das Bewertungsbuch. |
| Beschreibung | Nähere Angabe des Bewertungsbuchs. |
| Integration Fibu | Über das Feld Integration Fibu können Sie festlegen, ob Sie die Projektbewertungsposten, die für dieses Projektbewertungsbuch gebucht wurden, bei der Aktivierung und Deaktivierung des Projektes in die Finanzbuchhaltung übernehmen wollen. Setzen Sie ein Häkchen, um die Integration in die Finanzbuchhaltung zu aktivieren. |
| Projektbuchungsgruppe | Angabe, welche Projektbuchungsgruppe diesem Bewertungsbuch zugrunde liegt. Über Projektbuchungsgruppen legen Sie fest, welche Sachkonten mit den Stapelverarbeitungen Projektbewertung Akt. buchen und Projektbewertung Deakt. buchen verknüpft sind. An der Buchung von unfertigen Arbeiten sind bei der Aktivierung in der Finanzbuchhaltung auch zwei Konten der Buchungsmatrix beteiligt. Dies sind die GuV-Konten Projektkostenregulierung und Projektumsatzregulierung. |
| Bewertungsvorlage | Bewertungsvorlagen sind Teil des Moduls "erweiterte Projektbewertung“ und werden in dem Abschnitt "erweiterte Projektbewertung“ näher erläutert. |
| Bewertung zu | Hier können Sie angeben, nach welchen Kriterien die Bewertung erfolgen soll. Es stehen drei Optionen zur Auswahl: Projektposten Die Bewertung des Projekts erfolgt auf Basis der gebuchten Projektposten. Fortschrittszahl Die Bewertung des Projekts erfolgt zu den im Fenster Projektfortschritt festgelegten Fortschrittszahlen Diese Fortschrittszahlen beziehen sich wertmäßig auf das Projektbudget. Bewertungsvorlage Die Bewertung wird auf Basis einer Bewertungsvorlage ausgeführt. In einer Bewertungsvorlage werden Bewertungsregeln definiert. Damit können Bewertungsregeln definiert werden, die über die einfache Projektposten- und Fortschrittszahlenbewertung hinausgehen. Die Bewertungsvorlage ist Teil des Modules "erweiterte Projektbewertung“ und wird in separaten Unterlagen behandelt. |
| Aktivierungsmethode | Hier können Sie auswählen, auf welcher Basis Sie die Aktivierung durchführen wollen. Es stehen 3 Optionen zur Auswahl: Keine Es erfolgt keine Aktivierung. Einst.-Preise Die Aktivierung erfolgt auf der Basis der Einstandspreise, die in den geb. Projektposten hinterlegt sind. VK-Preise Die Aktivierung erfolgt auf der Basis der VK-Preise, die in den geb. Projektposten hinterlegt sind. |
| Aktivierung von | Hier kann angegeben werden, welche Posten bei einer Aktivierung berücksichtigt werden sollen. Es stehen 3 Optionen zur Auswahl: Beide Es werden sowohl Verbrauchs- als auch Verkaufswerte zur Bewertung vorgeschlagen. Verbrauch Es werden nur Verbräuche zur Bewertung vorgeschlagen. Verkauf Es werden nur Verkäufe zur Bewertung vorgeschlagen. |
| Deaktivierungsmethode | Die Buchungen der Projektaktivierung werden auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten aufgezeichnet. Die Deaktivierung eines Projektes hängt von dessen Grad der Fertigstellung ab. Die Buchungen für die Deaktivierung neutralisieren die Beträge auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten und übertragen die deaktivierten Werte auf die jeweiligen Sachkonten für Projektumsatz und -kosten. Im Feld Deaktivierungsmethode legen Sie den Zeitpunkt fest, wann die Deaktivierung gebucht werden soll. Zur Auswahl stehen zwei Optionen: Prozentsatz zur Fertigung hier wird während des Projektablaufs bereits deaktiviert. Der Wert richtet sich nach dem Fertigstellungsgrad. Bei Abschluss die Deaktivierung erfolgt einmalig nach Abschluss des Projekts. |
Zum Bewertungsbuch haben Sie die Möglichkeit, Projektbewertungskonten zu definieren. Hierzu rufen Sie sich über das Menüband unter "Zugehörig“
> "Bewertungsbuch“ die "Projektbewertungskonten“ auf.
Die Bewertungskonten werden zu einer Kombination Geschäfts- / Produktbuchungsgruppe definiert. Diese werden bei der Buchung einer Projektaktivierung in die FIBU verwendet. Alternativ können die Konten bewertungsbuchneutral auf der FIBU Buchungsmatrix definiert werden.
Projektbewertungsbücher#
Die "Projektbewertungsbücher“ können Sie über die jeweilige Projektkarte aufrufen und zuordnen. Hierzu wählen Sie im Menüband "Zugehörig“ > "Projekt“ > Projektbewertung“ > "Bewertungsbücher“ aus.
Dabei werden die Vorgaben aus dem Bewertungsbuch in das Projektbewertungsbuch übernommen. Für die Buchung der Projektbewertung sind die Parameter, die hier in den projektbezogenen Projektbewertungsbüchern hinterlegt sind, maßgebend.
Nachträgliche Änderungen im allgemeinen Bewertungsbuch können per Funktion in die zugehörigen Projektbewertungsbuchblätter überführt werden. Nur Änderungen im Projektbewertungsbuch sind für die Projektbewertung relevant. Nach einer Änderung im allgemeinen Bewertungsbuch werden AnwenderInnen gefragt, ob diese Änderung in die zugehörigen Projektbewertungsbücher übernommen werden soll.
Projektfortschritt#
Wenn Sie in einem der Projektbewertungsbücher die Bewertungsmethode Fortschrittszahl gewählt haben, so können Sie auf Grundlage des Projektbudgets sowie der gebuchten Ist-Zahlen Prozentwerte zur Bewertung ermitteln.
Dazu haben Sie im Fenster Projektfortschritt die Möglichkeit zu ermitteln, wie viel Prozent (bezogen auf das Projektbudget) des Projekts zu einem bestimmten Datum bereits abgeschlossen sind. Das Fenster Projektfortschritt erreichen Sie über das Menüband "Zugehörig“ > "Projekt“ > Projektbewertung“ > "Fortschritt“. Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Hier wird das Datum hinterlegt, das beim Aufruf als Enddatum angegeben wird. Es definiert den Zeitpunkt, an dem die Bewertung durchgeführt wird. Das Datum kann für die manuelle Erstellung auch direkt eingegeben werden. |
| Beschreibung | Hier wird die Bemerkung aus dem Aufruf übernommen. Bei der manuellen Erstellung ist jederzeit auch eine direkte Eingabe möglich. |
| Plangewinnbetrag | Wird ermittelt aus dem budgetierten DB des Projektstrukturplans. Der Wert bildet die Differenz ab zwischen Verkaufsbetrag und Einstandsbetrag. Die Berechnung geht über alle PSP-Zeilen des Projektes und summiert die Werte auf. |
| Einstandsbetrag | Stellt den realisierten Einstandsbetrag des ausgewählten Datumsfilters dar. |
| Fortschritt % | Der Fortschritt wird ermittelt als Prozentsatz des realisierten Einstandsbetrags zum budgetierten Einstandsbetrag. Er kann manuell überschrieben werden. |
| Plan HKD % | Gibt den Plan HKD in Prozent an. |
| Gewinnanteil | Ergibt sich automatisch aus Fortschrittszahl multipliziert mit Plangewinnbetrag. Eine manuelle Anpassung ist hier nicht möglich. |
| Aktivierungsbetrag | Dieser Betrag ergibt sich aus Bewertungsbetrag und Gewinnanteil. Eine manuelle Anpassung ist hier nicht möglich. |
| Bewertet | Sobald die Projektbewertung auf der Basis der Fortschrittszahl gebucht wurde, wird hier vom System ein Haken gesetzt. |
| Produktbuchungsgruppe | Hier kann die Produktbuchungsgruppe gewählt werden, die für die Buchung herangezogen wird. |
Über die Projektstatistik sind diese Werte, die im Fenster Projektfortschritt stehen, nachvollziehbar. Über die Funktion "Fortschritt berechnen“ im Menüband können projektbezogene Werte aufgerufen werden. Der Aufruf erfolgt pro Projekt.
Projektbewertungsbuchblätter#
Dieser Abschnitt beschreibt die Struktur der Buchungsblätter der Projektbewertung sowie die Vorgehensweise zur Erfassung von Buchungsvorgängen. Über Projektbewertungsbuchblätter können alle notwendigen Buchungen der Projektbewertung mit den jeweiligen Werten vorgenommen werden.
Struktur der Projektbewertungsbuchblätter#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsdatum | Im Feld Buchungsdatum muss das Datum hinterlegt werden, an dem die Bewertung gebucht werden soll. |
| Belegnr. | Die Belegnr. wird vorbelegt von den Projektaktivierungs- und Projektdeaktivierungsvorschlägen. |
| Projektnr. | Im Feld Projektnr. wird das zu bewertende Projekt eingetragen. |
| Postenart | In Postenart wird angezeigt ob es bei einem zu bewertenden Projektposten um einen Verbrauchs- oder Verkaufsposten handelt. Das Feld ist nur relevant bei Projektposten nicht bei Bewertung nach Fortschritt. |
| Art | Das Feld Art gibt an, ob es sich bei einer Bewertung eines Projektpostens um eine Ressource, einen Artikel, ein Sachkonto oder ob es sich eine Bewertung nach Fortschritt handelt. |
| Nr. | Hier wird die entsprechende Nr. zur ausgewählten Art eingegeben, das Feld ist nur bei Projektposten gefüllt. |
| Beschreibung | Die Beschreibung wird von den Projektaktivierungs- und Projektdeaktivierungsvorschlägen eingetragen. Sie kann jederzeit überschrieben werden. |
| Bewertungsart | In der Bewertungsart kann angegeben werden, ob es sich bei der Bewertungsbuchung um eine Aktivierung oder um eine Deaktivierung handelt. |
| Bewertung | Im Feld Bewertung wird der Betrag hinterlegt, der in die Bewertung einfließen soll. |
| Gewinnanteil | Bei Bewertung nach Fortschritt wird im Feld Gewinnanteil, der in der Fortschrittstabelle hinterlegte (ermittelte) Gewinnanteil abgelegt. |
| Einstandsbetrag | Im Feld Einstandsbetrag wird der Einstandsbetrag des Projektpostens angezeigt. |
| Verkaufsbetrag | Im Feld Verkaufsbetrag wird der Verkaufsbetrag des Projektpostens angezeigt. |
| Bewertungsbuchcode | Im Feld Bewertungsbuchcode ist hinterlegt welches Bewertungsbuch für diese Bewertungszeile herangezogen werden soll. |
| Integration Fibu | Das Feld Integration Fibu wird dann aus dem Bewertungsbuchcode vorbelegt. Nur dort markierte Zeilen werden in die Fibu gebucht. Alle anderen werden nur als Projektbewertungsposten gebucht. |
| Lfd. Nr. Projektposten | Gibt die fortlaufende Nummer des jeweiligen Projektpostens an. |
Über das Menüband > […] > "Zugehörig“ > "Projekt“ kann über die Auswahl "Projektkarte“ die Projektkarte des Projekts der aktiven Zeile geöffnet werden. Über "Projektposten“ werden alle Projektposten dieses Projekts angezeigt. Über den Aufruf Projektbewertungsposten werden alle bisher gebuchten Projektbewertungsposten aufgerufen.
Über das Menüband > […] > "Zugehörig“ > "Zeile“ sind die "Dimensionen“ der aktiven Zeile einsehbar.
Im Menüband > […] > "Aktionen“ sind die beiden Aufrufe enthalten um die "Aktivierungs- und Deaktivierungsvorschläge“ ins Buchblatt abzurufen.
Des Weiteren finden Sie hier die Möglichkeit, des Aufrufs eines Testberichts. Die Funktion Buchen kann auch kombiniert als Buchen und Drucken genutzt werden. Dabei wird der Bewertungsbericht sofort ausgedruckt. Ein nachträgliches Drucken ist nicht mehr möglich.
Durchführung der Projektbewertung#
Sämtliche Buchungen für Verbräuche und Verkäufe werden nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, sondern über Stapelverarbeitungen angestoßen.
Bei der Buchung wird nach Aktivierung und Deaktivierung unterschieden. Aktiviert wird ein Projekt, um z.B. dem Lagerverbrauch, Gehältern etc. einen Bestand an unfertigen Erzeugnissen o.ä. gegenüberzustellen. Am Periodenende muss aus bilanztechnischen Gründen für laufende Projekte eine Aktivierung durchgeführt werden. Denn Buchungen auf Projekte werden zunächst nicht vollständig in der Finanzbuchhaltung erfasst. Dort befinden sich nur die fakturierten Beträge des Verkaufs- oder Einkaufsvorgangs. Um Ihnen eine komplette und korrekte Aufzeichnung zu ermöglichen, liefert Ihnen Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Stapelverarbeitungen für die Aktivierung und Deaktivierung.
Bei Fertigstellung (oder teilweiser Fertigstellung) eines Projektes müssen die unfertigen Erzeugnisse wieder ausgebucht werden, da diese das Unternehmen verlassen haben. Diesen Vorgang nennt man Deaktivierung. Die Buchungen der Projektaktivierung werden auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten aufgezeichnet. Die Deaktivierung eines Projekts hängt von dessen Grad der Fertigstellung ab. Die Buchungen für die Deaktivierung neutralisieren die Beträge auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten und übertragen die deaktivierten Werte auf die jeweiligen Sachkonten für Projektumsatz und Projektkosten.
Über die Projektbewertungsbuchblätter werden die Aktivierung und die Deaktivierung aufgerufen. Es ist eine Unterscheidung des Aufrufs notwendig. Über die periodischen Aktivitäten werden die Bewertungen in die Fibu übergeben.
Im ersten Teil wird die Bewertung zu Projektposten behandelt, im zweiten Teil die Bewertung zu Fortschrittszahlen. Projektbewertungsvorlagen gehören zum Modul "erweiterte Projektbewertung“ und werden im gleichnamigen Abschnitt näher erläutert.
Bewertung nach Projektposten#
Die Bewertung nach Projektposten ist die gängige Methode bei der Bewertung nach HGB. Es wird zu Einstandspreisen bewertet und am Ende des Projektes wird die Deaktivierung gebucht.
Aktivierung nach Projektposten#
Im ersten Schritt sind die Projektposten über das Projektbewertungsbuchblatt aufzurufen und die Projektbewertungsposten zu bilden. Anschließend erfolgt die Übergabe und Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Im Projektbewertungsbuchblatt wird Projektaktivierungsvorschlag aufgerufen.
Mit Nr. können einzelne Projekte eingegeben werden. Fehlt die Eingabe, geht der Aufruf über alle Projekte. Im Bewertungsbuchcode ist das Bewertungsbuch zu hinterlegen, nach dem in diesem Vorschlag bewertet werden soll. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt. In der Leiste Optionen wird über die Felder Bewertung von und Bewertung bis angegeben, für welchen Zeitraum die gebuchten Posten herangezogen werden, die in die Bewertung eingehen. Weiterhin wird das Buchungsdatum verlangt sowie eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung.
Hinweis
In Belegnr. und Buchungsbeschreibung kann der Platzhalter %1 verwendet werden. Dieser wird automatisch durch das Buchungsdatum ersetzt.
Mit "OK“ wird der Projektbewertungsvorschlag in das Buchblatt eingetragen.
Wird das Projektbewertungsbuchblatt über diesen Aufruf gefüllt, sind im Normalfall keine manuellen Änderungen der Daten durchzuführen. Ist ein Aufruf mit falschen Daten erfolgt, können die Zeilen jederzeit gelöscht und der Aufruf wiederholt werden.
Ein Bewertungsbuch zur Aktivierung von Projektverbrauchsposten zu Einstandspreisen ist folgendermaßen eingerichtet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | HGB-P |
| Beschreibung | HGB n. Psten |
| Integration Fibu | Aktiviert |
| Bewertungsvorlage | Deaktiviert |
| Bewertung zu | Projektposten |
| Aktivierungsmethode | Einst.-Preise |
| Aktivierung von | Verbrauch |
| Deaktivierungsmethode | bei Abschluß |
Bewertet werden die Projektposten der Postenart Verbrauch, Bewertet wird zu Einstandspreisen. Bei Bedarf wird die Fibu-Integration aktiviert.
Dadurch werden nur die Projektposten mit der Art Verbrauch in das Buchblatt abgerufen. Die Projektposten mit der Art Verkauf blieben gänzlich unberücksichtigt. Der Bewertungsbetrag wird aus dem Feld Einstandspreis des jeweiligen Projektpostens übernommen. Der VK-Preis hat hier lediglich informatorischen Charakter.
Die nun anschließende Buchung erzeugt Projektbewertungsposten, die über das Projekt eingesehen werden können. Es ist ein Bezug vorhanden vom Projektbewertungsposten zum bewerteten Projektposten über die Lfd. Nr. Projektposten.
Im Projektposten selbst wurde der Aktivierungsbetrag hinterlegt.
Aus der Projektkarte kann über den Aufruf Projektbewertung → Bewertung die Übersicht über den aktuellen Stand der Bewertung in einer Matrix abgerufen werden. Die gebuchten Bewertungsposten erscheinen in der Spalte Aktivierung des Buchungszeitraum.
Ein Lookup im Feld Aktivierung zeigt die Projektbewertungsposten.
Falsche Bewertungsgrundlage: Falls die Bewertungsgrundlage falsch gewählt wurde, kann eine zweite Bewertung durchgeführt werden. Es werden aber nur noch die Projektposten herangezogen, die in der vorherigen Projektbewertung noch nicht berücksichtigt wurden. Das Bewertungsbuch muss dafür entsprechend geändert und dem Projekt neu zugewiesen werden. Eine Stornierung der gebuchten Projektbewertung ist nicht möglich.
Buchen der Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung#
Die über das Projektbewertungsbuchblatt erzeugten Projektbewertungsposten, welche nur Auswirkungen auf den Projektbereich haben, können über eine Stapelverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Wichtig ist, dass die zu übernehmenden Bewertungsposten im Feld "Integration Fibu“ einen Haken haben, welcher über das Projektbewertungsbuch gesteuert wird.
Die Werte werden über die Periodische Aktivität in die Finanzbuchhaltung übernommen. Der Aufruf erfolgt über Projekte –-> Projektbewertung → Periodische Aktivitäten → Aktivierung buchen.
Im Register Projekt können einzelne Projekte ausgewählt werden. Es ist auch möglich, weitere Felder der Tabelle Projekt auszuwählen und entsprechende Filterwerte anzugeben.
Im Register Projektbewertungsposten können Filter auf die Projektbewertungsposten angegeben werden. Sinnvoll ist hier, speziell nur den Zeitraum abzugrenzen. Die Postenabgrenzung sollte bereits bei dem ersten Schritt über das Proj.-Bewertungsbuchblatt erfolgen.
Im Register Optionen wird angegeben, nach welcher Methode gebucht werden soll. Es kann für jeden Projektbewertungsposten ein Sachposten oder aufsummiert für alle diese Posten nur ein Sachposten in der Fibu gebildet werden. Zudem muss das Buchungsdatum angegeben mit welchem die Buchung in die FIBU erfolgen soll werden. Ebenso müssen die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung hinterlegt werden. Über den Haken Buchen kann gesteuert werden, ob zuerst eine Vorschau der Aktivierung durchgeführt werden soll (kein Haken) oder ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden soll.
Die Buchung bzw. deren Vorschau wird über die Buttons Drucken oder Seitenansicht angestoßen. Es wird ein Bericht der Aktivierungen angezeigt.
Sobald die Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung gebucht wurde, ist über den Aufruf der Bewertung pro Projekt ersichtlich, dass diese Buchungen durchgeführt wurden. Die Spalte Geb. Aktivierung zeigt für den Monat denselben Wert an wie die Spalte Aktivierung.
Nach der Buchung der Aktivierung ist im zugehörigen Projektbewertungsbuch das Feld "Proj.-Buchungsdatum“ aktualisiert.
Die in die Buchung eingeflossenen Projektbewertungsposten sind im Feld Geb.-Bewertungsbetrag aktualisiert worden.
In der Fibu wurden die einzelnen Buchungssätze gebucht. Da bei der Buchung der Aktivierung die Buchungsmethode "je Projektbewertungsposten“ ausgewählt war, wurde eine Vielzahl an Buchungssätze gebucht.
Bei der Bewertung zu Fortschrittszahl ist der Ablauf identisch. Lediglich muss für die betrachtete Periode der Fortschritt ermittelt werden. Der Bewertungsvorschlag im Proj.- Bewertungsbuchblatt greift dann diese Werte ab. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung wird ebenfalls identisch ausgeführt. Die dahinterstehenden Kontenfindungen sind jedoch gänzlich anders.
Deaktivierung nach Projektposten#
Für die Deaktivierung ist die hinterlegte Information wichtig, wann deaktiviert wird, ob nach Prozentsatz der Fertigung oder bei Abschluss. Bei Abschluss muss der Status des Projekts auf Abgeschlossen stehen. Der Aufruf der Deaktivierung erfolgt im Projektbewertungsbuchblatt über das Menüband.
Im Bereich Optionen wird das Deaktivierungsbuchungsdatum angegeben. Weiterhin ist die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung zu pflegen.
Im Bereich Projekt kann ein Projekt speziell eingegeben werden oder ohne Eingabe werden alle Projekte berücksichtigt.
Im Bereich Projektbewertungsbuch kann als Filter ein spezielles Bewertungsbuch angegeben werden. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt.
Über den Bereich Projektbewertungsposten kann speziell auf gewisse gebuchte Projektbewertungsposten gefiltert werden. Über die Postenart ist die Auswahl über Verbrauch oder Verkauf möglich. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Posten entsprechend berücksichtigt.
Analog zur Aktivierung muss nun das Projektbewertungsbuchblatt noch gebucht werden. Die Deaktivierten Projektposten sind nun ebenfalls in der Bewertungsmatrix unter der Spalte Deaktivierung zu finden.
Buchen der Projektdeaktivierung in die Finanzbuchhaltung#
Die Deaktivierung ist nun im Projektbereich erfolgt. Die Buchung in der Finanzbuchhaltung muss über den period. Aktivitäts-Befehl Projekte → Projektbewertung → Periodische Aktivitäten → Deaktivierung buchen noch angestoßen werden.
Über das Register Projekt können bei Bedarf einzelne Projekte ausgewählt werden.
Im Register Projektbewertungsbuch kann hinterlegt werden, von welchem Bewertungsbuch deaktiviert werden soll.
Über das Register Projektbewertungsposten kann festgelegt werden, welche Proj.-Bewertungsposten in die Fibu für die Deaktivierung übergeben werden sollen.
Im Register Optionen kann wiederum angegeben werden, ob jeder Projektbewertungsposten einzeln oder aufsummiert als Sachposten in der Finanzbuchhaltung gebildet werden soll. Zusätzlich sind ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und die Buchungsbeschreibung anzugeben.
Nur wenn der Schalter Buchen markiert ist, wird auch tatsächlich in die FIBU gebucht, ansonsten wird nur ein Kontrollbericht erstellt.
Analog zur Aktivierung wurden auch bei der Deaktivierung wieder zahlreiche Sachpostenbuchungen in der FIBU abgesetzt.
Bewertung nach Fortschritt#
Die Bewertung nach Fortschritt ist in weiten Teilen mit der Bewertung nach Projektposten identisch. Hier werden nur die sich unterscheidenden Schritte detailliert erklärt.
Dabei handelt es sich um die Feststellung des Fortschritts. Dies wurde bereits detailliert behandelt, so dass hier nur noch kurz auf diesen Sachverhalt eingegangen wird.
Weiterhin sind die Buchungssätze vollkommen anders aufgebaut, was sich bereits durch die Hinterlegung der Konten in der Projektbuchungsgruppe abzeichnete.
Projektfortschritt berechnen#
Die Berechnung des Fortschritts eines Projektes findet im Projekt unter dem Punkt Projektbewertung -> Fortschritt statt. Mit der Funktion Fortschritt berechnen ergeben sich die Fortschrittzeilen.
Aktivierung nach Fortschritt#
Zur Bewertung nach Fortschritt muss zum Projekt ein passendes Projektbewertungsbuch angelegt werden. Entscheidend ist das Feld "Bewertung zu“, hier muss Fortschrittszahl eingetragen sein.
Analog zur oben gezeigten Bewertung nach Projektposten wird auch jetzt ein Projektbewertungsvorschlag in das Projektbewertungsbuchblatt aufgerufen. Beachten Sie auf die Datumsfilterung, jetzt sind die Daten aus dem Projektfortschritt relevant.
Der weitere Prozess (Buchen der Projektbewertung als Projektbewertungsposten -> Buchen des Projektbewertungspostens in die FIBU [wenn das Projektbewertungsbuch dies entsprechend vorsieht] -> Deaktivierung des Projektbewertungspostens -> Buchen der Projekteaktivierung in die FIBU) ist identisch mit der Bewertung nach Projektposten.