Table of Contents

Beauftragung

Die Beauftragung unterstützt die Verwaltung und Abrechnung von Hauptaufträgen, Nachträgen, Bürgschaften, Umlagen und Einbehalten innerhalb von KUMAVISION project365 Real Estate.

Die Funktionen erweitern die Standardbestellungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central um branchenspezifische Prozesse der Immobilienwirtschaft.

Überblick

Typische Anwendungsfälle:

  • Vergabe von Bauleistungen
  • Verwaltung von Nachträgen
  • Vertragserfüllungsbürgschaften
  • Gewährleistungsbürgschaften
  • Einbehalte
  • Umlagen
  • Abschlagsrechnungen
  • Schlussrechnungen

Hauptaufträge und Nachträge

Im Bereich der Bauprojekte entstehen neben Hauptaufträgen häufig Nachträge.

Beide Vorgänge können über die Bestellung externer Dienstleistungen innerhalb des Projektstrukturplans erzeugt werden.

Erstellung einer Bestellung

Bestellungen werden auf Basis von:

  • Projekten
  • Arbeitspaketen
  • Budgetzeilen

erstellt.

Dadurch bleibt jederzeit die Verbindung zum Projektcontrolling erhalten.

Nachtragsbestellungen

Nachträge werden üblicherweise als eigenständige Bestellungen angelegt.

Da die spätere Abrechnung häufig innerhalb der ursprünglichen Hauptbestellung erfolgt, können Nachtragspositionen in die Hauptbestellung übernommen werden.

Übertragung in die Hauptbestellung

Für die Übernahme steht innerhalb einer Einkaufsbestellung folgende Funktion zur Verfügung:

Aktionen > Funktion > In Hauptbestellung übertragen

Bei der Übertragung bleiben sämtliche Verknüpfungen erhalten:

  • Projekt
  • Arbeitspaket
  • Budgetzeile
  • Projektstruktur

Dadurch bleibt die vollständige Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Typischer Ablauf

  1. Hauptbestellung erstellen.
  2. Leistung beauftragen.
  3. Nachtragsbestellung erfassen.
  4. Beauftragungsschreiben versenden.
  5. Nachtrag in Hauptbestellung übertragen.
  6. Gemeinsame Abrechnung durchführen.

Einbehalte und Bürgschaften

In der Immobilienwirtschaft werden häufig Bürgschaften als Absicherung vereinbart (siehe Bürgschaften.

Die Verwaltung erfolgt auf dem Inforegister:

Einbehalte & Bürgschaften

innerhalb der Einkaufsbestellung.

Hier werden sowohl vereinbarte Bürgschaften als auch automatisch berechnete Einbehalte verwaltet.

Vertragserfüllungsbürgschaft (VES)

Vertragserfüllungsbürgschaften sichern die ordnungsgemäße Ausführung der beauftragten Leistungen ab.

Verfügbare Felder

Feld Beschreibung
VES Bürgschaft notwendig % Vereinbarter Bürgschaftsprozentsatz
VES Bürgschaftssumme (Brutto) Summe vorhandener VES-Bürgschaften
VES Einbehalte gebucht Bisher gebuchte Vertragserfüllungseinbehalte

Berechnungslogik

Liegt keine ausreichende Vertragserfüllungsbürgschaft vor, kann das System automatisch Vertragserfüllungseinbehalte berechnen.

Gewährleistungsbürgschaft (GLS)

Gewährleistungsbürgschaften sichern Gewährleistungsansprüche nach Abschluss der Bauleistung ab.

Verfügbare Felder

Feld Beschreibung
GLS Bürgschaft notwendig % Vereinbarter Bürgschaftsprozentsatz
GLS Bürgschaftssumme (Brutto) Summe vorhandener GLS-Bürgschaften
GLS Einbehalte gebucht Bisher gebuchte Gewährleistungseinbehalte

Berechnungslogik

Falls keine ausreichende Gewährleistungsbürgschaft vorhanden ist, können bei Schlussrechnungen Gewährleistungseinbehalte vorgenommen werden.

Anzahlungsrechnungen

Für Anzahlungsrechnungen kann unabhängig von VES- oder GLS-Vereinbarungen ein Einbehalt definiert werden.

Feld Beschreibung
Einbehalt % für Anzahlungsrechnungen Prozentualer Einbehalt je Anzahlungsrechnung

Dieser Einbehalt wird verwendet, wenn keine Vertragserfüllungsbürgschaft vereinbart wurde.

Vorbelegung aus dem Kreditor

Die Prozentwerte für VES- und GLS-Bürgschaften können bereits in den Kreditorenstammdaten gepflegt werden.

Beim Anlegen einer Bestellung übernimmt das System diese Informationen automatisch.

Archivierung

Werden Einkaufsbestellungen archiviert, überträgt das System sämtliche Bürgschafts- und Einbehaltsinformationen in die archivierte Bestellung.

Dadurch bleibt die rechtliche Dokumentation vollständig erhalten.

Umlagen

In vielen Bau- und Immobilienprojekten werden Umlagen verwendet.

Umlagen ermöglichen die automatische Verteilung bestimmter Kostenbestandteile innerhalb einer Bestellung.

Einrichtung von Umlagen

Die verfügbaren Umlagen werden auf der Seite:

Umlagen

verwaltet.

Felder

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Umlagecode
Beschreibung Beschreibung der Umlage
Buchungsart Typ des Zielkontos
Buchungsnr. Zielkonto
Real MwSt.-Prod.-Buchungsgruppe MwSt.-Gruppe für umsatzwirksame Belege
Unreal. MwSt.-Prod.-Buchungsgruppe MwSt.-Gruppe für Anzahlungsbelege

Umlagen einer Bestellung zuweisen

Innerhalb einer Bestellung können Umlagen über folgende Funktion zugeordnet werden:

Vorbereiten > Umlagen zuweisen

Die Umlagen beziehen sich auf die gesamte Bestellung.

Für jede Umlage erzeugt das System automatisch eigene Bestellzeilen.

Verteilung auf Arbeitspakete

Sind unterschiedliche Arbeitspakete innerhalb einer Bestellung vorhanden, verteilt das System die Umlage automatisch auf die beteiligten Arbeitspakete.

Dabei erfolgt die Verteilung proportional auf Basis der jeweiligen Bestellung.

Beispiel

Ausgangssituation:

Betrag Arbeitspaket
1.000 € AP 01
1.500 € AP 02
2.300 € AP 02
800 € AP 01

Umlage:

  • 10 %

Ergebnis:

Umlagebetrag Arbeitspaket
100 € AP 01
380 € AP 02
80 € AP 01

Dadurch bleibt die Kostenstruktur auf Arbeitspaketebene erhalten.

Endgültige Kürzungen

Bei Umlagen handelt es sich häufig um endgültige Kürzungen.

Diese sollen in Folge-Abschlagsrechnungen nicht erneut berücksichtigt werden.

Zeilenarten

Zur Steuerung dient das Feld:

Anzahlungszeilenart

Folgende Werte stehen zur Verfügung:

Wert Beschreibung
Leer Keine spezielle Behandlung
Abrechnungszeile Normale Leistungszeile
Nicht endgültige Kürzung Wiederkehrende Kürzung
Endgültige Kürzung Einmalige Kürzung

Verwendete Zeilenarten

Typische Zuordnungen:

Vorgang Zeilenart
Leistungsstand Abrechnungszeile
Anzahlungsplanzeile Abrechnungszeile
Zahlung vorheriger Abschläge Nicht endgültige Kürzung
Einbehalt Nicht endgültige Kürzung
Umlage Endgültige Kürzung
Leistungsstandkorrektur Abrechnungszeile
Zahlungsbetragskorrektur Nicht endgültige Kürzung

Berechnungslogik

Umlagen

Bei der Berechnung von Umlagen werden ausschließlich Abrechnungszeilen berücksichtigt.

Einbehalte

Auch Einbehalte werden ausschließlich auf Basis der Abrechnungszeilen ermittelt.

Folgeabschläge

Endgültige Kürzungen werden in späteren Abschlagsrechnungen nicht erneut berücksichtigt.

Nicht endgültige Kürzungen bleiben dagegen Bestandteil der weiteren Berechnungen.

Typischer Prozess

Bestellung

  1. Bestellung anlegen.
  2. Arbeitspakete zuordnen.
  3. Bürgschaftsvereinbarungen erfassen.
  4. Umlagen zuweisen.

Abrechnung

  1. Abschlagsrechnung erfassen.
  2. Einbehalte automatisch berechnen.
  3. Umlagen berücksichtigen.
  4. Rechnung buchen.

Nachträge

  1. Nachtrag erfassen.
  2. Nachtrag übertragen.
  3. Gemeinsame Schlussabrechnung durchführen.

Häufige Fehlerursachen

Problem Mögliche Ursache
Einbehalt wird nicht berechnet Bürgschaft ausreichend
Bürgschaft wird nicht berücksichtigt Bürgschaftsstatus falsch
Umlagen fehlen Keine Umlage zugewiesen
Umlagebetrag stimmt nicht Arbeitspakete nicht korrekt zugeordnet
Nachtrag erscheint nicht in Hauptbestellung Übertragung nicht durchgeführt
Gewährleistungseinbehalt fehlt GLS-Bürgschaft ausreichend

Best Practices

Bürgschaften

  • Bürgschaften frühzeitig erfassen.
  • Bürgschaftsstatus aktuell halten.
  • Bürgschaftshöhen regelmäßig prüfen.

Umlagen

  • Einheitliche Umlagecodes verwenden.
  • Umlagen vor Rechnungsstellung prüfen.
  • Umlagen möglichst zentral verwalten.

Nachträge

  • Nachträge zeitnah dokumentieren.
  • Nachträge vor Rechnungsstellung übertragen.
  • Projektbezug konsequent beibehalten.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann werden Einbehalte automatisch berechnet?

Wenn keine ausreichende Bürgschaft vorhanden ist und die entsprechende Einrichtung aktiviert wurde.

Können mehrere Bürgschaften einer Bestellung zugeordnet werden?

Ja. Alle relevanten Bürgschaften werden bei der Berechnung berücksichtigt.

Werden Umlagen automatisch verteilt?

Ja. Das System verteilt Umlagen automatisch auf die beteiligten Arbeitspakete.

Können Nachträge separat abgerechnet werden?

Ja. Alternativ können sie über die Übertragungsfunktion in die Hauptbestellung übernommen werden.

Werden archivierte Bestellungen berücksichtigt?

Ja. Bürgschafts- und Einbehaltsinformationen werden beim Archivieren übernommen.

Zugehörige Informationen

Verwandte Themen:

  • Einkauf
  • Bürgschaftsverwaltung
  • Schnellerfassung Rechnung
  • Mängelverwaltung
  • Kreditoren & Einkauf Einrichtung

Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.