Einkauf
Der Bereich Einkauf in KUMAVISION project365 Real Estate erweitert die Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central um branchenspezifische Funktionen für die Immobilienwirtschaft.
Zu den wichtigsten Erweiterungen zählen:
- Freistellungsbescheinigungen
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen
- Schnellerfassung von Rechnungen
- Abrechnungsblätter für Kreditoren
Überblick
Die Erweiterungen unterstützen insbesondere folgende Geschäftsprozesse:
- Erfassung von Eingangsrechnungen
- Prüfung kreditorischer Nachweise
- Verwaltung von Einbehalten und Umlagen
- Kommunikation von Rechnungskürzungen an Kreditoren
Freistellungsbescheinigung
Die Freistellungsbescheinigung dient dem Nachweis, dass ein Kreditor von der Bauabzugssteuer befreit ist.
Anzeige im Einkaufsprozess
Auf dem Inforegister Allgemein einer ungebuchten Einkaufsrechnung werden folgende Informationen angezeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bescheinigung Status | Status der Freistellungsbescheinigung |
| Bescheinigung gültig bis | Ablaufdatum der Freistellungsbescheinigung |
Die Informationen werden automatisch aus den Stammdaten des Kreditors beziehungsweise Kontakts übernommen.
Verwendung im Zahlungsverkehr
Werden zusätzlich die Funktionen von Continia Banking verwendet, kann die Freistellungsbescheinigung in die Verarbeitung der Bauabzugssteuer einbezogen werden.
Dadurch kann die Bauabzugssteuer automatisiert berücksichtigt und im Zahlungsverkehr verbucht werden.
Note
Die Informationen zur Freistellungsbescheinigung werden in den Stammdaten des Kreditors oder Kontakts gepflegt.
Unbedenklichkeitsbescheinigung
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung unterstützt die Dokumentation weiterer relevanter Nachweise des Kreditors.
Anzeige im Einkaufsprozess
Auf dem Inforegister Allgemein einer ungebuchten Einkaufsrechnung werden folgende Informationen angezeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bescheinigung Status | Status der Unbedenklichkeitsbescheinigung |
| Bescheinigung gültig bis | Ablaufdatum der Bescheinigung |
Pflege der Daten
Die Informationen werden automatisch aus den Stammdaten des Kreditors beziehungsweise Kontakts übernommen.
Note
Die Pflege erfolgt direkt am Kreditor oder Kontakt.
Schnellerfassung Rechnung
Die Schnellerfassung Rechnung ermöglicht die effiziente Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen.
Zweck
Die Funktion dient dazu:
- Abschlagsrechnungen schneller zu erfassen
- Schlussrechnungen effizient zu bearbeiten
- Einbehalte automatisch zu berechnen
- Umlagen automatisch zu berücksichtigen
- Auszahlungskorrekturen zu ermitteln
Verwendung im Prozess
Die Schnellerfassung kann innerhalb einer ungebuchten Einkaufsrechnung über die Aktion:
Schnellerfassung Rechnung
aufgerufen werden.
Sie steht für folgende Rechnungstypen zur Verfügung:
- Abschlagsrechnungen
- Schlussrechnungen
- Sonstige Einkaufsrechnungen
Inhalt der Schnellerfassung
Innerhalb der Schnellerfassung werden sämtliche relevanten Informationen strukturiert dargestellt:
- Rechnungspositionen
- Leistungsstände
- Einbehalte
- Umlagen
- Bürgschaften
- Auszahlungskorrekturen
Änderungen innerhalb der Schnellerfassung werden unmittelbar auf die zugrunde liegenden Belegzeilen übertragen.
Automatische Berechnungen
Die Funktion unterstützt automatische Berechnungen für:
- Einbehalte
- Umlagen
- Auszahlungskorrekturen
Die erforderlichen Parametereinstellungen werden in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung definiert.
Verwendung bei gebuchten Rechnungen
Die Schnellerfassung steht ebenfalls auf gebuchten Einkaufsrechnungen zur Verfügung.
In diesem Fall erfolgt der Aufruf im Lesemodus.
Abrechnungsblatt
In der Immobilienwirtschaft werden Rechnungen häufig nicht vollständig in der vom Kreditor geforderten Höhe ausgezahlt.
Typische Gründe hierfür sind:
- Einbehalte
- Umlagen
- Sicherheitsleistungen
- Gewährleistungseinbehalte
- Sonstige Kürzungen
Das Abrechnungsblatt dient der transparenten Information des Kreditors über diese Kürzungen.
Nutzen des Abrechnungsblattes
Das Abrechnungsblatt informiert den Kreditor über:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsstände
- Einbehalte
- Umlagen
- Kürzungen
- Bemerkungen
Dadurch kann der Kreditor die tatsächliche Auszahlung nachvollziehen.
Einrichtung
Vor der Nutzung des Abrechnungsblattes sind einige Einrichtungen erforderlich.
Berichtsauswahl - Einkauf
Auf der Seite Berichtsauswahl - Einkauf muss für die Verwendung:
Abrechnungsblatt
ein geeigneter Bericht hinterlegt werden.
Standardmäßig wird verwendet:
| Bericht | Beschreibung |
|---|---|
| 5548202 Abrechnungsblatt | Standardbericht für Abrechnungsblätter |
Kreditoren & Einkauf Einrichtung
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitraum für nicht versendete Abrechnungsblätter | Begrenzung der Kachelanzeige auf einen definierten Zeitraum |
| Dateiname für Abrechnungsblatt | Definition des Dateinamens inklusive Platzhaltern |
Zeitraum für nicht versendete Abrechnungsblätter
Über diese Einstellung kann die Anzeige der Kacheln im Rollencenter eingeschränkt werden.
Beispiel:
- Zeitraum = 1 Monat
In diesem Fall werden ausschließlich Abrechnungsblätter angezeigt, die innerhalb des letzten Monats hätten versendet werden sollen.
Dateiname für Abrechnungsblatt
Der Dateiname kann individuell definiert werden.
Dabei können Platzhalter verwendet werden.
Die verfügbaren Platzhalter werden über den Assist-Button des Feldes angezeigt.
Kreditor
Für einzelne Kreditoren kann der automatische Versand aktiviert werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abrechnungsblatt automatisch versenden | Aktiviert den automatischen Versand |
Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim Kreditor.
Die Einstellung kann optional auch bereits in Kreditorenvorlagen vorbelegt werden.
Verwendung im Prozess
Manuelle Erstellung
Nach dem Buchen einer Einkaufsrechnung kann das Abrechnungsblatt über folgende Aktion erstellt werden:
Abrechnungsblatt drucken
Versand vorbereiten
Alternativ steht die Aktion:
Abrechnungsblatt senden
zur Verfügung.
Dadurch wird der Versand vorbereitet.
Automatischer Versand
Wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, können Abrechnungsblätter automatisch versendet werden.
Voraussetzungen:
- Automatischer Versand aktiviert
- E-Mail-Adresse vorhanden
- Erfolgreiche Rechnungserstellung
Versandprotokoll
Alle automatisch versendeten Abrechnungsblätter werden protokolliert.
Die Historie kann über die Seite:
Abrechnungsblatt Versandprotokoll
eingesehen werden.
Typischer Prozess
Eingangsrechnung
- Einkaufsrechnung erfassen
- Schnellerfassung öffnen
- Leistungsstände prüfen
- Einbehalte und Umlagen berechnen
- Rechnung buchen
Abrechnungsblatt
- Abrechnungsblatt erzeugen
- Abrechnungsblatt prüfen
- Versand durchführen oder automatisch versenden lassen
Häufige Fehlerursachen
| Problem | Mögliche Ursache |
|---|---|
| Abrechnungsblatt wird nicht versendet | Keine E-Mail-Adresse vorhanden |
| Abrechnungsblatt erscheint in Kachel | Versand fehlgeschlagen |
| Automatischer Versand erfolgt nicht | Versandoption nicht aktiviert |
| Einbehalte fehlen | Einrichtung nicht vollständig |
| Umlagen fehlen | Umlagen wurden nicht zugeordnet |
| Auszahlung stimmt nicht | Auszahlungskorrektur oder Einbehalt aktiv |
Häufige Fragen (FAQ)
Kann die Schnellerfassung für jede Einkaufsrechnung verwendet werden?
Ja. Die Schnellerfassung steht für Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und normale Einkaufsrechnungen zur Verfügung.
Werden Änderungen in der Schnellerfassung sofort übernommen?
Ja. Änderungen werden direkt in die zugrunde liegenden Rechnungszeilen übertragen.
Können Abrechnungsblätter automatisch versendet werden?
Ja. Hierfür muss beim Kreditor die entsprechende Option aktiviert und eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
Wo sehe ich fehlgeschlagene Versendungen?
Im Rollencenter der Finanzbuchhaltung stehen entsprechende Kacheln zur Verfügung.
Zusätzlich können die Informationen über das Versandprotokoll eingesehen werden.
Zugehörige Informationen
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