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Mängelverwaltung

Die Mängelverwaltung unterstützt die strukturierte Erfassung, Nachverfolgung und Abrechnung von Mängeln innerhalb von KUMAVISION project365 Real Estate.

Mängel können projektbezogen oder bestellbezogen erfasst werden und werden während des gesamten Lebenszyklus dokumentiert.

Die Verwaltung unterstützt insbesondere:

  • Dokumentation von Baumängeln
  • Zuordnung zu Projekten
  • Zuordnung zu Bestellungen
  • Nachverfolgung von Mangelbeseitigungen
  • Automatische Bildung von Mängeleinbehalten
  • Verknüpfung mit Einkaufsrechnungen

Überblick

Jeder Mangel wird über eine eigene Mangelkarte verwaltet.

Dabei können folgende Informationen erfasst werden:

  • Beschreibung des Mangels
  • Verantwortliche Beteiligte
  • Projektbezug
  • Bestellbezug
  • Mangelstatus
  • Beseitigungsdatum
  • Mangelbetrag

Mangel erfassen

Neue Mängel werden über die Seite:

Mängelverwaltung

erfasst.

Für jeden neu festgestellten Mangel wird über die Aktion:

Neu

eine neue Mangelkarte angelegt.

Felder der Mangelkarte

Allgemeine Informationen

Feld Beschreibung
Lfd. Nr. Eindeutige Nummer des Mangels
Beschreibung Beschreibung des Mangels
Datum Datum der Feststellung
Betrag Mangelbetrag
Mangelart Art des Mangels
Mangelstatus Aktueller Status des Mangels

Bearbeitung

Feld Beschreibung
Erstellt von Benutzer, der den Mangel angelegt hat
Geändert von Benutzer, der den Mangel zuletzt geändert hat
Beseitigt am Datum der Mangelbeseitigung

Projektbezug

Feld Beschreibung
Projektnr. Betroffenes Projekt
Arbeitspaket Betroffenes Arbeitspaket
Budgetaufgabennummer Betroffene Budgetaufgabe

Kreditor und Bestellung

Feld Beschreibung
Kreditorennr. Verknüpfter Kreditor
Kreditorenname Name des Kreditors
Bestellnr. Zugehörige Bestellung
Bestellzeilennr. Zugehörige Bestellzeile
Beschreibung Bestellzeile Beschreibung der Bestellzeile

Aufrufmöglichkeiten

Die Mängelverwaltung kann aus unterschiedlichen Bereichen des Systems aufgerufen werden.

Projektkarte

Aufruf über:

Zugehörig > Mängelverwaltung

Projektstrukturplan

Aufruf über:

Zugehörig > Mängelverwaltung

Budgetzeile

Aufruf über:

Zugehörig > Mängelverwaltung

Bestellung

Aufruf über:

Aktionen > Funktion > Mängelverwaltung

Bestellzeile

Aufruf über:

Funktionen > Mängelverwaltung

Dadurch können Mängel direkt im jeweiligen fachlichen Kontext angelegt werden.

Verknüpfung mit Bestellungen

Mängel können mit Bestellungen und Bestellzeilen verknüpft werden.

Mangel einer Bestellzeile zuordnen

Bei der Erfassung eines Mangels auf Projekt- oder PSP-Ebene kann über folgende Funktion eine Verbindung zur Bestellzeile hergestellt werden:

Mit Bestellzeilen verknüpfen

Das System prüft dabei automatisch, ob bereits eine Verknüpfung vorhanden ist.

Automatische Zuordnung

Ist eine Projektstrukturplanzeile oder Budgetzeile bereits mit einer Einkaufszeile verknüpft, kann der Mangel nach Bestätigung automatisch auch dieser Einkaufszeile zugeordnet werden.

Dadurch wird die spätere Verarbeitung in Rechnungen deutlich vereinfacht.

Änderungshistorie

Sämtliche Änderungen eines Mangels werden protokolliert.

Die Historie kann über die Funktion:

Änderungshistorie

aufgerufen werden.

Mängeländerungsposten

Zusätzlich zu den Feldern der Mangelkarte werden folgende Informationen gespeichert:

Feld Beschreibung
Lfd. Nr. Änderung Laufende Nummer der Änderung
Geändert von Benutzer der Änderung
Geändert am Zeitpunkt der Änderung

Dadurch ist jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert.

Verwendung in Rechnungen

Mängel können direkt in Einkaufsrechnungen berücksichtigt werden.

Hierzu verwendet das System die vorhandene Funktionalität für Rechnungseinbehalte.

Automatische Mängeleinbehalte

Bei der Erstellung einer Einkaufsrechnung oder Einkaufsanzahlungsrechnung prüft das System automatisch:

  • Welche Bestellung betroffen ist
  • Welche Bestellzeile betroffen ist
  • Ob offene Mängel vorhanden sind

Werden nicht beseitigte Mängel gefunden, erzeugt das System automatisch entsprechende Einbehaltszeilen.

Übernommene Informationen

Für jede Einbehaltszeile werden unter anderem folgende Informationen übernommen:

  • Beschreibung
  • Projektnummer
  • Arbeitspaket
  • Mangelbetrag
  • Bestellinformationen

Grundlage

Die Verarbeitung erfolgt über den in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung definierten:

Mängeleinbehalt

Mängel nachträglich einfügen

Bereits vorhandene Rechnungen können nachträglich um Mängel ergänzt werden.

Hierfür steht folgende Funktion zur Verfügung:

Aktionen > Funktionen > Einfügen von Mängeln

Arbeitsweise

Das System:

  1. Durchläuft alle Rechnungszeilen.
  2. Ermittelt verknüpfte Bestellzeilen.
  3. Sucht vorhandene offene Mängel.
  4. Fügt fehlende Mängel automatisch als Einbehalte ein.

Dadurch können auch bereits erstellte Rechnungen nachträglich ergänzt werden.

Gebuchte Belege

Beim Buchen einer Einkaufsrechnung erzeugt Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch die zugehörigen Einkaufsbelege.

Die zu einem Mangel gehörenden gebuchten Belege können über folgenden Aufruf eingesehen werden:

Gebuchte Belege

Dies ermöglicht die vollständige Nachverfolgung der finanziellen Auswirkungen eines Mangels.

Mangelstatus

Der Mangelstatus dient der fachlichen Steuerung des Prozesses.

Typische Status können beispielsweise sein:

  • Offen
  • In Bearbeitung
  • Beauftragt
  • Behoben
  • Geschlossen

Die tatsächlich verwendeten Werte richten sich nach der jeweiligen Einrichtung.

Typischer Prozess

Erfassung

  1. Mangel feststellen.
  2. Mangelkarte anlegen.
  3. Beschreibung und Betrag erfassen.
  4. Projekt und Bestellung zuordnen.

Bearbeitung

  1. Verantwortliche Beteiligte informieren.
  2. Mangelstatus aktualisieren.
  3. Mangel beseitigen.

Abrechnung

  1. Rechnungen erfassen.
  2. Mängeleinbehalte automatisch erzeugen.
  3. Rechnung buchen.

Abschluss

  1. Mangel als beseitigt kennzeichnen.
  2. Beseitigungsdatum dokumentieren.
  3. Mangel schließen.

Prozessübersicht

flowchart TD
    A[Mangel feststellen] --> B[Mangel erfassen]
    B --> C[Projekt oder Bestellung zuordnen]
    C --> D[Mangelstatus überwachen]
    D --> E[Mangel beseitigen]
    E --> F[Mängeleinbehalt in Rechnung berücksichtigen]
    F --> G[Rechnung buchen]
    G --> H[Mangel abschließen]

Häufige Fehlerursachen

Problem Mögliche Ursache
Mangel wird nicht in Rechnung übernommen Keine Bestellverknüpfung vorhanden
Mängeleinbehalt fehlt Mangel bereits beseitigt
Mängel werden doppelt eingefügt Rechnungsprüfung unvollständig
Gebuchte Belege werden nicht angezeigt Rechnung noch nicht gebucht
Mangel lässt sich nicht zuordnen Projekt- oder Bestellbezug fehlt
Historie unvollständig Änderungen wurden nicht gespeichert

Best Practices

Erfassung

  • Mängel unmittelbar dokumentieren.
  • Aussagekräftige Beschreibungen verwenden.
  • Beträge frühzeitig erfassen.

Zuordnung

  • Mängel immer möglichst einer Bestellzeile zuordnen.
  • Projektbezug vollständig pflegen.
  • Verknüpfungen regelmäßig prüfen.

Statuspflege

  • Status regelmäßig aktualisieren.
  • Beseitigungsdatum dokumentieren.
  • Geschlossene Mängel archivieren.

Rechnungsverarbeitung

  • Mängel vor Rechnungsbuchung prüfen.
  • Automatische Einbehalte kontrollieren.
  • Nachträgliche Mängel zeitnah ergänzen.

Häufige Fragen (FAQ)

Können Mängel ohne Bestellung erfasst werden?

Ja. Ein Mangel kann zunächst rein projektbezogen erfasst werden.

Muss jeder Mangel einer Bestellzeile zugeordnet werden?

Nein. Die Zuordnung ist optional, wird jedoch für die automatische Rechnungsverarbeitung empfohlen.

Können Mängel nachträglich in Rechnungen übernommen werden?

Ja. Über die Funktion Einfügen von Mängeln.

Werden Änderungen an Mängeln protokolliert?

Ja. Alle Änderungen werden in den Mängeländerungsposten dokumentiert.

Können mehrere Mängel einer Bestellung zugeordnet werden?

Ja. Eine Bestellung kann beliebig viele Mängel enthalten.

Zugehörige Informationen

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