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Reparatur im Haus

Der nachfolgende Abschnitt beschreibt den vollständigen Ablauf einer hausinternen Reparatur – vom Wareneingang und der technischen Befundung über die Freigabe und Durchführung der Reparatur bis zur Auslieferung, Fakturierung und Archivierung des Serviceauftrags.

Wareneingang

Das Lagerpersonal bucht den eingegangenen Serviceartikel. Anschließend aktualisiert das System automatisch den Reparaturstatus im Serviceauftrag. Dadurch erkennt der Innendienst sofort, welche Artikel sich im Haus befinden.

Nach der Buchung des Servicewareneingangs aktualisiert das System folgendes automatisch:

  • Der aktuelle Ort der Serviceartikelzeilen wird auf "Im Haus" gesetzt.
  • Der Reparaturstatus wird auf "12 VKR GEB" gesetzt.
  • Die Verkaufsreklamation wird in den Servicezeilen und im Call erfasst.

Serviceauftrag prüfen und Befundung vorbereiten

Das Rollencenter zeigt dem Innendienst neue Servicewareneingänge in der Kachel "Service unbearbeitet" an. Die Kachel öffnet eine Übersicht der Serviceartikelzeilen mit folgenden Reparaturstatus:

  • "10 AUF ERS" (Auftrag erstellt)
  • "12 VKR GEB" (Verkaufsrücknahme gebucht)
  • "15 WE KTRL" (Wareneingang kontrolliert)

Der gewünschte Serviceauftrag lässt sich über die entsprechende Belegnummer öffnen.

Serviceangebot für die Befundung erstellen

Nach der Prüfung des Serviceauftrags erstellt der Innendienst ein Serviceangebot. Dieses ist Voraussetzung für die Befundung und kann für eine oder mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig erstellt werden.

Dazu muss die Tätigkeit "Kostenvoranschlag" ausgeführt werden.

Vor der Erstellung des Serviceangebots kann jeder Serviceartikelzeile ein Techniker zugewiesen werden.

Dazu wird im Zeilenmenü die Funktion "Techniker – Techniker zuweisen" ausgewählt. Enthält der Serviceauftrag mehrere Zeilen, auf der Seite "Serviceartikelzeilenauswahl" die gewünschten Zeilen markieren und anschließend das Technikpersonal festlegen. Alternativ kann der Technikercode direkt im Feld "Techniker" der jeweiligen Serviceartikelzeile hinterlegt werden.

Für den Start der Tätigkeit stehen zwei Methoden zur Verfügung:

1. Infobox "Service Tätigkeiten"

Wählen Sie in der Infobox "Service Tätigkeiten" die Tätigkeit "Kostenvoranschlag" aus. Die drei blau markierten Punkte kennzeichnen die Auswahl.

Wählen Sie anschließend "Service Tätigkeiten" aus und im geöffneten Menü die Funktion "Ausführen". Das System erstellt das Serviceangebot und öffnet es automatisch.

2. Zeilenmenü "Tätigkeit"

Führen Sie die Funktion "Tätigkeit – KV erstellen" im Zeilenmenü aus. Falls mehrere Zeilen vorhanden sind, markieren Sie die gewünschten Artikelzeilen vorab.

Während der Funktionsausführung wird das Serviceangebot automatisch erstellt und geöffnet.

Nach der Erstellung wechselt der Reparaturstatus automatisch zu "23 BEF AUS" (Befundung ausstehend) und der Beleg wird automatisch im bestehenden Call hinterlegt.

Mit der Statusänderung wird das Technikpersonal über die anstehende Befundung informiert.

Befundung durchführen

Die Kachel "Befundung ausstehend" bietet dem Technikpersonal einen schnellen Überblick über noch ausstehende Befundungen. Die Kachel öffnet die Übersicht "Serviceangebot Artikelzeilen".

Über "Zugehörig > Techniker" im Menüband lässt sich die eigene Person oder eine andere zuweisen. Voraussetzung ist, dass die betreffende Person in der Einrichtung "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker" mit "Art = Techniker" hinterlegt ist. Außerdem müssen das Feld "Benutzer-ID" ausgefüllt und der Schalter "Zuweisung Techniker erlaubt" aktiviert sein.

Durch Auswahl der entsprechenden Belegnummer wird der Beleg geöffnet und der Befundungsprozess gestartet. Über die Seite "Serviceangebot Zeilen Techniker" sind die folgenden Arbeitsschritte über die entsprechenden Funktionen im Menüband auszuführen:

Funktion Beschreibung
Befundungscodes Hierüber lassen sich die Befundungen verwalten. Es können zugewiesene Codes eingesehen und bei Bedarf weitere ergänzt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter: Befundungscodes
Service Information Hierüber lassen sich die Service Informationen prüfen. Es können zugewiesene Codes eingesehen und bei Bedarf weitere ergänzt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter: Service Information
Service Stückliste einfügen Hierüber können Sie alle reparaturrelevanten Komponenten auswählen. Bei der Auswahl wird die Checkbox "Ausgewählt" aktiviert. Füllen Sie das Feld "Menge" nur aus, wenn die Menge größer als 1 ist.

Nachdem alle reparaturrelevanten Komponenten ausgewählt wurden, stellen Sie den Status auf "Befundung erstellt".

Dieser Status informiert den Innendienst darüber, dass die Befundung abgeschlossen ist und gegebenenfalls ein Serviceangebot erstellt werden muss.

Note

Hinweis Wenn Sie mehrere Artikelzeilen befunden, können Sie die genannten Funktionen direkt in der Übersicht "Serviceangebot Artikelzeilen" aufrufen. Wählen Sie unter "Zugehörig" die gewünschte Funktion aus. Anschließend wird die Artikelauswahl geöffnet.

Bearbeitung des Serviceangebots nach der Befundung

Nach der technischen Befundung erscheint der Vorgang im Innendienst-Rollencenter in der Kachel "Befundung erstellt". Wählen Sie die Kachel aus, um die zugehörigen Serviceauftragszeilen zu öffnen. Über die Belegnummer gelangen Sie zum vollständigen Serviceauftrag.

Prüfung der Kostenvoranschlagsgrenze

Der Innendienst startet die Kostenprüfung, indem er den Status "KV erstellt" auswählt. Anschließend vergleicht das System automatisch:

  • die Gesamtkosten der vom Technikpersonal dokumentierten Komponenten
  • die festgelegte Kostenvoranschlagsgrenze

Abhängig vom Ergebnis setzt das System den Status auf:

  • KV notwendig oder
  • KV nicht notwendig

Prozessablauf ohne Kostenvoranschlag

Unterschreiten die Kosten die festgelegte Grenze, setzt das System den Reparaturstatus automatisch auf "KV NINO" (KV nicht notwendig).

Führen Sie die Tätigkeit "Service erstellen" aus, um die hinterlegten Serviceangebotszeilen in die Servicezeilen zu übernehmen. Daraufhin öffnet sich die Seite "Serviceangebot Zeilen". Da alle Zeilen bereits als "Ausgewählt" markiert sind, bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".

Prozessablauf mit Kostenvoranschlag

Ist ein Kostenvoranschlag erforderlich, führt der Innendienst folgende Schritte aus:

  1. Öffnen Sie das Serviceangebot über die Call-Belege oder Servicezeilen.
  2. Öffnen Sie im Serviceangebot die "Servicezeilen".
  3. Prüfen Sie alle vom Techniker dokumentierten Komponenten.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Angaben vollständig sind.
  5. Geben Sie das Serviceangebot frei.
  6. Senden Sie das Angebot an den Debitor.
  7. Setzen Sie den Status auf "KV gesendet".

Genehmigungsprozess

Die Kachel "KV erstellt/gesendet" zeigt alle Serviceauftragszeilen mit dem Reparaturstatus "32 KV ERST" oder "34 KV GSDT" an.

Nachdem der Debitor den Kostenvoranschlag genehmigt hat, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Öffnen Sie über die Kachel "KV erstellt" den zugehörigen Serviceauftrag.
  2. Setzen Sie den Reparaturstatus auf "KV akzeptiert".

Das System führt die Tätigkeit "Service erstellen" automatisch aus und öffnet die Seite "Serviceangebot Zeilen". Prüfen Sie die markierten Zeilen und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".

Service freigeben

Setzen Sie den Reparaturstatus nach Abschluss der Angebotsprüfung auf "Service freigegeben". Damit ist die Reparatur zur Bearbeitung freigegeben.

Service durchführen

Über die Kachel "Service freigegeben" steigt das Technikpersonal direkt in den Reparaturprozess ein. Ein Klick auf die angezeigte Zahl öffnet die Übersichtsseite "Serviceauftragszeilen" mit allen reparierbaren Artikeln. Über die Belegnummer können Sie direkt auf den zugehörigen Auftrag zugreifen.

Die Servicezeilen zeigen automatisch alle Komponenten an, die während der Befundung identifiziert wurden. Fehlen Komponenten, kann das Technikpersonal diese über die Funktion "Erstelle Reparatur" nachträglich anfordern.

Die während der Befundung dokumentierten Befundungscodes und Serviceinformationen können jederzeit eingesehen und bei Bedarf um weitere relevante Codes ergänzt werden.

Der Reparaturprozess beginnt offiziell, wenn das Technikpersonal den Status auf "Service gestartet" ändert, wodurch automatisch der Reparaturstatus "56 AKTIV" gesetzt wird.

Nach Abschluss der Reparatur bucht das Technikpersonal die verwendeten Materialien und Verbräuche über die Funktion "Verbrauch buchen". Anschließend setzt es den Status auf "Service OK". Dadurch wird der Reparaturstatus automatisch auf "73 SRV OK" aktualisiert und der Vorgang abgeschlossen.

Reparatur abgeschlossen und Artikelauslieferung

Auslieferungsbereitschaft prüfen

Nach erfolgreicher Reparatur und dem Setzen des Status auf "Service OK" zeigt die entsprechende Kachel an, dass der Artikel zur Auslieferung bereit ist. Über die Kachel öffnen Sie direkt den zugehörigen Serviceauftrag. Dabei wechselt der Servicezustand in der Serviceartikelzeile automatisch von "Ausstehend" zu "Durchgeführt".

Auslieferung durchführen

  • Starten Sie die Auslieferung über die Aktion "Lieferung".
  • Das System fügt den Servicezeilen automatisch eine Lieferzeile hinzu.
  • Buchen Sie die Lieferung über:
    • den Warenausgang,
    • den Versandauftrag oder
    • die Servicezeilen.

Reparatur abschließen

Nach der Buchung der Lieferung wird der Reparaturstatus automatisch auf "98 SND DEB" (an Debitor versendet) gesetzt. Die Aktualisierung erfolgt über den Standardservicecode "Lieferung".

Servicerechnung

Die Kachel "Versendet" zeigt die Anzahl der Serviceartikelzeilen an, für die bereits ein Servicelieferschein erstellt wurde. Über die Kachel öffnen Sie direkt die zugehörige Belegnummer.

Serviceartikel mit erstelltem Lieferschein erhalten automatisch den Reparaturstatus "98 SND DEB". Als aktueller Standort ist "Vor Ort" hinterlegt.

Sie können eine Servicerechnung auf folgende Arten erstellen:

  • Im Serviceauftrag für alle Serviceartikelzeilen
  • In der Servicezeile für eine einzelne Serviceartikelzeile
  • Durch manuelles Anlegen einer Servicerechnung und Abrufen der Lieferzeilen

Beim Buchen der Rechnung wird der Reparaturstatus automatisch auf "XX FAKT" (Fakturiert) gesetzt. Voraussetzung ist, dass in der Reparaturstatus-Einrichtung für den Status "XX FAKT" das Feld "Tätigkeitsstatus" auf "Beendet" gesetzt ist.

Die Kacheln "Fakturiert (offen)" und "Fakturiert" zeigen fakturierte Serviceartikelzeilen getrennt danach an, ob noch offene Belege vorhanden sind.

Abschluss Serviceauftrag

Um einen Serviceauftrag zu archivieren, wählen Sie das Papierkorbsymbol. Der Auftrag wird aus der Liste der aktiven Serviceaufträge entfernt und im Archiv gespeichert, sofern in der Serviceeinrichtung die Option "Aufträge archivieren" aktiviert ist.

Zusätzlich steht der Stapellauf “Fakturierte Serviceaufträge löschen” zur Verfügung. Dieser löscht bzw. archiviert alle Serviceaufträge, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Status (im Kopf) ist auf "Erledigt"
  • Alle Servicezeilen sind geliefert und fakturiert
  • Im Inforegister "Details" sind die Felder "Startdatum" und "Enddatum" befüllt
Note

Hinweis Start- und Enddatum werden im Serviceauftrag automatisch eingetragen, sobald für einen Reparaturstatus in der Reparaturstatus-Einrichtung die Checkboxen "Startdatum setzen" und "Enddatum setzen" aktiviert sind.