In-house repairs

Der nachfolgende Abschnitt beschreibt den vollständigen Ablauf einer hausinternen Reparatur – vom Wareneingang und der technischen Befundung über die Freigabe und Durchführung der Reparatur bis zur Auslieferung, Fakturierung und Archivierung des Serviceauftrags.

Wareneingang

Das Lagerpersonal bucht den eingegangenen Serviceartikel. Anschließend aktualisiert das System automatisch den Reparaturstatus im Serviceauftrag. Dadurch erkennt der Innendienst sofort, welche Artikel sich im Haus befinden.

Nach der Buchung des Servicewareneingangs aktualisiert das System folgendes automatisch:

Der aktuelle Ort der Serviceartikelzeilen wird auf Im Haus gesetzt.
Der Reparaturstatus wird auf "12 VKR GEB" gesetzt.
Die Verkaufsreklamation wird in den Servicezeilen und im Call erfasst.

Serviceauftrag prüfen und Befundung vorbereiten

Das Rollencenter zeigt dem Innendienst neue Servicewareneingänge in der Kachel "Service unbearbeitet" an. Die Kachel öffnet eine Übersicht der Serviceartikelzeilen mit folgenden Reparaturstatus:

"10 AUF ERS" (Auftrag erstellt)
"12 VKR GEB" (Verkaufsrücknahme gebucht)
"15 WE KTRL" (Wareneingang kontrolliert)

Der gewünschte Serviceauftrag lässt sich über die entsprechende Belegnummer öffnen.

Nach der Prüfung des Serviceauftrags erstellt der Innendienst ein Serviceangebot. Dieses ist Voraussetzung für die Befundung und kann für eine oder mehrere Serviceartikelzeilen gleichzeitig erstellt werden.

Dazu muss die Tätigkeit "Kostenvoranschlag" ausgeführt werden.

Vor der Erstellung des Serviceangebots kann jeder Serviceartikelzeile ein Techniker zugewiesen werden. Dazu wird im Zeilenmenü die Funktion "Techniker – Techniker zuweisen" ausgewählt. Enthält der Serviceauftrag mehrere Zeilen, auf der Seite "Serviceartikelzeilenauswahl" die gewünschten Zeilen markieren und anschließend das Technikpersonal festlegen. Alternativ kann der Technikercode direkt im Feld "Techniker" der jeweiligen Serviceartikelzeile hinterlegt werden.

Für den Start der Tätigkeit stehen zwei Methoden zur Verfügung:

1. Infobox "Service Tätigkeiten"

Wählen Sie in der Infobox "Service Tätigkeiten" die Tätigkeit "Kostenvoranschlag" aus. Die drei blau markierten Punkte kennzeichnen die Auswahl.

Wählen Sie anschließend "Service Tätigkeiten" aus und im geöffneten Menü die Funktion "Ausführen". Das System erstellt das Serviceangebot und öffnet es automatisch.

2. Zeilenmenü "Tätigkeit"

Führen Sie die Funktion "Tätigkeit – KV erstellen" im Zeilenmenü aus. Falls mehrere Zeilen vorhanden sind, markieren Sie die gewünschten Artikelzeilen vorab.

Während der Funktionsausführung wird das Serviceangebot automatisch erstellt und geöffnet.

Nach der Erstellung wechselt der Reparaturstatus automatisch zu "23 BEF AUS" (Befundung ausstehend) und der Beleg wird automatisch im bestehenden Call hinterlegt.

Mit der Statusänderung wird das Technikpersonal über die anstehende Befundung informiert.

Befundung durchführen

Die Kachel "Befundung ausstehend" bietet dem Technikpersonal einen schnellen Überblick über noch ausstehende Befundungen. Die Kachel öffnet die Übersicht "Serviceangebot Artikelzeilen".

Über "Zugehörig > Techniker" im Menüband lässt sich die eigene Person oder eine andere zuweisen. Voraussetzung ist, dass die betreffende Person in der Einrichtung "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker" mit "Art = Techniker" hinterlegt ist. Außerdem müssen das Feld "Benutzer-ID" ausgefüllt und der Schalter "Zuweisung Techniker erlaubt" aktiviert sein.

Durch Auswahl der entsprechenden Belegnummer wird der Beleg geöffnet und der Befundungsprozess gestartet. Über die Seite "Serviceangebot Zeilen Techniker" sind die folgenden Arbeitsschritte über die entsprechenden Funktionen im Menüband auszuführen:

Funktion	Beschreibung
Befundungscodes	Hierüber lassen sich die Befundungen verwalten. Es können zugewiesene Codes eingesehen und bei Bedarf weitere ergänzt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter:
Service Information	Hierüber lassen sich die Service Informationen prüfen. Es können zugewiesene Codes eingesehen und bei Bedarf weitere ergänzt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter:
Service Stückliste einfügen	Hierüber können Sie alle reparaturrelevanten Komponenten auswählen. Bei der Auswahl wird die Checkbox "Ausgewählt" aktiviert. Füllen Sie das Feld "Menge" nur aus, wenn die Menge größer als 1 ist.

Nachdem alle reparaturrelevanten Komponenten ausgewählt wurden, stellen Sie den Status auf "Befundung erstellt". Dieser Status informiert den Innendienst darüber, dass die Befundung abgeschlossen ist und gegebenenfalls ein Serviceangebot erstellt werden muss.

Hinweis Bei einer Befundung mehrerer Artikelzeilen können die genannten Funktionen direkt in der Übersicht Serviceangebot Artikelzeilen aufgerufen werden. Wählen Sie die gewünschte Funktion unter Zugehörig aus. Bei mehreren Artikelzeilen wird zunächst die Artikelauswahl geöffnet.

Bearbeitung des Serviceangebots nach der Befundung

Nach der Genehmigung der Reparatur aktualisiert der Innendienst den Reparaturstatus. Anschließend kann das Technikpersonal mit der Reparatur beginnen.

Abschluss und Versand